地震系統(tǒng)基建檔案管理探析＊

朱少華

(山東省地震局,濟(jì)南 250014)

地震系統(tǒng)基建檔案管理探析＊

朱少華

(山東省地震局,濟(jì)南 250014)

總結(jié)了新形勢(shì)下地震系統(tǒng)基建檔案的發(fā)展與變化,探索了基建檔案新的管理模式。

地震系統(tǒng);基建檔案

隨著國(guó)家對(duì)防震減災(zāi)事業(yè)投入的加大,特別是“十五”、“十一五”重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)實(shí)施以來,地震監(jiān)測(cè)基本建設(shè)項(xiàng)目規(guī)模不斷擴(kuò)大,基礎(chǔ)設(shè)施迅速增加,基建檔案大量產(chǎn)生,原有的基建檔案管理模式已不能適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展和變化的需求,因此,改進(jìn)和加強(qiáng)地震系統(tǒng)基建檔案的管理勢(shì)在必行。

1 新形勢(shì)下地震系統(tǒng)基建檔案工作的發(fā)展和變化

1.1 基建項(xiàng)目迅速增加

近年來,我國(guó)的防震減災(zāi)事業(yè)進(jìn)入了一個(gè)全新的階段。以山東省地震局為例,“十五”期間財(cái)政專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)中用于強(qiáng)震臺(tái)和測(cè)震臺(tái)網(wǎng)基本建設(shè)的項(xiàng)目數(shù)量比“九五”多了數(shù)倍?！熬盼濉逼陂g建成的山東數(shù)字地震臺(tái)網(wǎng)由濟(jì)南臺(tái)網(wǎng)中心及15個(gè)臺(tái)站組成,至“十一五”末,山東省測(cè)震臺(tái)將達(dá)到125個(gè),強(qiáng)震臺(tái)將達(dá)到146個(gè),這些基本設(shè)施的建設(shè),為地震預(yù)報(bào)提供了良好的監(jiān)測(cè)環(huán)境和研究條件,進(jìn)一步提高了山東省防震減災(zāi)的能力。

1.2 基建項(xiàng)目及其檔案管理模式發(fā)生了變化

以前,地震系統(tǒng)由于基建項(xiàng)目相對(duì)較。少,有的基建檔案與臺(tái)網(wǎng)測(cè)震數(shù)據(jù)光盤、科研項(xiàng)目檔案混編在一起,有的還保存在計(jì)劃(或基建)部門。隨著近年基建項(xiàng)目和基建檔案的迅速增加,基建項(xiàng)目開始由計(jì)劃部門專人管理,基建檔案由單位檔案室對(duì)基建部門進(jìn)行指導(dǎo)、審查和把關(guān),嚴(yán)格管理基建檔案。特別是“十五”重點(diǎn)項(xiàng)目檔案的建立和驗(yàn)收,進(jìn)一步系統(tǒng)地把地震部門的基建檔案進(jìn)行了收集與整理。

1.3 基建檔案材料內(nèi)容日趨增多

地震系統(tǒng)原有的基建檔案比較注重基建工程過程中產(chǎn)生的那部分材料,如工程前期階段規(guī)劃審批材料、施工驗(yàn)收文件、竣工圖的審核、竣工驗(yàn)收文件等。而現(xiàn)在基建檔案材料內(nèi)容大大增加,新增了從項(xiàng)目的申請(qǐng)到驗(yàn)收的材料,包括專項(xiàng)合同書、申報(bào)書、可行性報(bào)告、專項(xiàng)執(zhí)行情況、績(jī)效考核表、驗(yàn)收申請(qǐng)表、經(jīng)費(fèi)決算表等。

2 基建檔案管理水平滯后的主要原因

基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理水平落后于其他門類的檔案管理在地震系統(tǒng)是一個(gè)比較突出的問題。機(jī)關(guān)檔案管理人員對(duì)文書檔案和科研項(xiàng)目檔案的收集、整理與保管早已形成了一套完整的體系和工作流程,而基建檔案卻沒有把它當(dāng)作獨(dú)立門類的檔案加以收集、整理。基建檔案在檔案綜合管理中往往處于被忽視的境地,有關(guān)技術(shù)人員忽視基建過程中各類文件材料的收集,加之建設(shè)周期又比較長(zhǎng),檔案人員接收基建檔案又是在項(xiàng)目竣工之后,介入較晚,因此,造成了基建檔案收集不完整,整理不及時(shí)的現(xiàn)象,給基建檔案以后的利用工作帶來了很大的障礙。造成基建檔案管理水平滯后的原因,主要有以下3點(diǎn)。

2.1 管理者思想上存在一些模糊認(rèn)識(shí)

一般的基建工程項(xiàng)目建設(shè)周期多則幾年,少則半年、幾個(gè)月。一般來說,機(jī)構(gòu)是臨時(shí)成立,班子是臨時(shí)組合,人員是臨時(shí)借調(diào),甚至辦公場(chǎng)地都是臨時(shí)的,因而有些管理者往往對(duì)檔案的收集和整理抱有臨時(shí)觀念和臨時(shí)做法,認(rèn)為在檔案管理上花錢花時(shí)間沒必要。在工程建設(shè)中,往往只忙于工程進(jìn)度不注意工程資料的收集和保管;有些甚至根本不重視資料的收集,哪里用完哪里丟;加之缺乏管理意識(shí),人員臨時(shí)抽調(diào),資料是人走樓空;工程起始無專人管理,竣工時(shí)再來收集整理,難免造成資料的遺漏和失實(shí)等等。究其原因,是部分管理人員沒有從思想上認(rèn)識(shí)到基建工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的建立具有與基建工程項(xiàng)目本身建設(shè)一樣重要的意義。

2.2 缺乏完善的基建檔案管理方法

盡管國(guó)家在基建檔案管理方面已有《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》(GB/T50328—2001)、《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》(國(guó)檔發(fā)[1988]4號(hào))、《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》(修正)(2001年建設(shè)部令第90號(hào))等管理規(guī)定,但地震系統(tǒng)各單位大多沒有建立單獨(dú)的基建檔案管理辦法,加之基建檔案涉及的部門多,如檔案室、基建管理部門、建設(shè)單位等,主體責(zé)任界線糾葛不清,加之受專業(yè)知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)或職責(zé)等因素影響,檔案部門在基建檔案管理方法的制定上確實(shí)存在一定難度。另外,由于施工期間的基建檔案是由施工單位的技術(shù)人員管理的,建設(shè)單位和施工單位基建檔案管理的不協(xié)調(diào)也會(huì)增加基建檔案管理的難度。

2.3 基建項(xiàng)目時(shí)間長(zhǎng),檔案移交不及時(shí)

由于基建項(xiàng)目持續(xù)時(shí)間較長(zhǎng),涉及部門單位多,一些施工資料、監(jiān)理資料要由施工單位、監(jiān)理單位共同提供,建設(shè)單位想要收集資料,須經(jīng)常與施工單位與監(jiān)理單位多方協(xié)調(diào),所需時(shí)間較長(zhǎng)。從某些單位的基建情況看,有些基建項(xiàng)目在竣工后多年仍不申請(qǐng)專項(xiàng)驗(yàn)收,有的由于審計(jì)或決算等原因拖延了整個(gè)項(xiàng)目的驗(yàn)收。也有的項(xiàng)目由于工程質(zhì)量問題或工程款沒有及時(shí)到位,施工出現(xiàn)暫?，F(xiàn)象,拖延了檔案的移交時(shí)間。有時(shí)甚至只是因?yàn)槭┕挝回?fù)責(zé)工程的技術(shù)員更換或建設(shè)單位負(fù)責(zé)基建的管理人員退休等原因,使基建檔案在竣工驗(yàn)收后很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)才能收集齊全。

3 加強(qiáng)基建檔案的科學(xué)管理,建立有效的監(jiān)督機(jī)制

3.1 建立科學(xué)的基建檔案制度和有效的監(jiān)督機(jī)制

地震系統(tǒng)各單位應(yīng)依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī),結(jié)合自身實(shí)際,按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則,遵循檔案自身形成規(guī)律,制定新時(shí)期本單位基建檔案收集、整理、保管、利用等管理辦法,形成一整套完整的管理體系。要建立嚴(yán)格的基建檔案歸檔監(jiān)督機(jī)制,把基建檔案納入基層單位相關(guān)人員職責(zé)范圍之中,把有關(guān)技術(shù)文件材料收集工作落實(shí)到人,嚴(yán)格規(guī)定歸檔內(nèi)容、范圍、時(shí)間、質(zhì)量要求和歸檔手續(xù),確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用。

3.2 注重工程建設(shè)過程中基建檔案的收集、積累和審查

在工程建設(shè)過程中基建部門要嚴(yán)格執(zhí)行基建文件材料的審、簽制度,把好文件材料形成質(zhì)量關(guān)。檔案部門應(yīng)隨時(shí)了解基建項(xiàng)目的主要工作進(jìn)度,督促、指導(dǎo)基層檔案人員及工程技術(shù)人員做好基建文件材料的積累和審查工作。如在基建工程竣工時(shí),對(duì)竣工資料逐項(xiàng)核對(duì)檢查,有缺頁、字跡模糊不清、簽章手續(xù)不完備、三筆現(xiàn)象(紅筆、鉛筆、圓珠筆)、竣工圖隨意涂改拼湊、用復(fù)印件代替竣工藍(lán)圖等不符合要求的現(xiàn)象,應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)檢查,責(zé)令整改;竣工材料驗(yàn)收完畢后,由驗(yàn)收人員填報(bào)移交清單并簽名。

4 提高基建檔案管理水平應(yīng)采取的措施

4.1 提高認(rèn)識(shí),轉(zhuǎn)變觀念

一個(gè)單位基建檔案管理的好壞,不僅與本單位的檔案規(guī)章制度健全與否、主管檔案領(lǐng)導(dǎo)的思想觀念、檔案管理人員水平的高低息息相關(guān),更與檔案資料的管理者對(duì)檔案資料的重視程度有著極大的關(guān)系。因此,首先要在思想上認(rèn)識(shí)到基建工程檔案的建立具有與基建工程本身建設(shè)一樣重要的意義,必須克服臨時(shí)觀念,確立基建檔案的重要地位。要設(shè)專人負(fù)責(zé),專人管理;工程項(xiàng)目涉及的相關(guān)部門要形成建檔的共識(shí),相互支持配合,創(chuàng)造一個(gè)積極和諧、良好的建檔環(huán)境。要加大檔案基礎(chǔ)設(shè)施的投入,不斷改善檔案基礎(chǔ)設(shè)施和檔案保管條件。

檔案人員及其相關(guān)業(yè)務(wù)人員,要認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹《檔案法》及國(guó)家關(guān)于建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的有關(guān)法律法規(guī),在各部門間形成檔案監(jiān)管共識(shí),不斷提高業(yè)務(wù)能力,自覺增強(qiáng)責(zé)任意識(shí),做到主動(dòng)出擊、提前擬定計(jì)劃,實(shí)行跟蹤收集、動(dòng)態(tài)收集、嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)。同時(shí)檔案人員,要根據(jù)工程進(jìn)度,緊密與參建單位的負(fù)責(zé)人、施工人員等聯(lián)系,爭(zhēng)取配合,做到邊施工、邊檢查、邊記錄、邊收集資料。

4.2 加強(qiáng)基建檔案的收集整理工作

基建檔案要達(dá)到資料齊全,內(nèi)容完整的目標(biāo)要求,就應(yīng)該重視抓好基礎(chǔ)資料的收集工作,堅(jiān)持工程項(xiàng)目建檔工作按照檔案管理規(guī)范要求與工程建設(shè)、竣工驗(yàn)收同步,堅(jiān)持檔案部門與基建部門相結(jié)合,編制分類方案,正確區(qū)分和把握依據(jù)性文件、基礎(chǔ)性文件、工程設(shè)計(jì)文件、工程管理文件、施工竣工驗(yàn)收及文件、基建財(cái)務(wù)文件、監(jiān)理文件等的分類工作,齊抓共管,進(jìn)一步做好基建竣工歸檔工作。

為確保基建工程檔案齊全、完整、系統(tǒng),就要把基建檔案工作與工程建設(shè)計(jì)劃、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各個(gè)環(huán)節(jié)相聯(lián)系,同步進(jìn)行,做到工程進(jìn)度到那個(gè)階段,檔案收集和管理工作跟蹤到那個(gè)階段。立卷做到格式統(tǒng)一、字跡工整、圖像清晰,同時(shí)根據(jù)基建文件材料的形成規(guī)律,對(duì)基建文件材料的內(nèi)容、價(jià)值、數(shù)量和載體形式進(jìn)行系統(tǒng)整理,按工程項(xiàng)目組卷,使檔案資料做到文件齊全、分類準(zhǔn)確、體系鮮明、方便管理,方便利用,保持其整體功能,并將立好卷的檔案按規(guī)定移交有關(guān)檔案管理部門,嚴(yán)格交接手續(xù),認(rèn)真核查案卷質(zhì)量并確保檔案的完整。

4.3 基建檔案管理工作中應(yīng)注意協(xié)調(diào)的兩個(gè)關(guān)系

一是檔案部門與基建部門的關(guān)系;二是檔案部門與行政服務(wù)部門的關(guān)系。

4.3.1 基建部門是基建檔案收集的第一關(guān)

從基建項(xiàng)目的立項(xiàng)、審批到開工建設(shè),都離不開計(jì)劃基建部門。當(dāng)基建辦公室成立時(shí),收集工作便開始了,檔案部門應(yīng)適時(shí)的介入。從建設(shè)工程立項(xiàng)開始,基建部門就必須做到向有關(guān)部門、檔案人員“五個(gè)交底”。一是工程建設(shè)概況交底。讓參與項(xiàng)目建檔任務(wù)的有關(guān)人員了解工程規(guī)范、掌握各環(huán)節(jié)建設(shè)情況;二是建檔任務(wù)職責(zé)、分工交底。使參加建設(shè)的有關(guān)單位、部門明確分工、分別確立建檔工作的任務(wù)和職責(zé);三是歸檔范圍、內(nèi)容交底。對(duì)參建的各單位確定工程建設(shè)各個(gè)階段或各單項(xiàng)收集內(nèi)容和歸檔范圍,有的放矢地做好各自實(shí)施范圍內(nèi)的建檔工作;四是歸檔要求交底。根據(jù)土建、通信工程建設(shè)的實(shí)際情況,向有關(guān)單位交待檔案資料收集、整理、分類組卷、編目工作要求,規(guī)定歸檔時(shí)間和內(nèi)容,使工程建檔工作統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),確保歸檔質(zhì)量;五是竣工檔案驗(yàn)收交底。從工程建檔“交底”會(huì)開始,就確立驗(yàn)收要求,擬寫“工程簡(jiǎn)介”、“檔案編制說明”的條款內(nèi)容,為日后工程竣工檔案驗(yàn)收早作準(zhǔn)備。實(shí)施建檔工作“五個(gè)交底”,以實(shí)現(xiàn)工程檔案資料由分散、無制度管理轉(zhuǎn)變?yōu)榧小礃?biāo)準(zhǔn)化管理;由歸檔軟任務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橛仓笜?biāo);由被動(dòng)應(yīng)付收集轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)上門服務(wù)的三個(gè)轉(zhuǎn)變。

4.3.2 行政服務(wù)管理離不開基建檔案,同時(shí)又豐富著基建檔案的內(nèi)容

行政服務(wù)部門擔(dān)負(fù)著房屋改擴(kuò)建和維修等大量的基建工作,在具體的運(yùn)行中,除按有關(guān)規(guī)范搞好配套管理外,還需要查閱大量的基建檔案,如施工圖紙、竣工驗(yàn)收?qǐng)D紙、地下給排水管線及地下煤氣、電力電纜管溝和通訊電纜線路等資料。當(dāng)行政服務(wù)部門要對(duì)某房屋進(jìn)行大修繕時(shí),必須要查找已建房屋的技術(shù)文件、施工質(zhì)量狀況及當(dāng)時(shí)的竣工圖。這些都是房屋修繕的重要技術(shù)依據(jù),因?yàn)楦鶕?jù)以前的這些資料和房屋使用的實(shí)際情況提出技術(shù)鑒定,才能判定是否可以改造或加層,然后制定出修繕方案。

近年來,山東省地震局行政服務(wù)部門在對(duì)現(xiàn)有建筑進(jìn)行修繕加固等工作時(shí),如進(jìn)行電氣線路改造、拆除危房和臨建房等,在施工中,利用了大量當(dāng)年建房時(shí)的原始文件及地下管網(wǎng)、電路圖,使翻修工程有了依據(jù),得以順利進(jìn)行,為合理使用修繕資金提供了科學(xué)依據(jù),從而提高了經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。對(duì)于改擴(kuò)建及維修工程后形成的檔案資料,行政服務(wù)部門交到檔案室,更加豐滿了原有的基建檔案。檔案的利用是檔案工作的最終目的,是以檔案收集的完整與準(zhǔn)確為基礎(chǔ)的。所以必須重視基建檔案,特別是地下綜合管網(wǎng)檔案和隱蔽工程檔案的收集、整理、保存。只有檔案收集得齊全、準(zhǔn)確,利用時(shí)就能成為科學(xué)的依據(jù),經(jīng)濟(jì)效益也就自然而然產(chǎn)生了。

5 基建檔案的信息化建設(shè)思路

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展以及檔案管理專門軟件的開發(fā)、利用和升級(jí),檔案管理的現(xiàn)代化與信息化已經(jīng)成為必然。但是由于各單位檔案管理部門或是同一單位各門類檔案的發(fā)展水平存在差異,所以在某些檔案領(lǐng)域仍存在著利用信息化不充分的現(xiàn)象。一是地震系統(tǒng)現(xiàn)有的檔案軟件沒有基建檔案信息管理功能。二是對(duì)原有傳統(tǒng)載體的基建檔案應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換。

5.1 基建檔案信息化的優(yōu)勢(shì)

所謂檔案信息化,就是檔案室以檔案資料紙質(zhì)或機(jī)讀形式的檔案為主要物質(zhì)對(duì)象,用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工,使之轉(zhuǎn)化成為計(jì)算機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息提供給相關(guān)部門利用的過程。其優(yōu)勢(shì)有以下幾個(gè)方面:一是可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有計(jì)算機(jī)的潛能,提高利用率。目前,地震系統(tǒng)有些基層檔案室計(jì)算機(jī)的應(yīng)用單一,開發(fā)功能簡(jiǎn)單,有的僅僅用于檔案目錄或文件打字貯存,利用的低效率造成人力、物力、財(cái)力和時(shí)間的極大浪費(fèi),使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其所用。二是可縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時(shí)間,提高基建檔案信息的時(shí)效性?；n案信息化,可直接利用機(jī)讀形式的檔案,利用電腦的功能完成信息加工工作程序,快捷地制作二次文獻(xiàn)。三是可以增加信息存儲(chǔ)量?，F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,特別是縮微技術(shù)、掃描技術(shù)、光盤技術(shù)的廣泛利用,可以大大增加基建檔案信息的存儲(chǔ)量,存儲(chǔ)密度也比紙質(zhì)檔案高出許多倍。利用很小的空間就可以保存大量的信息,而且開發(fā)利用的速度快,具有直觀性、選擇性、易操作性。

5.2 基建檔案信息化是地震系統(tǒng)檔案一體化管理的迫切需要

實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案一體化管理便于保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系,以發(fā)揮其整體優(yōu)勢(shì),有利于檔案的保管和利用。地震系統(tǒng)過去的關(guān)于文書檔案、科研檔案、基建檔案、會(huì)計(jì)檔案等傳統(tǒng)分類方法將被打破,取而代之的是在信息集成系統(tǒng)中對(duì)各個(gè)管理模塊和流程的設(shè)置?；n案信息化將極大地促進(jìn)檔案一體化管理,達(dá)到信息共享,以提高檔案的利用效率。運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案,實(shí)行檔案的自動(dòng)編目、自動(dòng)檢索、自動(dòng)統(tǒng)計(jì),并按照不同要求,編制出全宗目錄、分類目錄、目錄索引等,達(dá)到檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化,將有力地促進(jìn)檔案信息資源的開發(fā)利用。

總之,加強(qiáng)基建檔案的管理是提高地震系統(tǒng)整體管理水平的基礎(chǔ)性工作。地震部門各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員都要在思想上高度重視,落實(shí)責(zé)任,采用切實(shí)可行的具體措施,下大力氣抓實(shí)抓好;要進(jìn)一步建立健全基建檔案的管理制度,嚴(yán)格遵循科學(xué)管理方式,努力提高基建檔案管理科技含量,這樣才能最大限度地發(fā)揮基建檔案應(yīng)有的作用。

(作者電子信箱,朱少華:zhushaohua1967@sina.com)

Analysis and management of the capital construction files in earthquake administration

Zhu Shaohua

(Earthquake Administration of Shandong Province,Jinan 250014,China)

This paper summarizes the development and changes of the capital construction files under the new situation in earthquake administration,and probes into the new management mode of capital construction files.

seismic system;capital construction files

P315;

A;

10.3969/j.issn.0235-4975.2010.11.006

2010-06-22;

2010-07-16。

山東省地震局合同制科研項(xiàng)目資助(10Y22)