重慶市秘書從業(yè)人員現(xiàn)狀調(diào)查與分析

李科鳳

（重慶教育學(xué)院 物業(yè)管理系，重慶400067）

本次調(diào)查通過抽樣問卷和網(wǎng)絡(luò)問卷的方法，調(diào)查對(duì)象為重慶市黨政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體、國有企業(yè)和非公有制企業(yè)，共調(diào)查594家單位，其中非公有制企業(yè)424家，黨政機(jī)關(guān)47家，社會(huì)團(tuán)體5家，事業(yè)單位118家。此次調(diào)查顯示，設(shè)置秘書崗位的占521家，占總數(shù)的87．71%，其主要人員分布在行政辦公室、黨委辦公室、人力資源部門及相關(guān)的業(yè)務(wù)部門。秘書崗位仍然是許多單位部門必設(shè)的崗位之一，秘書崗位的地位在重慶市企事業(yè)單位中仍然具有舉足輕重的地位，但仍然存在一些問題需要解決。

一、重慶市秘書從業(yè)人員的現(xiàn)狀

經(jīng)過對(duì)問卷的綜合、歸納、分析，情況如下：

（一）秘書從業(yè)人員對(duì)秘書職業(yè)的認(rèn)識(shí)

1．地位：當(dāng)一份工作做就好，無所謂

“您認(rèn)為做好秘書有社會(huì)地位么？”有39．7%的人認(rèn)為秘書就是一份工作，當(dāng)作一份工作做就好，對(duì)于社會(huì)地位抱無所謂的態(tài)度，有26．8%的人認(rèn)為秘書接近領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)會(huì)多，晉升的機(jī)會(huì)就多。但有35．6%的秘書也擔(dān)憂正是與領(lǐng)導(dǎo)接觸的時(shí)間多，優(yōu)點(diǎn)缺點(diǎn)領(lǐng)導(dǎo)都看在眼里，晉升道路不一定順利。

2．苦惱：工作繁瑣，薪水低，壓力大

“您覺得秘書的薪水多少合理？”調(diào)查顯示，44．1%的秘書月薪 1001－2000 元；20．6%的秘書是2001－3000 元，70．4%的秘書認(rèn)為 2000－3000 元才是合理的報(bào)酬。59．9%的秘書認(rèn)為是繁瑣的事務(wù)性工作，秘書要在復(fù)雜而繁瑣的小事情間，處理協(xié)調(diào)各方面的關(guān)系，承受更多心理壓力。干的是管家活，拿的卻是“丫環(huán)”的錢。

3．前景：傾向做行政主管，有機(jī)會(huì)也跳槽

秘書工作因?yàn)榻佑|到業(yè)務(wù)的各個(gè)方面，在職業(yè)轉(zhuǎn)換中，特別是企事業(yè)單位的內(nèi)部換崗具有很好的優(yōu)勢(shì)。在“您認(rèn)為秘書將來的職位發(fā)展方向是什么”的問題中，選擇行政主管的比例最高，是38．5%；其次分別是經(jīng)理助理20．3%；人力資源經(jīng)理11．3%；部門經(jīng)理 11．3%；辦公室主任 8．6%。37．9%的人也認(rèn)為如果有機(jī)會(huì)也跳槽。

4．轉(zhuǎn)型：專業(yè)背景是基石，復(fù)合型知識(shí)結(jié)構(gòu)是前途

“您除了具有所學(xué)專業(yè)，還有什么知識(shí)背景？”有40．4%的人認(rèn)為好的秘書最好具備本行業(yè)的專業(yè)知識(shí)背景。有43．5%的秘書除了所學(xué)專業(yè)知識(shí)，還具備管理學(xué)、公共關(guān)系學(xué)、營(yíng)銷學(xué)等知識(shí)背景。這是以往的秘書從業(yè)人員所不具備的。以往的秘書只要形象氣質(zhì)好、組織協(xié)調(diào)能力強(qiáng)、能熟練使用電腦及各種辦公設(shè)備就行，而現(xiàn)在更強(qiáng)調(diào)業(yè)務(wù)背景，如生產(chǎn)部秘書職位要求有化工或理工科背景，還應(yīng)該具備營(yíng)銷學(xué)知識(shí)；公關(guān)部門秘書職位要求具備公共關(guān)系管理的基礎(chǔ)知識(shí)和一定的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)還應(yīng)該具備管理學(xué)知識(shí)。因此，這部分秘書從業(yè)人員轉(zhuǎn)型基礎(chǔ)必須具備復(fù)合型知識(shí)結(jié)構(gòu)與復(fù)合型能力結(jié)構(gòu)，前途才會(huì)更遠(yuǎn)大。

5．培訓(xùn)：還是一片空白，有興趣參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)

“有參加過秘書工作方面的培訓(xùn)么？”有45．9%的秘書從業(yè)人員坦言沒有參加過專業(yè)培訓(xùn)，大多都是摸著石頭過河，一邊工作一邊學(xué)習(xí)?！皩?duì)秘書提高素質(zhì)的培訓(xùn)有興趣么？”55．3%的秘書從業(yè)人員表示有興趣參加提高業(yè)務(wù)能力的培訓(xùn)，但這方面的培訓(xùn)還不多，跟不上需求。

（二）秘書從業(yè)人員現(xiàn)狀的基本特點(diǎn)

1．性別差異較大，明顯地有女性化趨勢(shì)。在重慶市秘書人員中，在黨政機(jī)關(guān)中的秘書從業(yè)人員中男性所占比例較大，男女性別比例懸殊大。在企事業(yè)單位女性秘書數(shù)量大，與未來秘書行業(yè)發(fā)展的男女比例適當(dāng)趨勢(shì)要求相關(guān)甚遠(yuǎn)。

2．年齡結(jié)構(gòu)年輕化。 35歲以下的秘書人員占59．3%，36－40 歲秘書人員占 15．9%，41－49 歲秘書人員占 9．3%，50歲以上的占 2．5%， 秘書人員中75．2%為40歲以下的中青年，比例適合秘書工作人員的年齡要求。

3．學(xué)歷結(jié)構(gòu)趨優(yōu)。全市?？埔陨厦貢?7%，其中本科，研究生占33．9%，高中以下學(xué)歷只占13%。從第一學(xué)歷看，具有?？埔陨蠈W(xué)歷的占36．2%。全市秘書隊(duì)伍學(xué)歷結(jié)構(gòu)逐步優(yōu)化，整體業(yè)務(wù)素質(zhì)不斷提高。

4．素質(zhì)結(jié)構(gòu)較高。全市秘書人員中中共黨員所占比例較大，黨團(tuán)員所比例占90%以上。黨政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位相當(dāng)部分秘書人員都獲得了秘書職業(yè)資格證書，整體素質(zhì)較高。企業(yè)秘書從業(yè)人員極少比例獲得秘書職業(yè)資格證書。

5．黨政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位秘書從業(yè)人員隊(duì)伍相對(duì)穩(wěn)定，企業(yè)秘書從業(yè)人員流動(dòng)性逐漸加強(qiáng)。從秘書隊(duì)伍的現(xiàn)狀來看，黨政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位秘書隊(duì)伍是進(jìn)少出少。 從事秘書工作5年以上的占78%，5年以下的只占22%，而且流動(dòng)逐年減少。 企業(yè)單位86%的秘書從業(yè)人員則希望有機(jī)會(huì)晉升或者尋找機(jī)會(huì)轉(zhuǎn)型。

二、重慶市秘書從業(yè)人員存在的問題

（一）秘書隊(duì)伍自身存在的問題

1．業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊，有非秘書專業(yè)傾向。目前，在崗秘書從業(yè)人員，從文化程度看，從初中，高中，大專，本科到研究生多層次均有，參差不齊。據(jù)調(diào)查，重慶市黨政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位的秘書人員大都是從基層単位或者是從教師中選拔的人才，這些人員或者是在寫作能力上，或者是在組織協(xié)調(diào)能力上比較突出，但因?yàn)榇蠖紱]有接受過系統(tǒng)的秘書理論教育，其知識(shí)結(jié)構(gòu)和能力素質(zhì)往往表現(xiàn)出種種不適應(yīng)，不是法律，經(jīng)濟(jì)等方面的知識(shí)欠缺，就是運(yùn)用現(xiàn)代管理知識(shí)和現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)處理信息的能力不足。從知識(shí)結(jié)構(gòu)看，企業(yè)單位秘書從業(yè)人員雜家多，專家少，缺乏相應(yīng)的專業(yè)水平。許多單位招聘或選用秘書人員，并不是非秘書專業(yè)不可，他們看重是否具有良好的文字運(yùn)用能力、組織協(xié)調(diào)社交能力和辦公室事務(wù)能力。76%是非秘書專業(yè)出身，53%不具備秘書資格證書。這些非秘書專業(yè)畢業(yè)從事秘書工作的從業(yè)人員，雖然了解熟悉本單位、部門的業(yè)務(wù)，但缺乏秘書專業(yè)訓(xùn)練，適應(yīng)秘書崗位需要較長(zhǎng)的時(shí)間。而且秘書繼續(xù)教育跟不上，沒有專門的培訓(xùn)機(jī)構(gòu)、培訓(xùn)教材和師資，沒有比較完善的專門培訓(xùn)體制，也是影響秘書人員業(yè)務(wù)素質(zhì)提高的重要原因之一。

2．實(shí)踐能力不足。在秘書人員中，有基層工作經(jīng)驗(yàn)或領(lǐng)導(dǎo)崗位經(jīng)歷的秘書人員所占比例較小，絕大多數(shù)沒有在基層工作或鍛煉過，大多數(shù)是直接從學(xué)校畢業(yè)上崗的，加之缺少在基層鍛煉的機(jī)會(huì)，大多數(shù)秘書人員擔(dān)任管理者或領(lǐng)導(dǎo)者能力不足。目前，在秘書隊(duì)伍中既具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，又具有較強(qiáng)的綜合協(xié)調(diào)，管理創(chuàng)新能力，既具有秘書才能，又具有現(xiàn)代領(lǐng)導(dǎo)才能的復(fù)合型，高素質(zhì)秘書人才相當(dāng)缺乏，這與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和現(xiàn)代行政管理對(duì)秘書人才的要求極不相適應(yīng)。

3．競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)不強(qiáng)。社會(huì)發(fā)展要求秘書人員樹立強(qiáng)烈的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，然而在實(shí)際工作中，秘書的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)出現(xiàn)了不同程度的淡化。一方面，是社會(huì)上對(duì)秘書工作存在偏見，有些人習(xí)慣將秘書的職業(yè)角色定位為舞文弄墨的“吹鼓手”，有的甚至把某些領(lǐng)導(dǎo)出了問題的責(zé)任推到秘書身上，以致秘書的公眾形象欠佳，秘書職業(yè)缺乏應(yīng)有的吸引力，進(jìn)而直接影響了秘書人員競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)的確立；另一方面，秘書職位的卑微與領(lǐng)導(dǎo)地位的權(quán)威形成鮮明對(duì)比，使一些心理素質(zhì)較差的秘書容易滋生自卑心理，造成工作上缺少動(dòng)力和熱情，瞻前顧后，缺乏信心；再者，秘書時(shí)常處于被領(lǐng)導(dǎo)，被支配的從屬地位，很少有獨(dú)立自主大膽的開展工作的舞臺(tái)，導(dǎo)致自主意識(shí)淡化，依附心理增強(qiáng)。

（二）客觀環(huán)境方面存在的問題

1．評(píng)價(jià)機(jī)制不佳。長(zhǎng)期以來，在評(píng)價(jià)秘書時(shí)，沒有將秘書與其他行政干部相區(qū)別，忽視了秘書工作的特殊性。對(duì)秘書人員的評(píng)價(jià)往往由其服務(wù)對(duì)象的個(gè)人印象和好惡決定，存在著很大隨意性。 這種評(píng)價(jià)方式帶來的直接后果是秘書的工作積極性遭到挫傷，以致有人感嘆：今生錯(cuò)當(dāng)秘書，來世不做嫁衣。

2．激勵(lì)機(jī)制不活。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，秘書工作人員落入低收入階層，盡管他們?cè)诠ぷ髦锌复罅?，挑重?fù)?dān)，任勞任怨，但得到的報(bào)酬與他們付出的勞動(dòng)代價(jià)卻落差很大。 由于秘書職業(yè)資格證書普及不足，在評(píng)價(jià)秘書工作績(jī)效時(shí)，往往忽視秘書工作的特殊性，尤其文字秘書人員工作實(shí)績(jī)的隱形性得不到認(rèn)可，加之激勵(lì)機(jī)制不活，得失反差明顯。

3．環(huán)境待遇不好。無論是工作環(huán)境，還是政治、經(jīng)濟(jì)待遇，以至家庭后顧之憂的解決，由于市場(chǎng)化、感情化的因素增多，秘書人員的許多實(shí)際問題不可能都依靠領(lǐng)導(dǎo)、単位解決，往往是“埋頭苦干”地搞，不如“東奔西走”的跑，由此產(chǎn)生了心理不平衡。

（三）國家秘書職業(yè)資格證書的普及和認(rèn)可不容樂觀

調(diào)查顯示，黨政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位相當(dāng)部分秘書人員獲得了秘書職業(yè)資格證書，整體素質(zhì)較高；企業(yè)秘書從業(yè)人員79%的比例未獲得秘書職業(yè)資格證書，秘書職業(yè)資格證書的普及不容樂觀。

秘書職業(yè)資格制度是國家對(duì)秘書職業(yè)實(shí)行的一種法定的職業(yè)許可制度。秘書職業(yè)資格一經(jīng)取得，在全國范圍內(nèi)不受地域，時(shí)間的限制，具有普遍適用的效力，非依法律規(guī)定不得喪失和撤銷。秘書工作是一項(xiàng)技術(shù)性、專業(yè)性很強(qiáng)的工作，其技術(shù)性、專業(yè)性的特點(diǎn)日益被人們所認(rèn)識(shí)。比如公文寫作，計(jì)算機(jī)的操作與運(yùn)用等，既有規(guī)范性、格式化的要求，又要發(fā)揮個(gè)人的聰明才智，一般工作人員難以勝任。但目前，高素質(zhì)的秘書人才在一些地方和単位相當(dāng)缺乏，秘書隊(duì)伍建設(shè)的現(xiàn)狀與社會(huì)對(duì)秘書隊(duì)伍的要求存在較大差距。秘書工作職業(yè)化是當(dāng)前國際秘書工作的特點(diǎn)之一，在一些發(fā)達(dá)國家，秘書工作已成為一種社會(huì)職業(yè)，與醫(yī)生，教員，律師一樣是很受人們重視和尊敬的。 而在我國，秘書工作還是一種沒有被大眾承認(rèn)的職業(yè)，人們對(duì)部分秘書人員的尊敬，不是因?yàn)閷?duì)那種職業(yè)的尊敬，而是對(duì)秘書所處位置的尊敬。作為服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)及領(lǐng)導(dǎo)集團(tuán)的秘書隊(duì)伍，其工作方法，思維方式及政策制度等也必須與國際接軌，實(shí)現(xiàn)接軌的基本途徑就是實(shí)現(xiàn)秘書職業(yè)化，以及為此建立的秘書職業(yè)資格制度來督促秘書從業(yè)人員整體素質(zhì)的提高。

因此，要提高秘書隊(duì)伍的整體素質(zhì)，充分調(diào)動(dòng)秘書工作人員的積極性，促使秘書隊(duì)伍的管理與建設(shè)走上規(guī)范化軌道，必須以國家法律形式，實(shí)行秘書職業(yè)資格制度，這對(duì)我國秘書隊(duì)伍的管理與建設(shè)必將產(chǎn)生積極的作用和深遠(yuǎn)的影響。實(shí)施秘書職業(yè)資格制度后，要獲得相應(yīng)的秘書資格，就必須通過相應(yīng)的考試，考核后才能錄用，否則，就會(huì)被淘汰。單位在招聘秘書從業(yè)人員時(shí)應(yīng)該優(yōu)先考慮持有秘書資格證書的人員。只有這樣才能有利于提高秘書人員的綜合素質(zhì)和工作水平。

參考資料：

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