談如何強化機關(guān)管理人員的檔案意識

檔案是歷史的真實記錄，是黨和國家乃至各單位的寶貴財富，是借鑒歷史、制定規(guī)劃、解決現(xiàn)實問題的重要依據(jù)，具有查考和憑證作用，同時對于總結(jié)經(jīng)驗、宣傳教育、輔助生產(chǎn)、維護(hù)穩(wěn)定等都是不可缺少的。為此，做好基層檔案工作尤為重要。從工作實踐來看，要做好基層檔案工作的基礎(chǔ)和前提是強化機關(guān)管理人員的檔案意識。

2009年，鄭州市園林局將檔案升級達(dá)標(biāo)工作列入系統(tǒng)各單位年度工作目標(biāo)，并占各單位行政綜合目標(biāo)5%的分值。就這一看似簡單的措施，在全年目標(biāo)中只有一行半的文字，卻促成了該系統(tǒng)13個單位在以前檔案工作良莠不齊的狀況下，經(jīng)過一年的努力，全部通過了河南省檔案達(dá)標(biāo)工作一級認(rèn)證?？梢哉f這是基層檔案工作的壯舉!從這一具體的事例可以明確地看出認(rèn)識重視程度和意識態(tài)度對工作效果的影響是決定性的。為此作為基層檔案工作者應(yīng)著重從以下幾個方面積極能動地、有效地強化機關(guān)管理人員的檔案意識，從而推動檔案管理工作的良性發(fā)展，更好地為單位的經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會和諧服務(wù)。

一、趁機借勢引起主要領(lǐng)導(dǎo)的重視

將檔案管理工作列入年度綜合目標(biāo)績效考核制度，對機關(guān)單位及工作人員的檔案工作及意識的全面提高尤為重要，且見效迅速，對擴(kuò)大檔案的知名度與提高檔案意識也大有裨益。近年來，檔案行政管理部門一直在努力地加大檔案管理執(zhí)法力度，引起了社會對檔案的重視，提高了認(rèn)識?；鶎訖n案管理工作者應(yīng)借勢向主要領(lǐng)導(dǎo)多匯報、多請示，引起領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視，與其他業(yè)務(wù)工作一起列入領(lǐng)導(dǎo)議事日程。另外，基層檔案工作大部分由辦公室主管，從客觀上占有資源優(yōu)勢，在年初領(lǐng)導(dǎo)研究工作目標(biāo)時趁機建議領(lǐng)導(dǎo)將檔案管理工作一道列入年度目標(biāo)同其他目標(biāo)一起考核。領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好工作完成目標(biāo)的根本保證。

二、強化自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，培養(yǎng)檔案意識，促進(jìn)檔案規(guī)范管理

1.基層檔案室室存檔案除了文書檔案，存量最大最重要的是財會檔案，所以檔案管理人員除了掌握檔案工作規(guī)范之外，還要認(rèn)真學(xué)習(xí)掌握《會計法》等，從而保持整體工作的嚴(yán)密性、規(guī)范性。

2.結(jié)合室藏檔案特點，適時組織有關(guān)人員到檔案行政管理部門組織的檔案人員培訓(xùn)班學(xué)習(xí)，進(jìn)一步提高他們的能力水平，促進(jìn)檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化管理。

三、加強自身建設(shè)，做好檔案的開發(fā)利用

俗話說:有作為才有地位。檔案部門只有發(fā)揮了積極作用才能引起社會共鳴，檔案工作產(chǎn)生了良好的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益才會受到重視和關(guān)注。檔案工作者除了要敬業(yè)愛崗，自強不息，務(wù)實創(chuàng)新，用一流的業(yè)績?nèi)ビ绊懞透姓俑鞑块T對檔案工作的理解、重視和支持外，更重要的是要緊緊圍繞單位中心工作，加強檔案的開發(fā)利用，發(fā)揮檔案的社會、經(jīng)濟(jì)效益，才能得到信服，獲得支持，從而推動檔案事業(yè)發(fā)展。在具體工作中，檔案工作者應(yīng)針對單位內(nèi)部各部門的特點為他們提供服務(wù)，促使他們工作的更方便更快捷，讓他們實實在在地感受到檔案工作的重要性。我單位“五科一室”:辦公室、業(yè)務(wù)管理科、財務(wù)科、勞動人事科、組織宣傳科、綜合管理科，分別擔(dān)負(fù)著單位不同方面的職責(zé)，各司其職，相對獨立。由于工作的方便性和科室之間的競爭性，在綜合檔案室成立之初，檔案材料的收集一度陷入尷尬境地。所謂的綜合檔案只是我們出臺的一些紅頭文件和上級來文，如此而已。我們使出渾身解數(shù):宣傳《檔案法》，制定歸檔范圍、歸檔期限，發(fā)放立卷歸檔通知。但兄弟科室依然故我，不得已搬出主要領(lǐng)導(dǎo)，也只是收集一些無關(guān)痛癢、保存價值不大的材料。面對現(xiàn)狀，經(jīng)過深刻反思，我們轉(zhuǎn)變工作思路，從提供檔案利用入手，培養(yǎng)機關(guān)管理人員的檔案意識，使他們逐步認(rèn)識檔案工作、接納檔案工作、支持檔案工作。依據(jù)各科室工作職責(zé)，平時我們自己注意留存他們的資料加之現(xiàn)有的檔案資料分門別類地制訂了為各科室提供利用的目標(biāo)待用，在他們需要時主動出擊。譬如，業(yè)務(wù)管理科平日管理工作繁重，不注意留存資料，工作結(jié)束，資料沒用了隨手丟棄。我們抓住春季綠化時節(jié)，每年的這個時候他們都會對園區(qū)進(jìn)行規(guī)劃改造:引進(jìn)植物新品種、更新草坪、移植移栽、補植補栽，當(dāng)時都會出規(guī)劃圖，統(tǒng)計數(shù)量、品種、花色等，趁他們到打字室出資料時隨即拷貝一份留存我們的電腦里備用。待他們次年做同樣的工作時，我們及時給他們提供頭年的數(shù)據(jù)供他們參考，使他們逐步認(rèn)識到了檔案工作的主要性，后來，他們不但注意自己留存資料而且還在階段工作結(jié)束后，主動將手中資料交送檔案室。使我單位機關(guān)管理人員充分認(rèn)識到檔案工作的重要性，徹底支持檔案工作的轉(zhuǎn)折是我們在拆遷遺留問題訴訟官司中，因相關(guān)檔案保存齊全完整，舉證有力，不費一兵一卒為國家和集體挽回經(jīng)濟(jì)損失500萬元。這一官司勝訴后，無言的宣傳極大推進(jìn)了單位檔案管理工作的進(jìn)步。目前，我單位檔案室保存有文書檔案、科技檔案、財務(wù)檔案、聲像檔案、榮譽檔案共計1881件(卷)，是名副其實的綜合檔案室，并以95分的好成績通過了省一級標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)證。