信息技術(shù)對(duì)高校檔案工作管理的影響

段曉芳

（河北日?qǐng)?bào)報(bào)業(yè)集團(tuán)，河北 石家莊 050013）

高校檔案工作面臨著新的挑戰(zhàn)，同時(shí)也迎來了新的發(fā)展機(jī)遇。為使高校檔案工作與高等教育同步發(fā)展，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)媒體等新技術(shù)完善檔案管理工作，提升檔案管理水平。檔案信息化建設(shè)勢(shì)在必行。從而使高校檔案工作更好地為高校教學(xué)、科研及師生和社會(huì)服務(wù)。

一、信息技術(shù)擴(kuò)展了檔案管理功能

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高校檔案管理工作中的應(yīng)用日趨廣泛，不僅優(yōu)化了檔案管理的傳統(tǒng)功能，而且催生了檔案管理的新功能。

（一）檔案管理工作兼具檔案信息的轉(zhuǎn)送功能

高校辦公自動(dòng)化和電子政務(wù)的推行，伴生了大量電子檔案信息。大量文件經(jīng)過數(shù)字化后，被錄入計(jì)算機(jī)，由檔案員對(duì)其進(jìn)行分類、價(jià)值鑒定和著錄標(biāo)引等，同時(shí)標(biāo)注文件的主要特征信息以備檢索。文件在有關(guān)部門流轉(zhuǎn)完畢后，經(jīng)檔案館進(jìn)行鑒定、篩選，轉(zhuǎn)入檔案管理系統(tǒng)，或以磁盤、光盤等存儲(chǔ)實(shí)體入庫保管。隨著電子檔案數(shù)量的增加，高校檔案館逐步演變成信息管理中心。它可通過網(wǎng)絡(luò)滿足不同使用者的需要，使檔案資源得到充分而有效的共享。這樣，高校檔案館就又成了檔案信息資源交換中心，進(jìn)一步凸顯了樞紐功能。

（二）檔案管理工作在宣傳教育方面支撐功能更為突出

高校檔案記錄了高校歷史及學(xué)校的發(fā)展軌跡，貯存著大量珍貴的原始信息。它包含了教學(xué)、管理、科研等諸多方面的內(nèi)容，反映了各職能部門、教師、學(xué)生等不同層面的活動(dòng)，包括研究報(bào)告、調(diào)查采訪錄、研討會(huì)發(fā)言、筆記、項(xiàng)目計(jì)劃報(bào)告和政策方針等；擴(kuò)大了人際交流的范圍，提供了更多直接交流的機(jī)會(huì)。學(xué)校還可以通過檔案信息的原始呈獻(xiàn)，發(fā)揮宣傳教育服務(wù)功能，展出檔案實(shí)物，編纂出版史料匯編，舉辦專題講座、知識(shí)競(jìng)賽等等。此外，可將檔案信息的教育功能拓展到培養(yǎng)人才和科研活動(dòng)中，直接為師生員工提供服務(wù)。比如：為科研課題研究、產(chǎn)品研發(fā)、學(xué)術(shù)論文撰寫提供相關(guān)檔案情報(bào)資料條目和系統(tǒng)查詢，向廣大師生發(fā)布教學(xué)、科研成果信息，提供與高等教育相關(guān)的網(wǎng)上信息查詢服務(wù)等等。主動(dòng)挖掘館藏檔案中體現(xiàn)特色的信息，有針對(duì)性的加工整合，可強(qiáng)化發(fā)揮檔案的宣傳教育功能。

二、信息技術(shù)豐富了檔案管理的形式和內(nèi)容

（一）檔案的收存形式范圍更為多樣

高校檔案館的首要功能是收集在學(xué)校工作中具有保存價(jià)值的紙質(zhì)檔案。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的出現(xiàn)，各高校陸續(xù)建立起校園網(wǎng)，以紙質(zhì)檔案為主的存檔格局已被磁盤、光盤、縮微膠片等其他檔案載體所打破，收集范圍進(jìn)一步擴(kuò)大，而且增設(shè)了數(shù)據(jù)庫，擴(kuò)展了專題庫。為多方面滿足學(xué)校教學(xué)工作，提高服務(wù)能力奠定了基礎(chǔ)。

（二）檔案服務(wù)功能更為人性化

服務(wù)功能是檔案生存和發(fā)展的基石，利用好網(wǎng)絡(luò)信息實(shí)現(xiàn)資源共享，多方面多角度顯現(xiàn)給利用者，是網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)賦予檔案服務(wù)工作的新功能。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)檔案管理工作的進(jìn)一步滲透拓展了檔案管理工作的人性化服務(wù)空間。查閱者對(duì)信息的需求己由單一性向綜合性方向發(fā)展，用戶希望能一次性獲得關(guān)于某一主題的目錄、論文、照片、圖像、聲音等全面的信息。往往無從下手，知識(shí)的多樣性、無序性和人們的精力、時(shí)間的有限性形成尖銳的矛盾。因此在服務(wù)方法、服務(wù)質(zhì)量方面可對(duì)檔案查閱者進(jìn)行心理分析，根據(jù)查閱者的不同需求設(shè)計(jì)不同的查閱模式或個(gè)性化檔案服務(wù)功能。具體來講，可以采用以用戶為中心增設(shè)用戶名，開展在線咨詢服務(wù)，增設(shè)專業(yè)提檔及資料備份服務(wù)功能；對(duì)一些專業(yè)性較強(qiáng)的學(xué)科或邊緣學(xué)科，可以增設(shè)針對(duì)性強(qiáng)的參考咨詢工作，在檔案館和各對(duì)口服務(wù)單位之間建設(shè)一個(gè)動(dòng)態(tài)的信息交換服務(wù)平臺(tái)，為促進(jìn)教學(xué)、科研工作發(fā)揮信息導(dǎo)航作用。

三、信息技術(shù)對(duì)檔案管理工作者素質(zhì)提出了更高要求

雖然高校檔案館員學(xué)歷水平較高，能夠熟練操作計(jì)算機(jī)、懂得網(wǎng)絡(luò)知識(shí)且具備對(duì)文獻(xiàn)進(jìn)行深加工能力的復(fù)合型人才并不多。因此，檔案館員必須轉(zhuǎn)變觀念，提升素質(zhì)，為增強(qiáng)檔案管理的服務(wù)功能尊定人才基礎(chǔ)。

（一）應(yīng)具備的多種能力

高校檔案館員首先要具備來自各方面資源的評(píng)估和收集能力，對(duì)信息進(jìn)行分析選擇、評(píng)價(jià)篩選、加工應(yīng)用，才能準(zhǔn)確服務(wù)于利用者。其次要具備強(qiáng)烈的競(jìng)爭(zhēng)和信息意識(shí)，多角度、全方位幫助用戶獲取正確的信息。此外在信息化的當(dāng)下要能熟練掌握相關(guān)的信息技術(shù)。如：計(jì)算機(jī)日常操作、系統(tǒng)開發(fā)與維護(hù)、快捷查詢等。只有具備扎實(shí)的基礎(chǔ)知識(shí)、廣博的知識(shí)，才能成為一種復(fù)合型人才。

（二）提高館員素質(zhì)的途徑

根據(jù)實(shí)際情況適時(shí)開展崗位培訓(xùn)、專業(yè)進(jìn)修是提高館員素質(zhì)的重要途徑。有計(jì)劃地針對(duì)與工作相關(guān)的專題，進(jìn)行不同專業(yè)不同層次的培訓(xùn)，使全體館員都有更新知識(shí)、拓寬視野和提高技能的機(jī)會(huì)。在平時(shí)的工作中要善于總結(jié)，加強(qiáng)橫向聯(lián)系，以適應(yīng)數(shù)字化檔案管理的發(fā)展需要。參加各種有一定深度和廣度的學(xué)術(shù)活動(dòng)，進(jìn)行學(xué)術(shù)交流且舉辦各種學(xué)術(shù)研討會(huì)，能有力促使館員的理論知識(shí)與實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)相結(jié)合。同時(shí)要加強(qiáng)與其它館合作，請(qǐng)專家、學(xué)者作學(xué)術(shù)報(bào)告，以了解國(guó)內(nèi)外高校檔案管理的新動(dòng)態(tài)，從而收到拓寬知識(shí)面，促進(jìn)提高館員業(yè)務(wù)水平的效果。

（三）針對(duì)薄弱環(huán)節(jié)采取有效手段

在合理安排人才、加強(qiáng)崗位培訓(xùn)和開展繼續(xù)教育的同時(shí)，還應(yīng)針對(duì)館內(nèi)的不足，結(jié)合高校檔案館的發(fā)展趨勢(shì)，積極引進(jìn)專業(yè)人才。對(duì)一些基礎(chǔ)好、素質(zhì)高、接受新技術(shù)能力強(qiáng)的館員，開展一些啟發(fā)式培訓(xùn)，培養(yǎng)他們的自學(xué)能力、研究能力、創(chuàng)新能力，使他們能及掌握檔案管理的發(fā)展動(dòng)向，逐步成為高校檔案管理界科研與現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用的高級(jí)專業(yè)人才。

總之，高校檔案工作是學(xué)校事業(yè)發(fā)展的一個(gè)重要基礎(chǔ)。在信息時(shí)代高?？焖侔l(fā)展大力提高教學(xué)質(zhì)量和辦學(xué)水平的形勢(shì)下，使高校檔案工作更好地為教學(xué)、科研和各項(xiàng)管理工作服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新化、科學(xué)化，是擺在高校檔案管理人員面前的一項(xiàng)重要任務(wù)。因此，高校檔案工作者應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)、銳意進(jìn)取，努力提高自身素質(zhì)、拓展檔案管理知識(shí)，積極主動(dòng)地服務(wù)于高校和社會(huì)，開創(chuàng)高校檔案館工作的新局面。