付印樣通讀流程及期刊質(zhì)量控制措施

賀明健 （《煤氣與熱力》編輯部 天津300070）

新聞出版總署2001年2月22日發(fā)布的 [2001]142號文件《關(guān)于嚴(yán)格執(zhí)行期刊“三審制”和“三校一讀”制度保證出版質(zhì)量的通知》第三條明確指出：“期刊出版單位必須嚴(yán)格執(zhí)行責(zé)任校對制度和‘三校一讀’制度，對全部稿件都要有專職校對人員負(fù)責(zé)進(jìn)行校對。校對人員需對校對質(zhì)量負(fù)責(zé)。期刊稿件的校對應(yīng)不低于三個(gè)校次，重要的文章或內(nèi)容應(yīng)增加校次。每期刊物的終對校工作必須由本刊社（編輯部）具有中級以上職稱的校對人員擔(dān)任。已經(jīng)采用現(xiàn)代排版技術(shù)的期刊出版單位，必須由專職校對人員通讀付印軟片或軟片樣?！庇纱丝梢姡叭Ｒ蛔x”應(yīng)作為一項(xiàng)制度化工作貫徹執(zhí)行。本文對“三校一讀”中關(guān)于付印樣的通讀方法進(jìn)行綜述，并結(jié)合實(shí)際工作探討通讀的流程及通讀過程中遇到的問題和期刊質(zhì)量的控制措施。

1 通讀方法綜述

1.1 基本要求

在已有3個(gè)校次的基礎(chǔ)上，付印樣上的錯(cuò)誤已經(jīng)比較少了，因此付印樣應(yīng)采用通讀法。采用通讀法不僅可以提高效率，而且也便于集中精力了解文章全局，發(fā)現(xiàn)原稿中遺漏的錯(cuò)誤。但對于專有名詞、數(shù)據(jù)、年份、引文以及有疑問的詞句，一定要核對原文，如果屬于原稿的疏漏，要借助工具書或與編輯商定后予以糾正。進(jìn)行付印樣通讀的責(zé)任編輯必須由編輯經(jīng)驗(yàn)豐富、校對水平高、文字功底過硬、熟悉科技期刊編排規(guī)范及本刊編排特點(diǎn)的資深人員承擔(dān)。

在付印樣通讀過程中，要求責(zé)任編輯胸懷全局，兼顧題名、文字、圖表、版式等各個(gè)方面，但實(shí)際操作起來很難面面俱到，因此可以分別對某一特定方面增加校次，即采用分項(xiàng)校對。因?yàn)樵诓捎梅猪?xiàng)校對時(shí)，責(zé)任編輯的任務(wù)簡單，針對性強(qiáng)，所需時(shí)間短，能使注意力高度集中，從而可收到事半功倍的效果。

1.2 通讀方法綜述

何學(xué)華等人[1]指出“編校合一”的不利方面是加重了編輯的負(fù)擔(dān)，因編輯熟悉稿件產(chǎn)生了思維定勢，難于校出編輯加工中的問題，容易忽略漏校。針對以上問題，提出分項(xiàng)校對的方法，可以在小范圍內(nèi)抓住重點(diǎn)，找準(zhǔn)問題，是彌補(bǔ)校對過程中的差錯(cuò)和疏漏的有效方法。將分項(xiàng)校對的對象分為：①期刊標(biāo)志項(xiàng)和目次頁；②文章的前首項(xiàng)，主要核對書眉的出版年月、卷、期次，核對中英文題名、中英文關(guān)鍵詞、中圖分類號、作者工作單位、文獻(xiàn)標(biāo)識碼和文章編號；③層次標(biāo)題、圖表、公式編號；④文章的附加說明項(xiàng)，包括每篇文章的收稿日期、作者簡介、基金項(xiàng)目等部分；⑤參考文獻(xiàn)，核對參考文獻(xiàn)的編號是否與文中一致。

霍效光等人[2]提出了分層次校對法，一改傳統(tǒng)的一貫到底的校對方法，按文章的結(jié)構(gòu)，分層次進(jìn)行校對，使得每一位校對者在校對過程中自始至終條理分明，有節(jié)奏感，處在一種興奮狀態(tài)。將整個(gè)校對過程分為5個(gè)層次：①對題名等關(guān)鍵要素進(jìn)行校對，包括題名、作者信息（工作單位、所在省市、郵編等）、關(guān)鍵詞、摘要和收稿日期等要素。②對層次標(biāo)題進(jìn)行校對，由于層次標(biāo)題是同類項(xiàng)，因此在校對過程中很容易發(fā)現(xiàn)問題。③對圖、表進(jìn)行校對，圖、表是一篇文章的重要信息點(diǎn)，應(yīng)盡早進(jìn)行校對，若隨文校對，往往會顧此失彼。④對正文進(jìn)行校對，對正文的校對又可分為5個(gè)層次，即：人名、地名、國名；重要提法、生僻概念、新鮮詞匯；時(shí)間因素；數(shù)字和外文符號；形似、音似、易錯(cuò)的字和詞。⑤用眼睛對稿面周邊掃視一遍，用食指指著稿面，對稿面周邊從上到下、從左至右掃視一遍，這樣可以保證周邊地區(qū)不發(fā)生掉字、串行、錯(cuò)行等問題。

吳紅艷等人[3]指出，按照期刊的編排格式，將整期文章劃分成若干項(xiàng)目，并依次列出。根據(jù)列出的項(xiàng)目，對整期文章以項(xiàng)目為單位進(jìn)行分項(xiàng)校對，校完一項(xiàng)后在列出的項(xiàng)目上打鉤。

謝貞等人[4]提出采用橫向思維方式，明確了質(zhì)量把關(guān)的20個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)，包括封面、封底、版權(quán)標(biāo)志、內(nèi)文頁碼等。對每個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)分別進(jìn)行橫向比較，比較方法包括：與前期進(jìn)行比較；與作者原稿、發(fā)排稿進(jìn)行比較；與本期其他文章進(jìn)行比較。從而避免“順眼差錯(cuò)”的出現(xiàn)。

溫樹偉[5]提出，科技期刊校對可采取宏觀分項(xiàng)校對、微觀逐字校對和作者校對相結(jié)合的方法。宏觀分項(xiàng)校對分為：目次、書眉、編排格式的校對；編排格式的校對又分為：摘要部分、各級標(biāo)題、圖題表題、收稿日期、參考文獻(xiàn)等的校對。完成宏觀分項(xiàng)校對后，再仔細(xì)進(jìn)行微觀逐字、逐句、逐個(gè)標(biāo)點(diǎn)符號的校對。

鄧建元[6]提出了單項(xiàng)校對法，將一篇文章分成若干個(gè)待查項(xiàng)目，從第一項(xiàng)開始，逐篇查對該項(xiàng)，完畢再查第二項(xiàng)，以此類推。鄧建元根據(jù)實(shí)際工作情況將核查對象分成以下9項(xiàng)：①各級標(biāo)題是否順序排列；②圖表排序正確否，圖名表名的中英文是否一致；③先文字后圖表，文中是否提及該圖表；④摘要、關(guān)鍵詞、中圖分類號是否齊全，收稿日期、作者簡介、基金項(xiàng)目是否有誤；⑤中英文關(guān)鍵詞數(shù)量、順序是否一致；⑥參考文獻(xiàn)在文中是否按序排列，與文后所列參考文獻(xiàn)數(shù)目是否相等；⑦參考文獻(xiàn)著錄格式是否正確；⑧全文是否有符號在首行的；⑨英文題名中的單詞拼寫是否有誤。雖然翻頁的工作量較大，但由于一次只查一項(xiàng)，目的明確，注意力集中，速度也快，因此查錯(cuò)效果極佳，尤其像收稿日期之類的小錯(cuò)誤無一漏過。

任海生[7]指出可通過“增加校次，分項(xiàng)校對”提高學(xué)報(bào)的校對質(zhì)量?？煞謩e對某一特定方面增加校次，分項(xiàng)重點(diǎn)校對，如對題名和書眉，對收稿日期和作者簡介，對參考文獻(xiàn)，對補(bǔ)白和轉(zhuǎn)接頁等。

2 實(shí)施情況

期刊差錯(cuò)率是反映期刊質(zhì)量的重要指標(biāo)之一，而制定科學(xué)、合理的通讀流程是降低差錯(cuò)率的有效方法。結(jié)合我編輯部的實(shí)際情況，制定了付印樣通讀流程，在通讀階段，采取責(zé)任編輯校對和作者自校結(jié)合的方法，作者往往可以在這一過程中幫助編輯發(fā)現(xiàn)一些問題。付印樣通讀流程為：①將當(dāng)期付印樣以PDF文件的形式發(fā)給作者，請作者按照編輯部提供的“校對注意事項(xiàng)”單上的要求來進(jìn)行自校。該項(xiàng)工作應(yīng)在責(zé)任編輯通讀完成前進(jìn)行，給作者留出充裕時(shí)間進(jìn)行自校，以免出現(xiàn)付印樣核紅后，作者再提出修改意見的情況。②當(dāng)期中、英文目次頁相關(guān)內(nèi)容與前一期進(jìn)行對比校核。主要校核項(xiàng)目為：年、卷、期是否正確；期刊基本參數(shù)中的當(dāng)期文章數(shù)量、出版時(shí)間是否正確；其他固定不變的項(xiàng)目也要逐一進(jìn)行核對。③書眉應(yīng)與正文的作者、題名一致，出版年、卷、期次應(yīng)與當(dāng)期時(shí)間一致。書眉中的作者應(yīng)與正文中一致，兩名作者以上的應(yīng)在第一作者后面加“等”；核對書眉題名，是否與正文一致，往往書眉的題名在排版時(shí)會出現(xiàn)少字、多字的現(xiàn)象；一定要注意書眉的期次要與當(dāng)期出版時(shí)間一致，不一致的情況時(shí)有發(fā)生，主要由于部分文章的計(jì)劃刊出日期早于當(dāng)期刊出時(shí)間。④核對文章編號及文章頁碼。應(yīng)認(rèn)真核對文章編號中的出版期次，這是比較容易出錯(cuò)的地方。文章編號中的文章首頁頁碼應(yīng)與當(dāng)前頁碼一致，文章頁數(shù)也要一一核對。⑤正文題名、作者姓名、起始頁碼及欄目名稱與中英文目次進(jìn)行核對，注意正文中的欄目名稱是否有缺失現(xiàn)象。⑥核對補(bǔ)白內(nèi)容所在頁碼、題名是否與中文目次一致。⑦核對正文中層次標(biāo)題的編號，避免層次標(biāo)題編號出現(xiàn)跳躍現(xiàn)象。⑧核對正文中插圖的編號，避免出現(xiàn)跳躍現(xiàn)象。⑨核對正文中表的編號，避免出現(xiàn)跳躍現(xiàn)象。⑩核對正文中公式的編號，避免出現(xiàn)跳躍現(xiàn)象。通讀正文所有內(nèi)容。當(dāng)作者屬于不同單位時(shí)，應(yīng)注意核對作者姓名的上標(biāo)編號應(yīng)與作者單位的編號一致。注意中英文關(guān)鍵詞的數(shù)量是否一致，是否一一對應(yīng)。特別注意公式中量符號是否采用斜體，公式是否在運(yùn)算符號后進(jìn)行的轉(zhuǎn)行。辨別文中是否出現(xiàn)錯(cuò)別字或?qū)⒗當(dāng)?shù)字“1”寫成英文小寫“l(fā)”，以及字體不符合要求等情況。消滅排版格式方面的問題，例如數(shù)字拆行、背題、圖表跨越標(biāo)題等情況。對于正文中的補(bǔ)白內(nèi)容，往往是責(zé)任編輯在通讀過程中容易忽視的地方，因此補(bǔ)白內(nèi)容更要引起注意。在通讀中文過程中應(yīng)將作者的意見進(jìn)行匯總，并將應(yīng)該進(jìn)行修改的內(nèi)容如實(shí)反映在通讀付印樣上。

3 出現(xiàn)差錯(cuò)的主要原因及對策

3.1 出現(xiàn)差錯(cuò)的主要原因

3.1.1 作者因素 隨著現(xiàn)代科技深入出版界，現(xiàn)在絕大多數(shù)作者撰寫論文都是在計(jì)算機(jī)上完成，甚至請他人代錄入文檔，然后把文章發(fā)送到編輯部電子信箱，而有些作者在發(fā)送稿件前沒能夠認(rèn)真地對文章進(jìn)行校對就投稿，或在校對過程中忽略一些單位符號、數(shù)據(jù)，以及相似字、同音字的校對。作者不能準(zhǔn)確運(yùn)用量符號，導(dǎo)致在撰寫過程中不能正確區(qū)分正斜體。在作者對付印樣進(jìn)行自校過程中，作者未對作者姓名、單位名稱、參考文獻(xiàn)及編輯后的稿件是否與原文有出入進(jìn)行校對。

3.1.2 編輯因素 期刊出現(xiàn)編校差錯(cuò)的原因是非常復(fù)雜的，與編輯的專業(yè)功底、文化素質(zhì)和知識面有關(guān)，與編輯的責(zé)任心和職業(yè)素質(zhì)有關(guān)，也與辦公條件有關(guān)。

一些編輯在編校工作中責(zé)任心不強(qiáng)，工作態(tài)度不嚴(yán)肅、不認(rèn)真，養(yǎng)成了拖拉的習(xí)慣。校對時(shí)，一旦有事就敷衍了事，一校沒有仔細(xì)看，甚至沒看完，就草草收工，差錯(cuò)改正不到位，就匆匆返回排版改紅，心想反正還有二校。二校時(shí)，又以同樣的心情對待，心想將差錯(cuò)留給三校也不遲。結(jié)果到了三校，時(shí)間往往來不及了。這樣就把差錯(cuò)留在了付印樣中。一些編輯從事期刊工作的時(shí)間長了，漸漸失去了當(dāng)初對編輯工作的新鮮感與光榮感，失去了興趣，產(chǎn)生厭倦、疲乏的心理。隨著社會生活節(jié)奏的加快，編輯的壓力在增大，遇到挫折時(shí)，就容易產(chǎn)生失落感。這些都導(dǎo)致編輯的心態(tài)趨向浮躁，不再將編輯工作作為事業(yè)來追求，也靜不下心來兢兢業(yè)業(yè)地工作。嚴(yán)重影響了編輯的工作狀態(tài)，最終影響了編校質(zhì)量。

3.2 對策

除了有好的選題、內(nèi)容新穎、創(chuàng)新性高外，在投稿前作者應(yīng)對刊物論文的書寫格式有進(jìn)一步的了解，包括題名、單位名稱、摘要、正文及參考文獻(xiàn)等。為了減少文稿的差錯(cuò)，作者必須對打印出來的文檔進(jìn)行校對，除了更正錯(cuò)別字和邏輯差錯(cuò)外，特別是對論文中的單位、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)一定要核對準(zhǔn)確，不能出現(xiàn)差錯(cuò)。尤其對給他人代錄的文稿，應(yīng)由本人校對無錯(cuò)誤后才發(fā)送到投稿電子信箱。當(dāng)作者收到付印樣后，應(yīng)按“校對注意事項(xiàng)”單上的要求來進(jìn)行校對，特別是對作者姓名、單位名稱及編輯后的稿件是否與原文有出入逐一核查。如果不同意編輯的修改意見或發(fā)現(xiàn)付印樣中存在錯(cuò)誤，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系編輯，并說明理由。

編輯人員必須具備較強(qiáng)的語言文字功底，掌握現(xiàn)代漢語規(guī)范，才能在校對工作中更好地履行自己的職責(zé)。在管理體制上我們注重抓好以下幾個(gè)方面的工作：保持好一支穩(wěn)定的編校隊(duì)伍，定期組織在職人員參加專業(yè)培訓(xùn)，尤其著重培養(yǎng)青年編校人員，鼓勵(lì)他們探索編校新技巧，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)。嚴(yán)格實(shí)行“三校一”讀制，力圖把好每一校次的質(zhì)量關(guān)。在付印樣通讀過程當(dāng)中，責(zé)任編輯要進(jìn)行通讀并及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，消滅遺留下的錯(cuò)誤。必須始終堅(jiān)持貫徹執(zhí)行國家有關(guān)期刊出版標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范性要求，力求做到編排的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化?！?/p>

[1]何學(xué)華，陳偉，范君，等.校對環(huán)節(jié)與校對方法的確定和選擇[J].學(xué)報(bào)編輯論叢，2007（15）：78-80.

[2]霍效光，淳玉林.分層次校對法 [J].編輯學(xué)報(bào)，1999，11（1）：23-24.

[3]吳紅艷，顏巧元.分項(xiàng)校對在識別編排規(guī)范錯(cuò)誤中的應(yīng)用[J]. 編輯學(xué)報(bào)，2005，17（5）：341-341.

[4]謝貞，劉蘇君.科技期刊責(zé)任編輯編校質(zhì)量把關(guān)要注意橫向思維[J]. 編輯學(xué)報(bào)，2008，20（2）：131-13 2.

[5]溫樹偉.也談科技期刊的校對技巧[J].編輯學(xué)報(bào)，1996，8（2）：88-89.

[6]鄧建元.也談怎樣避免編校錯(cuò)誤[J].中國科技期刊研究，2005，16（4）：565-566.

[7]任海生.設(shè)置責(zé)任終校是提高學(xué)報(bào)校對質(zhì)量的有效措施[J].中國出版，2005（12）：49-50.

[8]楊青.論期刊編校差錯(cuò)的原因及對策[J].中國出版，2009（3）：48-50.