論工程總承包的聲像檔案管理

呂 潔，劉 鈞

(1. 西北電力設(shè)計(jì)院，陜西 西安 710075；2. 中國電力工程顧問集團(tuán)公司，北京 100120)

論工程總承包的聲像檔案管理

呂 潔，劉 鈞

(1. 西北電力設(shè)計(jì)院，陜西 西安 710075；2. 中國電力工程顧問集團(tuán)公司，北京 100120)

在總承包檔案管理中，聲像檔案是一項(xiàng)重要內(nèi)容。由于種種原因，總承包的聲像檔案管理沒有得到足夠的重視，存在一些問題。本文從總承包現(xiàn)場管理的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)入手，分析了應(yīng)該加強(qiáng)總承包的聲像檔案管理的原因，提出了應(yīng)采取的措施和方法。

總承包；聲像檔案；管理。

聲像檔案作為檔案的一種特殊載體，能夠真實(shí)、形象、生動(dòng)地再現(xiàn)項(xiàng)目工程建設(shè)進(jìn)程中的原始面貌,反映項(xiàng)目工程發(fā)展演變的整個(gè)過程?？偝邪鼨n案中的聲像檔案是指在工程建設(shè)及管理工作中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的、有價(jià)值的原始聲像材料。它比文字材料更直觀、更真實(shí)，在工程建設(shè)中有著文字材料無法替代的作用，是總承包檔案的重要組成部分，對(duì)工程建設(shè)及管理有著十分重要的意義。

1 聲像檔案在總承包檔案管理中的作用

⑴ 聲像檔案可以檢驗(yàn)安裝工藝的規(guī)范性。

工程質(zhì)量的驗(yàn)收不僅要留下文字材料的依據(jù)，還應(yīng)留下照片、錄像、錄音等原始資料。特別是隱蔽工程的驗(yàn)收。如建筑工程的鋼筋工程、管道接口的焊縫、地下結(jié)構(gòu)的防水處理以及工藝設(shè)備安裝前的內(nèi)部驗(yàn)收等等。通過聲像檔案可以形象、真實(shí)的檢查隱蔽工程的驗(yàn)收是否合格，是否存在潛在的問題，是否符合驗(yàn)評(píng)標(biāo)準(zhǔn)等。

⑵ 聲像檔案可以對(duì)先進(jìn)的施工方案、施工工藝進(jìn)行形象的交流。

聲像檔案是促進(jìn)先進(jìn)的施工方案、施工工藝與工程建設(shè)相結(jié)合的中間環(huán)節(jié)，是科技儲(chǔ)備的一種方式，具有可擴(kuò)散性。通過對(duì)聲像檔案內(nèi)容的挖掘，可以更加形象的交流、探討，摸索出最佳工藝方案，從而使新工藝、新方案得到廣泛推廣，減少很多重復(fù)勞動(dòng)，極大地節(jié)約時(shí)間和人力資源，保證了質(zhì)量和速度。

⑶ 聲像檔案可以不斷優(yōu)化工程項(xiàng)目的整體方案，調(diào)整今后的工程概算。

聲像檔案本身就是客觀事物的真實(shí)再現(xiàn)。一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目或一個(gè)單位工程，可用多種不同的施工工藝和設(shè)計(jì)方案，在滿足使用功能的前提下，利用完整翔實(shí)的工程影像，直觀的進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計(jì)、方案比較、技術(shù)經(jīng)濟(jì)分析，選用先進(jìn)適用，經(jīng)濟(jì)合理、安全可靠的技術(shù)方法，通過聲像檔案的開發(fā)利用，不僅能使項(xiàng)目建設(shè)縮短工期，節(jié)省現(xiàn)時(shí)投資，而且能降低今后其他工程的建設(shè)成本和經(jīng)營費(fèi)用。

⑷ 聲像檔案可以為設(shè)備缺陷的糾紛、人身、設(shè)備事故的處理提供依據(jù)。

隨著企業(yè)法律事務(wù)逐漸增多，檔案的憑證作用也越來越凸現(xiàn)，聲像檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性。原始記錄性賦予了聲像檔案在工程建設(shè)、管理中的歷史憑證作用和解決糾紛的法律證據(jù)的權(quán)威作用。企業(yè)在法律訴訟過程中，通過錄像、照片檔案可以分清責(zé)任，減少企業(yè)及當(dāng)事人不必要的麻煩。掌握有充分的答辯依據(jù)，為防止敗訴提供有力保障。從而為企業(yè)贏得可觀的經(jīng)濟(jì)效益。

⑸ 聲像檔案可以對(duì)項(xiàng)目評(píng)優(yōu)提供素材。

聲像資料是文件材料的補(bǔ)充和完善，是文件材料的有力佐證。項(xiàng)目評(píng)優(yōu)要求提供的影像資料是必要條件之一。成果申報(bào)、鑒定、申批及成果推廣應(yīng)用都需要影像檔案，在項(xiàng)目評(píng)優(yōu)過程中，考評(píng)組在檢查文件材料的同時(shí)，必須檢查最原始的影像資料，缺一不可。項(xiàng)目評(píng)優(yōu)單位往往因缺某一重要的影像資料而失去了評(píng)優(yōu)機(jī)會(huì)。由此可見聲像檔案對(duì)項(xiàng)目評(píng)優(yōu)的作用之大。

2 目前聲像檔案存在的問題和難點(diǎn)

近年來，以設(shè)計(jì)為龍頭的總承包項(xiàng)目不斷增加，工程總承包單位在竣工文件檔案管理上也積累了不少經(jīng)驗(yàn)，但是，工程總承包聲像檔案管理卻普遍嚴(yán)重滯后，沒有得到各方的重視，影響了總承包檔案業(yè)務(wù)的健康、快速發(fā)展。

⑴ 對(duì)工程總承包聲像檔案管理認(rèn)識(shí)不足，管理工作無序。

檔案人員對(duì)工程總承包聲像檔案的形成規(guī)律、歸檔范圍、案卷整理要求等問題心中無底。檔案部門雖然想把工程總承包聲像檔案管理起來，卻不知道如何開展工作，心有余而力不足。不少分包商沒有將聲像檔案的管理納入工程檔案管理中，認(rèn)為只要文件材料收集齊全、完整準(zhǔn)確就可以進(jìn)行竣工移交，造成很多單位工程沒有影像資料或者影像資料不齊全，從而造成無法彌補(bǔ)的缺憾。

⑵ 工程總承包聲像檔案管理標(biāo)準(zhǔn)缺失、滯后。

聲像檔案管理是工程總承包檔案管理面臨的一個(gè)新課題，沒有系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)可遵循，僅僅可以參照的就是GB/T11821-2002《照片檔案管理規(guī)范》和DLGJ155-2000《電力工程勘測聲像檔案管理辦法》，而這兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)只是一個(gè)指導(dǎo)性綱領(lǐng)文件，對(duì)總承包聲像檔案的歸檔范圍、歸檔要求、整理標(biāo)準(zhǔn)，目前還沒有出臺(tái)細(xì)則。管理制度的不健全，使得許多分包商的聲像檔案沒有集中統(tǒng)一管理，有的分包商雖有管理制度，但落實(shí)不夠，缺乏有效的保障措施，存在各自為政、各行其是的局面。

⑶ 檔案意識(shí)不強(qiáng)，聲像檔案難以及時(shí)歸檔。

首先是在各項(xiàng)工程項(xiàng)目建設(shè)過程中，沒有設(shè)置專人負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。拍攝人員往往是兼職較多，造成了職責(zé)分工不明確，拍攝缺乏計(jì)劃性。其次是拍攝人員不是專業(yè)技術(shù)人員會(huì)影響到拍攝內(nèi)容不齊全、不完美，總包單位對(duì)分包單位的聲像資料收集上更是難以控制。由于聲像檔案有較強(qiáng)的時(shí)效性和特殊的歸檔要求，不及時(shí)歸檔，檔案部門對(duì)拍攝時(shí)間、內(nèi)容及照片數(shù)量不好掌握，工作往往處于被動(dòng)。其原因是檔案意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)聲像檔案管理缺乏重視。沒有全局和長遠(yuǎn)的觀念，嚴(yán)重影響聲像檔案的開發(fā)利用。

3 加強(qiáng)聲像檔案管理工作的對(duì)策和建議

3.1 把聲像檔案工作納入項(xiàng)目檔案管理之中

聲像檔案是總承包檔案不可缺少的組成部分，必須遵循集中統(tǒng)一管理的原則。為保證聲像檔案完整準(zhǔn)確和有效利用，必須將聲像檔案的形成、積累、收集、整理和歸檔工作，納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍及崗位責(zé)任制。堅(jiān)持聲像檔案與紙質(zhì)檔案同步，采取兩手抓的方法，不能只重視紙質(zhì)檔案而偏廢聲像檔案，要對(duì)聲像檔案工作予以足夠重視，在做好紙介質(zhì)檔案歸檔的同時(shí)做好聲像檔案歸檔工作。工程的開工就意味著檔案工作啟動(dòng)，人員、設(shè)施、制度要到位；工程建設(shè)過程中，注重聲像檔案的形成積累、收集、整理；工程竣工時(shí)聲像檔案只需短時(shí)間稍加整編就可移交歸檔。

3.2 建立健全照片檔案管理制度

總承包檔案部門應(yīng)建立嚴(yán)格的管理制度，強(qiáng)化規(guī)范管理，要讓每個(gè)分包商充分認(rèn)識(shí)到工程聲像檔案是竣工技術(shù)檔案中重要的組成部分。制定詳細(xì)的符合總包實(shí)際情況的聲像檔案管理辦法，明確聲像檔案的歸檔內(nèi)容、時(shí)間、方法和要求，保證收集渠道暢通，防止分散流失，杜絕歸為已有。對(duì)聲像檔案的日常保管、借閱、利用做出明確的規(guī)定，做到有章可循，以確保聲像檔案歸檔的數(shù)量全、質(zhì)量高。

⑴聲像資料工作程序的要求：

①各分包商工程部的年、季、月度施工計(jì)劃應(yīng)按時(shí)發(fā)放到拍攝人員手中、拍攝人員必須熟知工程進(jìn)度計(jì)劃和工程項(xiàng)目及設(shè)備名稱。

②各分包商辦公室應(yīng)將有關(guān)會(huì)議召開的地點(diǎn)、內(nèi)容及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察提前通知拍攝人員。

③拍攝人員應(yīng)經(jīng)常深入施工現(xiàn)場捕捉工程施工新鏡頭，特別是應(yīng)與分包商負(fù)責(zé)人取得聯(lián)系，有針對(duì)性地對(duì)工程項(xiàng)目進(jìn)行全方位跟蹤。

④拍攝人員應(yīng)掌握主要施工工藝發(fā)展動(dòng)態(tài)，及時(shí)拍攝施工中的新技術(shù)新工藝及先進(jìn)施工機(jī)械，先進(jìn)施工方法在工程中的表現(xiàn)，要突出反映施工的特點(diǎn)。

⑤拍攝人員要拍攝出主體明確, 內(nèi)容連貫簡潔，影像清晰,畫面完整,未加修飾剪裁的原始聲像資料。

⑵聲像資料的歸檔時(shí)間：

在項(xiàng)目正式通過竣工驗(yàn)收后45天內(nèi)，與紙質(zhì)檔案同步向生產(chǎn)使用單位辦理移交。凡分期(機(jī)組)的項(xiàng)目，應(yīng)在每期(機(jī)組)正式通過竣工驗(yàn)收后辦理檔案移交。

⑶聲像資料歸檔的內(nèi)容：

①工程前期準(zhǔn)備：工程立項(xiàng)后國家有關(guān)批示文件及首批人員進(jìn)點(diǎn)；征地工作完成后拍攝原始地貌全景；開工典禮奠基儀式；施工現(xiàn)場五通一平及臨建搭設(shè)②土建施工：基礎(chǔ)鉆探工作；基礎(chǔ)開挖及處理；工程開工(主廠房澆灌第一方混凝土)；鋼筋驗(yàn)收過程、焊接過程；主廠房吊裝施工；煙囪施工；水塔施工；汽輪機(jī)基礎(chǔ)施工；卸煤溝及輸煤系統(tǒng)施工③汽輪機(jī)安裝施工④鍋爐安裝施工⑤電氣安裝施工⑥熱控裝置安裝⑦焊接施工⑧保溫施工。另外各類大型重要會(huì)議及省部級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察；機(jī)組啟動(dòng)驗(yàn)收；以及竣工后的電廠全景；主廠房全景；鍋爐全景等等都必須拍攝歸檔。重要會(huì)議的錄音、錄像，領(lǐng)導(dǎo)現(xiàn)場指示及分部試運(yùn)行、項(xiàng)目投入商業(yè)運(yùn)行的命令等資料。

⑷聲像檔案(主要指照片檔案)的整理和立卷：

①應(yīng)遵循其自然形成規(guī)律，保持照片材料之間的有機(jī)聯(lián)系，按項(xiàng)目劃分表中單位工程的先后順序進(jìn)行系統(tǒng)的整理、排列和分類，便于保管和利用；每個(gè)單位工程必須拍攝不少于六張的典型照片，大型單位工程必須拍攝不少于二十張的典型照片。

②對(duì)照片檔案應(yīng)按安全、質(zhì)量、領(lǐng)導(dǎo)視察、業(yè)務(wù)交流、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、土建施工、鍋爐安裝、汽機(jī)安裝等等進(jìn)行分類，同時(shí)應(yīng)用文字標(biāo)明照片檔案的名稱、對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、中心內(nèi)容、背景、攝影者以及互見號(hào)等等。對(duì)照片檔案的文字說明不得超過200字。歸檔時(shí)應(yīng)將原始的資料(包括數(shù)碼照片電子版)和成品同時(shí)歸檔。

③對(duì)照片檔案的整理要有封皮、卷內(nèi)檔案目錄和備考表，并對(duì)每份資料編寫頁碼。

⑸聲像檔案(主要指照片檔案)的檔號(hào)要求：

①土建按照xxxx-804x-Zxxx。其中前四位xxxx代表機(jī)組；804代表土建專業(yè)；x代表土建各個(gè)系統(tǒng)；Z代表照片；后三位xxx是案卷序列號(hào)。各分包單位按照移交檔案的先后順序排列流水號(hào)。

②安裝按照xxxx-805x-Zxxx。其中前四位xxxx代表機(jī)組；805代表安裝專業(yè), x代表安裝各個(gè)專業(yè)；Z代表照片，后三位xxx是案卷序列號(hào)。各分包單位按照移交檔案的先后順序排列流水號(hào)。

③同一個(gè)單位工程或同一個(gè)系統(tǒng)的工程由兩個(gè)或以上分包單位共同施工的，若每個(gè)分包單位照片數(shù)量不足以裝滿一個(gè)照片冊(cè)，可以共用一個(gè)照片檔號(hào)。

3.3 提高人員素質(zhì)

必須結(jié)合檔案工作的實(shí)際，從提高認(rèn)識(shí)入手，切實(shí)強(qiáng)化對(duì)聲像檔案重要性的宣傳教育。要抱著對(duì)工程項(xiàng)目高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，站在全局利益和長遠(yuǎn)利益看待這一問題，并且將這項(xiàng)工作納入項(xiàng)目檔案管理工作之中，提供必要的物質(zhì)支持。

全體員工要有針對(duì)性地學(xué)習(xí)聲像檔案管理制度，使大家支持聲像檔案工作，積極參與到聲像檔案的收集和歸檔工作中來。專兼職人員和檔案人員要有強(qiáng)烈的責(zé)任感和使命感，做到眼勤、手勤、嘴勤，平時(shí)與總包工程部多溝通，及時(shí)了解施工過程中的重大節(jié)點(diǎn)、重大活動(dòng)，對(duì)工程進(jìn)行全過程的跟蹤，以確?？⒐ぢ曄駲n案的完整、齊全。

另外要注重拍攝人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，全面加強(qiáng)對(duì)攝錄人員、聲像檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)和技能的培訓(xùn)，為提高聲像檔案的質(zhì)量、做好保管工作奠定良好的基礎(chǔ)。

總之，總承包檔案中的聲像檔案與紙制檔案是相輔相成的，要反映工程建設(shè)的全過程，不僅要有高質(zhì)量的紙制檔案，還應(yīng)配有高清晰度的、真實(shí)的聲像檔案。它能在豐富工程檔案的同時(shí)，可使其內(nèi)容更加形象化。因此，聲像檔案的形成必須貫穿于整個(gè)工程建設(shè)的全過程，加強(qiáng)總承包聲像檔案的管理工作刻不容緩。

Discussion on the EPC Audio-visual Archives Management

LV Jie1, LIU Jun2
(1. Northwest Electric Power Design Institute, Xi’an 710075, China; 2. China Power Engineering Consulting Group Corporation, Beijing 100120, China)

Audio-visual archives is an important content of EPC(Engineering, Procurement and Construction) archives management. For various reasons, the audio-visual archives management is always neglected in EPC archives management system, and still has some problems to resolve. In this discussion, according to the actual experience of the EPC site management, some reasons were concluded of strengthening EPC audio-visual archives management, and some measures and methods was proposed to resolve these problems.

EPC; audio-visual archives; management.

G275

C

1671-9913(2010)06-0077-04

2010-10-14

呂潔(1967-)，女，陜西西安人，副研究館員。