企業(yè)檔案資源的有效開發(fā)

蔣辰媚

摘要：國有企業(yè)改革戰(zhàn)略調(diào)整為新的企業(yè)模式帶來機(jī)遇與挑戰(zhàn)。與之相對的是國有企業(yè)各項(xiàng)管理模式也在悄然發(fā)生變化。另一方面，隨著信息化時代的到來，無紙辦公和電子文件激增所帶來的國有企業(yè)文件信息管理的各方面問題被擺在了桌面上。作為承載文件信息提供利用的企業(yè)檔案管理部門，也在思索著如何在國有企業(yè)改制重組框架下進(jìn)一步挖掘企業(yè)的深層次資源，更加有效地將現(xiàn)有庫藏檔案的內(nèi)容價值和信息價值共同發(fā)揮出來，使檔案整理更加符合企業(yè)管理中的效益原則，也更加滿足各類檔案利用者的不同需求。本文從四個方面闡述了有效開發(fā)企業(yè)檔案資源的幾種做法。

關(guān)鍵詞： 企業(yè)檔案資源 有效開發(fā)

我國國企改革進(jìn)入新一輪的戰(zhàn)略調(diào)整、改制、改造，對于如何有效開發(fā)企業(yè)檔案資源，更好地為企業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供燃料和推動力以及如何進(jìn)行體制改革與技術(shù)創(chuàng)新，發(fā)揮企業(yè)檔案資源優(yōu)勢，使其適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的組織形式，更是需要檔案工作者不斷思考和認(rèn)真實(shí)踐。

企業(yè)檔案資源的有效開發(fā)應(yīng)該取決于以下幾個方面：第一，在傳統(tǒng)檔案檢索工具制作的基礎(chǔ)上，依托企業(yè)現(xiàn)有的檔案管理軟件，做好企業(yè)檔案資源管理技術(shù)創(chuàng)新，探索使用現(xiàn)代化技術(shù)來進(jìn)一步建立適應(yīng)信息化管理的文件歸檔、保管和利用的信息化管理新模式。第二，在企業(yè)管理中，重視企業(yè)檔案鑒定工作，做好鑒定工作標(biāo)準(zhǔn)化與檔案信息開發(fā)之間的聯(lián)系。第三，注重與本企業(yè)信息化部門和其他相關(guān)業(yè)務(wù)部門的合作，作好檔案利用效果的回饋統(tǒng)計(jì)，推進(jìn)企業(yè)檔案資源信息化的步伐。第四，將傳統(tǒng)檔案提供利用方式與現(xiàn)代提供利用方式相結(jié)合，做好檔案信息提供利用的技術(shù)創(chuàng)新，為有效開發(fā)企業(yè)檔案資源提供保障。

一、使用現(xiàn)代化信息技術(shù)開發(fā)檔案信息資源

檔案前輩們一直強(qiáng)調(diào)，檔案信息化是一個多要素綜合作用的過程，不僅注重保障檔案實(shí)體安全，同時開發(fā)檔案信息內(nèi)容。重視檔案信息資源開發(fā)，不限于只對檔案承載的信息內(nèi)容開發(fā)，同時也要重視為利用者提供檔案信息的設(shè)備、檔案裝具現(xiàn)代化、檔案利用技術(shù)的信息化等等。企業(yè)檔案信息化也是對企業(yè)非紙質(zhì)文檔綜合作用的過程。由于檔案信息化現(xiàn)在普遍采用雙軌制或雙套制進(jìn)行管理。因此對于企業(yè)檔案的電子文件或以電子介質(zhì)保存的文件檔案也須按步驟來實(shí)現(xiàn)。

使用現(xiàn)代化信息技術(shù)開發(fā)檔案信息資源的另一種方式是采用檔案管理軟件來管理檔案，這種方式管理檔案的好處是可以有效開發(fā)檔案數(shù)據(jù)的單條記錄，對深度挖掘檔案數(shù)據(jù)信息具有十分重要的作用。使用檔案管理軟件具有維護(hù)檔案數(shù)據(jù)的完整、多用戶操作界面、文檔檢索速度較快，實(shí)現(xiàn)案卷目錄與卷內(nèi)文件目錄雙重檢索、信息檢索查全率較高、漏檢率降低等好處。

二、重視企業(yè)檔案鑒定工作，注意企業(yè)檔案鑒定與檔案信息開發(fā)之間的聯(lián)系

企業(yè)檔案鑒定工作是檔案管理整個環(huán)節(jié)中的第二炮。經(jīng)各部門收集上來的檔案材料在這一階段即將去偽存真、去粗取精，是判斷檔案能否體現(xiàn)其價值及保存為歷史記憶的一個重要環(huán)節(jié)。如果這個工作做不好，將會影響檔案作為其信息資源的有效性，從而降低利用者對檔案價值重視程度，也會影響企業(yè)信息資源的開發(fā)和利用。企業(yè)檔案信息資源如果不完整，檔案資源作為珍貴歷史記憶的作用就不能得到充分發(fā)揮，也就是說，檔案價值的利用是由內(nèi)及外、由遠(yuǎn)及近的過程。只有做好檔案的鑒定工作，我們才能在本質(zhì)上把握住檔案在社會實(shí)踐活動中的作用，從而為檔案信息資源開發(fā)提供真實(shí)依據(jù)。做好企業(yè)檔案鑒定工作也是縮減檔案庫房占用面積，節(jié)省檔案維護(hù)使用資金的一個重要措施，對于降低企業(yè)檔案管理成本有著十分重要的意義。

做好企業(yè)檔案鑒定工作，應(yīng)該注意以下幾個方面：

1.重視企業(yè)檔案的來源，同時注意企業(yè)文件材料的內(nèi)容價值

在一般檔案鑒定中，我們都是本著來源原則的來源標(biāo)準(zhǔn)和事由標(biāo)準(zhǔn)去鑒定一份檔案材料的，同一來源檔案具有不可分割性。檔案鑒定工作一般是由檔案工作者或文書工作者主體來進(jìn)行，但這一固定模式在實(shí)際操作中存在一定局限，如企業(yè)文書檔案中某一份案卷被當(dāng)時的檔案管理員規(guī)定保管期限為“長期”，而隨著企業(yè)這項(xiàng)工作的不斷展開，利用此案卷的頻率非常之高，此案卷的檔案價值也隨之提升，我們說這時價值提升是由于檔案信息利用產(chǎn)生的檔案第二價值的提升，這是檔案形成者與管理者當(dāng)時所無法預(yù)估的。因此在鑒定后期應(yīng)有一個緩沖期，以聽取檔案利用者的意見。

2.重視修訂本企業(yè)檔案保管期限表

根據(jù)國家《機(jī)關(guān)文書檔案保管期限表》的標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)該重新判定庫房中每個案卷的檔案保管期限。并將以后歸檔的文件材料按永久、定期進(jìn)行劃分，必要的檔案文獻(xiàn)可以進(jìn)行定量劃分。本企業(yè)檔案保管期限表是判定本企業(yè)所有檔案的壽命的一個法規(guī)性文件，同時準(zhǔn)確判定檔案文獻(xiàn)的保管期限也是深度挖掘檔案資源的有效保證。

三、注重與本企業(yè)信息化部門和其他相關(guān)業(yè)務(wù)部門的合作，作好檔案利用效果的回饋統(tǒng)計(jì)

做好利用統(tǒng)計(jì)工作，對于開發(fā)企業(yè)檔案資源有著不同尋常的意義。首先，我們可以通過檔案利用統(tǒng)計(jì)工作了解到哪些部門利用哪些檔案最多或最少，從而為我們正確制定檢索工具提供鋪路石。

做好利用效果的回饋統(tǒng)計(jì)，主要有以下幾個步驟：首先要做到在利用環(huán)節(jié)上嚴(yán)格執(zhí)行好利用登記制度，其次要求在提供利用后做好檔案利用效果的統(tǒng)計(jì)與分析工作。

四、搞好企業(yè)檔案信息提供利用服務(wù)，

為有效開發(fā)企業(yè)檔案資源當(dāng)好鋪路石

檔案提供利用工作是檔案工作為企業(yè)服務(wù)的直接體現(xiàn)，也是檔案工作的最終目的和中心任務(wù)，對檔案信息的提供利用，應(yīng)該本著全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，端正服務(wù)態(tài)度，努力了解和研究利用者需要，為企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)、經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供有效依托。

搞好企業(yè)檔案提供利用服務(wù)工作，筆者認(rèn)為主要應(yīng)該做好以下幾點(diǎn)：

1.多種形式搞好檔案信息提供利用服務(wù)

做好企業(yè)檔案室傳統(tǒng)檔案利用方式的繼承，主要是開展檔案閱覽、外借、制發(fā)檔案復(fù)制本、檔案證明、檔案原件展覽等工作。檔案工作者特別是應(yīng)該提高對室藏各門類檔案的專業(yè)性的熟知程度，以便于給利用者提供準(zhǔn)確的參考咨詢，降低漏檢率、誤檢率。

2.轉(zhuǎn)變檔案信息提供利用方式

做好檔案信息提供利用的技術(shù)創(chuàng)新工作，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)、數(shù)字化環(huán)境下檔案利用方式的轉(zhuǎn)變。在信息技術(shù)革命的時代，不僅計(jì)算機(jī)產(chǎn)生的公文很多，而且，計(jì)算機(jī)媒介保存的文件也越來越多，因此要求檔案工作者要提高自身的工作素質(zhì)，為這些以新媒介方式存在的檔案文件材料的有效利用做好準(zhǔn)備。

3.主動開展信息資源提供利用服務(wù)

端正檔案服務(wù)態(tài)度，及時主動為各部門檔案利用者提供準(zhǔn)確及時的檔案檢索信息。信息時代的檔案利用方式不僅僅局限在查詢檔案之后對檔案復(fù)制利用這么簡單，而是更多地通過參考咨詢、定題服務(wù)為檔案利用者提供全方位的智能支持。這就要求檔案工作者切實(shí)端正檔案服務(wù)態(tài)度，及時耐心地解答利用者的疑問，協(xié)助他們找到或挖掘出所需要的信息，方便企業(yè)各項(xiàng)生產(chǎn)活動和經(jīng)濟(jì)建設(shè)，節(jié)約利用者的查找時間，降低企業(yè)人工成本。

現(xiàn)代檔案管理的主要革新在于網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化環(huán)境下檔案信息利用工作的改變，包括思維方式、工作模式、管理方法等多方面。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，用戶提供利用的方式變?yōu)榱讼螺d利用、網(wǎng)頁瀏覽、數(shù)據(jù)庫查詢、定向網(wǎng)絡(luò)傳遞等，而在計(jì)算機(jī)條件比較好的單位，可以在OA環(huán)境下做到檔案利用工作全程數(shù)字化管理。因此這些變革要求檔案信息提供利用做好相應(yīng)的準(zhǔn)備，如在檔案信息提供利用工作中做好文檔信息的用戶權(quán)限管理，保護(hù)不同用戶級別之間利用信息的權(quán)限，防止檔案信息的外泄。同時檔案工作者也要加強(qiáng)自身對檔案利用手段相關(guān)知識的學(xué)習(xí)，轉(zhuǎn)變工作觀念，創(chuàng)新檔案提供利用的工作手段。

綜上所述，有效開發(fā)企業(yè)資源，應(yīng)該從使用好現(xiàn)有管理軟件，做好檔案管理技術(shù)創(chuàng)新；關(guān)注企業(yè)整理的來源原則，做好企業(yè)檔案歸檔鑒定工作；做好檔案利用效果統(tǒng)計(jì)工作；搞好傳統(tǒng)檔案提供利用工作，開拓檔案提供利用新方式等四個方面來完善企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)和利用。這四個環(huán)節(jié)并非缺一不可，每個環(huán)節(jié)可以各自獨(dú)立，但是筆者認(rèn)為不應(yīng)偏廢其中一個環(huán)節(jié)，否則不僅使企業(yè)整體檔案管理陷入一盤散沙，更會使人們認(rèn)識不到檔案信息是一種重要的企業(yè)資源，從而失去對檔案管理的重視程度，最終導(dǎo)致企業(yè)管理的不暢。

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作者單位：北京齒輪總廠