新時期公路工程檔案管理之我見

劉碧林 劉 麗

（1、江蘇省交通科學(xué)研究院宿遷分院，江蘇 宿遷223800 2、宿遷市港口管理局，江蘇 宿遷223800）

近年來,國家為了加強(qiáng)檔案管理工作,不斷地頒發(fā)檔案法律法規(guī)。檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程,在一定程度上新時期的公路工程檔案工作,困難和希望同在,機(jī)遇和希望同在,努力實(shí)現(xiàn)公路工程檔案的創(chuàng)新和發(fā)展已是勢在必行。如何適應(yīng)新形式、新任務(wù)的需要,為新時期的公路工程建設(shè)任務(wù)保駕護(hù)航,已經(jīng)成為當(dāng)前公路工程檔案管理工作亟待研究和解決的問題。

1 公路工程檔案的重要性

公路建設(shè)對地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展具有重要意義,那么建立一套完整的公路工程檔案,對公路工程的科學(xué)管理也同樣具有非常重要的意義。在公路工程建設(shè)過程中形成的各種技術(shù)資料和相關(guān)文件,真實(shí)記錄了施工和管理的詳細(xì)情況,既是公路工程質(zhì)量的評價依據(jù),又是維護(hù)、改建、擴(kuò)建不可缺少的依據(jù);既是公路工程項(xiàng)目管理的基礎(chǔ),又是國家科技檔案的重要組成部分。管理單位必須科學(xué)建檔并長期保存檔案。

2 公路工程檔案收集要系統(tǒng)完整

公路工程收集整理是一項(xiàng)系統(tǒng)性、長期性、繁瑣乏味的工作,牽涉的部門很多,覆蓋的范圍很廣。因此需要本系統(tǒng)本單位領(lǐng)導(dǎo)職工的共同努力。我們要改變檔案工作長期封閉的局面,摒棄“檔案工作無關(guān)緊要”的舊觀念,創(chuàng)新發(fā)展,開拓視野,全力以赴地搜集相關(guān)的檔案信息。單位各部門、各科室的每個職工均負(fù)有搜集上交相關(guān)數(shù)據(jù)文件的職責(zé),部門領(lǐng)導(dǎo)要周密部署,明確專人負(fù)責(zé)工程的文件、具體數(shù)據(jù)、聲像資料的收集歸檔整理工作,對每個公路工程都不放過,要把施工中形成的報(bào)告、請示、批復(fù)、圖紙、合同、招投標(biāo)書賬冊、協(xié)調(diào)活動、會議記錄等資料收集歸檔,做到應(yīng)收盡收,應(yīng)納盡納,確保歸檔文件、數(shù)據(jù)和聲像資料的完整性。從領(lǐng)導(dǎo)到職工 都要增強(qiáng)“檔案意識”,通過強(qiáng)有力的輿論宣傳,發(fā)動全體領(lǐng)導(dǎo)職工,抓實(shí)抓好檔案管理,營造“公路工程檔案、人人有責(zé)”的濃厚氛圍,激發(fā)大家收集整理檔案的工作熱情,為檔案工作的完整提供堅(jiān)強(qiáng)的組織保證。在檔案資料的收集中要做到兩個結(jié)合:

2.1 是辦公室收發(fā)文件時把關(guān)收集與檔案管理 人員專項(xiàng)收集相結(jié)合。

2.2 是日常收集與每年年底歸檔整理時查漏補(bǔ)缺相結(jié)合。通過領(lǐng)導(dǎo)職工的共同努力,將公路工程檔案收集得更為齊全完整,在今后的公路建設(shè)中,把最系統(tǒng)的、最有價值的檔案信息傳遞給使用者,更好地為我國道路交通現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

3 公路工程質(zhì)量記錄、整理

公路工程項(xiàng)目有很大部分的內(nèi)在質(zhì)量和功能質(zhì)量是不能系統(tǒng)測試和顯示出來的,這就要靠用一些質(zhì)量記錄材料來證明。所以,在公路工程項(xiàng)目的施工過程中,為了證明一些工程部位的質(zhì)量狀況,證明各項(xiàng)質(zhì)量保證措施的有效運(yùn)行,必須做到有完善的質(zhì)量記錄,做好資料整理和保管工作。使用戶通過公路工程技術(shù)資料,對公路工程的質(zhì)量面貌有一個全面系統(tǒng)的了解。同時,通過對這些資料的分析,又能體現(xiàn)企業(yè)的質(zhì)量管理水平。

4 公路工程技術(shù)資料必須完整

技術(shù)資料中容易忽略的有:剛性防地面細(xì)石混凝土強(qiáng)度試塊、地面基層混凝土強(qiáng)度試塊、抗?jié)B用混凝土試塊、地面面層水泥砂漿試塊。如果缺少這部分混凝土、砂漿試塊強(qiáng)度,不但使公路工程技術(shù)資料不完整,而且給準(zhǔn)確核定公路工程質(zhì)量等級增加了難度。如果一個公路工程有幾個分包單位分別負(fù)責(zé)施工幾個分項(xiàng)或分部工程時,總包單位應(yīng)對單位公路工程質(zhì)量全面負(fù)責(zé),各分包單位應(yīng)按國家標(biāo)準(zhǔn)《公路安裝工程質(zhì)量檢驗(yàn)評定標(biāo)準(zhǔn)》(GBJ301-88)第4.0.4條規(guī)定“檢驗(yàn)評定各自承建的分項(xiàng)、分部公路工程質(zhì)量等級和整理資料,將評定結(jié)果及資料交總包單位,參加公路工程的評定”。使整個單位公路工程技術(shù)資料完整,參加該公路工程質(zhì)量等級的評定。

5 公路工程檔案的軟件、硬件建設(shè)

要做好公路工程檔案工作,必須堅(jiān)持以人為本,加快檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。既要抓“軟件”——隊(duì)伍的建設(shè),又要抓“硬件”——辦公設(shè)施的建設(shè),兩手抓,兩手都要硬。

首先,要加強(qiáng)檔案員隊(duì)伍建設(shè)。打造高素質(zhì)的檔案管理人員的培訓(xùn),通過培訓(xùn),強(qiáng)化檔案人員的信息意識、經(jīng)濟(jì)意識、保密意識和現(xiàn)代化意識,不斷提高檔案人員職業(yè)操守和業(yè)務(wù)技能。檔案員作為國家財(cái)產(chǎn)的保存者、守護(hù)者,應(yīng)本著對歷史負(fù)責(zé)的態(tài)度,認(rèn)真鉆研業(yè)務(wù),開展深層次的研究,發(fā)揮檔案的價值,為實(shí)現(xiàn)檔案的社會功能盡到自己的責(zé)任。新時期的檔案工作者應(yīng)具有較高的修養(yǎng)、情操以及檔案服務(wù)部門所特有的良好風(fēng)范與氣質(zhì),應(yīng)不斷增加自身的學(xué)識,提高自身的修養(yǎng),陶冶自身情操,以自己的博學(xué)以及良好的職業(yè)道德,贏得社會公眾的敬重從而提高檔案工作在社會中的地位,采取“走出去,請進(jìn)來”的辦法,到外地兄弟單位學(xué)習(xí)檔案管理先進(jìn)經(jīng)驗(yàn),取長補(bǔ)短,不斷改進(jìn)。

其次,要加大對檔案管理的硬件投入。一、是要加快檔案室硬件的建設(shè),檔案室要配備必要的鐵制柜、滅火器、裝訂機(jī)、滅鼠藥、除濕機(jī)等,改善檔案保管條件,做到防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮等工作。二、要加強(qiáng)檔案室軟件的配備完善,通過購置照相機(jī)、錄像機(jī)、電腦、掃描儀和專用軟件,實(shí)現(xiàn)檔案存儲介質(zhì)多樣化,信息交流網(wǎng)絡(luò)化,與時代同步,有效改善檔案管理環(huán)境。再次,在軟硬件建設(shè)逐步完善的基礎(chǔ)上,要嘗試和推動檔案管理信息化和現(xiàn)代化。改變“重藏輕管”的傳統(tǒng)檔案管理觀念,充分調(diào)動檔案管理人員的主觀能動性,使他們拋開顧慮,大膽工作,不斷創(chuàng)新,銳意進(jìn)取,運(yùn)用信息資源管理理論和先進(jìn)的電腦網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段,最大程度上開發(fā)和利用檔案,服務(wù)于交通事業(yè)和社會其他部門。新時期的檔案要著重體現(xiàn)“可用性”要通過創(chuàng)新和發(fā)展,將現(xiàn)代化的科技應(yīng)用于檔案,提高檔案的利用效果和管理質(zhì)量。如使用u盤、可移動硬盤、光盤、掃描儀等存儲介質(zhì),減少檔案保管的空間;利用微縮技術(shù)解決圖紙保管問題;建立數(shù)據(jù)庫方便查詢和實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。積極推進(jìn)電子檔案管理、檔案網(wǎng)上查詢服務(wù),使公路工程檔案更好地得到保管和利用。

[1]朱桂花.檔案信息化是高速公路檔案管理的發(fā)展趨勢[J].河南科技，2006-11-15.

[2]王淑華.公路建設(shè)要求公路檔案管理網(wǎng)絡(luò)化[J].蘭臺世界，2008-01-01.