數(shù)據(jù)分析在管理評(píng)審過程中的應(yīng)用

孫鳳云

（天津二十冶電裝分公司，天津300000）

數(shù)據(jù)是質(zhì)量控制的基礎(chǔ)，是質(zhì)量管理的科學(xué)依據(jù)，是質(zhì)量管理的中心。美國(guó)著名的Malcolm Baldrige獎(jiǎng)的評(píng)定規(guī)則中對(duì)數(shù)據(jù)的有效使用提出了具體要求。而日本戴明質(zhì)量獎(jiǎng)在事實(shí)基礎(chǔ)上建立的評(píng)獎(jiǎng)體系，十分強(qiáng)調(diào)通過統(tǒng)計(jì)技術(shù)的應(yīng)用發(fā)揮數(shù)據(jù)的作用。在中國(guó)的QC活動(dòng)中也重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)使用統(tǒng)計(jì)技術(shù)。目前，數(shù)據(jù)在三位一體管理體系的監(jiān)視與測(cè)量中也有著其特有的作用，ISO9001：2000模型在8測(cè)量、分析和改進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)中，對(duì)數(shù)據(jù)的適用提出了明確的要求，期望組織在策劃并實(shí)施證實(shí)產(chǎn)品的符合性及持續(xù)改進(jìn)質(zhì)量管理體系的有效性的過程中科學(xué)使用數(shù)據(jù)。

1 概述

1.1 數(shù)據(jù)分析的作用

數(shù)據(jù)分析就是將收集的工程數(shù)據(jù)進(jìn)行整理，經(jīng)過統(tǒng)計(jì)分析，找出規(guī)律，推斷生產(chǎn)工序中及產(chǎn)品質(zhì)量問題，進(jìn)一步分析產(chǎn)生問題的原因，以便采取相應(yīng)的對(duì)策與措施，使工程質(zhì)量處于受控狀態(tài)。工程質(zhì)量的統(tǒng)計(jì)推斷流程如圖1：

圖1

當(dāng)生產(chǎn)處于穩(wěn)定時(shí)，質(zhì)量數(shù)據(jù)的特征值具有二重性，即數(shù)據(jù)的波動(dòng)性與統(tǒng)計(jì)規(guī)律性。正常條件下，質(zhì)量數(shù)據(jù)在平均值附近波動(dòng)，一般呈現(xiàn)正態(tài)分布。質(zhì)量數(shù)據(jù)的總體即母體，是所研究對(duì)象的全體。樣本又稱子樣，是從總體中抽取的部分個(gè)體。被抽中的個(gè)體稱為樣品。通過分析樣本特征就可推斷總體質(zhì)量的特征。

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1.2 數(shù)據(jù)及其分析在管理評(píng)審過程中的重要性

鑒于數(shù)據(jù)的性質(zhì)，同樣可以把數(shù)據(jù)及其統(tǒng)計(jì)技術(shù)應(yīng)用于管理體系的過程評(píng)審中，管理評(píng)審是三位一體管理體系即GB/T19000質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)、GB/T24000環(huán)境管理體系及GB/T28001職業(yè)健康安全管理體系中最重要的一個(gè)過程，是實(shí)現(xiàn)持續(xù)改進(jìn)最關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。

管理評(píng)審過程是一個(gè)輸入輸出的過程，管理評(píng)審的輸入過程包括：審核結(jié)果、顧客反饋意見、過程的業(yè)績(jī)和產(chǎn)品的符合性、預(yù)防和糾正措施的狀況、以往管理評(píng)審的跟蹤措施、可能影響質(zhì)量管理體系的變更及改進(jìn)建議等過程，這一評(píng)審過程如同產(chǎn)品生產(chǎn)過程，在這一過程中，能進(jìn)行有規(guī)則的數(shù)據(jù)采集，從而可以正確地使用數(shù)據(jù)及其統(tǒng)計(jì)技術(shù)進(jìn)行監(jiān)視和測(cè)量，評(píng)價(jià)管理體系的有效性及適宜性，正確識(shí)別可以實(shí)現(xiàn)改進(jìn)的范圍及優(yōu)先改進(jìn)的區(qū)域，準(zhǔn)確評(píng)價(jià)組織的管理評(píng)審業(yè)績(jī)。以圖表的形式反映管理評(píng)審數(shù)據(jù)的內(nèi)在規(guī)律，使管理者對(duì)管理評(píng)審過程的結(jié)果及管理過程本身的穩(wěn)定程度一目了然，讓管理者很快找出問題，輸出正確的結(jié)果。由此可見，正確地收集數(shù)據(jù)并科學(xué)地進(jìn)行統(tǒng)計(jì)是評(píng)價(jià)管理評(píng)審過程業(yè)績(jī)的重要手段和工具。

管理評(píng)審過程要求最高管理者應(yīng)按策劃的時(shí)間間隔評(píng)審管理體系，這樣就可以定時(shí)對(duì)管理體系的運(yùn)行記錄進(jìn)行不斷的樣本采集。

2 管理評(píng)審過程的數(shù)據(jù)采樣及分析

在管理評(píng)審過程的輸入與輸出中，組織采集到各種數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)的特征符合統(tǒng)計(jì)技術(shù)所用數(shù)據(jù)的性質(zhì)，因此從數(shù)據(jù)能推斷出體系運(yùn)行的情況，數(shù)據(jù)具體應(yīng)用如下。

2.1 不合格項(xiàng)的統(tǒng)計(jì)與分析

在一定運(yùn)行范圍內(nèi)，以一定時(shí)間間隔為周期，按職能要素進(jìn)行全樣檢查，查出的不合項(xiàng)，分別選擇利用調(diào)查表、分層法、排列圖及因果圖等統(tǒng)計(jì)技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，找出體系運(yùn)行不合項(xiàng)發(fā)生的原因，制定糾正措施，提出改進(jìn)意見，完善管理體系。

2.2 利用控制圖進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析

按全數(shù)檢查結(jié)果計(jì)算某類體系運(yùn)行記錄的合格率，按時(shí)間順序繪制控制圖，產(chǎn)品合格率以UCL（100%）、CL（97%）、LCL（94%）界定的P圖分布情況推斷生產(chǎn)工序（體系過程）的穩(wěn)定狀態(tài)，判斷體系的適宜性、充分性和有效性。

首先確定一抽查運(yùn)行記錄的范圍——在范圍內(nèi)采集運(yùn)行記錄數(shù)據(jù)——計(jì)算合格率百分比——繪出UCL、CL、LCL線——繪制控制圖——按數(shù)據(jù)分布的圖形評(píng)定體系的穩(wěn)定情況（數(shù)據(jù)落在控制界限內(nèi)的即可判斷為體系穩(wěn)定）。

3 應(yīng)用實(shí)例

某建筑公司對(duì)41個(gè)職能要素按26個(gè)程序文件分配給10管理部門。在體系運(yùn)行中有28個(gè)項(xiàng)目運(yùn)行體系。在進(jìn)行體系測(cè)量時(shí)全數(shù)檢查得出29項(xiàng)不合格，對(duì)29項(xiàng)不合格進(jìn)行了分析。

3.1 不合格報(bào)告中所占比重結(jié)果（歸類統(tǒng)計(jì)）如下：

檢驗(yàn)、測(cè)量和試驗(yàn)設(shè)備管理和分包方管理不合格項(xiàng)各占4項(xiàng)，分別占不合格項(xiàng)總數(shù)的13.8%。

管理方案控制占3項(xiàng)，占不合格項(xiàng)總數(shù)的10.3%。

記錄控制、消防管理和施工安全管理各占2項(xiàng)，分別占不合格項(xiàng)總數(shù)的6.9%。

應(yīng)急準(zhǔn)備和響應(yīng)控制、產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)策劃、環(huán)境因素識(shí)別、評(píng)價(jià)和更新管理、固體廢棄物管理、檢驗(yàn)和試驗(yàn)管理、機(jī)械設(shè)備管理、目標(biāo)管理、工程承包合同評(píng)審、物資管理、人力資源管理、施工過程管理、顧客滿意管理上各占1項(xiàng)，分別占不合格項(xiàng)總數(shù)的3.5%。

3.2 存在問題的主要原因：

個(gè)別項(xiàng)目經(jīng)理部、部門對(duì)體系文件學(xué)習(xí)不夠。有些管理人員對(duì)公司管理體系文件的要求沒吃透，不能及時(shí)做好管理運(yùn)行記錄。

在填寫體系運(yùn)行記錄方面，項(xiàng)目經(jīng)理部存在沒有針對(duì)本工程項(xiàng)目的實(shí)際情況，照搬硬套公司的管理體系運(yùn)行記錄范本，使體系運(yùn)行記錄的填寫內(nèi)容與施工現(xiàn)場(chǎng)情況有脫節(jié)現(xiàn)象，沒有真正達(dá)到程序文件所要求的目的，填寫不認(rèn)真。

在管理方案控制要求方面，存在著未能按要求制定管理方案或制定了管理方案卻沒按管理方案去實(shí)施，使重大風(fēng)險(xiǎn)和重要環(huán)境因素控制上沒有很好的達(dá)到目標(biāo)指標(biāo)要求。

在環(huán)境管理方面，施工現(xiàn)場(chǎng)對(duì)固體廢棄物的分類、標(biāo)識(shí)、處置和回收管理上仍有不到位現(xiàn)象。對(duì)環(huán)境因素的識(shí)別、評(píng)價(jià)沒有正確分析和理解，照搬公司指導(dǎo)文件。

現(xiàn)場(chǎng)材料標(biāo)識(shí)不完善，部分計(jì)量器具沒有按類別粘貼標(biāo)識(shí)。

在分包管理問題上，項(xiàng)目部和公司主管部門對(duì)這項(xiàng)工作的控制管理不到位，分包評(píng)審不規(guī)范、評(píng)審資料不全。有些項(xiàng)目經(jīng)理部對(duì)經(jīng)評(píng)審合格的分包方未向相關(guān)部門和施工單位進(jìn)行交底等問題。

3.3 改進(jìn)建議與要求

各部門、項(xiàng)目經(jīng)理部都要進(jìn)一步學(xué)習(xí)公司管理體系文件，熟悉體系文件的具體內(nèi)容和實(shí)施要求，公司各有關(guān)部門進(jìn)一步做好日常對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理部對(duì)口專業(yè)管理業(yè)務(wù)和體系運(yùn)行的檢查、指導(dǎo)和服務(wù)工作。

要進(jìn)一步做好信息的傳遞和溝通工作，上報(bào)或橫向傳遞的信息（管理記錄）應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確。

要加強(qiáng)工程分包方、勞務(wù)分包、設(shè)備租賃分包和物資供方的評(píng)審及選擇和分包方的資質(zhì)、業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)、分包合同的資料收集工作，并做好在日常施工生產(chǎn)過程中的監(jiān)督管理工作。

加強(qiáng)體系運(yùn)行控制,落實(shí)管理方案,消除或降低職業(yè)健康安全風(fēng)險(xiǎn)和對(duì)重要環(huán)境因素進(jìn)行有效控制。

4 在體系管理中應(yīng)大力推廣統(tǒng)計(jì)技術(shù)

在管理評(píng)審中應(yīng)采用利用排列圖，魚刺圖進(jìn)行審核結(jié)果的分析；利用調(diào)查表進(jìn)行顧客反饋意見的收集；利用調(diào)查表、分層法、因果法及控制圖進(jìn)行過程的業(yè)績(jī)的測(cè)量；利用調(diào)查表對(duì)預(yù)防和糾正措施的狀況進(jìn)行分析；利用調(diào)查表對(duì)以往管理評(píng)審的跟蹤措施的調(diào)查；利用調(diào)查表統(tǒng)計(jì)可能影響質(zhì)量管理體系的變更；對(duì)改進(jìn)的意見利用調(diào)查表進(jìn)行分析。管理評(píng)審過程中應(yīng)大力推廣統(tǒng)計(jì)技術(shù)的應(yīng)用，利用統(tǒng)計(jì)技術(shù)幫助組織進(jìn)行測(cè)量、表述、分析體系運(yùn)行期內(nèi)各個(gè)階段客觀存在的變異即不合格；通過對(duì)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)分析能更好地理解不合格的性質(zhì)、程度和原因，從而有助于解決不合格引起的問題，促進(jìn)體系持續(xù)改進(jìn)；科學(xué)地運(yùn)用數(shù)據(jù)分析有助于組織提高管理體系的有效性；提高組織管理效率；更有利于組織作為決策。

[1]中華人民共和國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)：質(zhì)量管理體系要求GB/T19001-2000

[2]ISO14000系列標(biāo)準(zhǔn)

[3]GB/T28001-2001職業(yè)健康安全管理體系規(guī)范

[4]工程質(zhì)量管理/施賽 胡文發(fā)-上海同濟(jì)大學(xué)出版社 2006.9