新時(shí)期電信企業(yè)檔案信息資源的合理利用

□ 汪學(xué)勛 王立志 翟金霞 季曉芳

一、電信企業(yè)檔案信息資源利用的意義

電信企業(yè)檔案是電信企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、日常管理中形成的作為原始記錄保存?zhèn)洳榈男畔①Y料，分為管理、科技、會(huì)計(jì)、特殊載體、資料等五大類。電信企業(yè)檔案記述和反映了企業(yè)的技術(shù)變遷、設(shè)備升級(jí)、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、科研開發(fā)、基礎(chǔ)建設(shè)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、日常管理、品牌開發(fā)、績(jī)效考評(píng)、榮譽(yù)記載、企業(yè)文化、隊(duì)伍建設(shè)、財(cái)務(wù)狀況等重要內(nèi)容，集中體現(xiàn)了企業(yè)技術(shù)日新月異的變遷節(jié)奏，展示公司從小到大、從弱到強(qiáng)的發(fā)展歷程，是企業(yè)的信息資源和知識(shí)寶庫(kù)。因此，加強(qiáng)企業(yè)檔案信息資源的合理利用，服務(wù)于企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理、發(fā)展等各個(gè)領(lǐng)域，有助于電信企業(yè)在全新的發(fā)展環(huán)境下正確認(rèn)識(shí)企業(yè)面臨的形勢(shì)、合理評(píng)估企業(yè)的自身實(shí)力和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中所處的位置、正確決定企業(yè)的發(fā)展方向和經(jīng)營(yíng)思路、有效維護(hù)企業(yè)在市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的正當(dāng)權(quán)利和利益，對(duì)保持電信企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展具有十分重要的作用和意義。

二、電信企業(yè)檔案信息資源利用的現(xiàn)狀

目前，很多電信企業(yè)對(duì)企業(yè)檔案的作用認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為企業(yè)檔案只是些無(wú)用的“故紙堆”，不能給企業(yè)帶來(lái)直接的經(jīng)濟(jì)效益，只要妥善保管、長(zhǎng)期保存就行了。因此，在檔案實(shí)際管理工作中，將檔案管理工作作為一項(xiàng)任務(wù)來(lái)完成，被動(dòng)應(yīng)付，滿足于對(duì)檔案資料收編整理、登記造冊(cè)、入庫(kù)封存等檔案管理基礎(chǔ)工作，對(duì)本企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)與利用工作重視不夠，未能充分發(fā)揮檔案在企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理中的效能和作用。

三、電信企業(yè)檔案信息資源利用的途徑和方法

實(shí)施檔案管理最終目的在于利用，只有把檔案信息作為依據(jù)、憑證或參考資料直接用于生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理、維權(quán)等實(shí)際工作之中，指導(dǎo)、促進(jìn)各項(xiàng)工作任務(wù)的順利完成，不斷提升企業(yè)生產(chǎn)、管理部門工作效率，贏得最佳經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，才能充分實(shí)現(xiàn)檔案信息的使用價(jià)值。

在近年的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)實(shí)踐中，各級(jí)電信企業(yè)檔案管理部門加強(qiáng)與生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理部門配合聯(lián)系，積極參與企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理，加強(qiáng)檔案利用服務(wù)，積累了豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，探索出“利用預(yù)測(cè)、利用服務(wù)、利用反饋”的工作思路，實(shí)現(xiàn)檔案利用的閉環(huán)管理，促進(jìn)檔案信息資源利用層次和效果不斷提升。所謂利用預(yù)測(cè)，就是根據(jù)電信企業(yè)階段性工作計(jì)劃，配合下一階段工作重點(diǎn)，結(jié)合以往檔案檔案利用規(guī)律，梳理即將需要提供檔案信息的部門、人員和信息內(nèi)容、時(shí)間要求，并與相關(guān)部門溝通確認(rèn)，開展主動(dòng)性檔案信息利用準(zhǔn)備工作。利用服務(wù)，即在服務(wù)方式上，要以方便檔案利用者開展工作為原則，可以提供咨詢服務(wù)、項(xiàng)目服務(wù)、跟蹤服務(wù)等多種方式服務(wù)；在具體服務(wù)方法上可提供現(xiàn)場(chǎng)借閱、資料復(fù)印、檔案系統(tǒng)網(wǎng)上查閱、送檔服務(wù)等。利用反饋，即高度重視利用者利用檔案與編研成果的效果反饋和對(duì)檔案部門服務(wù)工作的反饋，及時(shí)聽取檔案利用部門及個(gè)人的意見和建議，并根據(jù)批評(píng)建議等反饋意見，不斷完善檔案利用工作及檔案管理工作的相關(guān)環(huán)節(jié)，形成以利用促管理、以管理促提升、以提升更好地服務(wù)于利用的檔案利用良性循環(huán)，促進(jìn)電信企業(yè)檔案管理利用水平的不斷提升。與此同時(shí)，電信企業(yè)要通過(guò)各種途徑大力宣傳檔案利用的重要意義和在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作中的巨大作用，加強(qiáng)檔案利用的典型事例的案例剖析和推廣宣傳，在企業(yè)內(nèi)部形成重視檔案利用的良好氛圍。

四、電信企業(yè)檔案信息資源利用的實(shí)踐應(yīng)用

電信企業(yè)是技術(shù)密集型企業(yè)，具有網(wǎng)絡(luò)規(guī)模大、服務(wù)客戶多、員工數(shù)量多、技術(shù)更新快等特點(diǎn)，這就為企業(yè)檔案利用提供了廣闊的天地。

在宣傳教育上，企業(yè)檔案以郵電歷史實(shí)物、照片、文件、史志等多種形式，完整展現(xiàn)企業(yè)發(fā)展變遷歷程，全面展示老一輩電信人的奮斗歷程，對(duì)內(nèi)激勵(lì)廣大員工自強(qiáng)不息、奮發(fā)進(jìn)取，對(duì)外展現(xiàn)電信企業(yè)實(shí)力和風(fēng)采。

在法律維權(quán)時(shí)，企業(yè)檔案是線路、設(shè)備、房屋等資產(chǎn)評(píng)估必不可少的重要依據(jù)，是處理產(chǎn)權(quán)糾紛中歷史憑證的唯一提供者，是企業(yè)在經(jīng)營(yíng)過(guò)程中依照合同維護(hù)自身正當(dāng)權(quán)益不可或缺的舉證資料。

在商務(wù)談判中，企業(yè)檔案可以為客戶經(jīng)理提供有效的經(jīng)驗(yàn)法則，便于談判人員了解對(duì)手情況，正確把握談判底線，在談判中掌握主動(dòng)，達(dá)到合作雙贏的目的。

在經(jīng)營(yíng)管理上，可以幫助企業(yè)了解歷史和現(xiàn)狀，結(jié)合企業(yè)實(shí)際作出正確的決策，避免走彎路，節(jié)約人力、物力、財(cái)力。

綜上所述，各級(jí)電信企業(yè)要結(jié)合電信行業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)，擺脫傳統(tǒng)觀念的束縛，以科學(xué)的發(fā)展觀進(jìn)一步加快檔案信息化管理進(jìn)程和檔案信息資源開發(fā)利用步伐，使企業(yè)的檔案信息開發(fā)與利用工作充分滿足經(jīng)營(yíng)發(fā)展的需要，更好地適應(yīng)電信行業(yè)日新月異、一日千里的發(fā)展節(jié)奏，為企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中作出更大的貢獻(xiàn)。