醫(yī)療耗材虛擬二級庫管理及系統(tǒng)開發(fā)和應(yīng)用

【作者】李憲軍， 薛鴻， 張恩科， 武卓

陜西省人民醫(yī)院設(shè)備管理科，陜西，西安，710068

醫(yī)用消耗性器材的管理是醫(yī)院器材管理部門主要的管理職責(zé)之一。一般的三級甲等醫(yī)院，醫(yī)療消耗材料使用情況是：消耗品種近百種，涉及醫(yī)院全部的臨床和醫(yī)技科室，年使用價值達(dá)到醫(yī)院綜合收入的15%-20%，其中高值耗材（單價200元以上）要占約70%的份額。所以，消耗材料管理的研究具有非常大的科學(xué)意義和實用價值，能體現(xiàn)非常明顯的管理效益。

長期以來,醫(yī)院醫(yī)療器材管理以行政手段為主是普遍現(xiàn)象，缺少業(yè)務(wù)指導(dǎo)和使用監(jiān)督。其不足之處在于重視購置，而對購置后的應(yīng)用和消耗監(jiān)管責(zé)任意識不夠，手段缺乏，往往造成資源使用的盲目性和無序性。一般醫(yī)院的運行模式是器材管理科購置，使用科室領(lǐng)取，并存儲于科室內(nèi)供臨床使用。這樣造成所有的科室都設(shè)立了二級庫房，但醫(yī)院缺少對二級庫房的管理，醫(yī)療器械一旦離開器材管理科的庫房，其使用方向和數(shù)量便失去監(jiān)督管理，成為醫(yī)院器材管理缺口。如果依靠設(shè)備管理科的資源，是很難管理到器材的具體使用終端。為了規(guī)范醫(yī)療耗材的使用，我們對醫(yī)療耗材使用中器材管理科下游的器材管理進行了專題研究，試行醫(yī)療器材虛擬二級庫管理模式，重點控制流量和流向，詣在建立減少浪費杜絕流失的醫(yī)療耗材使用管理的長效機制。所謂虛擬二級庫是指在傳統(tǒng)臨床科室實際器材保管庫基礎(chǔ)之上實現(xiàn)對器材使用的計算機信息化系統(tǒng)監(jiān)控。以網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫為平臺，以收費控制為主要手段，開發(fā)建立了耗材使用的流量控制和流向監(jiān)督程序軟件，以指導(dǎo)和調(diào)整耗材的使用，使有限的資源發(fā)揮最大的社會效益和經(jīng)濟效益。

基于現(xiàn)有的理論研究，本文探討對醫(yī)院耗材實施虛擬二級庫模式管理，結(jié)合應(yīng)用體會，總結(jié)一些器材管理的模式和經(jīng)驗，開發(fā)出醫(yī)療耗材流量控制和流向管理系統(tǒng)。

1 醫(yī)療耗材使用中存在的主要問題

目前，一般醫(yī)院耗材領(lǐng)用流程是器材管理部門設(shè)立耗材庫房，由使用科室按報表領(lǐng)取，報表數(shù)據(jù)由使用科室填寫，一般不受制約，具有很大的盲目性和隨意性。管理手段的不足導(dǎo)致行政部門無法準(zhǔn)確掌握和控制耗材在醫(yī)院的實際用量和流向，也就造成監(jiān)管職能的缺失。這樣，產(chǎn)生這么下列幾個問題就不足為奇了。

1.1 安全隱患：

(1) 一次性耗材的復(fù)用問題；

(2) 院外耗材非正常渠道進入醫(yī)院使用問題；

(3) 科室保管不善，造成過期報廢、變質(zhì)浪費等現(xiàn)象。

1.2 經(jīng)營管理問題

(1) 使耗材周轉(zhuǎn)率低下，不合理占用醫(yī)院流動資金；

(2) 醫(yī)院耗材外流；

(3) 耗材使用收費不規(guī)范；

(4) 使用成本無法掌握。

為了解決上述問題，醫(yī)院加強醫(yī)用耗材的監(jiān)督控制，對耗材二級庫進行適當(dāng)?shù)墓芾硎欠浅１匾摹?/p>

2 器材虛擬二級庫管理模式推薦

基本原則：控制耗材使用流量和監(jiān)管耗材使用流向。

實現(xiàn)手段：構(gòu)建醫(yī)院臨床科室的器材使用信息監(jiān)控體系，開發(fā)并建立科室二級庫管理軟件系統(tǒng)。

2.1 管理軟件系統(tǒng)

耗材流量和流向管理軟件必須以醫(yī)院收費系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)和醫(yī)療器材管理數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)，設(shè)計相關(guān)流程，設(shè)置流通各環(huán)節(jié)相應(yīng)的操作權(quán)限，達(dá)到控制和監(jiān)管的目的。其基本使用功能和操作流程包括下面幾個方面：

(1) 使用科室在器材科領(lǐng)用耗材后，在網(wǎng)絡(luò)上即自動產(chǎn)生使用科室耗材二級庫數(shù)據(jù)，使用科室和管理科室在系統(tǒng)上可對科室的耗材隨時查詢，必要時進行盤點；

(2) 在系統(tǒng)數(shù)據(jù)管理上，各類醫(yī)療不可收費項目與耗材一對一對應(yīng)。不可收費項目耗材使用消耗后在管理軟件上的操作是兌減庫存并留存記錄；

(3) 可收費項目耗材使用記費次數(shù)與耗材領(lǐng)用數(shù)量相一致，其使用消耗后在管理軟件上的操作是耗材使用記費，兌減相應(yīng)庫存，同時留存記錄。如果使用科室二級庫已無耗材庫存，計費系統(tǒng)也不再允許記費；

(4) 科室領(lǐng)用耗材時，管理系統(tǒng)自動提示該科室耗材的庫存數(shù)量，若超出規(guī)定備用量，系統(tǒng)可限制發(fā)放；

(5) 系統(tǒng)可自動完成任意指定品種耗材的分類統(tǒng)計。

2.2 行政管理機構(gòu)

醫(yī)院耗材推行虛擬二級庫管理，其組織機構(gòu)應(yīng)分三級。

2.2.1 醫(yī)院國資部門

負(fù)責(zé)程序制度的制定和監(jiān)督執(zhí)行。財產(chǎn)帳目建立,成本核算,規(guī)范物價和收費等。

2.2.2 器材管理部門

(1) 器材管理科對臨床醫(yī)技科室的耗材領(lǐng)用量行使控制職能。對在使用科室備用的耗材，最多備用量原則上規(guī)定為該科室30天的平均使用量；

(2) 消耗材料的使用應(yīng)建立供應(yīng)目錄庫，對全部耗材的品名和供應(yīng)單位建立網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫進行管理，器材管理科對耗材的品牌、供應(yīng)價格、規(guī)格型號、使用科室及領(lǐng)用量進行網(wǎng)絡(luò)登記、監(jiān)督管理和數(shù)據(jù)維護，按期對使用數(shù)量和去向等信息進行統(tǒng)計；

(3) 對臨床醫(yī)技科室的耗材使用去向行使監(jiān)督職能。耗材使用情況可在數(shù)據(jù)庫上進行統(tǒng)計、分析和審核，指導(dǎo)行政管理決策，修訂有關(guān)軟件權(quán)限和制度。

2.2.3 使用科室：

(1) 使用科室必須保證管理系統(tǒng)二級庫數(shù)據(jù)與實際二級庫存耗材的一致性；

(2) 各類醫(yī)療不收費項目的使用，在管理軟件操作上按實際使用情況登記，留存記錄；

(3) 可收費項目耗材使用在管理系統(tǒng)軟件操作上按實際使用情況記費，系統(tǒng)自動留存記錄。

3 虛擬二級庫管理效益評估

通過建立醫(yī)院醫(yī)療耗材虛擬二級庫管理和相應(yīng)網(wǎng)絡(luò)信息軟件系統(tǒng)的應(yīng)用，可解決醫(yī)院耗材領(lǐng)用流程長期存在的困惑。

(1) 規(guī)范了物流環(huán)節(jié)，使用科室的器材備用量保持了合理水平，有效減少了物資積壓所造成變質(zhì)失效等浪費。對醫(yī)院財務(wù)經(jīng)營管理中，加快資金周轉(zhuǎn)具有積極意義。醫(yī)院耗材的庫存量與系統(tǒng)運行前相比下降約16%（未考慮醫(yī)療業(yè)務(wù)增長因素）。

(2) 一次性醫(yī)用耗材的復(fù)用，給醫(yī)院的感染控制工作帶來問題，通過管理軟件的不能重復(fù)收費的功能，很好的解決了這個問題，一次性耗材的違規(guī)使用被杜絕了，安全隱患大大降低。

(3) 管理軟件的耗材領(lǐng)取和收費授權(quán)一對一對銷功能，有效減少了院內(nèi)漏費和醫(yī)院耗材外流和的機會。也完全杜絕了非醫(yī)院正規(guī)渠道來源耗材的使用（不能獲得收費必須的授權(quán)）。

(4) 耗材供應(yīng)目錄數(shù)據(jù)庫，對全院耗材的來源、流通、核對、使用和收費等全過程監(jiān)管，產(chǎn)生了積極的和革命性的意義。

本文闡述的軟科學(xué)研究成果，對醫(yī)療耗材的使用管理應(yīng)用了事前預(yù)測、事中控制、事后總結(jié)的醫(yī)療器材使用管理新方法，通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的開發(fā)實現(xiàn)對耗材的使用情況進行量化控制和評價，既能體現(xiàn)出一個醫(yī)院重視宏觀調(diào)控和具體實踐相結(jié)合的工作態(tài)度，求真、務(wù)實、扎實、高效的工作作風(fēng)。也能因為新管理思路的實施，提高了管理水平，對醫(yī)院器材的合理使用及綜合經(jīng)濟效益的提高產(chǎn)生積極而深遠(yuǎn)的影響。

[1]于春華, 蔣夕平.醫(yī)療器材二級庫管理系統(tǒng)的設(shè)計 [J].醫(yī)療衛(wèi)生裝備.2006, (09): 40-42.

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[3]于京杰, 湯黎明, 于春華.醫(yī)療器材的規(guī)范采購與科學(xué)管理 [J]醫(yī)療設(shè)備信息, 2004, (9): 55-57.