論輔導(dǎo)員如何開展班級信息管理工作＊

賀佐杰,周 麟

(1.長沙理工大學(xué)文法學(xué)院,湖南長沙410004;2.湖南省大中專學(xué)校學(xué)生信息咨詢與就業(yè)指導(dǎo)中心,湖南長沙 410004)

論輔導(dǎo)員如何開展班級信息管理工作＊

賀佐杰1,周 麟2

(1.長沙理工大學(xué)文法學(xué)院,湖南長沙410004;2.湖南省大中專學(xué)校學(xué)生信息咨詢與就業(yè)指導(dǎo)中心,湖南長沙 410004)

班級信息溝通是否順利,直接影響班級管理的有效性。本文從現(xiàn)階段班級信息管理工作存在的缺點(diǎn)入手,指出了班級信息管理工作意識缺乏、信息來源單一性、間接性和非真實(shí)性等缺點(diǎn),提出了對信息歸類管理,建立信息流通的鏈條和平臺、定期公布信息及提高輔導(dǎo)員班級信息管理等有效性的方式,具有較強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義。

輔導(dǎo)員;開展;班級信息管理;工作

班級管理是輔導(dǎo)員日常管理工作的一個(gè)重要方面和基礎(chǔ),只有做好班級管理工作才能在其他管理工作中事半功倍。班級管理的基礎(chǔ)是信息管理,任何一個(gè)組織,如果沒有信息溝通就猶如一潭死水,陷入癱瘓狀態(tài)。任何組織的管理過程都包含兩種性質(zhì)的運(yùn)動(dòng),一是物質(zhì)流,包括人、財(cái)、物的輸入和輸出;二是信息流,包括各種信息的傳遞、接收和處理。其中,信息流不斷反映物質(zhì)流的狀況,并指揮、組織、協(xié)調(diào)、控制物質(zhì)流的運(yùn)動(dòng)。在班級管理活動(dòng)中,無論是確定目標(biāo),作出決策,制定計(jì)劃,還是進(jìn)行周密而科學(xué)的組織和指揮,實(shí)施具體方案和協(xié)調(diào)各種個(gè)體關(guān)系、群體關(guān)系或組織關(guān)系,實(shí)質(zhì)上都是信息流的運(yùn)動(dòng)?？茖W(xué)管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)都必須以及時(shí)、準(zhǔn)確、完整的信息溝通為基礎(chǔ)。信息溝通的順利與否,直接影響班級信息管理的成效。為優(yōu)化班級管理,提高信息溝通的有效性,輔導(dǎo)員必須從理論研究著手,做好信息管理工作。

一、現(xiàn)階段班級信息管理工作存在的缺點(diǎn)

(一)班級信息管理工作的意識缺乏

在高校輔導(dǎo)員學(xué)生管理工作中,班級信息非常龐雜,包括各種各樣不同的信息,有學(xué)生基本信息,學(xué)生思想動(dòng)態(tài)信息,學(xué)生心理信息等,如何把這龐雜的信息進(jìn)行有效管理對每一個(gè)輔導(dǎo)員來說都并非易事,大多數(shù)輔導(dǎo)員只是把學(xué)生入學(xué)基本信息做一個(gè)初步統(tǒng)計(jì)和保管,其他方面的動(dòng)態(tài)信息就是在平時(shí)管理過程中隨手拈來,沒有進(jìn)行相應(yīng)的分類管理和分析。學(xué)生對于班級信息的關(guān)注程度也是相當(dāng)被動(dòng),在現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)如此發(fā)達(dá)的今天,他們中大多數(shù)人仍然習(xí)慣了被動(dòng)接受信息,而不是主動(dòng)去搜索和發(fā)現(xiàn)利用信息。這使得信息在輔導(dǎo)員和學(xué)生之間僅僅起到事務(wù)通知和傳遞的作用。

(二)信息來源的單一性和間接性

一方面,大部分輔導(dǎo)員往往沉浸在瑣碎的日常事務(wù)處理中而不能與所有學(xué)生經(jīng)常聯(lián)系和交流,因此他們掌握的學(xué)生信息只是從接觸較多的班干部中獲得,另一方面,由于輔導(dǎo)員對于普通學(xué)生的意思表達(dá)重視程度不夠,降低了普通學(xué)生與輔導(dǎo)員信息交流的主動(dòng)性,這些都導(dǎo)致輔導(dǎo)員掌握信息來源的單向性和間接性

(三)信息來源的非真實(shí)性

在日常管理中,由于認(rèn)識上的局限性、語言表達(dá)的模糊性、邏輯抽象概括的差異性、社會條件社會環(huán)境影響的干擾性、輔導(dǎo)員和學(xué)生反映信息的片面性(不全面、不及時(shí)、不準(zhǔn)確)等因素,而造成信息的失真,這是較為普遍而不可避免的現(xiàn)象。

(四)信息傳遞的單向性

在輔導(dǎo)員班級管理工作中,存在兩種信息溝通:上行溝通和下行溝通。輔導(dǎo)員對學(xué)生發(fā)布指令、傳遞信息的過程稱為下行溝通;相應(yīng)地,把學(xué)生向輔導(dǎo)員匯報(bào)工作、提出意見和建議、表明自己態(tài)度等進(jìn)行的信息傳遞過程稱為上行溝通。這兩種信息溝通方式常常單獨(dú)運(yùn)用,如:輔導(dǎo)員把信息傳達(dá)給學(xué)生,學(xué)生接受信息后并不把主動(dòng)處理、分析和反饋信息,輔導(dǎo)員也不注重對于信息的影響和效果進(jìn)行進(jìn)一步跟進(jìn),導(dǎo)致信息傳遞結(jié)束。

(五)信息傳播方式的傳統(tǒng)性

在這個(gè)“信息爆炸”的時(shí)代,信息的傳播方式也日益更新,高技術(shù)和高效率的信息傳播方式應(yīng)用于各種管理領(lǐng)域。部分輔導(dǎo)員沒有由于沒有更新知識、跟上時(shí)代,還是應(yīng)用傳統(tǒng)的口頭傳遞和書面?zhèn)鬟f信息的方式,這不僅導(dǎo)致了信息傳遞的低效率,還使得信息接受的成功率大大下降,因此,要做好班級管理工作必須改進(jìn)目前傳統(tǒng)的信息傳播方式,利用更多好科技的先進(jìn)傳播媒介。

二、如何提高輔導(dǎo)員班級管理的有效性

(一)努力提高學(xué)生和輔導(dǎo)員自身的信息意識

對每一個(gè)學(xué)生而言,當(dāng)今社會的競爭已經(jīng)不僅僅是能力的競爭,更是信息的競爭。只有關(guān)注并掌握各種有用信息,才能有更多獲取知識和成功的機(jī)會。在信息時(shí)代,我們可以說:機(jī)會只光顧那些知道機(jī)會并有準(zhǔn)備的頭腦。信息掌握的多寡已經(jīng)成為他們是否可以獲得成功的重要因素之一。不少學(xué)生埋頭苦干到最后只能在一塊狹小的空間有所收獲,卻因此而失去了更為廣闊的發(fā)展天地?？梢哉f,學(xué)生的信息意識關(guān)系到他們的自身利益,也是做好輔導(dǎo)員工作,充分發(fā)揮學(xué)生優(yōu)勢,挖掘?qū)W生潛力的基礎(chǔ)。

對輔導(dǎo)員而言,信息傳遞與反饋的暢通、及時(shí)、準(zhǔn)確、全面、到位對班級管理而言十分重要。輔導(dǎo)員應(yīng)運(yùn)用各種方式提高自身對信息的重視程度,掌握信息化管理的技術(shù)與方法,跟上時(shí)代的步伐,培養(yǎng)信息意識。增強(qiáng)搜集信息、利用信息,以此加深對學(xué)生的了解,同時(shí)也使自己的工作更加輕松和有效。

(二)充分掌握學(xué)生各類信息,重視信息的直接獲取

輔導(dǎo)員要利用信息進(jìn)行班級管理和決策,必須首先對班級同學(xué),特別是班級中兩極學(xué)生,如入黨積極分子,成績拔尖和成績落伍學(xué)生、心理問題突出學(xué)生等有比較詳細(xì)的信息記錄并及時(shí)更新,記錄中包括學(xué)生每學(xué)期的專業(yè)學(xué)習(xí)情況、思想動(dòng)向、參加社會活動(dòng)情況、聯(lián)系方式等。只有做好信息保存和更新工作,輔導(dǎo)員在挑選班干或發(fā)展黨員是才能避免“近因效應(yīng)”,才會有決策的依據(jù),用以說服別人,更是說服自己。在遇到緊急情況的時(shí)候,輔導(dǎo)員也能快速取得應(yīng)對的依據(jù),及時(shí)有效處理好突發(fā)事件。重視信息的直接獲取,即深入學(xué)生內(nèi)部,直接從信息發(fā)源體,親自獲取真實(shí)的“原始”信息,掌握第一手材料的方法。如找學(xué)生談心、聽課、參加學(xué)生活動(dòng)等,以便直接了解情況,及時(shí)處理內(nèi)部問題。

(三)對信息進(jìn)行歸類管理

班級事務(wù)零散瑣碎,每天都要發(fā)生許多事情,每天都有學(xué)生事務(wù)需要處理,每周都有新的學(xué)生活動(dòng),輔導(dǎo)員需要處理的信息量非常龐大。要有效處理好這些事情,輔導(dǎo)員需要將零散的信息分門別類,并在電腦上建立專門的班級文件夾,按照“學(xué)生檔案”、“班級制度建設(shè)”、“班級黨建”、“班級實(shí)踐活動(dòng)”、“班級通知”、“評獎(jiǎng)評優(yōu)”等分文件詳細(xì)分類保存各類信息。只有這樣,輔導(dǎo)員才能更加順利和高效地開展班級管理。

(四)建立信息流通的鏈條和平臺

如今大學(xué)班級管理中一個(gè)最明顯的問題就是班級的日趨松散化——學(xué)生沒有統(tǒng)一教室,也沒有統(tǒng)一課程。班級實(shí)際上成了一堆松散的零件組成,而輔導(dǎo)員就要利用各種信息鏈條來把這些松散的零件組裝成一個(gè)精密的機(jī)器。我們可利用的信息鏈有很多種,如:依靠人脈信息鏈的傳統(tǒng)方式,通過輔導(dǎo)員通知班長,班長通知寢室長,再由寢室長通知同學(xué)進(jìn)行信息傳遞;依靠輔導(dǎo)員書面?zhèn)鬟f信息的方式,由輔導(dǎo)員書面寫出通知,然后復(fù)印貼到各寢室宣傳欄進(jìn)行信息傳遞;還有通過班級blog、QQ、MSN、E-mail、校友錄等網(wǎng)絡(luò)平臺傳遞信息或通過網(wǎng)絡(luò)平臺與人脈通知結(jié)合的方式傳遞。前兩種信息鏈的缺點(diǎn)是花費(fèi)的時(shí)間和精力都較大,由于不能確保每一位同學(xué)都在寢室,因此信息的及時(shí)準(zhǔn)確性也不能保障。在現(xiàn)代社會,我們更多是通過網(wǎng)絡(luò)平臺來傳遞信息,既能節(jié)省時(shí)間精力,又能及時(shí)準(zhǔn)確地傳遞信息,但是前提是學(xué)生必須養(yǎng)成在班級網(wǎng)絡(luò)平臺上瀏覽信息的習(xí)慣。還能借助網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行輔導(dǎo)員與學(xué)生之間的交流溝通,通過面對面的交談,獲取同學(xué)們關(guān)于班級建設(shè)的建議,也讓更多學(xué)生參與到班級管理中來,增進(jìn)每一位學(xué)生對班級建設(shè)的理解與認(rèn)同。

(五)定期公開班級信息,增強(qiáng)學(xué)生對班級工作的信任

每個(gè)輔導(dǎo)員都在努力使自己的工作公開公正,但由于信息不公開也時(shí)而會產(chǎn)生一些誤會,特別是關(guān)于班級經(jīng)費(fèi)使用、評獎(jiǎng)評優(yōu)等敏感事件。因此,輔導(dǎo)員要注意定期公開班級事務(wù)信息,使學(xué)生及時(shí)了解詳細(xì)的班務(wù)情況而不至于產(chǎn)生質(zhì)疑。在絕大多數(shù)情況下,學(xué)生并不會主動(dòng)找麻煩,只是因?yàn)樗麄兊木S權(quán)意識越來越強(qiáng),而這也是需要輔導(dǎo)員在工作中鼓勵(lì)和配合的。

(六)注意信息的反饋互動(dòng)

在信息平臺中,輔導(dǎo)員要及時(shí)關(guān)注信息動(dòng)向,及時(shí)對學(xué)生提出的意見和建議進(jìn)行反饋,使得信息真正流動(dòng)起來,在信息的互動(dòng)中輔導(dǎo)員才能準(zhǔn)確了解到學(xué)生的真實(shí)想法,對班級工作思路、班委工作方法、活動(dòng)開展情況等進(jìn)行評估,輔導(dǎo)員的工作水平也才能提高,更加符合學(xué)生發(fā)展的實(shí)際需要。

(七)適當(dāng)轉(zhuǎn)變信息交流中的形象,使得信息更加暢通

在信息的對流中,班級氛圍會變的清新、輕松。作為輔導(dǎo)員,要做到信息的對流通暢,真正了解學(xué)生所思所想,輔導(dǎo)員要適當(dāng)?shù)摹胺诺汀弊约?融入到學(xué)生群體中去,在非正式的溝通中用更為親切的方式與學(xué)生交流,比如:在E-mail中夾帶一個(gè)笑臉,或者在情況允許的時(shí)候小范圍公開自己的私人Blog,從而使你的形象更為可愛,拉近你與學(xué)生之間的距離,成為學(xué)生生活中的可信賴的朋友,讓他們了解你的喜怒哀愁,理解你的處事原則與良苦用心,從而更加支持班級工作。

總之,班級信息管理工作對于班級管理有著十分重要的作用,輔導(dǎo)員必須充分重視班級信息管理工作,利用信息資源和信息交流來實(shí)現(xiàn)高效、有序的班級管理。

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2010-04-09

賀佐杰(1982-),男,湖南芷江人,碩士研究生。