要提高高職院校信息化管理水平

楊美霞

(天津現(xiàn)代職業(yè)技術學院,天津市 300222)

要提高高職院校信息化管理水平

楊美霞

(天津現(xiàn)代職業(yè)技術學院,天津市 300222)

隨著高職院校信息化的不斷深入,越來越多的“信息孤島”現(xiàn)象凸顯出來,“信息孤島”所帶來的具體不良影響,影響高職院校信息化建設,應采取對策加以解決。

信息化管理;信息孤島;數(shù)據(jù)交換

隨著信息化建設在高等職業(yè)院校不斷快速發(fā)展,越來越多的應用系統(tǒng)已投入使用。目前大多數(shù)高等職業(yè)院校都已建立了大量的信息應用系統(tǒng),例如教務系統(tǒng)、學籍管理系統(tǒng)、學生管理系統(tǒng)、招生系統(tǒng)、圖書管理系統(tǒng)、財務管理系統(tǒng)等等,這些系統(tǒng)大多功能單一、處于單機工作狀態(tài),看似基本上滿足了各職能部門的功能需求。但我們常常會遇到這樣的問題,財務處下發(fā)通知某個學生兩年未交納學費,經(jīng)系部核實,該學生兩年前就已經(jīng)退學,并且學籍系統(tǒng)也已經(jīng)按退學處理了。這聽上去似乎有些荒誕,但這類事情相信每個院校都碰到過,出現(xiàn)這種狀況的根本原因是由于每個部門的信息應用系統(tǒng)自成管理體系,各應用系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫相互孤立,缺乏關聯(lián),使得信息不能有效共享,信息系統(tǒng)之間辦公不能協(xié)同,各個應用系統(tǒng)的數(shù)據(jù)資源不能得到綜合應用,逐漸形成了大大小小的“信息孤島”,嚴重阻滯了高校信息化的深入。

“信息孤島”指的是一個個相對獨立的應用系統(tǒng)相互封閉、無法進行正常的信息交流,猶如一個個分散、獨立的島嶼,因此被稱為“信息孤島”?！靶畔⒐聧u”產(chǎn)生的原因有二,其一是這些高校各部門的信息應用系統(tǒng)是在不同時期開發(fā)的不同應用系統(tǒng),當時對信息資源規(guī)劃的認識缺乏統(tǒng)一,其二是在技術上缺乏信息資源基礎標準。他們各自采用不同平臺、不同數(shù)據(jù)庫、不同編碼,致使各應用系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交換和信息資源共享存在困難。隨著形勢的發(fā)展,校園信息化水平的不斷提高,信息孤島問題變得尤為凸顯,具體給信息化管理帶來的不良影響表現(xiàn)在以下幾個方面:

一、信息安全性差

現(xiàn)有的應用系統(tǒng)基本上是各部門相對獨立開發(fā)出來的,由于沒有統(tǒng)一的應用平臺,各項應用系統(tǒng)的入口不統(tǒng)一,界面不統(tǒng)一,用戶名和密碼不統(tǒng)一,認證方式也各異,也使得師生陷入了用戶名和密碼堆中,在這種情況下,用戶訪問多套應用系統(tǒng)時要輸入不同的密碼,這就導致了密碼遺忘、丟失等事件的經(jīng)常發(fā)生。如果用戶為了避免帳號和密碼記憶麻煩,在多個系統(tǒng)中使用相同的賬號和密碼,這種做法使攻擊者很容易從低安全等級的系統(tǒng)中竊取用戶的口令而用來入侵更高安全等級的系統(tǒng),因為低安全等級的應用系統(tǒng)在帳號密碼的存儲和網(wǎng)絡傳輸時并沒有采用必要的安全機制來進行保護,同時也使得學校的管理和維護的成本非常高。

二、數(shù)據(jù)冗余度高,信息無法合理共享

各個應用系統(tǒng)是在缺乏統(tǒng)一規(guī)劃下,由各部門獨自開發(fā)和建設的,由于應用系統(tǒng)開發(fā)時間不同,開發(fā)人員不同,采用的技術平臺不同,各部門的管理信息系統(tǒng)和數(shù)據(jù)資源類型各異、來源不一,就如我們可以看到那樣,應用平臺的多種架構并存,如有B/S架構和C/S架構,而所采用的編程語言也采用不同的技術,如基于.N ET技術,或者JAVA技術的等,采用的后臺數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)也有從Foxpro、Access、到SQL Server、Oracle等層次不一;而且這些應用系統(tǒng)通常只關注一個業(yè)務環(huán)節(jié)或管理功能,整體集成和溝通程度不高,各應用系統(tǒng)相互獨立運行,自成體系,產(chǎn)生的數(shù)據(jù)分散、獨立,數(shù)據(jù)格式也缺乏統(tǒng)一規(guī)范,各應用系統(tǒng)之間不能進行信息交換,相互之間沒有暢通的信息交流與共享的通道。由于各部門的應用系統(tǒng)在建設時就各自為戰(zhàn),沒有統(tǒng)一的應用平臺,使得很多高校校內各系統(tǒng)之間無法實現(xiàn)有效的數(shù)據(jù)共享,最終導致大多數(shù)可共享的數(shù)據(jù)重復錄入,無法統(tǒng)一使用,從而形成了網(wǎng)絡環(huán)境下的信息孤島。

信息無法共享還可能出現(xiàn)重復性建設等問題從而給單位帶來經(jīng)濟損失,造成人力、物力、財力的巨大浪費。

三、無法保證數(shù)據(jù)的一致性、同步性

由于各系統(tǒng)相互獨立,可能會出現(xiàn)這樣那樣的數(shù)據(jù)不一致現(xiàn)象。基礎信息編碼規(guī)則、數(shù)據(jù)的采集過程、數(shù)據(jù)的組織方式、數(shù)據(jù)類型等的差異都可能造成數(shù)據(jù)的不一致。

例如各應用系統(tǒng)中都存儲著學生基本信息:學號;姓名;口令;性別;出生日期;身份證號;民族等相關的信息。這些信息在各自系統(tǒng)中可能采用不同的字段名稱、字段寬度與字段類型,僅僅學生的姓名就有好幾種叫法:“姓名”、“學生姓名”、“用戶名”等等,寬度也會由于設計者的決策而采用不同的寬度,如六位、八位、十位等不一。這些信息內容一致,但實際上卻是不同的字段,也就是說這些數(shù)據(jù)是不一致的。即使這些信息完全一致,也會由于各個部門的應用系統(tǒng)還是處于相對獨立的狀態(tài),有關用戶的一些數(shù)據(jù)會同時保留在各自的應用系統(tǒng),若其中某一個應用系統(tǒng)的用戶基本信息發(fā)生增加、刪除、修改等變化時,其他的應用系統(tǒng)不能及時的得到同步,那也會導致數(shù)據(jù)不一致。

另外各部門的信息來源主要是手工輸入,這種方式錯誤率較高,也會導致數(shù)據(jù)的不一致性。所以相互獨立的各系統(tǒng)無法保證數(shù)據(jù)的同步性與一致性,由于數(shù)據(jù)的不一致,當學校需要統(tǒng)一標準時就可能修改,甚至廢棄原有的系統(tǒng),從而給學校造成不必要的損失。

四、部門間的信息傳遞途徑曲折,無時效性

系統(tǒng)“各自為政”,信息資源不能合理配置和傳遞。系統(tǒng)與系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)等只能通過轉化為 Excel表格或打印報表進行手工傳遞,嚴重阻礙了信息通暢的流動,而打印大量的報表既浪費時間又對數(shù)據(jù)分析和統(tǒng)計帶來大大的不便,甚至有些統(tǒng)計分析根本進行不了,極大地影響了工作效率。

在信息化管理漸成規(guī)模時,越來越多的院校意識到信息孤島已經(jīng)成為制約高職院校信息化發(fā)展的一個瓶頸,為了不斷提高高職院校信息化管理水平,消除信息孤島已經(jīng)迫在眉睫。

消除信息孤島的方案有兩種。

一種是開發(fā)新的信息應用系統(tǒng),這是相對徹底的一種方法,廢棄各部門原有的已日漸成熟的信息應用系統(tǒng),對全局數(shù)據(jù)統(tǒng)一分析,對全校綜合業(yè)務統(tǒng)籌設計,統(tǒng)一開發(fā)集成的應用系統(tǒng),使各部門的應用系統(tǒng)在同一平臺上進行數(shù)據(jù)的傳遞與共享,實現(xiàn)高校全面信息化,一體化,從而有效的解決信息孤島問題,體現(xiàn)全局數(shù)據(jù)共享,有效支持綜合數(shù)據(jù)查詢、協(xié)同工作等高端信息應用。但這種方法需要推翻原有的各部門已經(jīng)成熟化的應用系統(tǒng),以前投入的人力、物力、財力化為泡沫,同時新開發(fā)的統(tǒng)一的應用系統(tǒng),在硬件和軟件的投入,對于高校的資金投入來說是一筆不小的開支。由于高校信息化建設的階段性,隨著信息技術的發(fā)展以及高校業(yè)務的深化,今天的“統(tǒng)一”也許在明天也會成為新的“信息孤島”。所以我們需要尋找更有效的的方法。

另一種是對原有應用系統(tǒng)進行升級整合。按目前的高職院校各部門的應用系統(tǒng)現(xiàn)狀分析,這些系統(tǒng)功能上基本能滿足各部門的職能需求,且也日趨成熟,他們缺乏的是跨部門、多系統(tǒng)的互通協(xié)作。為了充分的利用現(xiàn)有的資源,減少不必要的再次開發(fā),考慮到系統(tǒng)的全局應用需求以及成本,需要把各部門原有的應用系統(tǒng)連接起來,進行信息集成整合。這種方法在保留原有各部門應用系統(tǒng)的基礎上就可以實現(xiàn)不同數(shù)據(jù)庫之間數(shù)據(jù)的共享與傳遞,既節(jié)約了成本,也保證了各系統(tǒng)的穩(wěn)定性。

為了實現(xiàn)應用系統(tǒng)整合,連接高校中的多個“信息孤島”似的異構應用系統(tǒng),需要建立一個數(shù)據(jù)交換平臺,該平臺需要解決數(shù)據(jù)格式標準、應用程序接口定義、跨系統(tǒng)工作流程控制、信息傳輸協(xié)議等多方面的技術問題,從而實現(xiàn)異構平臺的互操作、跨系統(tǒng)的信息數(shù)據(jù)交換,不同應用系統(tǒng)之間的整合,發(fā)揮各自應用系統(tǒng)的不同優(yōu)勢。

數(shù)據(jù)交換平臺是為了解決高職院校各種數(shù)據(jù)交換與共享需求而提出來的一種方案,因此它將能夠解決應用系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)共享和集成問題,從而解決校園內部的諸多應用系統(tǒng)的信息孤島問題,讓各種數(shù)據(jù)資源能夠在應用系統(tǒng)之間實現(xiàn)互聯(lián)互通,從而對校園的整體資源進行統(tǒng)籌規(guī)劃,提高資源的利用率。

開發(fā)數(shù)據(jù)交換平臺,整合信息資源,形成一個大范圍內的連通的信息環(huán)境,能有效地解決了高職院校各部門間的信息孤島、數(shù)據(jù)共享問題,確保數(shù)據(jù)的權威性、一致性,實現(xiàn)數(shù)據(jù)的同步更新,為高職院校信息化管理的深入提供了一個強有利的數(shù)據(jù)支撐,但這也是一項難度大、復雜度高、長期而艱巨的工作,因此做好信息資源管理對于高職院校的發(fā)展具有深遠的戰(zhàn)略意義。

[1]羅劍.消除校園“信息孤島”建設“應用集成網(wǎng)絡”[J].中國教育網(wǎng)絡,2006,(3).

[2]李希明,梁蜀忠,等.淺談信息孤島的消除對策[J].情報雜志,2003,(3).

[3]李杰玲,雷軍程.基于XML消除高校信息孤島[J].懷化學院學報,2007,(11).

Information Management Level of Higher Vocational Colleges Should Be Improved

YANG Mei-xia

(Tianjin Modern Vocational Technical Institute,Tianjin 300222 China)

With the continuous deep development of informatization in higher vocational colleges, more and more phenomena of“information island”appear.The bad effects brought by“information is2 land”influence the informatization construction of higher vocational colleges and therefore countermeas2 ures should be taken to solve the problem.

information management;information island;data exchange

G712

A

1673-582X(2010)01-0060-03

2009-09-22

楊美霞(1979-),女,天津市人,天津現(xiàn)代職業(yè)技術學院講師,主要研究多媒體、程序設計、信息管理。