企業(yè)技改項目檔案工作“全過程”管理的有益探索

□丁杰

南京汽輪電機(集團)有限責(zé)任公司是國家機械工業(yè)大型骨干企業(yè),是國家、江蘇省和南京市高新技術(shù)企業(yè),位列中國機械工業(yè)500強、南京市工業(yè)企業(yè)40強，先后被授予國家二級企業(yè)、國家級安全企業(yè)、國家級計量先進企業(yè)、國家檔案管理一級企業(yè)。多次榮獲國家、江蘇省、南京市文明單位及“重合同、守信用”企業(yè)、建設(shè)新南京有功單位等一系列榮譽稱號。集團公司主導(dǎo)產(chǎn)品為重型燃汽輪發(fā)電機組、熱電聯(lián)產(chǎn)汽輪發(fā)電機組和大中型同、異步交流電動機等，并被評為中國及江蘇省名牌產(chǎn)品。

隨著我國國民經(jīng)濟的快速發(fā)展，電力需求不斷增加，電網(wǎng)建設(shè)規(guī)模也在不斷擴大，電力工業(yè)的建設(shè)將繼續(xù)朝著高參數(shù)、大容量、低能耗、節(jié)約資源和環(huán)境保護的方向發(fā)展。集團公司為了進一步提升企業(yè)核心競爭力，擴大經(jīng)濟規(guī)模，提高經(jīng)濟效益，適應(yīng)生產(chǎn)需要，在充分利用原有生產(chǎn)條件的基礎(chǔ)上進行技術(shù)改造。集團公司在2001年至2004年期間開展了《發(fā)展燃?xì)庹羝?lián)合循環(huán)電站設(shè)備》技術(shù)改造項目，原有廠房的翻新，新增多臺先進設(shè)備及原有設(shè)備改造等一系列技改項目的開展，形成了大量的技術(shù)文件材料。我們檔案管理工作與技改項目工作同步展開，從項目立項開始就派專人參加到此項活動中去，確保了該項目通過“南京市重點建設(shè)項目(工程)檔案資料的驗收”，為項目順利地竣工驗收打下了基礎(chǔ)。

2006年3月，集團公司根據(jù)企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略和市場需求開始進入風(fēng)力發(fā)電領(lǐng)域，籌措資金開展“雙饋異步風(fēng)力發(fā)電機生產(chǎn)基地生產(chǎn)項目”。2008年2月組建“南京長風(fēng)新能源股份有限公司”。風(fēng)力發(fā)電是一種可再生能源技術(shù)，作為一種清潔能源，風(fēng)力發(fā)電代表著21世紀(jì)能源產(chǎn)業(yè)的發(fā)展方向。風(fēng)力發(fā)電生產(chǎn)項目在2009年被列為南京市50大工業(yè)項目之一。今年是“雙饋異步風(fēng)力發(fā)電機”技改項目全面實施的一年，為了該項目實施階段的順利進行、文件材料歸檔渠道的暢通，我們根據(jù)“事前介入、事中控制、事后核查、驗收把關(guān)”的管理原則，為保證技改項目檔案的完整、準(zhǔn)確，為公司今后各項工作的順利開展提供積極有效的服務(wù)，采取了以下做法：

一、事前介入，開展學(xué)習(xí)培訓(xùn)

技改項目檔案主要由項目前期文件、項目竣工文件和項目竣工驗收文件三大部分組成，要確保上述文件材料的系統(tǒng)性、完整性和準(zhǔn)確性，必須加強前端控制，理順歸檔流程，疏通歸檔渠道，從技改項目文件材料形成的源頭進行控制。項目文件是建設(shè)項目在立項、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理及竣工驗收全過程中形成的文字、圖表等形式的全部文件。項目文件的歸檔工作涉及的部門和單位多而且廣，既有建設(shè)單位內(nèi)部有關(guān)項目投資、設(shè)計、工程、設(shè)備采購等管理部門，又有外部參加項目建設(shè)的設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位；既有國內(nèi)設(shè)計、設(shè)備制造單位提交的隨機技術(shù)資料，又有引進設(shè)備、合作制造廠商提供的設(shè)備資料。檔案部門從建設(shè)項目立項開始就參與到整個項目的活動中去：制定管理制度，明確管理職責(zé)，在該項目開工之前，組織風(fēng)電技改項目相關(guān)工作人員進行檔案培訓(xùn)，從項目檔案管理基本概念、項目文件的跟蹤管理、檔案的系統(tǒng)整理等方面進行培訓(xùn)指導(dǎo)，還向負(fù)責(zé)技改項目的有關(guān)部門提出了檔案歸檔的具體要求，確保各類項目文件材料歸檔環(huán)節(jié)暢通。

二、事中控制，收集服務(wù)并舉

技改項目管理體系由計劃投資管理、工程設(shè)計管理、設(shè)備采購、檔案管理、財務(wù)審計管理、安全環(huán)保管理、消防管理以及生產(chǎn)運營等多部門組成，作為體系成員之一的檔案管理部門則在整個管理體系中起著承上啟下的作用，檔案管理部門對技改項目中所形成的文件材料及時收集并主動提供復(fù)印件為各職能部門服務(wù)。在大型燃?xì)廨啓C轉(zhuǎn)子國產(chǎn)化項目中，我們引進了三臺大型設(shè)備，一臺德國西斯公司的數(shù)控動梁龍門銑床、一臺德國西斯公司的數(shù)控定梁立式車削中心、一臺意大利數(shù)控臥式車削中心；這三臺設(shè)備進公司后，我們檔案人員到安裝現(xiàn)場參加設(shè)備開箱，及時收集隨機技術(shù)文件材料并制作電子目錄，隨時為技術(shù)部門、安裝現(xiàn)場及生產(chǎn)車間提供復(fù)印件及電子文件的復(fù)制件使用，既確保原始資料歸檔的完整、安全，又保證不影響生產(chǎn)技術(shù)部門的使用，對日后技術(shù)改造和設(shè)備維護有著舉足輕重的作用。檔案人員還經(jīng)常到安裝現(xiàn)場跟蹤收集安裝調(diào)試過程中所產(chǎn)生的技術(shù)文件，以防遺失和損壞，這樣一方面能及時掌握設(shè)計、施工、設(shè)備安裝等動態(tài)信息，根據(jù)建設(shè)進度、節(jié)點把好文件材料形成、編制、歸檔等各道工序質(zhì)量關(guān)，另一方面也能將過程管理中發(fā)現(xiàn)的問題提請各職能部門協(xié)同解決。

三、事后核查，及時糾正問題

在建設(shè)項目實施過程中，我們將檔案工作融入工程建設(shè)過程，與工程實體質(zhì)量同等重視。檔案人員對收集來的每份文件材料一一過目，核查技術(shù)文件材料是否存在復(fù)印件、漏簽字的現(xiàn)象；核查各類變更技術(shù)文件的記錄是否完整、準(zhǔn)確；核查大型設(shè)備在安裝調(diào)試過程中所形成的技術(shù)文件材料是否規(guī)范。對不符合歸檔要求的技術(shù)文件材料退回整改，為技改項目提供及時有效服務(wù)的同時也保證了歸檔技術(shù)文件材料的質(zhì)量。我們借助信息化手段，把歸檔文件材料掃描成電子文件，通過網(wǎng)絡(luò)把這些信息傳輸給各相關(guān)的職能部門，最大限度有效地為各職能部門提供信息資源。各施工、監(jiān)理單位將施工監(jiān)理文件材料的形成、積累、整理、歸檔工作納入施工、監(jiān)理的計劃管理工作及考核范圍。監(jiān)理單位除對自身形成的文件進行積累整理外，還負(fù)責(zé)監(jiān)督施工文件材料的形成、管理情況，審查竣工文件材料編制質(zhì)量。檔案部門通過對他們進行監(jiān)督和指導(dǎo)，把檔案工作的監(jiān)督職責(zé)落到實處，這是檔案工作全程管理的關(guān)鍵所在。

四、驗收把關(guān)，確保檔案質(zhì)量

技改項目檔案自檢是項目檔案專項驗收的前奏曲，檔案專項驗收不僅僅是驗收檔案和檔案工作，更是從側(cè)面檢驗企業(yè)內(nèi)部各項管理是否扎實，業(yè)務(wù)流程是否順暢，部門之間的協(xié)同管理是否和諧。可以說通過檔案驗收可以折射出一個企業(yè)的整體管理水平，為此，我們要在完工前會同企業(yè)各個部門以及監(jiān)理單位、施工單位等共同做好（組織）技改項目檔案的自檢工作。監(jiān)理單位負(fù)責(zé)對竣工文件完整性、準(zhǔn)確性的檢查，施工單位配合檢查；建設(shè)單位各職能管理部門負(fù)責(zé)對項目前期文件、竣工驗收文件、設(shè)備采購及隨機技術(shù)文件的完整性、準(zhǔn)確性以及整個項目系統(tǒng)性的檢查；檔案部門不僅要對檔案管理范疇內(nèi)的內(nèi)容進行檢查，還要對施工文件中的變更記錄、打樁記錄及竣工圖進行核對等等，對發(fā)現(xiàn)的問題及時整改、及時補救，確保歸檔技改項目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，為“雙饋異步風(fēng)力發(fā)電機生產(chǎn)基地生產(chǎn)項目”順利通過驗收奠定基礎(chǔ)。

筆者參與了企業(yè)技改項目檔案工作的實踐，有兩點較深體會：

一、“事前介入、事中控制、事后核查、驗收把關(guān)”實際上就是講的“全過程”管理。要做到“全過程”管理，檔案部門就要必須改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，建立與知識經(jīng)濟發(fā)展相適應(yīng)的知識型企業(yè)檔案工作新的理念，從幕后走向前臺，采取“人走出，物請進”的工作方法，深入到技改項目一線去跟蹤收集技術(shù)文件。為了適應(yīng)新形勢下企業(yè)對檔案工作的要求，我們重新修訂了檔案工作的管理標(biāo)準(zhǔn)和電子文件歸檔與電子檔案的管理規(guī)定，使制度管理更加完善。

二、做到“全過程”管理最重要的環(huán)節(jié)是全員的檔案意識。我們注意抓住企業(yè)發(fā)展的各種契機，利用企業(yè)內(nèi)部報紙等各種渠道加強檔案知識的宣傳，提高全體員工的檔案意識。在人員少任務(wù)重的情況下，抽出時間舉辦專、兼職檔案員培訓(xùn)班，通過他們把檔案工作的要求向各個角落延伸，能對檔案的管理工作起到事半功倍的作用。