淺議項(xiàng)目檔案在項(xiàng)目管理中的應(yīng)用

隨著中國社會(huì)經(jīng)濟(jì)制度的深入改革，加入WTO后與國際慣例接軌步伐的不斷加快，項(xiàng)目管理的重要性被越來越多的中國企業(yè)及組織所認(rèn)識(shí)，但與發(fā)達(dá)國家相比還存在著很大差距，尤其對(duì)項(xiàng)目檔案在項(xiàng)目管理過程中的作用認(rèn)識(shí)不足。如何提高人們的檔案意識(shí)，發(fā)揮項(xiàng)目檔案在項(xiàng)目管理中的重要作用，為企業(yè)的建設(shè)和發(fā)展服務(wù)。是當(dāng)今社會(huì)亟待解決的問題。

一、項(xiàng)目檔案與項(xiàng)目管理的關(guān)系

所謂項(xiàng)目，簡(jiǎn)單地說，就是在既定的資源和要求的約束下，為實(shí)現(xiàn)某種目的而相互聯(lián)系的一次性工作任務(wù)。

項(xiàng)目管理。則是項(xiàng)目的管理者，在有限的資源約束下，運(yùn)用系統(tǒng)的觀點(diǎn)、方法和理論，對(duì)項(xiàng)目涉及的全部工作進(jìn)行有效地管理。即從項(xiàng)目的投資決策開始到項(xiàng)目結(jié)束的全過程進(jìn)行計(jì)劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)、控制和評(píng)價(jià)，以實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的目標(biāo)。

在項(xiàng)目管理過程中會(huì)形成大量的具有保存價(jià)值的各種形式(文字資料、圖紙、圖表、計(jì)算資料、聲像資料以及其它形式與載體)的文件資料。這些資料經(jīng)過驗(yàn)收、整理、存檔等環(huán)節(jié)就成為項(xiàng)目檔案。

項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目管理過程中產(chǎn)生的核心資源之一，項(xiàng)目管理活動(dòng)是否規(guī)范、有序。直接從項(xiàng)目檔案中得到反映，項(xiàng)目檔案管理和項(xiàng)目管理兩者相輔相成、互相促進(jìn)，只有進(jìn)一步提高對(duì)項(xiàng)目檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，才能充分發(fā)揮它的功能和作用。把項(xiàng)目的建設(shè)和管理工作做得更完善，使企業(yè)獲得持續(xù)發(fā)展。

二、項(xiàng)目檔案管理有如下幾方面的作用

1、憑證作用：項(xiàng)目檔案是在項(xiàng)目運(yùn)行過程中直接形成的最原始、最真實(shí)的記錄，反映了項(xiàng)目建設(shè)者的經(jīng)營(yíng)理念、項(xiàng)目建設(shè)的發(fā)展歷程以及項(xiàng)目取得的技術(shù)成果，全面保留了項(xiàng)目管理過程的原貌，具有歷史再現(xiàn)性和客觀真實(shí)性，更是項(xiàng)目維護(hù)和改擴(kuò)建的依據(jù)和憑證。

2、參考作用：項(xiàng)目檔案是所有項(xiàng)目建設(shè)者的智慧的結(jié)晶，具有知識(shí)的存儲(chǔ)性，并世代傳承。通過對(duì)項(xiàng)目檔案的參考與借鑒，對(duì)項(xiàng)目檔案的再次開發(fā)和利用，使項(xiàng)目檔案再次轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，從而煥發(fā)出勃勃生機(jī)，并最終提高項(xiàng)目管理的水平，使企業(yè)步入良性發(fā)展的快車道。

3、交流和宣傳作用：項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目管理過程中最直接的記錄，檔案中承載了大量的現(xiàn)代科技信息，而科技信息交流是促進(jìn)科學(xué)技術(shù)發(fā)展的一種重要手段。在當(dāng)今的信息時(shí)代，獲得信息的速度越快、信息量越大，取得成功的可能性就越大，這已經(jīng)是勿庸置疑的事實(shí)。因此，為了最大程度的發(fā)揮項(xiàng)目檔案的作用，就要很好地利用項(xiàng)目檔案中的科技信息資源，進(jìn)行傳播交流，開發(fā)利用，使之發(fā)揮最大的效益。

4、監(jiān)管作用：項(xiàng)目檔案的管理是國家法律法規(guī)的要求，是強(qiáng)化監(jiān)管的需要，是項(xiàng)目驗(yàn)收、審計(jì)、稽查的依據(jù)。檔案管理規(guī)范了，就可以支撐監(jiān)管?？梢砸?guī)范項(xiàng)目建設(shè)管理，無論是項(xiàng)目管理的哪個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都可以通過項(xiàng)目檔案檢查出來。

項(xiàng)目檔案管理是項(xiàng)目建設(shè)和管理必不可少的環(huán)節(jié)和手段，是項(xiàng)目建設(shè)和管理的重要基礎(chǔ)和依據(jù)，項(xiàng)目檔案的管理水平也同時(shí)反映項(xiàng)目建設(shè)管理水平，項(xiàng)目檔案管理一直貫穿于項(xiàng)目建設(shè)及運(yùn)行過程始終。

三、項(xiàng)目檔案管理中存在的問題：

1、思想重視不夠，檔案管理意識(shí)不強(qiáng)。一些企業(yè)對(duì)項(xiàng)目檔案管理在認(rèn)識(shí)上存在偏差，重視不夠。如有的認(rèn)為項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目建設(shè)的附屬產(chǎn)物，沒什么用處：有的認(rèn)為項(xiàng)目檔案管理是額外工作，主要是上級(jí)要求做，存在應(yīng)付的思想，認(rèn)為能應(yīng)付檢查就行了。

2、資料收集不及時(shí)、不完整、不準(zhǔn)確。一些企業(yè)認(rèn)為項(xiàng)目檔案管理只是工程完工后資料人員要做的工作，在平時(shí)的項(xiàng)目建設(shè)過程中不注意資料的收集、積累、整理工作，到了項(xiàng)目結(jié)束后為了應(yīng)付檢查，才臨時(shí)抱佛腳，組織大量的人力、物力進(jìn)行突擊。由于在平常的日常工作中對(duì)形成的資料收集不及時(shí)，造成資料遺漏、缺損，影響了項(xiàng)目檔案的質(zhì)量。

3、傳統(tǒng)的管理方式占主導(dǎo)地位。項(xiàng)目檔案的收集、整理、檢索、利用等單純由手工操作和管理，工作量大，效率低下。

4、人員素質(zhì)參差不齊。一些企業(yè)由于各種條件的限制往往很少配備專職檔案員，大多是兼職檔案員，并且不注重培訓(xùn)，這就造成檔案人員素質(zhì)參差不齊，影響了資料管理的質(zhì)量與進(jìn)度。

四、發(fā)揮項(xiàng)目檔案的管理作用，需要做好以下幾個(gè)方面的工作：

1、堅(jiān)持項(xiàng)目檔案工作統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，集中管理。

領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵：檔案管理特別強(qiáng)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)的作用，要把檔案管理納入領(lǐng)導(dǎo)層工作日程，納入項(xiàng)目建設(shè)計(jì)劃和管理程序，納入部門職責(zé)和人員責(zé)任制，協(xié)調(diào)解決檔案工作中存在的實(shí)際問題。

全員參與是基礎(chǔ)：參與項(xiàng)目建設(shè)的管理人員、技術(shù)人員應(yīng)了解檔案工作的要求，提高檔案意識(shí)，做好歸檔和部門的立卷工作：檔案人員要熟悉相關(guān)專業(yè)，了解相關(guān)專業(yè)知識(shí)，了解項(xiàng)目建設(shè)的過程，提高檔案管理水平。

2、采用先進(jìn)的管理理念，建立項(xiàng)目文件和檔案管理體系。

檔案管理部門要掌握文件材料的形成規(guī)律，提前采取措施，提出要求。避免被動(dòng)，并把檔案管理納入項(xiàng)目管理流程，項(xiàng)目各階段要隨時(shí)收集積累，不能滯后，使文件材料全程受控。

作為項(xiàng)目管理的企業(yè)，要有完善的檔案管理制度，建制既要考慮項(xiàng)目建設(shè)期的需要，又要考慮將來項(xiàng)目運(yùn)行期的需要，要統(tǒng)籌兼顧。制定制度時(shí)要涵蓋所有產(chǎn)生檔案的部門，監(jiān)管主體要落實(shí)到檔案部門，檔案人員要有管理權(quán)限，要有執(zhí)行力。

3、信息化管理

利用信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)由單機(jī)到網(wǎng)絡(luò)，由條目到全文，由獨(dú)立的檔案管理到與其它信息系統(tǒng)的連接，實(shí)現(xiàn)文檔一體的全程管理并最終提升項(xiàng)目檔案管理信息化水平。

信息化管理要實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目檔案材料收集的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、及時(shí)、有效的監(jiān)控，使項(xiàng)目文件資料的收集、積累、歸檔、移交與項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度同步。同時(shí)要實(shí)現(xiàn)對(duì)原生電子文件采集、歸檔、存儲(chǔ)和管理，對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)文件、檔案網(wǎng)上即時(shí)提供利用。

為使項(xiàng)目檔案更好地為項(xiàng)目的建設(shè)、運(yùn)行和管理服務(wù)。就要加強(qiáng)和充分發(fā)揮項(xiàng)目檔案的管理工作的作用，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)籌兼顧?？茖W(xué)發(fā)展。

項(xiàng)目管理是20世紀(jì)90年代發(fā)展起來的一種計(jì)劃管理方法，在發(fā)達(dá)國家已經(jīng)逐步發(fā)展成為獨(dú)立的理論體系，并廣泛應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域。不僅如此，在項(xiàng)目管理過程中發(fā)達(dá)國家已經(jīng)充分認(rèn)識(shí)到了檔案管理的重要作用。已經(jīng)把檔案管理提到了一個(gè)很高的層次并成功地加以運(yùn)用。而我國的項(xiàng)目檔案管理水平還很落后，我們每一個(gè)項(xiàng)目管理者和檔案工作者都應(yīng)有一種緊迫感、責(zé)任感、使命感，應(yīng)該本著“對(duì)歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實(shí)服務(wù)、替未來著想”的宗旨，積極探索，不斷創(chuàng)新，共同做好項(xiàng)目檔案管理各項(xiàng)工作，盡快縮小我國與世界發(fā)達(dá)國家在檔案管理方面的差距，使我國的項(xiàng)目建設(shè)和管理更加現(xiàn)代化、科學(xué)化、規(guī)范化。