高校設(shè)備檔案管理的相關(guān)探討

王 喆 李曉梅

首都醫(yī)科大學(xué) 北京 100069

高校設(shè)備檔案管理的相關(guān)探討

王 喆 李曉梅

首都醫(yī)科大學(xué) 北京 100069

本文根據(jù)高校設(shè)備檔案管理工作的實(shí)踐，對(duì)工作中存在的相關(guān)問題進(jìn)行了探討，并提出可行性的建議。

設(shè)備檔案；檔案管理；高校

高校設(shè)備管理部門的工作主要包括實(shí)驗(yàn)室管理和物資采購兩部分內(nèi)容，與之相應(yīng)的檔案工作也分為儀器設(shè)備檔案和政府采購檔案的管理。

檔案材料形成于儀器設(shè)備的招投標(biāo)、驗(yàn)收、使用以及實(shí)驗(yàn)室的建設(shè)管理過程之中，這些在工作過程中逐步累積的資料既是對(duì)工作內(nèi)容的如實(shí)反映，同時(shí)也是部門發(fā)展的歷史記錄，作為學(xué)校發(fā)展的一部分，有著重要的借鑒和參考利用價(jià)值。

這不僅是因?yàn)闄n案工作能夠客觀、準(zhǔn)確地再現(xiàn)歷史工作，是實(shí)施規(guī)范化管理的必要措施；更主要的是檔案中的各項(xiàng)記錄、數(shù)據(jù)甚至圖片等基礎(chǔ)性資料，已經(jīng)成為一種寶貴的資源，成為向決策者們提供信息咨詢、制定戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃的必不可少的重要依據(jù)。

因此，隨著高校綜合實(shí)力的提升，設(shè)備部門為了更好地發(fā)揮其為教學(xué)科研服務(wù)的職能，進(jìn)一步加強(qiáng)和規(guī)范檔案管理工作是完善自身工作的重要任務(wù)。

一、建立健全設(shè)備檔案管理工作的迫切性

1.設(shè)備檔案管理工作是適應(yīng)學(xué)?？焖侔l(fā)展的必然要求

以我校為例，2005～2007年政府采購檔案共歸檔151卷，2008年歸檔108卷，2009年歸檔132卷，同時(shí)購置的40萬元以上的大型科研儀器設(shè)備的數(shù)量也隨之增加。這些數(shù)字客觀地反映出學(xué)校近幾年來實(shí)驗(yàn)室的發(fā)展建設(shè)，這些變化對(duì)檔案管理工作提出了更高更新的要求。只有從現(xiàn)階段實(shí)際要求出發(fā)，進(jìn)一步健全相應(yīng)的管理機(jī)制，規(guī)范檔案管理手段，將科學(xué)化、創(chuàng)新性的管理理念貫徹落實(shí)到每項(xiàng)工作內(nèi)容里，才能為學(xué)校的發(fā)展起到良好的推動(dòng)作用，同時(shí)也可帶動(dòng)和促進(jìn)其他基礎(chǔ)性工作的開展。

2.設(shè)備檔案管理工作是規(guī)范管理機(jī)制，實(shí)行自我監(jiān)督的有效手段

目前，由于財(cái)政資金對(duì)高等教育投入的不斷加大，很多高校每年實(shí)施的采購金額多達(dá)上億元。而這些資金的來源包括各專項(xiàng)資金、各種橫向或縱向課題經(jīng)費(fèi)等，項(xiàng)目多樣且金額幾十萬元到幾百萬元不等。根據(jù)《中華人民共和國政府采購法》以及其他法律文件，實(shí)施政府采購必須嚴(yán)格按照相應(yīng)法規(guī)程序進(jìn)行。而在招投標(biāo)的各個(gè)環(huán)節(jié)中，常會(huì)有更改采購方式、廢標(biāo)等一系列情況出現(xiàn)。設(shè)備采購檔案是實(shí)行政府采購每項(xiàng)程序和對(duì)儀器運(yùn)行管理的最原始、最真實(shí)的記錄，這些由基礎(chǔ)性資料組成的信息源，也是設(shè)備部門主要工作的集中體現(xiàn)，對(duì)這些資料的分析、整理，也就是對(duì)自身工作進(jìn)行梳理，有利于我們發(fā)現(xiàn)工作中的不足之處。

3.設(shè)備檔案管理工作是提高實(shí)驗(yàn)室管理水平，促進(jìn)其發(fā)展的支撐條件

檔案管理工作直接影響到整個(gè)職能部門的管理水平，儀器設(shè)備相關(guān)檔案的管理是否科學(xué)直接關(guān)系到實(shí)驗(yàn)室的發(fā)展和建設(shè)。實(shí)驗(yàn)室的建設(shè)規(guī)劃需要具有長遠(yuǎn)性和發(fā)展空間的決策，因而相關(guān)的檔案工作包含的信息可以為管理提供最直接的依據(jù)，同時(shí)也可促進(jìn)實(shí)驗(yàn)室間橫向或縱向的合作與聯(lián)系，增強(qiáng)相互間的交流與溝通。

二、目前設(shè)備檔案管理工作存在的問題

1.加強(qiáng)兼職檔案人員的管理工作

一般而言，除了學(xué)校檔案館專職檔案人員外，各部門都配有兼職檔案人員，即除了本職工作以外同時(shí)負(fù)責(zé)本部門的檔案整理。對(duì)這部分人員的培養(yǎng)和管理是相對(duì)比較薄弱的。目前，對(duì)兼職檔案人員缺乏定期的培訓(xùn)制度，這部分人員大多沒有經(jīng)過專業(yè)檔案知識(shí)的學(xué)習(xí)，當(dāng)工作中遇到問題后總是向?qū)Ｂ殭n案人員臨時(shí)求助，此時(shí)往往只針對(duì)具體某一個(gè)問題，而缺乏系統(tǒng)的總結(jié)和學(xué)習(xí)；同時(shí)對(duì)于專職檔案人員而言，他們要利用大量的時(shí)間去回答不同部門的同一個(gè)問題，既浪費(fèi)了大量時(shí)間又不能產(chǎn)生很好的效果。

2.設(shè)備檔案缺乏必要的管理手段

目前，各高校對(duì)于政府采購工作普遍給予相當(dāng)?shù)闹匾?，從設(shè)備的購置論證、申報(bào)到設(shè)備采購，實(shí)施政府采購的每一環(huán)節(jié)都力求科學(xué)規(guī)范，相應(yīng)這一過程中產(chǎn)生的檔案資料也比較齊全。目前存在的問題是儀器設(shè)備的檔案材料僅止于設(shè)備驗(yàn)收之時(shí)，設(shè)備的全套隨機(jī)材料包括使用說明書、安裝調(diào)試記錄和檢修記錄以及光盤等資料，大多是在設(shè)備驗(yàn)收時(shí)由各實(shí)驗(yàn)室教師保管，而沒有在學(xué)校檔案館留存，這樣往往會(huì)造成時(shí)間久了資料的遺失。尤其是對(duì)于價(jià)格在40萬元以上的大型儀器設(shè)備，在使用過程中會(huì)產(chǎn)生諸如功能研發(fā)，技術(shù)改造等有應(yīng)用價(jià)值的文件材料，這些文件的保存是否得當(dāng)，對(duì)于今后同類設(shè)備的管理有重要的借鑒意義。而目前這方面的管理是相對(duì)比較薄弱的環(huán)節(jié)，應(yīng)該引起我們足夠的重視并盡快完善。

三、深入開展設(shè)備檔案管理工作的建議

1.加快檔案工作的軟硬件環(huán)境建設(shè)，構(gòu)建科學(xué)檔案事業(yè)體系

檔案工作的開展應(yīng)與本單位的建設(shè)步伐保持一致，近幾年我?？蒲薪虒W(xué)水平提升的同時(shí)，促進(jìn)了學(xué)科專業(yè)進(jìn)行更加合理的整合，組建了更具創(chuàng)新性、實(shí)用性的新學(xué)科。在此背景下，檔案工作應(yīng)樹立全局意識(shí)，致力于構(gòu)建結(jié)構(gòu)合理、種類齊全、管理科學(xué)、有效服務(wù)的檔案事業(yè)體系，實(shí)施統(tǒng)籌規(guī)劃，靈活管理，科學(xué)規(guī)范的管理手段。

2.加深對(duì)檔案工作服務(wù)職能的認(rèn)識(shí)

檔案工作存在和發(fā)展的宗旨和目的，是因?yàn)闄n案能為社會(huì)各方面、各項(xiàng)工作提供服務(wù)。目前，人們對(duì)這項(xiàng)工作的認(rèn)識(shí)大多停留在對(duì)以往資料的收集整理，歸檔以后便束之高閣。事實(shí)上，檔案工作的價(jià)值很大程度上體現(xiàn)在它對(duì)現(xiàn)實(shí)工作的指導(dǎo)意義。評(píng)價(jià)一項(xiàng)工作是否具有成效主要看其利用價(jià)值，而檔案工作的服務(wù)職能是其價(jià)值的最好體現(xiàn)。另外在政府采購招投標(biāo)工作以及實(shí)驗(yàn)室建設(shè)過程中產(chǎn)生的檔案資料同時(shí)也是學(xué)校發(fā)展的有力見證。

同時(shí)，檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)自身工作的認(rèn)識(shí)。根據(jù)現(xiàn)狀，大家對(duì)檔案工作的重視程度確實(shí)有待于進(jìn)一步提高，但檔案管理人員首先更應(yīng)從自身角度充分認(rèn)識(shí)檔案工作的特殊性和它對(duì)現(xiàn)實(shí)工作的指導(dǎo)意義。

3.加強(qiáng)對(duì)儀器使用過程中檔案的管理工作

設(shè)備檔案是國家的重要技術(shù)儲(chǔ)備，是學(xué)校儀器、設(shè)備管理的重要依據(jù)和憑證。隨著學(xué)校的發(fā)展，儀器設(shè)備特別是大型科研設(shè)備的種類、數(shù)量、科技含量都是越來越高，因此設(shè)備檔案的管理不能僅限于對(duì)設(shè)備購置、驗(yàn)收和維護(hù)等資料的簡單收集，更應(yīng)注重對(duì)購置后儀器檔案的管理。根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定以及高校的實(shí)際情況，一般來講10萬元（含10萬）以上的儀器設(shè)備的隨機(jī)材料應(yīng)由校檔案館存檔，各實(shí)驗(yàn)室以外借的形式在檔案館備案或直接復(fù)印相關(guān)資料，這樣既可以保證資料的完整性，又可以最大限度地發(fā)揮檔案材料的利用價(jià)值。

4.加大檔案工作的信息化建設(shè)力度，以此推進(jìn)部門職能建設(shè)

在信息技術(shù)引領(lǐng)時(shí)代發(fā)展的今天，信息資源管理已經(jīng)成為一門學(xué)科吸引著學(xué)者們的目光，而作為其中重要內(nèi)容之一的檔案管理，也同樣受到管理者們?cè)絹碓蕉嗟闹匾?，檔案的信息化管理已經(jīng)成為一種必然趨勢。高校儀器設(shè)備檔案的信息化是順應(yīng)當(dāng)前新形勢下的發(fā)展趨勢而提出來的，它的內(nèi)涵是充分使用現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)管理工具和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，借助傳統(tǒng)的檔案管理模式，為學(xué)校規(guī)劃決策及時(shí)提供準(zhǔn)確的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，更好地為教學(xué)科研服務(wù)。具體工作包括：結(jié)合我處的實(shí)際工作和特點(diǎn)，制定數(shù)字化處理的范圍及相應(yīng)管理制度，對(duì)有價(jià)值的文獻(xiàn)信息合理編研存檔，使本部門的信息資源管理有章可循。特別是在招投標(biāo)的過程中，對(duì)于有保存參考價(jià)值的資料可以利用多媒體技術(shù)建立多媒體數(shù)據(jù)庫。檔案的信息化管理同時(shí)也是部門管理手段的一個(gè)創(chuàng)新，通過建立規(guī)范的管理機(jī)制、開發(fā)檔案信息資源的利用率等多方途徑以搭建共享信息平臺(tái)，促進(jìn)檔案工作的良性循環(huán)。在信息化時(shí)代，強(qiáng)化檔案管理的現(xiàn)代化意識(shí)、科技化意識(shí)、計(jì)算機(jī)管理檔案意識(shí)，在加快檔案由手工管理向計(jì)算機(jī)數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)變工作中是至關(guān)重要的。

5.建立儀器設(shè)備的數(shù)據(jù)庫

對(duì)10萬元（含10萬）以上的儀器設(shè)備，驗(yàn)收后的隨機(jī)文件由檔案館進(jìn)行管理，并同時(shí)建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，在儀器使用過程中產(chǎn)生的有價(jià)值的使用記錄、技術(shù)資料等由各實(shí)驗(yàn)室的儀器負(fù)責(zé)人定期送交檔案館。通過校內(nèi)局域網(wǎng)的檔案系統(tǒng)，用戶登陸后，可以就儀器設(shè)備使用過程中的相關(guān)資料進(jìn)行查詢。設(shè)備的檔案要對(duì)設(shè)備的使用起到促進(jìn)作用，以提高設(shè)備使用率為目的，同時(shí)促進(jìn)實(shí)驗(yàn)室的建設(shè)。

四、結(jié)束語

檔案資料形成于部門工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)之中，并隨著部門的發(fā)展不斷累積，凝結(jié)了工作實(shí)踐、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)和價(jià)值成果。伴隨著部門的發(fā)展，檔案工作的服務(wù)功能逐漸突顯出來，與此同時(shí)檔案管理已經(jīng)成為我們審視自身的一個(gè)窗口，為今后的管理工作提供良好的依托。

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Investigations of equipment file management in university

Wang Zhe, Li Xiaomei
Capital medical university, Beijing, 100069, China

Based on our previous work in equipment file management in universities, this paper have discussed the file management issues, and made suggestions on related issues for further improvement.

equipment file；file management；university

2010-05-31

王喆，碩士，實(shí)驗(yàn)師。李曉梅，助理館員。