以信息化為依托 全面提升地稅檔案管理水平

□俞曉明 馬秀芳 吳承俊

加強(qiáng)檔案管理工作，是提升地稅服務(wù)效能的重要途徑。自1994年國(guó)地稅分設(shè)以來(lái)，由于金壇地稅局經(jīng)歷幾次機(jī)構(gòu)改革，涉及分局拆并和辦公地點(diǎn)變遷，檔案管理和建設(shè)相對(duì)滯后，制約了全局依法治稅、科學(xué)管理的水平。為此，金壇地稅在新一輪檔案建設(shè)中，以信息化為依托，以創(chuàng)建五星級(jí)檔案室為目標(biāo)，科學(xué)規(guī)劃，合理分級(jí)，全面提升檔案管理水平。

一、金壇地稅檔案管理的基本情況

金壇地稅局下設(shè)五個(gè)征管分局、稽查局、八個(gè)科室、若干個(gè)稅務(wù)所，管理轄區(qū)范圍內(nèi)上萬(wàn)個(gè)納稅戶。局綜合檔案室根據(jù)地稅工作特點(diǎn)和業(yè)務(wù)范圍，形成了以文書(shū)檔案、業(yè)務(wù)檔案為主，會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、實(shí)物檔案、照片檔案、電子檔案為輔的檔案庫(kù)藏結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)了多門(mén)類(lèi)、多載體檔案的集中統(tǒng)一管理。隨著稅收管理的不斷規(guī)范，金壇地稅的檔案工作也進(jìn)一步得到加強(qiáng)，檔案管理經(jīng)費(fèi)投入逐年增加，檔案管理人員隊(duì)伍不斷充實(shí)，有專(zhuān)職檔案員1名，兼職檔案人員15名。2003年通過(guò)江蘇省檔案工作目標(biāo)管理一級(jí)單位驗(yàn)收，2008年通過(guò)省一級(jí)復(fù)查。

今年初，該局明確提出了年內(nèi)建成江蘇省五星級(jí)檔案室的目標(biāo)。為此，該局對(duì)機(jī)關(guān)檔案室的各項(xiàng)管理措施進(jìn)行了認(rèn)真總結(jié)，組織檔案人員到有關(guān)單位學(xué)習(xí)創(chuàng)省五星級(jí)檔案室的經(jīng)驗(yàn)，積極爭(zhēng)取檔案行家的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，不斷完善檔案管理模式和運(yùn)行機(jī)制。

二、信息化在地稅檔案管理中的積極作用

一是有利于實(shí)現(xiàn)“三個(gè)面向”。金壇地稅局檔案管理堅(jiān)持以服務(wù)地稅事業(yè)、服務(wù)納稅人、實(shí)現(xiàn)檔案資源有效利用和共享為出發(fā)點(diǎn)，堅(jiān)持把“需求”作為價(jià)值取向，最大限度地實(shí)現(xiàn)“三個(gè)面向”：一是面向基層稅收征管，圍繞業(yè)務(wù)需求和工作難點(diǎn)，為基層提供豐富的涉稅文件、圖片、音像和實(shí)物資料。二是面向社會(huì)和納稅人，圍繞民生需求，通過(guò)統(tǒng)一的全引目錄、問(wèn)卷號(hào)對(duì)照表等，為納稅人提供檔案利用服務(wù)。三是面向決策和管理，圍繞局情民意、社會(huì)熱點(diǎn)，較好地發(fā)揮檔案的服務(wù)作用。

二是有利于縮短二次文獻(xiàn)信息加工時(shí)間，增強(qiáng)檔案信息的時(shí)效性。之前，該局的檔案信息加工一般都是：選題-選材-編輯-出版模式，導(dǎo)致從文件資料形成到開(kāi)發(fā)“二次文獻(xiàn)信息”時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，造成信息失效，影響檔案信息應(yīng)用價(jià)值。檔案信息化的實(shí)現(xiàn)，可以直接進(jìn)行機(jī)讀，快捷地出版二次文獻(xiàn)。

三是有利于節(jié)約經(jīng)費(fèi)。檔案信息電子化后，一次投入，多次產(chǎn)出，從而改變了信息加工工作受經(jīng)費(fèi)限制的局面，實(shí)現(xiàn)了經(jīng)濟(jì)資源的最大配置，該局在逐步實(shí)施檔案信息化管理的過(guò)程中，比以前節(jié)約經(jīng)費(fèi)5萬(wàn)元。

四是有利于檔案工作與最新科學(xué)技術(shù)的接軌?！靶畔⒏咚俟贰苯ㄔO(shè)在我國(guó)尚處于初級(jí)階段，但是檔案部門(mén)要密切關(guān)注其發(fā)展方向，超前對(duì)接，更好地適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需要。

三、當(dāng)前地稅檔案信息化管理中存在的不足

1、對(duì)地稅檔案工作主觀認(rèn)識(shí)不夠，阻礙檔案管理信息化實(shí)現(xiàn)。在實(shí)際工作中，地稅檔案管理工作并未引起足夠的重視。如在軟、硬件配置上，不夠全面和先進(jìn)。檔案管理人員一般是被大家視為沒(méi)有前途的人，才被發(fā)配來(lái)做檔案工作。另外，只要哪個(gè)科室有急事需要人手，檔案管理員就首當(dāng)其沖地選去救急，嚴(yán)重影響了檔案人員的工作積極性。

2、地稅檔案管理手段滯后，很難達(dá)到檔案信息化的要求。在管理模式上，地稅檔案管理還未自覺(jué)地依靠高科技，檔案利用難以最大程度地服務(wù)稅收工作。在管理手段上，還缺乏創(chuàng)新意識(shí)，一味單純認(rèn)為檔案管理信息化就是計(jì)算機(jī)化，造成管理現(xiàn)代化的表面化、庸俗化，嚴(yán)重影響了檔案現(xiàn)代化、信息化的進(jìn)程。

3、地稅檔案管理專(zhuān)業(yè)化、服務(wù)社會(huì)化的發(fā)展要求還需提高。檔案管理的信息化、專(zhuān)業(yè)化可以最大限度地實(shí)現(xiàn)有效資源整合，不斷探索新的服務(wù)方式。由于目前稅務(wù)機(jī)關(guān)檔案人員的非專(zhuān)職性和非專(zhuān)業(yè)性，面對(duì)大量繁瑣、重復(fù)性的工作，檔案工作常常處于被動(dòng)應(yīng)付狀態(tài)。同時(shí)，地稅檔案室的無(wú)財(cái)力支撐和粗放式管理，也嚴(yán)重影響了其服務(wù)效能。

四、推進(jìn)地稅檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)建議

一是思想上高度重視，制定切實(shí)可行的工作目標(biāo)。各級(jí)稅務(wù)部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視，層層負(fù)責(zé)，針對(duì)一些稅收征管檔案，可采取交叉稽核、清理的辦法，組織人員進(jìn)行檢查，不符合要求的一律補(bǔ)辦。同時(shí)，制定檔案工作目標(biāo)，落實(shí)相關(guān)工作步驟。今年以來(lái)，金壇地稅局針對(duì)創(chuàng)五星級(jí)檔案要求，專(zhuān)門(mén)制定了工作計(jì)劃，強(qiáng)化了對(duì)檔案的信息化管理。

二是提升檔案質(zhì)量，增強(qiáng)價(jià)值意識(shí)。檔案有價(jià)值，但不能一直保存所有檔案。因此，我們應(yīng)借用專(zhuān)家們提出的關(guān)于檔案保存的“洋蔥理論”，把無(wú)價(jià)值的檔案稱(chēng)為“洋蔥皮”，而需要保存的檔案稱(chēng)為“洋蔥心”，即按照檔案類(lèi)別來(lái)確定其保存價(jià)值，對(duì)重復(fù)、無(wú)保存價(jià)值的檔案資料經(jīng)過(guò)檔案主管部門(mén)審定后進(jìn)行清理、銷(xiāo)毀，對(duì)有參考選用價(jià)值的檔案文件進(jìn)行收集、登記、歸檔，充分實(shí)現(xiàn)檔案資源的保值增值。

三是加強(qiáng)人才培養(yǎng)，為檔案信息化建設(shè)儲(chǔ)備力量。在人才儲(chǔ)備和培養(yǎng)方面，堅(jiān)持引進(jìn)與培訓(xùn)相結(jié)合的原則。要注重引進(jìn)既懂得計(jì)算機(jī)操作又具有檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)的復(fù)合型人才，改善人才結(jié)構(gòu)。同時(shí)又要注意選送業(yè)務(wù)骨干到高等院?；驒n案行政管理部門(mén)舉辦的培訓(xùn)班進(jìn)行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，鼓勵(lì)崗位練兵和自學(xué)成才，邊用邊學(xué)，努力提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。

四是全力籌措資金，保證資金到位。在檔案信息化建設(shè)資金的籌措上，要爭(zhēng)取財(cái)政支持。財(cái)政部門(mén)要將檔案信息化建設(shè)列入政府電子政務(wù)工程預(yù)算，一次難以到位的，可確定基數(shù)，逐年到位。