信息技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用調(diào)查研究

趙艷華 劉秀平 李文慶

摘要：本文基于對(duì)某省高校檔案管理應(yīng)用信息技術(shù)現(xiàn)狀的調(diào)查研究，發(fā)現(xiàn)該地區(qū)高校檔案現(xiàn)代化管理工作參差不齊、發(fā)展滯后，據(jù)此，筆者全面、多角度地分析了影響檔案工作發(fā)展的多種因素，從而提出了發(fā)展高校檔案事業(yè)的策略。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù) 高校 檔案管理 應(yīng)用

隨著計(jì)算機(jī)的日益普及與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，利用信息技術(shù)開(kāi)展檔案管理工作成為高校檔案管理領(lǐng)域中的研究熱點(diǎn)。為更好發(fā)揮信息技術(shù)在高校檔案管理中的作用，筆者以某省高校為研究對(duì)象，采用調(diào)查法、文獻(xiàn)研究法等在全省高校范圍內(nèi)進(jìn)行調(diào)查，包括檔案軟硬件建設(shè)、檔案隊(duì)伍素質(zhì)、檔案管理機(jī)制體制等。在此基礎(chǔ)上，進(jìn)一步找出高校信息技術(shù)在實(shí)際應(yīng)用中存在的問(wèn)題，并提出解決問(wèn)題的途徑。

一、信息技術(shù)在高校檔案管理工作中的應(yīng)用現(xiàn)狀

(一)管理體制及運(yùn)行機(jī)制情況

據(jù)調(diào)查統(tǒng)計(jì)，該省33所直屬高校中檔案管理部門(mén)為處級(jí)建制的僅有3所，其他均隸屬校辦公室或圖書(shū)館，為其一個(gè)科室。檔案工作發(fā)展規(guī)劃也僅有幾所高校有，且分散在學(xué)校總體規(guī)劃中，占據(jù)篇幅不到半頁(yè)甚至幾行。檔案館（室）內(nèi)部沒(méi)有專(zhuān)門(mén)檔案信息化或信息中心設(shè)置。

(二)軟硬件及檔案信息化建設(shè)情況

必要的硬件設(shè)施是開(kāi)展檔案信息化管理的前提條件，是檔案信息數(shù)字化的基礎(chǔ)。軟件——檔案管理系統(tǒng)充當(dāng)著檔案的收集與利用的中介和角色，對(duì)于檔案的歸檔及快速查閱起著至關(guān)重要的作用。然而，該省高校軟硬件建設(shè)及信息化建設(shè)卻不容樂(lè)觀(guān)。

據(jù)調(diào)查，該省高校最早應(yīng)用檔案管理系統(tǒng)軟件是在1995年，32所高校中且僅有2所使用，每隔一兩年使用檔案管理軟件的高校雖有增長(zhǎng)，但截止到2009年使用檔案管理系統(tǒng)軟件的高校也只有40.6%，還不到一半。并且，引進(jìn)的檔案管理軟件并沒(méi)有在全校推廣使用。2009年，檔案數(shù)字化的案卷級(jí)信息11所，占使用軟件學(xué)校的57.9%，著錄案卷級(jí)信息最少的257條，最多的22519條。著錄文件級(jí)信息的只有7所，全文的4所，多媒體(音)視頻的1所，可見(jiàn)檔案數(shù)字化發(fā)展參差不齊，步伐緩慢。硬件建設(shè)方面，各高校均配備了計(jì)算機(jī)等檔案數(shù)字化的基本設(shè)備，能夠基本滿(mǎn)足檔案信息化建設(shè)需求，但打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、服務(wù)器等現(xiàn)代化辦公設(shè)備有的高校還是空白，影響了工作進(jìn)度。同時(shí)，由于各高校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，檔案數(shù)量也逐年增加，現(xiàn)代化辦公設(shè)備設(shè)施的數(shù)量和質(zhì)量亟待進(jìn)一步提高。

訪(fǎng)談中還發(fā)現(xiàn)，在日常檔案工作中，經(jīng)常利用檔案管理軟件進(jìn)行檔案整理、查閱的高校不到一半。大部分高校即使擁有檔案管理軟件，其檔案數(shù)字化信息也是少之又少，很少使用或根本沒(méi)使用過(guò)軟件系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理，現(xiàn)代化檔案管理水平發(fā)展滯后。從館藏資源載體來(lái)看，檔案載體比較單一，不能滿(mǎn)足廣大檔案利用者視聽(tīng)信息的需求。顯而易見(jiàn)，硬件建設(shè)存在著重建設(shè)輕應(yīng)用現(xiàn)象，造成很大的資源浪費(fèi)，軟件建設(shè)中檔案資源載體的單一性，先進(jìn)檔案管理系統(tǒng)的缺乏成為檔案信息化發(fā)展的瓶頸。

(三)檔案隊(duì)伍建設(shè)情況

人才是事業(yè)成敗的關(guān)鍵，在檔案事業(yè)發(fā)展中，檔案隊(duì)伍素質(zhì)的高低決定了高校檔案工作的發(fā)展進(jìn)程。

調(diào)查顯示，該省高校的檔案隊(duì)伍從年齡分布來(lái)看，35歲以下23人，占總?cè)藬?shù)的24%；35-50歲52人，占總?cè)藬?shù)的54.2%；50以上21人，占總?cè)藬?shù)的21.9%。學(xué)歷方面，本科以上76人，占總?cè)藬?shù)的79.2%；專(zhuān)科以下20人，占總?cè)藬?shù)的20.8%。檔案專(zhuān)業(yè)職稱(chēng)72人，占總?cè)藬?shù)的75%；其他專(zhuān)業(yè)職稱(chēng)22人，占總?cè)藬?shù)的22.9%。綜觀(guān)全省高校，從年齡、學(xué)歷、職稱(chēng)結(jié)構(gòu)等幾方面整體來(lái)看檔案隊(duì)伍配備比較合理，但在發(fā)展中出現(xiàn)了嚴(yán)重的短板現(xiàn)象，有的高校人員配備極其不科學(xué)：年齡老化問(wèn)題嚴(yán)重，青黃不接，學(xué)歷、職稱(chēng)結(jié)構(gòu)不科學(xué)。并且該省每所高校檔案部門(mén)工作人員平均才3人，人員編制嚴(yán)重不足。在訪(fǎng)談中發(fā)現(xiàn)，有的高校檔案隊(duì)伍、現(xiàn)代化辦公設(shè)備等配置比較科學(xué)合理，但工作進(jìn)展依然遲緩，究其緣由是：檔案意識(shí)淡薄，松懈管理助長(zhǎng)了檔案人員的惰性，并且對(duì)于現(xiàn)代信息知識(shí)、技能一知半解，網(wǎng)絡(luò)、多媒體、軟件的管理維護(hù)更是知之甚少，檔案用機(jī)及管理軟件出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)不能及時(shí)排除障礙。可見(jiàn)，對(duì)其進(jìn)行現(xiàn)代辦公設(shè)備及軟件操作的培訓(xùn)十分必要。

綜上所述，目前該省高校信息技術(shù)在檔案管理應(yīng)用中存在著諸多問(wèn)題，主要是領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)淡??；體制不健全；軟硬件建設(shè)不足；管理方式滯后；檔案隊(duì)伍信息技能缺乏。這些問(wèn)題阻礙了高校檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，解決之是該省高校檔案工作的當(dāng)務(wù)之急。

二、發(fā)展策略

(一)加強(qiáng)檔案意識(shí)，力求“三個(gè)到位”，統(tǒng)籌規(guī)劃?rùn)n案信息化建設(shè)

高校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)作為貫徹執(zhí)行《檔案法》的帶頭人，在增強(qiáng)自身檔案意識(shí)的同時(shí)，積極做好宣傳工作，在宣傳中抓落實(shí)，在貫徹中抓成效，力求三個(gè)到位：一是領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到位。把檔案工作列入議事日程，提高其社會(huì)地位是見(jiàn)證學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重視與否的體現(xiàn)。二是學(xué)校投資到位。資金、先進(jìn)的現(xiàn)代化辦公設(shè)備是檔案數(shù)字化建設(shè)得以順利進(jìn)行的保障。三是管理到位。為全面提升檔案現(xiàn)代化管理水平，各高校應(yīng)把建立健全檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度作為第一要?jiǎng)?wù)，特別是要想使信息化工作落到實(shí)處，《檔案工作激勵(lì)機(jī)制》的建立尤其重要。同時(shí)，在對(duì)檔案信息化工作的評(píng)估中，必須建立相應(yīng)的評(píng)價(jià)體系和激勵(lì)機(jī)制，予以認(rèn)可和獎(jiǎng)勵(lì)，以激發(fā)檔案工作人員的積極性。

(二) 實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，“集中+分散”雙軌制并行的管理模式

針對(duì)多校區(qū)異地辦學(xué)體制下檔案不宜集中管理這一特殊情況，各高校檔案工作可按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理的原則，推行“集中+分散”的管理模式，總校區(qū)的檔案集中統(tǒng)一管理，異地校區(qū)設(shè)立檔案室或檔案分室，其檔案單獨(dú)管理。異地校區(qū)可建立虛擬校園網(wǎng)，分配給異地分室檔案管理系統(tǒng)賬號(hào)，實(shí)行網(wǎng)絡(luò)管理、指導(dǎo)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

(三)加強(qiáng)軟硬件建設(shè)，營(yíng)造良好的工作環(huán)境

首先，軟件建設(shè)要上水平。目前，市場(chǎng)上檔案管理軟件紛繁復(fù)雜，引進(jìn)先進(jìn)、穩(wěn)定、性能完善的檔案管理軟件是檔案信息化工作順暢開(kāi)展以及長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的保證。其次，硬件要重建設(shè)重應(yīng)用。配備足夠數(shù)量的先進(jìn)的現(xiàn)代化辦公設(shè)備，是加速檔案信息化建設(shè)進(jìn)程的基礎(chǔ)。另外，在加強(qiáng)設(shè)備投入的同時(shí)，加強(qiáng)設(shè)備的管理、應(yīng)用和維護(hù)，樹(shù)立管理人員的服務(wù)意識(shí)，保障設(shè)備的良好性能，提高設(shè)備有效的利用率，避免出現(xiàn)重建設(shè)輕應(yīng)用現(xiàn)象。

(四)改善檔案管理體制，堅(jiān)持“三個(gè)創(chuàng)新”

要使檔案工作在當(dāng)今信息時(shí)代，改革開(kāi)放的經(jīng)濟(jì)大潮中蓬勃向上，必須最大限度地調(diào)動(dòng)一切積極因素，棄舊建新，有一套充滿(mǎn)活力的管理、運(yùn)行機(jī)制，堅(jiān)持“三個(gè)創(chuàng)新”：

1.創(chuàng)新內(nèi)部管理，提升現(xiàn)代化管理水平

在檔案管理方面，力求現(xiàn)代化。檔案管理現(xiàn)代化是新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是檔案事業(yè)快速發(fā)展的必由之路。所以購(gòu)置先進(jìn)的檔案管理軟件(網(wǎng)絡(luò)版)改變傳統(tǒng)的手工方式，以智能化的計(jì)算機(jī)管理為主，工作環(huán)節(jié)以監(jiān)控信息為核心。在全校范圍內(nèi)全面推廣運(yùn)行檔案網(wǎng)絡(luò)管理軟件，開(kāi)通全校一部門(mén)一用戶(hù)和一部門(mén)多用戶(hù)賬號(hào)，統(tǒng)一著錄標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)行網(wǎng)絡(luò)著錄、歸檔、利用等，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)管理。

2.創(chuàng)新管理思路，提高檔案隊(duì)伍素質(zhì)

在檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程中，檔案管理人員不僅應(yīng)具備吃苦耐勞、甘于奉獻(xiàn)、全心全意為人民服務(wù)的優(yōu)良品質(zhì)，還應(yīng)具備做好現(xiàn)有工作所需的智力、知識(shí)結(jié)構(gòu)及現(xiàn)代化管理能力。要緊跟時(shí)代步伐，積極加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)，加大檔案管理人員的培訓(xùn)力度，加強(qiáng)新知識(shí)、新技術(shù)的學(xué)習(xí)和掌握，培養(yǎng)和造就既有檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，又掌握現(xiàn)代化管理手段的檔案專(zhuān)業(yè)人才。可通過(guò)制訂檔案員崗位職責(zé)，提出具體要求，以及集中定時(shí)學(xué)習(xí)，博采眾長(zhǎng)等措施加以落實(shí)。

3.賦予檔案館（室）一定的人事權(quán)力

以高校檔案館（室）為主，對(duì)各立檔單位兼職檔案員進(jìn)行考核，這樣能強(qiáng)化檔案館（室）的行業(yè)管理職能。檔案干部的調(diào)動(dòng)要征得檔案館（室）的同意。干部不流動(dòng)，不符合事物發(fā)展的規(guī)律，但調(diào)動(dòng)太頻繁，也不利于事業(yè)的發(fā)展。因此，高校檔案工作人員要保持相對(duì)的穩(wěn)定，不要輕意換崗，確有其因時(shí)，要征得檔案館（室）同意，辦理交接手續(xù)后，方可離任。

(五)建立“313”架構(gòu)，實(shí)現(xiàn)多個(gè)管理系統(tǒng)無(wú)縫對(duì)接

面對(duì)存在多個(gè)獨(dú)立管理軟件的高校，在檔案信息化建設(shè)中可按照“313”架構(gòu)建設(shè)，即3個(gè)重點(diǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)(目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體數(shù)據(jù)庫(kù))，1個(gè)服務(wù)平臺(tái)(面向互聯(lián)網(wǎng)為學(xué)校、社會(huì)各界提供學(xué)校公開(kāi)信息及館藏開(kāi)放檔案資料閱覽服務(wù)平臺(tái))，3個(gè)歸檔電子文件無(wú)縫對(duì)接管理系統(tǒng)(招生錄取系統(tǒng)、統(tǒng)招畢業(yè)生學(xué)籍管理系統(tǒng)、函授畢業(yè)生學(xué)籍管理系統(tǒng)等等)。這將會(huì)大大節(jié)省勞動(dòng)力，推進(jìn)檔案信息化的建設(shè)進(jìn)程。

注釋?zhuān)?/p>

*本文是河北農(nóng)業(yè)大學(xué)非生命學(xué)科與新興學(xué)科科研發(fā)展基金支持的現(xiàn)代信息技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用調(diào)查研究項(xiàng)目(Fs200923)的科研成果。

作者單位：河北農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案館