推進(jìn)檔案數(shù)字化 提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力

□楊 珺 鄒秋香

檔案是企業(yè)的戰(zhàn)略性資源，及時(shí)準(zhǔn)確高效的檔案信息利用是企業(yè)參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的致勝法寶。由于信息化和網(wǎng)絡(luò)化的迅速發(fā)展，企業(yè)檔案資源呈現(xiàn)出動(dòng)態(tài)化、開(kāi)放性和個(gè)性化的新特征，并從根本上影響了企業(yè)資源配置的運(yùn)作方式和效能。隨著企業(yè)辦公自動(dòng)化各類系統(tǒng)的廣泛運(yùn)用，信息量急劇增大，利用網(wǎng)絡(luò)快捷方便地進(jìn)行瀏覽與搜索日益成為必要。企業(yè)檔案這個(gè)戰(zhàn)略性資源也迅速進(jìn)入了“數(shù)字化”時(shí)代，并在一次次個(gè)性化利用中產(chǎn)生可量化或不可量化的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，對(duì)提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力正在發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。

一、充分認(rèn)識(shí)檔案數(shù)字化在企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中的戰(zhàn)略地位

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，以計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)和存儲(chǔ)技術(shù)為核心的現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展已經(jīng)極大地影響到經(jīng)濟(jì)發(fā)展、人民生活、國(guó)家安全和社會(huì)發(fā)展進(jìn)程。目前，在“堅(jiān)持以信息化帶動(dòng)工業(yè)化，以工業(yè)化促進(jìn)信息化”的方針指導(dǎo)下，企業(yè)信息化建設(shè)對(duì)促進(jìn)企業(yè)發(fā)展、創(chuàng)新的作用越來(lái)越明顯，信息化已經(jīng)成為企業(yè)現(xiàn)代化的重要標(biāo)志和企業(yè)生存、發(fā)展的重要保障。近年來(lái)，中國(guó)電信信息化應(yīng)用正從基礎(chǔ)系統(tǒng)應(yīng)用向綜合系統(tǒng)應(yīng)用過(guò)渡，從信息孤島向系統(tǒng)集成轉(zhuǎn)變。企業(yè)管理流程的再造使企業(yè)管理中形成的文件基本電子化，管理和利用逐步實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化。信息化同樣也給傳統(tǒng)的檔案工作理論、技術(shù)、方法帶來(lái)新的挑戰(zhàn)。辦公過(guò)程中公文的處理由于電子計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的大量運(yùn)用，使得在辦公系統(tǒng)中形成了更多數(shù)據(jù)化的文件材料，并且這些文件材料的含義都有了質(zhì)的飛躍。同時(shí)在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子檔案在傳輸方面又具有紙質(zhì)檔案不可比擬的優(yōu)點(diǎn)，將不受地理和人力的限制，傳輸速度也是以往紙質(zhì)檔案不可想象的。企業(yè)檔案管理如何適應(yīng)信息化帶來(lái)的文件形成電子化、文件傳遞網(wǎng)絡(luò)化、文件存儲(chǔ)數(shù)字化、文件管理動(dòng)態(tài)化的發(fā)展要求和趨勢(shì)，也成為企業(yè)檔案工作能否適應(yīng)信息技術(shù)應(yīng)用和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的關(guān)鍵。這既是檔案工作面向信息化的全新課題，也是企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的重要方面和標(biāo)志。

企業(yè)戰(zhàn)略首先要回答的是企業(yè)能否長(zhǎng)期存活和發(fā)展的問(wèn)題。而企業(yè)戰(zhàn)略性資源的根本就是為了全局利益最大化，并將企業(yè)內(nèi)部原本離散多元的信息組織成一個(gè)整體，使它能夠更加直觀有序和方便利用。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代提供的信息傳遞交流設(shè)施使得企業(yè)內(nèi)部每個(gè)人都可能接受到海量的信息，處理這些信息以從中篩選出自己需要的信息、去除那些對(duì)自己無(wú)用的數(shù)據(jù)，將是一個(gè)浩繁的工作。檔案數(shù)字化兼顧了網(wǎng)絡(luò)與海量信息并存的優(yōu)勢(shì)，在所有戰(zhàn)略性的資源中，企業(yè)若干數(shù)字化的系統(tǒng)數(shù)據(jù)最終將在檔案信息化系統(tǒng)中得到分類、歸納和總結(jié)，在這個(gè)系統(tǒng)中無(wú)論是企業(yè)正在決策的、還是已執(zhí)行結(jié)束的，都將有具體的體現(xiàn)。

檔案數(shù)字化系統(tǒng)是一個(gè)能為企業(yè)決策、經(jīng)營(yíng)發(fā)展、提高工作效率提供有序服務(wù)的信息中心。檔案數(shù)字化作為企業(yè)的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作及重要的信息資源，必然要求與目前企業(yè)現(xiàn)代化的管理相匹配，最大限度地為企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展提供保障性服務(wù)，而且在經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)活動(dòng)中產(chǎn)生相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)效益。檔案數(shù)字化建設(shè)的最終目的就是要滿足企業(yè)各方面日益增長(zhǎng)的利用各類檔案信息的需要，切實(shí)加強(qiáng)數(shù)字檔案信息資源的合理配置和科學(xué)管理，使檔案信息資源實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化，為企業(yè)實(shí)現(xiàn)精細(xì)化經(jīng)營(yíng)、精確化管理服務(wù)，這也是檔案數(shù)字化的基本工作目標(biāo)。

二、積極發(fā)揮檔案數(shù)字化在企業(yè)改革和發(fā)展中的重要作用

揚(yáng)州電信推進(jìn)檔案數(shù)字化是在中國(guó)電信江蘇公司的統(tǒng)一部署和具體指導(dǎo)下開(kāi)展進(jìn)行的。數(shù)字檔案信息系統(tǒng)作為一個(gè)共享、溝通的平臺(tái)，已經(jīng)成為企業(yè)戰(zhàn)略性資源中的一個(gè)不可或缺的環(huán)節(jié)。在檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)中設(shè)置了與OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、計(jì)劃建設(shè)系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)等企業(yè)內(nèi)網(wǎng)系統(tǒng)的接口與環(huán)路，通過(guò)檔案數(shù)字化的運(yùn)用解決各分類數(shù)據(jù)的交換問(wèn)題。這樣就更加能夠強(qiáng)化企業(yè)戰(zhàn)略性資源中的數(shù)據(jù)集成狀態(tài)，并能及時(shí)、有效地傳遞和利用各個(gè)性化系統(tǒng)中已存在的數(shù)字信息，通過(guò)檔案特有的分類與歸檔，集成為數(shù)字檔案信息化數(shù)據(jù)，從而充分發(fā)揮數(shù)字檔案的優(yōu)勢(shì)，提高企業(yè)發(fā)展、管理決策等基礎(chǔ)性工作的時(shí)效。

檔案數(shù)字化為國(guó)有資產(chǎn)保值增值服務(wù)。國(guó)有企業(yè)改革是整個(gè)經(jīng)濟(jì)體制改革的中心環(huán)節(jié)，深化企業(yè)改革是一個(gè)復(fù)雜而又艱難的任務(wù)。近年來(lái)國(guó)家推進(jìn)通信行業(yè)重組和國(guó)有企業(yè)改制，直接引起企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)的變化。中國(guó)電信揚(yáng)州分公司按照省公司要求，高度重視與資產(chǎn)管理密切相關(guān)的檔案集中收集和整理歸檔工作，對(duì)承接的聯(lián)通CDMA基站和公司所有房屋資產(chǎn)，全面建立健全了數(shù)字化檔案，在此基礎(chǔ)上強(qiáng)化管理，有效防范了國(guó)有資產(chǎn)的流失，同時(shí)利用數(shù)字檔案高效有序地與聯(lián)通、移動(dòng)等通信運(yùn)營(yíng)商開(kāi)展互聯(lián)互通工作，保障了國(guó)有資產(chǎn)保值增值，在這一過(guò)程中完整真實(shí)的數(shù)字檔案發(fā)揮了重要作用。

檔案數(shù)字化為市場(chǎng)運(yùn)營(yíng)發(fā)展服務(wù)。企業(yè)作為經(jīng)濟(jì)建設(shè)的主戰(zhàn)場(chǎng)，實(shí)施檔案數(shù)字化管理既是企業(yè)信息化的必然要求，也是市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的必然要求。中國(guó)電信揚(yáng)州分公司把做好企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)提高到為企業(yè)發(fā)展這個(gè)中心有效服務(wù)的高度，切實(shí)予以重視和推進(jìn)。信息資源作為生產(chǎn)要素、無(wú)形資產(chǎn)和企業(yè)財(cái)富，與網(wǎng)絡(luò)、資金、資源同等重要，推進(jìn)企業(yè)信息化，發(fā)展數(shù)字檔案，逐步建立并完善各類信息系統(tǒng)，在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等環(huán)節(jié)深度開(kāi)發(fā)并充分利用信息資源，提高競(jìng)爭(zhēng)能力和經(jīng)濟(jì)效益。檔案數(shù)字化是企業(yè)信息化的基礎(chǔ)工程，是企業(yè)戰(zhàn)略性資源的一個(gè)基本部分，它使得在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下產(chǎn)生的檔案信息資源處于一種流程整合和閉環(huán)管理的狀況之中，充分體現(xiàn)了檔案數(shù)字化作為資源的價(jià)值與意義。中國(guó)電信揚(yáng)州分公司開(kāi)發(fā)利用網(wǎng)上合同管理系統(tǒng)，同時(shí)對(duì)全區(qū)在用的各類協(xié)議進(jìn)行了清理，重新規(guī)范了38種業(yè)務(wù)格式協(xié)議，并修訂合同管理流程，并將14項(xiàng)大類共52處風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)的預(yù)防和處理措施分解落實(shí)到相關(guān)部門各個(gè)環(huán)節(jié)。2009年共審查合同（協(xié)議）3756份，總價(jià)款3.87億元，全年未發(fā)生重大合同糾紛，圓滿實(shí)現(xiàn)了“以事前防范和事中控制為主，以事后補(bǔ)救為輔”的合同法律風(fēng)險(xiǎn)防范管理組織體系和建設(shè)目標(biāo)，保障和促進(jìn)了企業(yè)健康運(yùn)營(yíng)發(fā)展。

檔案數(shù)字化為企業(yè)科技創(chuàng)新服務(wù)。科技創(chuàng)新的特點(diǎn)在于繼承基礎(chǔ)上的突破，這種突破性的創(chuàng)新成果，是經(jīng)過(guò)不斷積累的一系列過(guò)程而實(shí)現(xiàn)的。數(shù)字檔案是連接這個(gè)過(guò)程的載體，自主創(chuàng)新離不開(kāi)借鑒檔案所提供的歷史資料。檔案信息是科技創(chuàng)新的誘因，豐富的科技信息有助于科研人員開(kāi)闊眼界，激活思路，實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新。揚(yáng)州電信豐富的數(shù)字化檔案信息，為觸發(fā)科技人員創(chuàng)新靈感提供了非常有效的服務(wù)。僅僅2009年，揚(yáng)州電信申報(bào)各類創(chuàng)新成果22項(xiàng)，獲國(guó)家專利3項(xiàng)，創(chuàng)新工作加分評(píng)定名列全省第一名。

企業(yè)是國(guó)家經(jīng)濟(jì)運(yùn)行的主體，國(guó)有企業(yè)是國(guó)民經(jīng)濟(jì)的重要支柱，是國(guó)家加快經(jīng)濟(jì)發(fā)展、推動(dòng)科技創(chuàng)新的基本力量。為國(guó)有企業(yè)改革與發(fā)展服務(wù)，是檔案數(shù)字化工作服務(wù)于黨和國(guó)家工作大局的具體體現(xiàn)。中國(guó)電信揚(yáng)州分公司在實(shí)踐中圍繞企業(yè)改革和發(fā)展這個(gè)重點(diǎn)，開(kāi)展各種服務(wù)，全面推進(jìn)檔案數(shù)字化工作，有效提升企業(yè)價(jià)值和核心競(jìng)爭(zhēng)力。

三、重視解決檔案數(shù)字化帶來(lái)的新挑戰(zhàn)新問(wèn)題

從檔案管理的角度看，檔案數(shù)字化信息平臺(tái)的著眼點(diǎn)是數(shù)據(jù)信息的交換與共享。資源的共享、快捷化的利用是檔案數(shù)字化的最終追求。在檔案數(shù)字化管理模式下，企業(yè)各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用、編研、安全如何得到有效的保證，更好地為企業(yè)市場(chǎng)運(yùn)營(yíng)提供精細(xì)化和精確化服務(wù)，是檔案數(shù)字化建設(shè)需重點(diǎn)研究解決的問(wèn)題。當(dāng)務(wù)之急是要妥善解決好以下三個(gè)問(wèn)題：

一要注重檔案數(shù)字化工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化建設(shè)。在信息化條件下，由于計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及應(yīng)用和工作交往范圍更加廣泛，計(jì)算機(jī)管理軟件層出不窮，致使電子文件格式多種多樣。因此，要確保檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程中電子文件、電子檔案的長(zhǎng)久、真實(shí)保存和有效利用，必須注重加強(qiáng)對(duì)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的研究。這項(xiàng)工作需要廣泛的實(shí)踐和對(duì)方法、經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，企業(yè)檔案部門和信息化主管部門作為檔案數(shù)字化建設(shè)主力軍，肩負(fù)重任。

二要加強(qiáng)對(duì)數(shù)字檔案和紙質(zhì)檔案管理方法的研究。電子文件和數(shù)字檔案管理相對(duì)于紙質(zhì)文件管理來(lái)說(shuō)是全新的模式，檔案行政管理部門和企業(yè)檔案部門應(yīng)加強(qiáng)將對(duì)電子文件、電子檔案管理的政策、技術(shù)、方法、標(biāo)準(zhǔn)以及系統(tǒng)開(kāi)發(fā)等方面的研究，以適應(yīng)企業(yè)信息化的需求。同時(shí)不能忽視對(duì)原有紙質(zhì)檔案的安全保管，要建立數(shù)字檔案與紙質(zhì)檔案一致性保障措施，確保檔案的長(zhǎng)期真實(shí)有效性，使企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)健康發(fā)展。

三要高度重視信息化條件下數(shù)字檔案的安全。信息技術(shù)使得信息的利用更加方便的同時(shí)，也帶來(lái)信息的安全、保密、知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)以及電子文件的永久真實(shí)保存等問(wèn)題。檔案管理是企業(yè)信息化的重要組成部分，它關(guān)系到信息化后企業(yè)各種文件、數(shù)據(jù)、信息的最終歸宿和長(zhǎng)期有效利用。信息化對(duì)檔案管理來(lái)說(shuō)，既是促進(jìn)，也是壓力。信息化推動(dòng)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的建立，將其整合在單位信息管理系統(tǒng)之中。但是，能夠符合、融入單位信息管理系統(tǒng)，又具有自身長(zhǎng)久、安全保存歷史面貌的電子檔案管理，也是檔案信息系統(tǒng)建立和維護(hù)的難點(diǎn)。在企業(yè)信息化建設(shè)中要重視并加強(qiáng)對(duì)檔案信息的數(shù)據(jù)安全和管理,處理好檔案信息資源開(kāi)發(fā)與創(chuàng)新管理中對(duì)電子文件數(shù)字檔案的安全和保護(hù)的關(guān)系。隨著電子文檔的逐步積累，要對(duì)安全保護(hù)與長(zhǎng)久保存加以研究，包括數(shù)字檔案載體的異地安全保管體制、網(wǎng)絡(luò)傳遞與介質(zhì)傳遞的電子文件歸檔系統(tǒng)等。

總之，數(shù)字化檔案作為企業(yè)重要的戰(zhàn)略性資源，應(yīng)在信息化建設(shè)管理創(chuàng)新的同時(shí)充分利用信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，同步加大對(duì)數(shù)字檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用力度，以滿足企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理等各方面的需要。加快檔案數(shù)字化建設(shè)的步伐，既是企業(yè)信息化建設(shè)的重要方面和完善企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的必要保障，也是提升企業(yè)價(jià)值和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的必由之路。