信息化環(huán)境下的檔案信息資源共享研究

文/朱鳳嬌

研究和分析信息化環(huán)境中的檔案信息資源的共享及其涉及的用戶、制度、技術(shù)等，具有重要的理論和實踐意義。本文旨在通過將檔案信息資源的共享放入信息化環(huán)境中，從理論、實踐，多主體、多維度地進(jìn)行分析其共享的涵義、特點及已采取的措施，并在此基礎(chǔ)上建立相對完善的指標(biāo)體系，為信息化環(huán)境下檔案信息資源的共享提供新思路，促進(jìn)其共享的高質(zhì)量實現(xiàn)，進(jìn)一步促進(jìn)檔案信息資源的開發(fā)與利用，在社會建設(shè)中發(fā)揮更大的知識情報價值，推動社會的發(fā)展，實現(xiàn)檔案信息資源在最大范圍內(nèi)的充分共享。

1 信息化環(huán)境下檔案信息資源共享的障礙

1.1 現(xiàn)有的檔案信息資源共享服務(wù)與利用者的需求契合度不高

現(xiàn)有的檔案信息資源共享服務(wù)對于潛在用戶的關(guān)注還不夠多。由于主觀因素和社會因素等的限制，一些用戶的檔案需求表現(xiàn)得不夠明顯，甚至尚未被激發(fā)。而潛在用戶一般不會主動向檔案部門尋求幫助，加之檔案部門的工作重心都偏向了能夠明確表達(dá)檔案需求的用戶，這些潛在用戶利用檔案的需求往往就會被忽視。檔案信息資源共享的普及范圍就會縮小，服務(wù)人群就會減少。

1.2 檔案信息資源的整理工作和整合工作不到位

由于多方的原因，就我國目前的情況來看，信息化建設(shè)在區(qū)域之間是相對封閉、各自為政的。檔案信息資源的整合在不同區(qū)域進(jìn)行，缺乏相互之間的協(xié)調(diào)合作，漸漸形成了諸多的“信息孤島”。隨著社會信息化特征的日益凸顯，檔案信息資源的數(shù)量和種類本來就大大增加，各區(qū)域的整合工作又缺乏溝通，必然導(dǎo)致了各自整合工作的標(biāo)準(zhǔn)不一。即使本區(qū)域內(nèi)的檔案信息資源得到了有效的整合，一旦涉及大范圍甚至全國性的整合，就會由于各區(qū)域的工作標(biāo)準(zhǔn)存在差異而需要重新進(jìn)行整合工作的每一步操作，既帶來了不必要的人力、物力的浪費，又降低了整合工作的效率。

1.3 檔案信息化的建設(shè)在地區(qū)之間發(fā)展不平衡

首先就體現(xiàn)在對檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識上的不平衡。信息化較為欠發(fā)達(dá)的地區(qū)還處于檔案信息化建設(shè)的起步階段，對其內(nèi)涵的認(rèn)識還很片面，認(rèn)為檔案信息化建設(shè)只是計算機技術(shù)的簡單運用，或者是紙質(zhì)檔案的數(shù)字化；而信息化較為發(fā)達(dá)的地區(qū)已經(jīng)經(jīng)歷了檔案信息化的初級階段，有了一定的發(fā)展，對其內(nèi)涵的認(rèn)識也更為全面和深刻，更能意識到檔案信息化要實現(xiàn)的就是檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)化和高度的共享。其次是檔案信息化設(shè)施在各地區(qū)的不平衡。欠發(fā)達(dá)地區(qū)的檔案網(wǎng)站質(zhì)量并不高，如相關(guān)網(wǎng)站的鏈接太少、網(wǎng)址查詢困難，其現(xiàn)有的數(shù)據(jù)通信寬帶更是遠(yuǎn)遠(yuǎn)滿足不了迅速膨脹的網(wǎng)上流量；而較發(fā)達(dá)地區(qū)已經(jīng)開始真正開展網(wǎng)上的檔案業(yè)務(wù)，擁有較高的網(wǎng)絡(luò)設(shè)施和電信設(shè)備的普及率。再次是檔案信息化在地區(qū)間的技術(shù)不平衡。部分地區(qū)即使已經(jīng)建立了辦公自動化系統(tǒng)和機關(guān)信息化系統(tǒng)，但因其涉及大量的國家機密，還沒有掌握相關(guān)的技術(shù)將其與公共信息網(wǎng)實行物理隔離，確保機關(guān)檔案信息的內(nèi)容安全。

1.4 檔案館（室）的各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)落實不到位

由于檔案鑒定工作需要人工完成，工作量十分繁重，期間難免出現(xiàn)鑒定隨意和鑒定滯后的現(xiàn)象。有的檔案工作人員就為了提高工作的速度而濫用“彈性方法”的“就高不就低”原則，對于保管期限存在爭議的檔案，將其保管期限一律從長。這種粗放的鑒定傾向使檔案的歸檔范圍和留存時間被人為擴大和延長，甚至導(dǎo)致了“有文必檔”的現(xiàn)象，嚴(yán)重拉低了館（室）藏的整體質(zhì)量，影響檔案信息資源共享的效率。在信息化環(huán)境下，檔案館（室）中除了傳統(tǒng)的實體檔案外，近年來新出現(xiàn)的電子文件也是重要的組成部分。實體檔案的保管受人為和自然因素的影響，電子文件自身的特性決定了對其保管的復(fù)雜性。當(dāng)不可抗的突發(fā)自然事件發(fā)生，網(wǎng)絡(luò)入侵技術(shù)不斷升級、變換，各類型各載體的檔案都難免遭到不同程度的損毀，其完整性和案卷質(zhì)量都會受到不同程度的破壞，檔案信息資源共享的質(zhì)量也會受到影響。

2 信息化環(huán)境下推動檔案信息資源共享的建議

2.1 強調(diào)以用戶需求為導(dǎo)向的檔案信息資源共享

首先就要加大檔案館的開發(fā)力度，改變檔案館往日在公眾心中的印象，逐漸消除神秘感和陌生感，使用戶知曉、熟悉本館館藏，如內(nèi)容、數(shù)量、存址等。其次，加強面向全社會的宣傳工作，包括宣傳檔案和檔案工作。對檔案工作人員宣傳與其工作內(nèi)容相關(guān)的政策、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)等，規(guī)范其工作，對社會大眾宣傳檔案館的館藏內(nèi)容、工作范圍、服務(wù)方式等，使其明確自己在該館中可以獲得哪些檔案信息資源和服務(wù)。再次，對館中資源的類目設(shè)置進(jìn)行進(jìn)一步優(yōu)化，在全面系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，考慮用戶實際利用的需要，豐富類目并使其結(jié)構(gòu)合理，可以最快地喚起用戶的利用需求。

2.2 豐富檔案信息資源并提高其整合水平

整合檔案信息資源的最終目的是為了實現(xiàn)共享。在信息化的環(huán)境下，統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)則是檔案信息資源共享的核心保障因素。因此，各區(qū)域、各檔案機構(gòu)和部門之間應(yīng)該打破原來各自為政的局面，增進(jìn)相互之間的溝通、交流和協(xié)作，這種互聯(lián)互通是建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的首要條件。相關(guān)的管理部門在此基礎(chǔ)上對檔案信息資源整合中的一些有待達(dá)成共識的問題予以明確，如整合的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，并承諾共同遵守，使各部門、各系統(tǒng)的資源整合工作在同一標(biāo)準(zhǔn)體系下有序進(jìn)行。具體來說，機關(guān)檔案室、綜合檔案館和信息中心等各個層次的部門都要遵守共同的整合工作標(biāo)準(zhǔn)，在各自的負(fù)責(zé)范圍內(nèi)，提高檔案信息資源的整合水平。最后，將各系統(tǒng)和部門的整合成果進(jìn)行綜合，實現(xiàn)國家規(guī)模的檔案信息資源整合，為實現(xiàn)全國范圍內(nèi)的檔案信息資源共享提供最大可能。

2.3 促進(jìn)檔案信息化的建設(shè)在地區(qū)間的相對平衡

只有檔案的信息化建設(shè)在地區(qū)間達(dá)到相對平衡，才能為全國范圍內(nèi)的檔案信息資源共享減少阻力，促成共享目標(biāo)的實現(xiàn)。首先，要加大對檔案信息化發(fā)展水平較低地區(qū)的投入，從人、財、物三方面全方位提高其信息化建設(shè)的能力。將當(dāng)?shù)氐臋n案人員送至信息化發(fā)達(dá)地區(qū)進(jìn)行學(xué)習(xí)取經(jīng)，吸收其管理的方式和建設(shè)的經(jīng)驗，或者將發(fā)達(dá)地區(qū)的高素質(zhì)專業(yè)人才引入本地區(qū)，向本地區(qū)的檔案管理人員和工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，傳授相關(guān)的管理知識，在日常工作中對其進(jìn)行指導(dǎo)。國家還應(yīng)根據(jù)不同地區(qū)的實際狀況，在財政上給予不同程度的支持，保證其檔案信息資源的建設(shè)和共享事業(yè)順暢進(jìn)行。定期檢查各地區(qū)的信息化實施進(jìn)展，及時對經(jīng)費不足的地區(qū)增加撥款。實地考察各地區(qū)信息化建設(shè)的需要，有針對性地為其提供相關(guān)的資源和設(shè)備。完善檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施，特別是完善計算機網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，加強辦公自動化和局域網(wǎng)的建設(shè)。合理配置檔案信息資源，有序進(jìn)行檔案的數(shù)字化工作，充實檔案數(shù)據(jù)庫。

2.4 落實檔案館（室）業(yè)務(wù)的各個環(huán)節(jié)，保證檔案信息資源的質(zhì)量

在落實各個環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)上，將處理檔案信息資源的各個步驟進(jìn)行有機整合，也能起到提高檔案工作效率的作用，從而為檔案信息資源的共享節(jié)省資源和時間。寧波市為實現(xiàn)檔案工作“異地查檔、跨館服務(wù)”目標(biāo)，在落實檔案工作各環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)上，從整體功能最優(yōu)的角度，使各環(huán)節(jié)相互配合，建設(shè)檔案共建共享平臺。該平臺由六個模塊組成，分別是目錄采集、數(shù)據(jù)接收、數(shù)據(jù)管理、目錄檢索、利用登記和權(quán)限管理，基本實現(xiàn)了檔案信息資源從收集、整理、進(jìn)館到共享利用等全過程管理，極大提高了處理檔案信息資源的系統(tǒng)性和科學(xué)性。

3 結(jié)語

綜上所述，檔案信息資源的共享問題是一項龐大的系統(tǒng)工程，它不是單純的技術(shù)問題，而是涉及檔案信息資源本身及其與之相關(guān)的各方面要素。同時，這也是一項需要長期進(jìn)行的復(fù)雜工程，由于檔案研究人員對共享問題的認(rèn)識具有漸進(jìn)性，檔案信息資源的共享策略必然會處于不斷完善和更新的狀態(tài)中。