關(guān)于自然資源檔案信息化建設(shè)的思考

撰文·供圖｜龐瑞東

我國自然資源種類多，覆蓋面廣，自然資源檔案內(nèi)容多樣，以文字、數(shù)據(jù)、圖片、視頻等形式為主。近年來，隨著我國數(shù)字信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案信息化建設(shè)的重要性逐漸凸顯。通過檔案信息化建設(shè)，可實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理，提高工作效率，進(jìn)一步推進(jìn)檔案信息資源共享，充分發(fā)揮檔案信息的價值和作用，更好地服務(wù)于社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

一、自然資源檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

檔案信息化是指檔案管理部門在統(tǒng)籌規(guī)劃和組織實施過程中，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，不斷革新檔案管理模式，切實提高檔案信息采集、管理和利用服務(wù)水平的過程。以往的檔案管理模式側(cè)重于檔案的實物保管和利用，而現(xiàn)代檔案信息化已逐步轉(zhuǎn)向強調(diào)檔案信息的數(shù)字化和服務(wù)提供，從而使檔案工作進(jìn)一步數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、規(guī)范化和社會化（圖1）。

圖1 檔案數(shù)字化工作流程圖

近年來，自然資源檔案增長速度快、數(shù)量大、種類多，從2017 年開始山東省自然資源館藏檔案數(shù)字化工作，陸續(xù)完成3.9 萬卷業(yè)務(wù)檔案和3.35 萬件文書類檔案的數(shù)字化，掃描處理檔案1000 多萬頁，文件級檔案目錄著錄67 萬多條，坐標(biāo)點提取3 萬多卷，初步建成自然資料檔案數(shù)字資源庫。選擇利用率較高的地質(zhì)資料，完成館藏1.5 萬檔成果地質(zhì)資料的數(shù)據(jù)采集整合，建立地質(zhì)資料數(shù)字資源庫。按照《地質(zhì)資料著錄細(xì)則》，開展館藏地質(zhì)資料文件目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，形成1.4 萬條案卷級目錄數(shù)據(jù)和36.2 萬條文件級目錄數(shù)據(jù)。

由于數(shù)據(jù)采集、存儲標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，各級部門存檔的大量電子數(shù)據(jù)存在著業(yè)務(wù)壁壘和數(shù)出多源等多種問題，嚴(yán)重影響了檔案信息的利用和服務(wù)價值的發(fā)揮。同時，在檔案信息化建設(shè)與管理的實際工作中，由于管理和系統(tǒng)運用上的不足，加之資金投入有限、檔案管理專業(yè)人才缺乏，都阻礙了檔案信息化建設(shè)的開展，導(dǎo)致檔案利用率低下，服務(wù)效率和質(zhì)量不高。

二、自然資源檔案信息化建設(shè)存在的問題

（一）缺乏統(tǒng)一規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。建立標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系是檔案管理的基礎(chǔ)，是檔案信息化的基本要求和行動指南。目前自然資源檔案管理依然沒有完善的標(biāo)準(zhǔn)可供參考，各單位間檔案數(shù)字化管理的標(biāo)準(zhǔn)和要求各異。一是一些礦石、植物標(biāo)本等實物檔案的數(shù)字化，拍照、建立三維立體模型等無完善統(tǒng)一的數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。二是計算機軟件開發(fā)過程中缺乏全面規(guī)劃，開發(fā)出的軟件實用性和通用性不足，計算機及其設(shè)備的型號和等級不同，軟硬件環(huán)境不統(tǒng)一。三是缺乏普遍而明確的業(yè)務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)重限制了信息共享的范圍和程度，影響了檔案信息化管理的發(fā)展速度。

（二）檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)“老化”。一是過去的檔案以紙質(zhì)為主，檔案管理人員對于紙質(zhì)檔案的管理技術(shù)和方法較熟悉，對于計算機操作和電子信息的存儲、檢索和利用等技術(shù)的掌握有所欠缺。二是年輕一代的檔案管理人員熟悉計算機和通信技術(shù)的應(yīng)用，檔案管理業(yè)務(wù)知識匱乏。三是部分檔案管理工作人員對檔案數(shù)字化、信息化的理解和認(rèn)識不到位,忽視了自然資源檔案利用和服務(wù)價值。

（三）數(shù)據(jù)保護(hù)存在風(fēng)險。數(shù)據(jù)安全管理對檔案信息化建設(shè)至關(guān)重要。一是一些檔案管理人員對信息安全的認(rèn)識有限，工作缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性，數(shù)字化加工場所缺乏規(guī)范的安全管理措施，應(yīng)急處理方案和監(jiān)控設(shè)備設(shè)置不到位，檔案數(shù)據(jù)保護(hù)存在極大的安全隱患。二是我國的數(shù)據(jù)安全雖不斷在技術(shù)上改進(jìn)，如更新更安全的密碼、安裝更高級的防火墻等，但這種改進(jìn)只是被動地解決了一個方面的問題，不能長期、全面地保障數(shù)據(jù)安全。

三、自然資源檔案信息化建設(shè)應(yīng)采取的對策

（一）完善檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)。使用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，是科學(xué)采集檔案信息、實現(xiàn)檔案建設(shè)信息化的必然要求。一是在管理方面，在現(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的基礎(chǔ)上制定數(shù)字檔案管理細(xì)則，明確檔案管理人員的職責(zé)和任務(wù)，以便于檔案信息化各項工作的開展。二是在業(yè)務(wù)領(lǐng)域，對術(shù)語標(biāo)準(zhǔn)、描述說明、資源標(biāo)識、元數(shù)據(jù)格式、文件格式和對象數(shù)據(jù)格式進(jìn)行規(guī)范化管理，進(jìn)一步制定相關(guān)的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。三是在技術(shù)層面，制定規(guī)范的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，包括術(shù)語、數(shù)字檔案資源標(biāo)識、存儲、交換、使用和管理標(biāo)準(zhǔn)，軟件和硬件開發(fā)和建設(shè)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)以及數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)等。逐步通過充分研究，參考國際標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)行業(yè)的通用規(guī)范，與現(xiàn)有的技術(shù)規(guī)范和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)緊密結(jié)合，最終建立起檔案數(shù)字化與信息化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系（圖2）。

▲ 庫房

▲ 智能化庫房

圖2 系統(tǒng)整體架構(gòu)

（二）提高檔案管理隊伍素質(zhì)和管理水平。人才是推進(jìn)自然資源檔案信息化的重要保障。為推進(jìn)自然資源檔案信息化工作，提高管理水平，必須全面提升檔案管理人員綜合素質(zhì)能力，加快建立專業(yè)化的檔案管理隊伍。一是加強對自然資源檔案人員的教育和培訓(xùn)，打造一支兼具自然資源檔案業(yè)務(wù)、檔案管理專業(yè)知識和信息技術(shù)的新型人才隊伍，滿足自然資源檔案工作的信息化需求。二是要優(yōu)化人力資源結(jié)構(gòu)，招納兼具檔案管理經(jīng)驗和信息技術(shù)應(yīng)用能力的高層次檔案人才，實施人才激勵政策，為提高自然資源檔案管理效率提供堅實保障。

（三）加強檔案信息安全管理。檔案信息管理系統(tǒng)的安全在很大程度上決定了檔案信息的安全。應(yīng)以檔案數(shù)據(jù)資源庫為基礎(chǔ)，建立綜合檔案管理系統(tǒng)、電子檔案接收系統(tǒng)、數(shù)據(jù)統(tǒng)一交換、三維庫房系統(tǒng)、檔案信息門戶網(wǎng)站等應(yīng)用系統(tǒng)。根據(jù)安全級別、實時性要求和使用目的等因素，通過防火墻隔離技術(shù)、入侵行為檢測技術(shù)、身份識別與訪問控制技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)加密技術(shù)等，提高信息安全水平。同時健全檔案信息化資源的安全保護(hù)機制，提高工作人員保密意識，強化主體責(zé)任，規(guī)范數(shù)字檔案使用和儲存，界定各層次主管人員權(quán)限，做好查閱記錄，不斷改進(jìn)和更新信息安全技術(shù)。

（四）創(chuàng)新模式增強檔案服務(wù)職能。開發(fā)完善自然資源綜合檔案管理系統(tǒng)，與國土“一張圖”系統(tǒng)有機結(jié)合，將“數(shù)”（數(shù)字化檔案）、“圖”（GIS地圖）、“文”（文檔資料）三方信息通過坐標(biāo)點、檔號等關(guān)鍵信息關(guān)聯(lián)起來，利用圖形、圖像、文字的有機結(jié)合，實現(xiàn)自然資源“以圖查檔、以檔查圖”的雙向檢索、宗地檔案關(guān)聯(lián)檢索、回溯檢索。

自然資源檔案信息化的最主要目標(biāo)是實現(xiàn)檔案價值的最大化，發(fā)揮出自然資源檔案的信息共享和社會公共服務(wù)功能，滿足經(jīng)濟(jì)與社會發(fā)展的需要。根據(jù)新《檔案法》規(guī)定，要落實相應(yīng)的檔案開放政策，鑒定后逐步公開和開放檔案，加大檔案的開放力度，滿足公眾對檔案信息日益增長的需求。要加快館藏檔案信息化數(shù)字化進(jìn)程，逐步加大數(shù)字化工作力度，提高群眾查檔的滿意度，完善檔案查詢服務(wù)功能。要引進(jìn)新技術(shù)、新方法，利用新媒體向社會普及自然資源檔案知識，宣傳信息化檔案服務(wù)的相關(guān)內(nèi)容和使用方法,為廣大群眾提供便利。自然資源檔案管理信息化建設(shè)，不僅可大大提高檔案管理業(yè)務(wù)效率,也可有效提升檔案在網(wǎng)絡(luò)傳遞時的安全性,更好地發(fā)揮自然資源檔案的服務(wù)價值。