董明
(臨汾供電分公司,山西 臨汾041000)
企業(yè)檔案工作“目標(biāo)管理”的提出,為企業(yè)檔案工作提出了一個(gè)近期工作目標(biāo)。通過對(duì)企業(yè)的檔案工作量化的測(cè)試和標(biāo)準(zhǔn)的評(píng)定,使其在檔案工作管理體制、列入企業(yè)項(xiàng)管理、檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)、檔案信息開發(fā)利用等方面受到了全面地檢驗(yàn)、規(guī)范地考核,從近幾年推廣的情況看,對(duì)企業(yè)檔案工作確實(shí)起到了一定的推動(dòng)作用。企業(yè)檔案工作自此有了一個(gè)統(tǒng)一的衡量尺度。針對(duì)檔案管理出現(xiàn)的種種問題,企業(yè)檔案進(jìn)行了“目標(biāo)管理”。
1.1 現(xiàn)行企業(yè)職工檔案管理體制落后
職工檔案是勞動(dòng)和社會(huì)保障工作的基礎(chǔ),是職工個(gè)人維護(hù)合法權(quán)益、政府有關(guān)部門落實(shí)政策的法律憑證,是現(xiàn)代企業(yè)制度下職工享受各項(xiàng)勞動(dòng)待遇、記錄參加社會(huì)保障情況的重要憑證。在新的形勢(shì)下職工檔案的內(nèi)容已不單是側(cè)重職工政治歷史情況、工資晉級(jí)等形成的材料,而是側(cè)重于養(yǎng)老保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)、生育保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、公積金、住房補(bǔ)貼的繳費(fèi)和發(fā)放,簽定、解除勞動(dòng)合同等形成的材料?,F(xiàn)有企業(yè)職工檔案多為分散管理、多頭管理,有的在企業(yè)主管部門管理,有的在企業(yè)管理,沒有實(shí)行集中統(tǒng)一管理,資源整合。地方政府行政管理部門及企業(yè)專業(yè)主管部門對(duì)所轄企業(yè)的在職人員、失業(yè)人員、再就業(yè)人員沒有一份清晰、準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)或人員名單?,F(xiàn)代企業(yè)制度下職工檔案管理沒有統(tǒng)一的要求和模式,這種管理方式給企業(yè)的職工基礎(chǔ)管理工作帶來許多麻煩,也不利于維護(hù)職工個(gè)人利益和建設(shè)科學(xué)、規(guī)范的勞動(dòng)力市場(chǎng)。
1.2 企業(yè)職工檔案管理工作制度不完善
企業(yè)以追求利潤(rùn)為目的,普遍存在檔案意識(shí)淡薄的情況。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)把精力和資金主要投向生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和產(chǎn)品銷售上,認(rèn)為檔案工作不重要,甚至片面地認(rèn)為企業(yè)與員工是雇傭關(guān)系,沒必要把太多的精力用在人事檔案管理上,導(dǎo)致對(duì)檔案基礎(chǔ)工作投入不夠,造成了檔案工作處于被動(dòng)應(yīng)付局面,難以高質(zhì)量地完成。
1.3 企業(yè)職工檔案管理不規(guī)范,利用率低
一是企業(yè)職工檔案內(nèi)容簡(jiǎn)單雷同,個(gè)人材料分散。企業(yè)職工檔案材料只記錄員工的姓名、年齡、性別等基本信息,這種簡(jiǎn)單的企業(yè)人事檔案內(nèi)容不僅不能為選人、用人提供參考,進(jìn)而影響到人員的正常晉升與輪換,失去了真正意義上的參考價(jià)值。二是檔案轉(zhuǎn)遞不及時(shí),操作程序不規(guī)范。
1.4 檔案管理人員素質(zhì)不高
檔案管理是一項(xiàng)政策性、規(guī)范性很強(qiáng)的工作,需要工作人員具有較高的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。而目前企業(yè)的檔案管理人員大多素質(zhì)較低,文化程度和專業(yè)素質(zhì)還不適應(yīng)新時(shí)期開展檔案工作的需要。有些人員責(zé)任心不強(qiáng),造成企業(yè)職工檔案材料的客觀性、準(zhǔn)確性、完整性差。
2.1 其考核程序基本覆蓋了企業(yè)近期檔案工作的發(fā)展進(jìn)程
2.1.1 增強(qiáng)檔案意識(shí),建立企業(yè)檔案領(lǐng)導(dǎo)體制
一些企業(yè)檔案館的建立,表明企業(yè)檔案工作地位正穩(wěn)步提高,標(biāo)志著檔案工作邁出了與企業(yè)整體建設(shè)同步發(fā)展的第一步。多數(shù)企業(yè)采取有效措施,加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作進(jìn)行決策、監(jiān)督、執(zhí)法、調(diào)控的力度。很多企業(yè)將檔案工作納入企業(yè)的中期規(guī)劃和年度工作計(jì)劃之中,為企業(yè)檔案工作的發(fā)展創(chuàng)造了良性發(fā)展的環(huán)境。
2.1.2 加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè),檔案管理形成網(wǎng)絡(luò)
隨著各大企業(yè)對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)程度的加強(qiáng),檔案干部隊(duì)伍建設(shè)逐步得到重視,隊(duì)伍結(jié)構(gòu)不斷優(yōu)化,人員年齡呈現(xiàn)年輕化趨勢(shì),知識(shí)層次及專業(yè)素質(zhì)均有較大幅度提高。專職檔案人員負(fù)責(zé),兼職檔案人員配合的檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系。為企業(yè)檔案工作的正常開展提供了可靠的組織保障。與此同時(shí),各企業(yè)建立了相應(yīng)了崗位責(zé)任制,與考核制度互為制約,將檔案工作“目錄管理”融入企業(yè)的“目標(biāo)管理”中,從而形成“目標(biāo)管理”的公共環(huán)境。因而有效的保證了檔案工作“目標(biāo)管理”全過程的實(shí)施。
2.1.3 建立健全檔案管理制度,與檔案工作進(jìn)程保持同步發(fā)展
由于檔案工作程序日趨完善,檔案管理制度的修訂、完善、更新的任務(wù)日漸艱巨、為適應(yīng)檔案工作快速發(fā)展變化的特點(diǎn),各企業(yè)采取一系列措施,如將檔案規(guī)章制度重新修訂后匯集成冊(cè),制訂特色檔案管理制度等。通過制度建設(shè),規(guī)范了企業(yè)檔案管理方法和程序,檔案材料的系統(tǒng)性得到制度保證,同時(shí)檔案人員通過完善的制度建設(shè),對(duì)檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)控制成為可能。
2.1.4 檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)步入規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化軌道。
企業(yè)檔案工作“目錄管理”將傳統(tǒng)的檔案管理注入了生機(jī)和活力。自此,打破了傳統(tǒng)模式中由于缺乏統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)而出現(xiàn)的分散管理局面,提出了科學(xué)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的操作方式。
2.1.5 引入現(xiàn)代化手段,主動(dòng)開發(fā)檔案信息資源
企業(yè)檔案部門在積極探索利用途徑,不斷豐富檢索工具的基礎(chǔ)上,圍繞企業(yè)的中心工作和重點(diǎn)任務(wù),分析檔案需求信息,編制出大量適合當(dāng)前企業(yè)改革和發(fā)展的檔案編研資料。轉(zhuǎn)換被動(dòng)服務(wù)方式,突出主動(dòng)服務(wù)特色。依托現(xiàn)代科技,制備出多層次檔案編研成果,不僅滿足了利用者的需求,而且深化了檔案編研的層次。
2.2 其實(shí)施效果給檔案部門帶來雙重收益
2.2.1 硬件設(shè)施地更新、充實(shí),使檔案管理?xiàng)l件和信息開發(fā)手段得到改善
企業(yè)普遍增加了對(duì)檔案工作的投資份額,為檔案部門單獨(dú)配備或更新了現(xiàn)代化設(shè)備,并配備了與之相應(yīng)的專業(yè)人員,輔助檔案現(xiàn)代化管理工作的開展,并已取得可喜成果。
2.2.2 軟件收益顯著提高
領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)加強(qiáng),為檔案部門解決了大量現(xiàn)實(shí)問題。通過“目標(biāo)管理”使檔案部門獲得與其他部門等同的位置,接授檔案專業(yè)考評(píng),使得檔案人員的業(yè)務(wù)能力和工作水平在實(shí)踐檢驗(yàn)中全方位得到鍛煉、考核和提高。檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化程度大幅度提高,檔案信息開發(fā)成果倍出,為今后的工作奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
從其整體收益不難看出,企業(yè)檔案目標(biāo)管理不僅是對(duì)各企業(yè)檔案部門綜合能力的全面考核,而且是幫助各企業(yè)檔案部門從檔案管理的初級(jí)階段步入中、高級(jí)發(fā)展階段的轉(zhuǎn)折點(diǎn)。
2.3 從推進(jìn)程度分析其實(shí)施過程的難點(diǎn)
“目標(biāo)管理”推廣實(shí)行后,一些企業(yè)在實(shí)施過程中,遇到了某些實(shí)際情況和“目標(biāo)管理”的有關(guān)條款不兼容的難題,問題出在檔案工作與企業(yè)整體工作要求保持“四同步”發(fā)展等問題。問題的主要癥結(jié)是“目標(biāo)管理”的設(shè)置初衷沒能找準(zhǔn)檔案工作的位置--服務(wù)性、輔助性,過分夸大了檔案部門的職能和作用。其基礎(chǔ)性、局域性表明它無法與企業(yè)整體的中心工作和重點(diǎn)任務(wù)并舉,更不能單方面越級(jí)協(xié)調(diào)企業(yè)的整體規(guī)劃實(shí)施過程。相反,如果從檔案行政管理部門的角度出發(fā),重新審視企業(yè)“目標(biāo)管理”的難點(diǎn),站在管理者的位置,與平等級(jí)別的管理機(jī)關(guān)協(xié)調(diào)和處理檔案工作及周邊關(guān)系,相對(duì)而言則簡(jiǎn)單些。眾所周知,橫向協(xié)調(diào)和縱向隸屬的關(guān)系在處理問題的方式上顯然是不同的。據(jù)此可見,如欲加快企業(yè)檔案工作“目標(biāo)管理”的推進(jìn)速度,應(yīng)當(dāng)采用“最小阻力法”,將問題的難點(diǎn)由制發(fā)機(jī)關(guān)與企業(yè)行政主管機(jī)關(guān)協(xié)商解決。以此保證其下行的通達(dá)性,加強(qiáng)實(shí)施的可操作性。
2.4 “目標(biāo)管理”對(duì)企業(yè)檔案工作產(chǎn)生的影響
企業(yè)檔案工作“目標(biāo)管理”對(duì)企業(yè)檔案工作產(chǎn)生的影響:實(shí)行企業(yè)檔案工作“目標(biāo)管理”對(duì)企業(yè)檔案工作總體發(fā)展水平不均衡,檔案工作尚未與企業(yè)整體工作完全實(shí)現(xiàn)“四同步”,檔案干部素質(zhì)差異較大,檔案部門環(huán)境設(shè)施有待進(jìn)一步改善,檔案信息開發(fā)薄弱于基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)等企業(yè)檔案工作現(xiàn)存的問題,具有較好的“醫(yī)治”作用。一定程度上可以改善或緩解目前存在于企業(yè)檔案部門的尖銳矛盾,相信經(jīng)過一段時(shí)間的努力,企業(yè)檔案工作的整體水平會(huì)在現(xiàn)有基礎(chǔ)上整體提高。此外,隨著檔案工作“目標(biāo)管理”等級(jí)地遞進(jìn),從“目標(biāo)管理”的內(nèi)容,可見檔案工作重點(diǎn)逐步從基礎(chǔ)建設(shè)轉(zhuǎn)至現(xiàn)代化管理,其所占比重也在逐步遞增。既然企業(yè)檔案工作“目標(biāo)管理”設(shè)置者在其設(shè)置初衷,已預(yù)測(cè)到檔案工作發(fā)展趨勢(shì),主觀規(guī)定了其發(fā)展軌跡,相信在進(jìn)一步推向深入的過程中,客觀上會(huì)在中期發(fā)展階段看到其顯著成效。但是,前文述及的某些問題也不容忽視。倘若在近期解決不好,勢(shì)必成為阻礙發(fā)展的隱患,其日積月累的負(fù)面效應(yīng),會(huì)逐漸吞噬企業(yè)檔案工作“目標(biāo)管理”的主體。為此,應(yīng)給予高度重視。盡快采取有效措施,以利該項(xiàng)工作全面、深入的推進(jìn)和發(fā)展。
[1]卞昭玲.試論檔案信息服務(wù)組織的績(jī)效評(píng)估[J].檔案學(xué)通訊,2005,2.