檔案服務(wù)現(xiàn)狀及對策分析

張喜華

（哈爾濱游樂園，黑龍江 哈爾濱150000）

服務(wù)是檔案工作的本質(zhì)屬性和目的，檔案館的社會價值也通過提供檔案服務(wù)來體現(xiàn)。社會經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)的變化以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展給檔案工作帶來新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，如何提高檔案服務(wù)質(zhì)量和水平是檔案部門面臨的重大課題。

1 檔案服務(wù)工作現(xiàn)狀

現(xiàn)行的檔案服務(wù)主要提供包括計算機(jī)檢索服務(wù)、檔案外借服務(wù)、檔案閱覽服務(wù)、檔案陳列展覽服務(wù)、復(fù)制服務(wù)和咨詢(證明)服務(wù)等常見的傳統(tǒng)服務(wù)方式。

1.1 計算機(jī)檢索服務(wù)

檔案部門利用計算機(jī)進(jìn)行檔案文獻(xiàn)檢索，即從輸入提問到輸出檢索結(jié)果，是人機(jī)對話的檢索方式。大大提高了檢索效率。

1.2 檔案外借服務(wù)

利用者為了某種需要將部分館藏檔案借出檔案室外，自由閱讀。主要包括四種服務(wù)方式，即個人外借、科室名義外借、預(yù)約外借和流動外借。這種方式對利用者而言直接、方便，但不利于其他人的利用和檔案的保護(hù)。

1.3 檔案閱覽服務(wù)

這是檔案部門通常采取的服務(wù)方式。綜合檔案室辟有閱檔室，供利用者進(jìn)行借閱利用。對檔案部門而言，這種方式有利于檔案的管理，能及時收到利用者的反饋信息，便于利用者和檔案室之間的雙向溝通。

1.4 檔案陳列展覽服務(wù)

綜合檔案室按照某一檔案信息主題。組織檔案展覽。這種方式宣傳范圍廣泛，內(nèi)容具體、直觀。易吸引利用者，反響較大。但由于受場地制約，不能經(jīng)常開展。

2 檔案服務(wù)工作面臨的問題

檔案部門要想完善服務(wù)功能，提高檔案部門社會認(rèn)可度，就必須不斷提高其服務(wù)質(zhì)量和水平，目前我國檔案服務(wù)過程中存在的問題主要表現(xiàn)為。

2.1 利用手續(xù)繁雜

受檔案保密性質(zhì)及我國長期以來形成的封閉性檔案管理體制影響，檔案利用者若想獲取相關(guān)檔案信息，需向相關(guān)部門提交申請、等待批復(fù)等繁雜手續(xù)，影響檔案信息的及時獲取和用戶對檔案利用的積極性。

2.2 服務(wù)內(nèi)容簡單

目前我國檔案館提供的服務(wù)很大程度上局限于檔案實(shí)體服務(wù)，忽視檔案深層次開發(fā)。這種提供原始檔案信息的簡單服務(wù)很難滿足信息社會條件下檔案用戶高層次、個性化的需求。

2.3 服務(wù)方式落后

多數(shù)檔案機(jī)構(gòu)仍沿用傳統(tǒng)的管理模式，檔案數(shù)字化進(jìn)程緩慢，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下軟硬件設(shè)施不完備，檔案網(wǎng)站建設(shè)不完善，用戶獲取檔案信息受時間、空間因素影響，傳統(tǒng)的手工檢索方式也制約著檔案服務(wù)水平的提高。

3 完善檔案服務(wù)工作的相關(guān)對策

3.1 強(qiáng)化檔案服務(wù)理念

檔案工作是聯(lián)系過去、現(xiàn)在和未來的紐帶，是各項(xiàng)工作的重要組成部分。檔案部門要更新服務(wù)理念，明確檔案館的功能就是為用戶提供各種服務(wù)，要改變過去的陳舊思想。把維護(hù)檔案完整與安全的責(zé)任感和提供檔案為社會服務(wù)的使命感結(jié)合起來，強(qiáng)化檔案信息資源共享和以人為本的服務(wù)理念，主動提供服務(wù)。

3.2 深度開發(fā)檔案信息資源

檔案服務(wù)水平的高低很大程度上是由服務(wù)內(nèi)容的質(zhì)量決定，檔案部門應(yīng)積極開展檔案信息資源開發(fā)利用工作，挖掘檔案信息深層次內(nèi)容，如檔案編研、開展定題服務(wù)等，通過最便捷的方式將最優(yōu)質(zhì)、最有價值的檔案信息提供給利用者。此外，檔案館在完成公益性服務(wù)的同時，也可開展各種類型檔案信息增值服務(wù)，根據(jù)用戶特殊需要，對零散無序、形式各異、內(nèi)容交叉滲透的信息進(jìn)行深度加工，形成新的信息產(chǎn)品提供給用戶，從而提高效用，實(shí)現(xiàn)信息的增值，這種有償服務(wù)不僅可以彌補(bǔ)國家投資的不足，也可以促使檔案館有自我生存的發(fā)展能力。

3.3 規(guī)范檔案管理利用制度

檔案用戶能否及時查到他們所需要的檔案信息，是衡量檔案服務(wù)水平的一個重要標(biāo)志，為提高檔案利用效率，克服傳統(tǒng)服務(wù)方式程序復(fù)雜的問題，檔案部門在制定和實(shí)施檔案管理制度過程中，必須突破原有體制的限制，將檔案科學(xué)管理和提供服務(wù)真正結(jié)合起來，建立規(guī)范化的檔案服務(wù)流程，簡化檔案利用手續(xù)，為用戶提供制度保證，在確保檔案信息安全使用的前提下，消除利用過程中不必要的限制和步驟，確保用戶所需的檔案信息能在最短的時間內(nèi)得到回復(fù)。

3.4 推進(jìn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展在對檔案服務(wù)提出新要求的同時也給檔案服務(wù)帶來新的契機(jī)，檔案部門應(yīng)不斷推進(jìn)檔案信息資源的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，建立健全的內(nèi)部服務(wù)網(wǎng)和公眾服務(wù)網(wǎng)，發(fā)揮檔案網(wǎng)站的作用，使檔案網(wǎng)站成為宣傳檔案工作、開展檔案信息服務(wù)的窗口，充分利用網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢提高檔案信息資源的應(yīng)用水平。此外，建立以電子計算機(jī)、數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的現(xiàn)代電子型檔案信息服務(wù)模式，利用電子閱覽室的多媒體技術(shù)和遠(yuǎn)程通信技術(shù)，連接國際互聯(lián)網(wǎng)，通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)揮各綜合檔案館館藏的綜合優(yōu)勢，形成互補(bǔ)效應(yīng)，打破區(qū)域界限，從更廣的空間加強(qiáng)聯(lián)系，提供綜合服務(wù)，使檔案的利用向廣泛、縱深發(fā)展。

3.5 提高檔案工作人員的素質(zhì)

在檔案服務(wù)過程中，工作人員的能力素質(zhì)是決定檔案服務(wù)質(zhì)量好壞的關(guān)鍵，特別在新的歷史條件下，加強(qiáng)人才培養(yǎng)，提高檔案管理工作隊伍整體素質(zhì)已成為檔案工作的重要任務(wù)。檔案部門要確定專人管理檔案，積極選送檔案人員參加檔案專業(yè)知識培訓(xùn)，提高檔案人員專業(yè)理論水平，注重檔案工作人員對現(xiàn)代化設(shè)備的操作技能，提高其整體素質(zhì)，服務(wù)檔案工作。

3.6 進(jìn)一步做好檔案資料的基礎(chǔ)工作

要依法加強(qiáng)對檔案業(yè)務(wù)的指導(dǎo)和監(jiān)督，完善檔案管理辦法。建立標(biāo)準(zhǔn)體系，使檔案的管理、歸檔和利用達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化要求。特別是當(dāng)前電子技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等高新技術(shù)在檔案事業(yè)中逐漸得到應(yīng)用，更要加強(qiáng)管理、指導(dǎo)和監(jiān)督，制定與之相適應(yīng)的管理辦法。要使檔案變成有保存價值的歷史記錄，給人們提供利用才是檔案管理的最終目的。這就要求檔案工作者要有正確的觀點(diǎn)和正確的方法論，要有敏銳的眼光和精湛的檔案專業(yè)技術(shù)。

3.7 加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案工作者的素質(zhì)

首先，要抓好檔案工作者的思想政治素質(zhì)教育，特別是職業(yè)道德教育。要使檔案工作者樹立正確的世界觀，樹立兩個文明建設(shè)服務(wù)的觀念。其次，要提高檔案工作者的實(shí)際工作能力和創(chuàng)新精神，這也是素質(zhì)教育的重點(diǎn)。由于科技的進(jìn)步。檔案的管理手段也在發(fā)生變化，檔案的載體形態(tài)、管理程序、技術(shù)方法等都發(fā)生了變化，這些變化對檔案人員的工作能力提出了新的要求。因此，必須對檔案人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。以增強(qiáng)他們的工作能力和創(chuàng)新能力。

3.8 跟上形勢，更新觀念，搞好服務(wù)

檔案工作具有案頭工作性質(zhì)，而案頭工作很容易讓人們忽視外界環(huán)境的變化，這也是一些檔案人員思想滯后的原因。進(jìn)一步更新觀念，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，努力培育檔案咨詢體系，使檔案咨詢服務(wù)成為各部門依法利用檔案的好形式。

4 結(jié)束語

隨著社會對檔案認(rèn)識的不斷深入以及人們檔案信息需求的不斷增強(qiáng)，檔案服務(wù)在社會活動中越來越受到重視，信息社會的到來，要求我們改變傳統(tǒng)檔案管理服務(wù)模式，不斷強(qiáng)化檔案服務(wù)功能，創(chuàng)新服務(wù)模式，使檔案更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會發(fā)展服務(wù)，特別是伴隨《政務(wù)信息公開條例》的實(shí)施，檔案館成為政府信息公開的場所，這就對檔案服務(wù)提出更高的要求，因此，如何發(fā)揮檔案服務(wù)職能、與時俱進(jìn)，是檔案部門必須重視的永久性課題。

[1]趙丹陽.數(shù)字檔案館知識服務(wù)模式及其評價研究[J].吉林大學(xué)，2009-05-20.