淺談水利工程檔案管理工作思考

唐 峰

水利工程檔案是水利工程建設(shè)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、文件、圖紙、光盤等各種形式的歷史記錄，它記載了水利工程從勘測(cè)、設(shè)計(jì)、立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、施工、監(jiān)理到竣工驗(yàn)收各個(gè)環(huán)節(jié)的真實(shí)情況，是水利工程建設(shè)過程和成果的真實(shí)反映，加強(qiáng)水利工程檔案管理，是水利工作中值得重視的一個(gè)問題，現(xiàn)結(jié)合工作實(shí)踐對(duì)加強(qiáng)水利工程檔案管理談幾點(diǎn)粗淺的想法。

一、工程檔案要及時(shí)完整歸檔，并積極推動(dòng)電子文件歸檔

檔案法已頒布多年，整個(gè)水利行業(yè)檔案意識(shí)有所提高，但由于宣傳力度不夠，加之傳統(tǒng)習(xí)慣的影響，一些人對(duì)檔案管理工作缺乏重視，往往只注重工程質(zhì)量，不重視工程建設(shè)各個(gè)階段的資料保存和及時(shí)歸檔，有些即使歸檔也不完整，特別是原始資料的流失嚴(yán)重，造成工程檔案不完整。工程檔案是工程建設(shè)各階段產(chǎn)品質(zhì)量查詢的依據(jù)，也是今后維修、改建、擴(kuò)建的重要依據(jù)，還是工程技術(shù)人員從事生產(chǎn)、建設(shè)和管理工作的參考和依據(jù)，如果出現(xiàn)工程質(zhì)量事故，原始檔案在調(diào)查程序中不可缺位，因此工程檔案一定要及時(shí)完整歸檔。

由于紙質(zhì)檔案中的印章和簽名是文件生效的主要標(biāo)志，具有憑證作用和法律效率，因此目前水利工程檔案管理的重點(diǎn)是對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行歸檔。但是隨著計(jì)算機(jī)廣泛應(yīng)用于生產(chǎn)活動(dòng)的方方面面，電子檔案管理工作也越來越受到重視。

辦公自動(dòng)化、無紙化等新生事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過程在計(jì)算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行，這樣就產(chǎn)生了大量的電子文檔。若繼續(xù)延續(xù)傳統(tǒng)檔案管理模式，則還需將電子文檔打印成紙質(zhì)文檔進(jìn)行整理歸檔，對(duì)資源來說也是一種浪費(fèi)，而且在必要時(shí)采取檔案數(shù)字化管理的檔案信息還可以脫機(jī)存儲(chǔ)到其他更安全的介質(zhì)上，并做多個(gè)備份，避免自然因素?fù)p壞和非法訪問。檔案信息化在對(duì)電子文件歸檔的同時(shí)進(jìn)行主題詞標(biāo)引、著錄，技術(shù)條件允許時(shí)，可以編制多角度、全方位的檢索工具，方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號(hào)或主題詞，即可以找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級(jí)行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。

二、積極加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)

目前水利工程檔案仍然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)保存和目錄式管理，占用大量的庫房空間，管理成本高，紙質(zhì)易潮濕，易黃、易脆，檔案資料靠人工收集，存在周期長(zhǎng)、檔案資料不全、查檔工作繁瑣等一系列問題，即使使用計(jì)算機(jī)管理，多數(shù)是基于目錄管理，檔案資料管理、查詢、利用仍然以在庫房中進(jìn)行為主，造成人力、物力和信息資源的浪費(fèi)，導(dǎo)致有價(jià)值的檔案不能長(zhǎng)期完整保存。要改變這一情況，必須推動(dòng)工程檔案建設(shè)信息化。

檔案信息化就是在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，使工程檔案管理模式發(fā)生轉(zhuǎn)變，從以檔案實(shí)體保管和利用為重點(diǎn)，轉(zhuǎn)向以檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和提供服務(wù)為重心，從而使檔案工作進(jìn)一步走向規(guī)范化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。工程檔案信息化是信息時(shí)代檔案管理現(xiàn)代化的需要，傳統(tǒng)的手工管理方式已不能適應(yīng)信息社會(huì)對(duì)工程檔案信息資源的需求，電子文件的大量出現(xiàn)，使實(shí)現(xiàn)檔案信息化具備利用現(xiàn)代化的技術(shù)手段和管理方式，一份文件可以同時(shí)提供給所有需要的工程技術(shù)人員共享，不受“孤本”限制，不受“時(shí)間、地點(diǎn)”限制，所有利用者可以在任何時(shí)間利用局域網(wǎng)查詢，還可以異地傳輸，為規(guī)劃、設(shè)計(jì)、科學(xué)研究提供智能化服務(wù)。當(dāng)然，工程檔案信息化是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作，必須先淺后深，逐步實(shí)施、逐步完善。

三、強(qiáng)化檔案服務(wù)意識(shí)

強(qiáng)化檔案服務(wù)意識(shí)是與時(shí)俱進(jìn)的需要，檔案工作者要增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，勤勤懇懇、腳踏實(shí)地地做好檔案工作，把檔案用戶滿意放在第一位，要淡泊名利，樹立事業(yè)心和責(zé)任感，多奉獻(xiàn)、少計(jì)較，提高思想意識(shí)，增強(qiáng)使命感，才能保證檔案的可靠性、安全性。同時(shí)要精通業(yè)務(wù)知識(shí)，檔案工作是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，既要精通檔案學(xué)基礎(chǔ)理論，還要具有檔案管理現(xiàn)代化的知識(shí)技能，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)和強(qiáng)化專業(yè)技能，要注重知識(shí)結(jié)構(gòu)的適應(yīng)性調(diào)整，并能運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)化手段提供檔案為用戶服務(wù)?！稒n案法》明確規(guī)定檔案工作人員應(yīng)具備專業(yè)知識(shí)。因此檔案人員要通曉業(yè)務(wù)流程、精通檔案分類、熟悉庫房結(jié)構(gòu)、排架位置、熟練掌握計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代化檔案保護(hù)技術(shù)。當(dāng)然，檔案服務(wù)意識(shí)的強(qiáng)化，是一個(gè)潛移默化的過程，絕不是一蹴而就的事情，檔案工作者首先要做好自身服務(wù)意識(shí)的強(qiáng)化，才能促進(jìn)所有用戶檔案意識(shí)的強(qiáng)化，檔案管理才能朝著健康的軌道向前發(fā)展■