ERP環(huán)境下的銷售企業(yè)財(cái)務(wù)管理

□張傳軍

ERP系統(tǒng)從財(cái)務(wù)集成的基礎(chǔ)、財(cái)務(wù)集成的內(nèi)容、財(cái)務(wù)集成的技術(shù)實(shí)現(xiàn)等三方面實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的全面集成，推動了財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)一體化的實(shí)現(xiàn)，使企業(yè)的財(cái)務(wù)管理從較為封閉單一的傳統(tǒng)模式向集成化的全面的信息化管理發(fā)展。然而，在中國石化全面推進(jìn)ERP系統(tǒng)集成應(yīng)用的進(jìn)程中，各企業(yè)的財(cái)務(wù)管理也遇到了一些問題。ERP系統(tǒng)集成應(yīng)用既是提高企業(yè)經(jīng)營管理水平的有力武器，也對財(cái)務(wù)管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。進(jìn)一步了解和熟悉ERP模塊集成知識，學(xué)好、用好ERP規(guī)則，是利用先進(jìn)的信息手段提升財(cái)務(wù)管理水平的必由之路。

ERP環(huán)境下的財(cái)務(wù)管理模式

ERP系統(tǒng)是一個(gè)在整個(gè)企業(yè)范圍內(nèi)應(yīng)用的、高度集成的信息系統(tǒng)，它為使用單位提供了一個(gè)高度透明的業(yè)務(wù)和管理平臺。在這個(gè)平臺上所有源數(shù)據(jù)只需在唯一的進(jìn)口輸入一次，就可以把邏輯上相關(guān)聯(lián)的部分連接在一起，即在處理采購、生產(chǎn)、銷售、收款、發(fā)貨、盤點(diǎn)等業(yè)務(wù)的同時(shí)，系統(tǒng)會根據(jù)事先設(shè)定的規(guī)則，自動選擇應(yīng)記入的相關(guān)會計(jì)科目，在子分類賬生成實(shí)時(shí)的會計(jì)分錄，自動產(chǎn)生相應(yīng)的會計(jì)憑證，完全取消了重復(fù)工作和多余數(shù)據(jù)。集成化的業(yè)務(wù)處理取代了傳統(tǒng)的人工操作，數(shù)據(jù)在各業(yè)務(wù)系統(tǒng)、不同的模塊之間根據(jù)規(guī)則互相作用、共享使用。

一個(gè)單位SAP系統(tǒng)上線之后，財(cái)務(wù)管理的模式會較上線前有較大變化，其主要原因就在于系統(tǒng)已集成性地嵌入主要業(yè)務(wù)之中以及控制手段的多樣化，使得財(cái)務(wù)信息在實(shí)時(shí)性、事前控制力等方面得到大幅提升，進(jìn)一步推動了財(cái)務(wù)部門從傳統(tǒng)的以核算為主向管理會計(jì)轉(zhuǎn)化。

ERP應(yīng)用對財(cái)務(wù)管理的影響

ERP系統(tǒng)模塊集成應(yīng)用對財(cái)務(wù)管理的影響是多方面的。

1.集成后財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)源變化對財(cái)務(wù)管理的影響。在集團(tuán)公司ERP系統(tǒng)中，MRO、MM、SD、PS、PM等后勤模塊中物料主數(shù)據(jù)、供應(yīng)商主數(shù)據(jù)、客戶主數(shù)據(jù)等基礎(chǔ)信息是財(cái)務(wù)集成的基礎(chǔ)，集成流程前端業(yè)務(wù)操作沒有實(shí)現(xiàn)時(shí)，后期財(cái)務(wù)動作無法完成；同時(shí)，后勤模塊中涉及價(jià)值變動的操作會形成相應(yīng)的會計(jì)憑證。例如，MRO模塊收貨后會產(chǎn)生應(yīng)付暫估款項(xiàng)，發(fā)貨后維修工單上會產(chǎn)生相應(yīng)的材料成本；MM模塊物料在ERP系統(tǒng)中任何移動記賬都會自動產(chǎn)生FI/CO模塊所需要的會計(jì)、成本憑證，而采購收貨過賬業(yè)務(wù)完成后，財(cái)務(wù)人員才能對采購合同進(jìn)行發(fā)票校驗(yàn)、付款業(yè)務(wù)流程；SD模塊在出具或沖銷銷售發(fā)票時(shí)，同時(shí)自動產(chǎn)生相應(yīng)的會計(jì)憑證，記入應(yīng)收賬款與銷售收入等科目，如果出具發(fā)票日期不正確，將導(dǎo)致會計(jì)憑證記賬日期不正確，或者不能產(chǎn)生會計(jì)憑證，從而影響財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)；PS模塊項(xiàng)目結(jié)算集成實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目款項(xiàng)支付、成本歸集、項(xiàng)目結(jié)轉(zhuǎn)等功能；PM模塊檢維修上線后，修理費(fèi)必須通過系統(tǒng)中的維修計(jì)劃發(fā)生，在維修計(jì)劃中結(jié)算的修理費(fèi)用額度須與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)一致。所有這些后勤模塊的相關(guān)財(cái)務(wù)信息均自動歸集到財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)序列中，最終直接影響財(cái)務(wù)報(bào)表及分析的質(zhì)量。

2.財(cái)務(wù)模塊對后勤模塊的主要影響。財(cái)務(wù)模塊對后勤模塊的影響主要包括以下幾方面：物料賬期間、財(cái)務(wù)期間、CO期間等設(shè)置對于后勤模塊涉及物料過賬的業(yè)務(wù)起到控制作用；基金管理（FM）業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)對后勤模塊進(jìn)行實(shí)時(shí)的預(yù)算控制，在終端用戶的操作過程中若遇到預(yù)算超支的情形，該業(yè)務(wù)將無法進(jìn)行，必須取得預(yù)算追加后方可繼續(xù)；財(cái)務(wù)模塊客戶余額狀態(tài)及客戶信用主數(shù)據(jù)的維護(hù)情況直接影響SD模塊銷售開票業(yè)務(wù)等。

3.財(cái)務(wù)管理的核算者、管理方式的變化給財(cái)務(wù)部門帶來的挑戰(zhàn)。ERP上線后，財(cái)務(wù)管理的核算者、管理方式等較傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理變化大，涉及業(yè)務(wù)經(jīng)營的主要核算工作已基本由財(cái)務(wù)人員轉(zhuǎn)為經(jīng)營部門人員操作，管理方式也從原來的事后核算為主轉(zhuǎn)為事前控制、在線管理為主。以山東石油分公司ERP上線后相關(guān)情況來看，財(cái)務(wù)人員對于ERP環(huán)境下的財(cái)務(wù)管理存在如下疑問：采購過程中的收貨明細(xì)單據(jù)看不到了，怎么能把住進(jìn)貨關(guān)？營業(yè)室開票銷售的時(shí)候就把成本結(jié)轉(zhuǎn)了，銷售收入在售油的時(shí)候就已經(jīng)進(jìn)行了確認(rèn)，那還要財(cái)務(wù)人員干什么？存貨盤點(diǎn)后的處理是由物流庫存管理員來輸入系統(tǒng)，怎么才能夠查到？諸如此類的疑惑數(shù)不勝數(shù)，財(cái)務(wù)部門會質(zhì)疑ERP環(huán)境下財(cái)務(wù)對采購、銷售、庫存等集成業(yè)務(wù)的控制能力，而實(shí)質(zhì)上ERP的財(cái)務(wù)管理能力遠(yuǎn)較傳統(tǒng)財(cái)務(wù)軟件集成與強(qiáng)大。

提升管理水平的路徑

銷售企業(yè)的財(cái)務(wù)管理要適應(yīng)ERP環(huán)境，進(jìn)而提高管理水平，主要應(yīng)注意如下方面：

1.財(cái)務(wù)部門要主動組織財(cái)務(wù)人員加強(qiáng)集成知識學(xué)習(xí)，熟悉跨模塊業(yè)務(wù)。目前中國石化銷售企業(yè)ERP系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)工作整體還處于初期，財(cái)務(wù)人員普遍對ERP集成知識缺乏深入了解，對于ERP上線后如何開展財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)存在不少疑惑。財(cái)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)要主動把財(cái)務(wù)人員ERP集成知識的學(xué)習(xí)列入日常的財(cái)務(wù)學(xué)習(xí)計(jì)劃。財(cái)務(wù)人員明白了ERP是怎么回事，知道哪些關(guān)鍵的控制點(diǎn)對于財(cái)務(wù)工作影響的原理，自然就能對新環(huán)境下的財(cái)務(wù)管理做到心中有數(shù)、有重點(diǎn)地去抓。山東石油對財(cái)務(wù)人員ERP集成知識學(xué)習(xí)非常重視，區(qū)分管理層、最終操作用戶、運(yùn)維人員等不同對象，通過知識講座、專項(xiàng)集中培訓(xùn)、視頻信息課堂等方式對財(cái)務(wù)人員進(jìn)行再教育，取得了良好的成效。

2.財(cái)務(wù)觸角要適應(yīng)ERP環(huán)境下的監(jiān)控需要，學(xué)會利用ERP規(guī)則提升財(cái)務(wù)管理水平。由于ERP環(huán)境下集成業(yè)務(wù)核算人員、分工、核算方式、數(shù)據(jù)形成模式等都較傳統(tǒng)管理方式發(fā)生了很大變化，財(cái)務(wù)部門對主要的采購、生產(chǎn)、銷售、存貨等業(yè)務(wù)基本不再核算，在此情況下，必須轉(zhuǎn)換必要的財(cái)務(wù)管理手段來保持和提高對經(jīng)營業(yè)務(wù)的監(jiān)管。在選擇財(cái)務(wù)管理手段時(shí)必須對ERP規(guī)則熟悉，以便把具體的財(cái)務(wù)需求與之完美結(jié)合。同時(shí)，要減少把傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理方式變相移植到ERP財(cái)務(wù)管理上的情況，做到管要管到點(diǎn)子上，防止在經(jīng)系統(tǒng)嚴(yán)密控制的管理節(jié)點(diǎn)上做大量的無用功。實(shí)際業(yè)務(wù)中，對于某些基礎(chǔ)系統(tǒng)單據(jù)，如數(shù)據(jù)量占到銷售企業(yè)ERP數(shù)據(jù)庫資源80%以上的零售單據(jù)、大量單筆收貨明細(xì)單據(jù)、油庫到加油站內(nèi)部移庫單等，在系統(tǒng)中已得到有效控制的情況下，不需要硬性作出在相關(guān)憑證上附紙質(zhì)單據(jù)等規(guī)定，而應(yīng)把工作重點(diǎn)放到系統(tǒng)沒有完全管住的地方。

3.加強(qiáng)對ERP集成控制點(diǎn)的監(jiān)控，提升新環(huán)境下的財(cái)務(wù)管理水平。

一是重視集成模塊數(shù)據(jù)對整個(gè)財(cái)務(wù)核算數(shù)據(jù)質(zhì)量的影響。財(cái)務(wù)人員尤其要關(guān)注那些通過線外模板數(shù)據(jù)整理后采取自動或者手工方式批量導(dǎo)入ERP系統(tǒng)的大量數(shù)據(jù)，如零售數(shù)據(jù)、油品溢耗處置數(shù)據(jù)等，從財(cái)務(wù)管理的角度把好數(shù)據(jù)質(zhì)量關(guān)。

二是關(guān)注集成業(yè)務(wù)更改控制點(diǎn)。ERP系統(tǒng)集成業(yè)務(wù)因技術(shù)問題需要財(cái)務(wù)手工更正或沖銷憑證的，應(yīng)履行審批手續(xù)，待問題解決后與集成模塊一并調(diào)整。尤其需要重視月結(jié)時(shí)ERP兩個(gè)月度期間同時(shí)處于開啟狀態(tài)的情況，避免因ERP規(guī)則與傳統(tǒng)月結(jié)觀念的不同而出現(xiàn)問題。

三是關(guān)注日清日結(jié)工作，抓好月結(jié)、年結(jié)流程控制點(diǎn)。日清日結(jié)工作既是ERP的一個(gè)有效的工作檢查手段，也是較容易出問題的地方。應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注如未清采購訂單、未清銷售訂單等清理，通過月末現(xiàn)場監(jiān)盤核實(shí)企業(yè)存貨和收入的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，月結(jié)后要確保ERP系統(tǒng)子分類賬與總賬金額的一致、賬表一致等。