規(guī)范文書處理,實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化

李 敏

摘要：文書處理工作的好壞直接影響著檔案管理工作的質(zhì)量和現(xiàn)代化的水平，因此規(guī)范文書處理工作十分必要。本文從程式化、標(biāo)準(zhǔn)化、人性化和管理人員專業(yè)化四個(gè)方面對(duì)文書處理工作的規(guī)范化提出了建議。

關(guān)鍵詞：文書處理 規(guī)范化 檔案管理

文書檔案是檔案的重要組成部分，文書處理工作的好壞直接影響到整個(gè)檔案管理工作的質(zhì)量，高水平的檔案管理是建立在規(guī)范公文處理的基礎(chǔ)之上的，沒有高質(zhì)量的公文就不會(huì)有高質(zhì)量的檔案。因此，在實(shí)際工作中，我們要牢固樹立系統(tǒng)思維意識(shí)，把住文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的入口關(guān)，保證文書處理工作與檔案現(xiàn)代化管理同步發(fā)展，共同提高。

一、文書處理要求程式化

文書處理程序指的是在一個(gè)機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部，按照制發(fā)、辦理與管理文件的規(guī)律，對(duì)文書工作的一系列環(huán)節(jié)所安排的工作順序。它反映了各個(gè)文書處理環(huán)節(jié)之間的緊密銜接關(guān)系，也反映了文件在單位內(nèi)部運(yùn)轉(zhuǎn)的全部過程。一個(gè)單位核照它所選擇的文書工作組織形式科學(xué)地組織與安排文書處理程序，這對(duì)于各類文件的迅速運(yùn)轉(zhuǎn)處理，建立正常工作秩序，提高辦事效率，是十分必要的。文書處理的全部程式包括對(duì)本單位發(fā)文、內(nèi)部文件的撰創(chuàng)，對(duì)收文的處理，以及對(duì)各類文件的日常管理等一系列工作環(huán)節(jié)。

收文處理程序——包括文件的收進(jìn)、啟封、登記、分送、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦、歸檔等(需要辦復(fù)的文件和需要向外轉(zhuǎn)發(fā)的文件，從擬稿起進(jìn)入發(fā)文處理程序)。

發(fā)文處理程序——包括擬稿、核稿、簽發(fā)(會(huì)簽)、繕印、校對(duì)、登記、裝封、發(fā)出、注發(fā)、歸卷等。

各個(gè)環(huán)節(jié)之間有密切聯(lián)系，一環(huán)扣一環(huán)，相互制約。不同機(jī)關(guān)對(duì)于某個(gè)環(huán)節(jié)的具體做法可以有所不同，但其基本環(huán)節(jié)的安排是不可以隨意刪減或削弱的，也不能違反規(guī)律顛倒安排，否則會(huì)影響文書處理的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和工作秩序。

二、公文制發(fā)要求標(biāo)準(zhǔn)化

公文是檔案的前身，檔案由公文轉(zhuǎn)化而來，可以說公文制發(fā)怎樣，不僅決定公文本身的質(zhì)量，同時(shí)，也影響日后檔案的質(zhì)量，因此，公文制發(fā)必須標(biāo)準(zhǔn)化。首先，克服“重內(nèi)容、輕形式”的思想觀念。“只要公文內(nèi)容說清楚，在規(guī)范化方面有問題算不了什么”，這種思想在基層單位很普遍。根據(jù)實(shí)際的工作經(jīng)驗(yàn)，主要有以下幾方面的問題應(yīng)該注意。

一是公文制發(fā)要依據(jù)《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》, 嚴(yán)把公文格式關(guān)。規(guī)范公文文種，公文種類主要有：命令(令)、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見、函、會(huì)議紀(jì)要，公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文單位的職權(quán)和與主送單位的行文關(guān)系確定。領(lǐng)會(huì)每一個(gè)文種的性質(zhì)和適用范圍，選擇正確的合乎行文目的和要求的文種。公文一般由發(fā)文單位、秘密等級(jí)、緊急程度、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件、印章、成文時(shí)間、抄送單位等部分組成。

二是公文原稿收集整理是公文處理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，文件底稿既反映文件形成過程，又是文件的原始憑證。對(duì)底稿的收集應(yīng)重視，有些文件從主管部門擬稿到送單位領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，常常幾易其稿，應(yīng)注意將經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)修改過的文稿全部收集起來，將文件與底稿放在一起保存。

三是公文的發(fā)文字號(hào)是發(fā)文的序號(hào)，一般都是按文件的形式統(tǒng)一編序號(hào)，不編虛位（即1不編為 001），不加“第”字；發(fā)文字號(hào)中印有“字”不符合規(guī)定，如“×××字[2010]×號(hào)”應(yīng)為“×××[2010]×號(hào)”。

四是公文主題詞不規(guī)范，是指對(duì)主題詞的定義理解不準(zhǔn)確，主題詞應(yīng)根據(jù)公文的內(nèi)容，從《主題詞表》中規(guī)定的主題詞中選注類別詞和類屬詞。未列入《主題詞表》的詞語不作主題詞使用，特殊情況自擬主題詞的一定要在自定詞目后記以“△”符號(hào)標(biāo)明。

五是公文成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，印好了文件再找領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，就影響了公文的時(shí)效性。成文時(shí)間中使用年號(hào)時(shí)，漢字?jǐn)?shù)碼與阿拉伯?dāng)?shù)碼甚至英文字母混用，如“二○○九”印成“二00九”或“二OO九”，前者○用阿拉伯?dāng)?shù)碼0替代，后者用英文字母O替代。

六是公文用紙質(zhì)量要好，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，符合國家的有關(guān)規(guī)定，排版形式為橫寫橫排，左側(cè)裝訂。

七是公文附件, 是公文正文的補(bǔ)充和參考資料。它是公文不可缺少的一部分，不能隨意省略?！秶倚姓C(jī)關(guān)公文處理辦法》指出:“公文如有附件,應(yīng)當(dāng)在正文之后、成文日期之前注明附件的順序和名稱?！惫母郊瑧?yīng)當(dāng)置于主件之后，與主件裝訂在一起。附件的順序，應(yīng)在附件首頁左上方注明，如附件1、附件2等。

八是公文字跡要清晰。不論是草擬公文、繕印公文，還是做出的各種記錄、報(bào)表、簽字、批注等，都不應(yīng)使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長(zhǎng)久保管利用。

三、立卷歸檔要求人性化

相近公文的重復(fù)與立卷歸檔組合的無序是阻礙檔案工作現(xiàn)代化管理的最大問題。實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化管理的根本目標(biāo)就是要實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的關(guān)鍵性工作。它要求我們?cè)趯?shí)際工作中嚴(yán)格執(zhí)行國務(wù)院辦公廳頒布《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎(chǔ)上，注意解決好三個(gè)問題：一是要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔工作。要在“以我為主”原則指導(dǎo)下確立立卷歸檔的重點(diǎn)，在實(shí)際工作中要注意區(qū)分文件和資料，特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件和資料。在堅(jiān)持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護(hù)卷宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點(diǎn)，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時(shí)，又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。

四、管理人員要求專業(yè)化

專業(yè)化的管理人員是做好工作的基礎(chǔ)，而實(shí)際情況是很多從業(yè)人員不具備專業(yè)背景。這就要求大家堅(jiān)持不懈地學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí), 系統(tǒng)、深入地研究和探討業(yè)務(wù), 掌握《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》、《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》等相應(yīng)規(guī)定, 不斷提高政策水平和自身業(yè)務(wù)素質(zhì)。單位要從健全制度、規(guī)范程序，制定相應(yīng)的公文處理實(shí)施細(xì)則，嚴(yán)格發(fā)文處理的每一道程序，做到有章可依，照章辦事，形成公文處理規(guī)范化的運(yùn)行機(jī)制。公文處理的規(guī)范化是一個(gè)過程，不是一蹴而就的事情, 要邊實(shí)踐邊總結(jié), 在實(shí)踐中提高水平, 在總結(jié)中積累經(jīng)驗(yàn)。

作者單位：山東省蓬萊市高級(jí)職業(yè)學(xué)校