談?wù)剻n案工作中的“借力”

李惠銘

摘要：隨著檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案工作業(yè)務(wù)量日益增加，如何在現(xiàn)有條件下最大程度地做好檔案工作，筆者提出了“借力”的想法，本文系統(tǒng)論述了檔案工作“借力”的理論與實踐可行性以及發(fā)展趨勢。

關(guān)鍵詞：檔案工作 借力

檔案工作的“借力”是指檔案工作者借自身以外的各種力量，幫助自己解決問題、完成任務(wù)。這種力包括人力、物力、財力、智力等諸方面以及精神力量。

一、“借力”的社會必要性和理論的可行性

1.檔案工作人力缺乏，需“借力”得到增補。近年來，隨著檔案事業(yè)的快速發(fā)展，檔案工作業(yè)務(wù)量明顯增加，人員緊張現(xiàn)象日趨明顯。就區(qū)縣來看，館藏數(shù)量逐年增多，接待查檔人數(shù)和卷次明顯提高，檔案開發(fā)力度的不斷加大等，館內(nèi)業(yè)務(wù)人員明顯不足。基層檔案室業(yè)務(wù)范圍的不斷擴大，特別是各鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室不但要做好機關(guān)檔案工作，還要負(fù)責(zé)村級檔案工作。如北京市平谷區(qū)目前共有16個鄉(xiāng)鎮(zhèn)、16名檔案員，且大多身兼三四職，實際每人每年只有四分之一左右的時間（約60個工作日，480個工時）專門從事檔案工作。而理論上，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案員的工作量應(yīng)包括：檔案收集（約20天160個工時）、檔案整理編目歸檔（約60天480個工時）、提供利用（約20天160個工時）、檔案編研（約20天160個工時）、村級指導(dǎo)（每個鄉(xiāng)鎮(zhèn)平均約17個村，每個村每年指導(dǎo)2次，就需34天272個工時），這樣核算下來，每鄉(xiāng)鎮(zhèn)每年至少需要154天1232個工時，尚缺少752個工時（還不包括檔案室的日常管理、檔案法宣傳等常規(guī)性、臨時性工作所需的工時）。

2.獲取檔案信息的渠道狹窄，需“借力”得以拓寬?？陀^地講，目前檔案工作環(huán)境還比較閉塞，檔案人員獲取信息的渠道也比較狹窄。館藏檔案資源還較匱乏，雖然量很大，但內(nèi)容并不豐富。普遍存在文書檔案多，專業(yè)檔案少；一般價值的檔案多，特色精品檔案少等，一定程度上制約了檔案的開發(fā)利用。而檔案工作又是一項服務(wù)性的工作，通過管理和提供檔案資料為各項工作服務(wù)是檔案工作賴以生存和發(fā)展的關(guān)鍵。這就要求檔案人主觀上要轉(zhuǎn)變思想，勇于創(chuàng)新，主動作為，克服自身力量不足，善于借助各種力量，為我所用。

3.檔案工作范圍涉及方方面面，方便借力。檔案工作涉及政治、經(jīng)濟(jì)、文化、社會等各個領(lǐng)域，任何工作都會形成檔案，任何工作都要依據(jù)檔案。比如會計工作要形成會計檔案，審計部門又要依據(jù)會計檔案進(jìn)行財務(wù)審計；設(shè)計部門要形成圖紙檔案，工程部門要依據(jù)圖紙進(jìn)行施工；公安部門辦理案件要形成刑偵檔案，檢察機關(guān)要依據(jù)刑偵檔案提請公訴，并形成訴訟檔案，而法院又依據(jù)訴訟檔案進(jìn)行審判，等等。工作范圍的廣泛性使檔案工作更方便借力。

4.檔案工作的意義重大，易于調(diào)動各方面的積極性。檔案工作是機關(guān)工作查考的依據(jù)，是生產(chǎn)建設(shè)的豐富資料，是科學(xué)研究的基礎(chǔ)條件，是政治斗爭的必要手段，是宣傳教育的生動素材，做好檔案工作功在當(dāng)代、利在千秋，能夠調(diào)動各方面的積極性，與我們共同做好檔案工作。

5.檔案概念的廣泛性，為借力提供了理論的可行性。從《檔案法》規(guī)定的檔案含義不難看出，檔案來源非常廣泛：官方、非官方、單位組織、家庭個人都是形成者；檔案內(nèi)容十分豐富：生產(chǎn)、工作、生活等一切社會活動；檔案作用其價無比，在經(jīng)濟(jì)建設(shè)、社會建設(shè)、精神文明建設(shè)中發(fā)揮著越來越重要的作用?？梢哉f，檔案的概念非常廣泛，檔案與人類社會活動的各個方面都有聯(lián)系，有人類活動的地方就會形成檔案，有需要解決的問題就要利用檔案。這些特點為借力提供了理論上的可行性。

二、“借力”的實踐可行性

2002年，平谷區(qū)檔案局提出了“檔案工作需要借力”和“事事不忘借力”的理念，對推動工作效果明顯。僅以展覽工作來說，近幾年在區(qū)內(nèi)外與社會各界聯(lián)合舉辦了34期各種形式的展覽，館內(nèi)外接待觀眾217萬人，觀眾來自全國24個省、市、自治區(qū)，還有四個國家的外賓。如此大的工作量，而且取得了很好的效果，如果僅憑自身的力量是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，必須借力才能完成。

1.借“人”力是最重要的途徑。任何事業(yè)的發(fā)展都離不開人的力量，做好檔案工作也是如此。一是積極爭取領(lǐng)導(dǎo)的支持，是做好工作的重要保證。領(lǐng)導(dǎo)為我們掌握方向，把握大局，協(xié)調(diào)關(guān)系，提供具體的支持與幫助，特別是解決困難問題的關(guān)鍵。二是借部門之力。檔案工作涉及到各個行業(yè)、系統(tǒng)和部門，借部門之力，是工作最直接、最有效的保證。如平谷區(qū)檔案局由“兩辦”或與有關(guān)部門共同擬發(fā)檔案工作文件15件之多，有效推動了工作的進(jìn)展。三是借名人之力。通過廣泛的聯(lián)合與協(xié)作，借名人效應(yīng)提高檔案工作的知名度。此外，名人創(chuàng)造的業(yè)績與成就，艱苦創(chuàng)業(yè)的精神和聰明才智，能給人以鼓舞和啟發(fā)，可供后人學(xué)習(xí)和研究。四是借民間之力。如與區(qū)作家協(xié)會、書法家協(xié)會、奇石協(xié)會等聯(lián)合開展活動，征集了大量珍品進(jìn)館；與區(qū)內(nèi)的老黨員、老干部、老軍人開展座談會，收集他們的手札筆記、口述歷史、個人檔案資料，彌補了歷史斷層，填補了館藏空白；向老工匠、老藝人、老文人開展口述史征集，收集了大量反映地方文化、民間藝術(shù)、民俗風(fēng)情的口述史資料和傳統(tǒng)工藝制作技術(shù)、手工業(yè)工具使用方法等影像資料。五是借同行之力。即與兄弟區(qū)縣部門和業(yè)內(nèi)人士保持經(jīng)常性的信息溝通，互相支持、互相切磋、互通有無。如平谷區(qū)檔案局與三河市、興隆縣、薊縣建立了協(xié)作制度，利用毗鄰優(yōu)勢，搭建起溝通情況、交流經(jīng)驗、切磋工作、共享資源的平臺，從而實現(xiàn)更大范圍的資源共享。六是借朋眷之力。不但可以有效推進(jìn)檔案工作，還可以提高檔案人的責(zé)任感和凝聚力。如在推廣家庭建檔、開展檔案宣傳、排練文藝演出等活動中，局館人員家屬、親朋好友提供了大量的支持與幫助。

2.借“財”力，為各項工作提供保障。除積極爭取財政支持外，還要廣泛借助社會財力。如平谷區(qū)檔案局舉辦的10余次展覽均是由社會各界資助完成的；出版的8種編研材料，均是由平谷區(qū)檔案局提供內(nèi)容精彩豐富、貼近社會熱點、有市場銷路的書稿，請出版社代為出版的。

3.借“物”力，實現(xiàn)資源整合與共享。一是借社會收藏，實現(xiàn)與檔案的有機結(jié)合，共同發(fā)展。為此，平谷區(qū)檔案局立足館藏，利用社會收藏舉辦展覽，開展活動，宣傳了檔案工作，促進(jìn)了檔案征集工作。二是應(yīng)用現(xiàn)代化設(shè)備設(shè)施，提高檔案管理水平。利用現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)資源，開設(shè)網(wǎng)絡(luò)在線預(yù)約查檔，網(wǎng)上咨詢欄目；把與百姓相關(guān)的開放檔案目錄和原文上傳到檔案信息網(wǎng)、電子政務(wù)網(wǎng)，實現(xiàn)信息資源共享；大力開發(fā)并借助政府電子政務(wù)辦公平臺，實現(xiàn)網(wǎng)上閱文、網(wǎng)上辦公、網(wǎng)上歸檔。三是發(fā)揮地方優(yōu)勢，以勢造勢，提高影響力。比如平谷是“全國大桃之鄉(xiāng)”、“中國觀賞石之鄉(xiāng)”、“中國提琴之鄉(xiāng)”等，這些都是平谷特有的金字招牌，也是一種無形的資產(chǎn)，借助這些優(yōu)勢開展檔案工作，就會取得事半功倍的效果。

4.借“精神”之力，為檔案事業(yè)發(fā)展提供不竭動力?！熬窳α俊笔且粋€廣泛的范疇，包括思想、理念、意識、智慧、技術(shù)等無形的力量?？梢杂蒙霞壊块T的發(fā)展規(guī)劃、發(fā)展目標(biāo)和指導(dǎo)思想來指導(dǎo)工作；借鑒同級部門先進(jìn)的發(fā)展理念、管理模式和技術(shù)措施，提高管理水平；還可廣泛聽取各方面的意見建議，開拓思路，拓寬視野。如中央檔案館的部分領(lǐng)導(dǎo)在看完世紀(jì)閱報館后，認(rèn)為藏品非常珍貴，建議向區(qū)委、區(qū)政府反映，采取“用留住人的方式留住物”，將藏品接收進(jìn)館。于是才有了后來將李潤波調(diào)入檔案局工作，閱報館也越做越大。此外，借各種精神力量為我所用，不是照搬照抄，而是開拓創(chuàng)新。幾年來，平谷區(qū)檔案局先后提出了“狠抓隊伍建設(shè)和制度建設(shè)”這兩個根本；在機制上推行了“四邊”工作法；在指導(dǎo)思想上，提出了“夯基、治本、務(wù)實、求新”，“緊緊抓住‘服務(wù)這個中心環(huán)節(jié)不放，穩(wěn)步推進(jìn)，健康發(fā)展。以創(chuàng)新為動力，推動檔案工作法制化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的進(jìn)程”等；在對人的要求上，提出“爭創(chuàng)‘雙高，即高質(zhì)量的工作、高素質(zhì)的人”，要求大家樹立“跳起來摘桃子”的思想，工作不滿足于60分，要向100分看齊，等等。

三、“借力”的發(fā)展趨勢

1.檔案全方位的社會應(yīng)用，對借力提出了更高的要求。隨著全社會檔案意識的提高，檔案應(yīng)用已發(fā)生了深刻變化，如由原來的單事查詢向綜合查詢與利用轉(zhuǎn)變；由坐等查詢向主動服務(wù)轉(zhuǎn)變；由單一提供檔案向綜合提供檔案、社會信息、現(xiàn)行文件資料的整合與利用服務(wù)轉(zhuǎn)變；由把檔案當(dāng)作資源向既當(dāng)資源、又當(dāng)工具利用的轉(zhuǎn)變。檔案工作新的發(fā)展趨勢要求我們必須借力前行，才能大有作為。

2.檔案功能的不斷拓展，為借力提供了更廣闊的空間。從工作內(nèi)容看：已從基礎(chǔ)性的收集整理、立卷歸檔、提供利用，發(fā)展到標(biāo)準(zhǔn)化、法制化、現(xiàn)代化、數(shù)字化以及三個體系建設(shè)；從工作范圍看：已從機關(guān)、團(tuán)體、國有企事業(yè)單位擴展到村鎮(zhèn)、社區(qū)、非公企業(yè)、學(xué)校、衛(wèi)生院、新型合作組織等新的領(lǐng)域；從檔案館功能看：從傳統(tǒng)的收、管、用拓展到安全保管基地、愛國主義教育基地、檔案利用中心、政府信息查閱中心、電子文件中心“五位一體”。

3.信息化的發(fā)展，為借力提供了更加方便快捷的方式。要積極爭取把檔案管理納入社會管理的大系統(tǒng)之中，真正實現(xiàn)檔案管理工作的系統(tǒng)化；要大力開發(fā)、全面應(yīng)用檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案收集、整理、鑒定的網(wǎng)絡(luò)化；要發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，實現(xiàn)館際之間、館室之間、館內(nèi)外檔案查考與提供利用的共享性；要廣泛利用網(wǎng)絡(luò)資源，實現(xiàn)館藏檔案與現(xiàn)行文件、社會信息資源的全面開發(fā)，為社會提供全方位的檔案服務(wù)，使檔案工作在信息化的拉動下，快速發(fā)展。

作者單位：北京市平谷區(qū)檔案局