企業(yè)檔案管理研究

吳麗萍

（黑龍江省北安分局格球山農(nóng)場(chǎng)，黑龍江 北安164000）

企業(yè)檔案是指企業(yè)在各項(xiàng)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和本企業(yè)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。各企業(yè)應(yīng)注意日常工作中，各種文件材料的形成、積累，并按一定要求進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)整理，統(tǒng)一管理本企業(yè)各門(mén)類(lèi)、各種載體的檔案，實(shí)現(xiàn)檔案的有效利用。

1 企業(yè)檔案存在的問(wèn)題

1.1 企業(yè)檔案工作缺乏長(zhǎng)期性、連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則

企業(yè)檔案工作在各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視下進(jìn)行了檔案的達(dá)標(biāo)升級(jí)工作。但達(dá)標(biāo)工作作為一項(xiàng)運(yùn)動(dòng)，一次考試在進(jìn)行，整個(gè)過(guò)程加班加點(diǎn)，在短時(shí)間內(nèi)取得了一定的效果，但達(dá)標(biāo)以后，就出現(xiàn)后力不足，沒(méi)有長(zhǎng)期性和連續(xù)性，再由于部分干部對(duì)檔案綜合管理的參與程度不夠，對(duì)檔案在企業(yè)中的重要作用的認(rèn)識(shí)不足，甚至有部分還認(rèn)為檔案室就是資料沒(méi)有地方存放了就放的地方，檔案室在某些人眼中成了廢紙倉(cāng)庫(kù)，造成了檔案工作有領(lǐng)導(dǎo)、無(wú)計(jì)劃；在任務(wù)、無(wú)落實(shí)；有形式、無(wú)效果。檔案工作缺乏應(yīng)有的長(zhǎng)期性和連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則。

1.2 檔案工作缺乏制度化的管理程序

當(dāng)前企業(yè)檔案管理不規(guī)范主要表現(xiàn)在：一是檔案收集不規(guī)范。在收集過(guò)程中，制度形同虛設(shè)，想交就交，不想交就不交，檔案收集考核不明確；二是檔案整理不規(guī)范。企業(yè)近幾年發(fā)展較快，新檔案人員不斷進(jìn)入，檔案人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)參差不齊，在立卷過(guò)程中有的沒(méi)有按照卷內(nèi)文件目錄順序進(jìn)行排序組卷，卷內(nèi)目錄與實(shí)際整理文件不相符，卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍。

1.3 缺乏運(yùn)用辦公自動(dòng)化對(duì)檔案管理方法進(jìn)行更新改造

目前，一般檔案管理都是采用一臺(tái)微機(jī)一套軟件的管理辦法，檔案管理與提供利用遠(yuǎn)遠(yuǎn)適應(yīng)不了檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的需要。檔案管理手段的落后，給檔案工作帶來(lái)消極后果，主要是落后的檔案管理技術(shù)跟不上日益增長(zhǎng)的檔案利用需求。造成檔案技術(shù)落后的主要原因有兩點(diǎn)：一是部分領(lǐng)導(dǎo)缺乏對(duì)檔案工作重要性的足夠認(rèn)識(shí)，財(cái)力投入少；二是一些單位雖然購(gòu)買(mǎi)了不少先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，但由于檔案管理人員操作不熟練，導(dǎo)致先進(jìn)設(shè)備沒(méi)有起到先進(jìn)作用。三是,領(lǐng)導(dǎo)重視不夠,雖有微機(jī)和檔案網(wǎng)絡(luò),但檔案并沒(méi)有錄入電腦，還按手工在進(jìn)行工作。

2 企業(yè)檔案管理原則

統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理。企業(yè)內(nèi)部的檔案機(jī)構(gòu)要對(duì)本企業(yè)的檔案工作實(shí)行歸口管理和統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，建立統(tǒng)一的企業(yè)檔案管理制度，對(duì)企業(yè)的全部檔案實(shí)施綜合管理。

維護(hù)企業(yè)檔案的完整與安全。維護(hù)檔案的完整，從數(shù)量上說(shuō)，要保證企業(yè)檔案在內(nèi)容上齊全配套；從質(zhì)量上說(shuō)，要保持企業(yè)檔案的系統(tǒng)性和內(nèi)在的有機(jī)聯(lián)系，在范圍上應(yīng)涵蓋企業(yè)全部工作活動(dòng)所產(chǎn)生的各種門(mén)類(lèi)、各種形式的檔案文書(shū)，嚴(yán)防對(duì)檔案人為地加以割裂和零亂堆砌。維護(hù)企業(yè)檔案的安全，對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行很好的管理和保護(hù)，要加強(qiáng)保密工作，嚴(yán)防企業(yè)檔案的丟失和失密、泄密現(xiàn)象的發(fā)生，嚴(yán)守企業(yè)檔案中所含的涉密事項(xiàng)，保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。

便于企業(yè)和社會(huì)對(duì)企業(yè)檔案的有效利用。企業(yè)檔案的利用，既是企業(yè)檔案工作的基本出發(fā)點(diǎn)，又是企業(yè)檔案工作的最終目的。企業(yè)檔案管理工作之所以能夠延續(xù)下來(lái)并得到不斷發(fā)展，就是因?yàn)樗鼘?duì)社會(huì)有一定的利用價(jià)值。企業(yè)檔案的利用貫穿于企業(yè)檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和始終，并且是檢驗(yàn)檔案管理工作質(zhì)量的根本標(biāo)準(zhǔn)。

3 加強(qiáng)企業(yè)檔案管理建議

3.1 統(tǒng)一規(guī)范，建立檔案管理現(xiàn)代技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，加快相關(guān)法規(guī)的完善，保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)、提高信息的可獲取性。

檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是信息化建設(shè)的前提和必要條件。因?yàn)楝F(xiàn)代檔案信息已不再屬于一個(gè)部門(mén)，而是作為一個(gè)地區(qū)、一個(gè)系統(tǒng)、一國(guó)或多國(guó)乃至國(guó)際檔案信息交流的一個(gè)組成部分。因此檔案工作部門(mén)必須要遵循標(biāo)準(zhǔn)化的原則，對(duì)收集、整理、編目、檢索、溫濕度控制、防霉防蟲(chóng)以及安全保管等基礎(chǔ)性工作，都要嚴(yán)格按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范整理。

3.2 服務(wù)創(chuàng)新

信息化時(shí)代，文件與檔案工作的服務(wù)方式、內(nèi)容，與傳統(tǒng)檔案利用服務(wù)相比，發(fā)生了巨大的變化，提供了前所未有的發(fā)展和創(chuàng)新空間。信息系統(tǒng)深入、廣泛的應(yīng)用，形成了質(zhì)優(yōu)量大的電子文件信息資源。信息系統(tǒng)用戶(hù)群體越多，對(duì)信息服務(wù)的要求就越多、越廣，因此，檔案工作人員首先要樹(shù)立信息服務(wù)的理念。在信息服務(wù)方式上，一方面要充分考慮用戶(hù)對(duì)信息利用的需求，提供面向用戶(hù)的信息利用平臺(tái)。通用的信息應(yīng)用系統(tǒng)，在功能模塊設(shè)計(jì)時(shí)，對(duì)文件與檔案管理的業(yè)務(wù)工作考慮得多，功能全面。但用戶(hù)在利用信息時(shí)，往往只是希望查找文件本身，他們期望最大的是獲取信息的效率和信息本身的準(zhǔn)確率。因此，有必要為用戶(hù)建立專(zhuān)門(mén)的信息利用平臺(tái)，將信息過(guò)濾掉一些檔案管理屬性，使用戶(hù)能簡(jiǎn)約、快速地獲取所需信息。面向用戶(hù)的信息利用平臺(tái)，突出了用戶(hù)的權(quán)益，保護(hù)了用戶(hù)信息利用的效果，使用戶(hù)在共享信息的同時(shí)，體會(huì)到檔案服務(wù)工作人性化、主動(dòng)性的宗旨，縮短了用戶(hù)與檔案工作的距離；另一方面，在對(duì)信息需求充分調(diào)查的基礎(chǔ)上，建立專(zhuān)題，收集、篩選、深層加工相關(guān)信息，以先進(jìn)技術(shù)為依托，將專(zhuān)題信息制作成光盤(pán)，形成信息產(chǎn)品，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門(mén)提供信息服務(wù)；第三是為有遠(yuǎn)程信息利用需求的用戶(hù)，提供跨越空間、時(shí)間的信息服務(wù)。

3.3 正確處理好檔案保密與利用的關(guān)系

保守國(guó)家機(jī)密是每個(gè)公民應(yīng)盡的義務(wù)，更是檔案管理工作人員的神圣職責(zé)。日常工作中，檔案管理人員十分重視檔案保密，工作盡心盡職，但由于在傳統(tǒng)的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現(xiàn)象。由此產(chǎn)生一些弊端：大批檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價(jià)值的檔案長(zhǎng)期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，造成檔案浪費(fèi)；領(lǐng)導(dǎo)不能及時(shí)全面地了解情況，有效地利用檔案；檔案管理人員的管理價(jià)值也難以在利用檔案的效果中體現(xiàn)出來(lái)。上述情況表明，檔案部門(mén)改變傳統(tǒng)的觀念，在嚴(yán)格做好保密工作的同時(shí)，切實(shí)完善工作職能，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)勢(shì)在必行。機(jī)密檔案應(yīng)該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時(shí)間、地點(diǎn)、范圍限制的利用，保而不用只會(huì)失去保的意義，失去檔案的價(jià)值。當(dāng)然，利用必須是在保密基礎(chǔ)上的利用，無(wú)限制的利用會(huì)給黨和國(guó)家的安全和利益造成危害。所以，對(duì)檔案工作來(lái)說(shuō)，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏頗。

3.4 加強(qiáng)企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

明確歸檔制度。企業(yè)的檔案屬于企業(yè)所有，企業(yè)工作人員都有建立檔案、保護(hù)檔案的義務(wù)，不得裁留檔案。行政管理、勞動(dòng)人事、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理類(lèi)文件按年度一年歸檔一次，要在次年的第一季度前歸檔。產(chǎn)品開(kāi)發(fā)、設(shè)備儀器、基本建設(shè)、科學(xué)研究類(lèi)文件材料應(yīng)在項(xiàng)目完成后15日內(nèi)歸檔。會(huì)計(jì)核算類(lèi)文件由財(cái)會(huì)部門(mén)整理歸檔，保管一年后向檔案室移交。企業(yè)人員因公外出學(xué)習(xí)、考察、開(kāi)會(huì)獲得的文件材料，要在會(huì)議結(jié)束后10天內(nèi)向檔案室移交。對(duì)制度的執(zhí)行情況，檔案員要跟蹤督辦，相關(guān)部門(mén)和人員要積極配合。

嚴(yán)格遵守企業(yè)檔案管理流程。包括管理部門(mén)、文件點(diǎn)收、文件整理、檔案分類(lèi)、檔案名稱(chēng)及編號(hào)、檔號(hào)編定、歸檔與檔案清理、保存期限、檔卷清理、調(diào)卷程序、調(diào)卷管理等。

完善企業(yè)檔案管理制度。包括檔案保管制度、檔案保密制度、檔案利用制度、檔案人員崗位責(zé)任制、檔案統(tǒng)計(jì)制度、文件材料立卷歸檔制度等。

[1]陳京雁.淺論信息時(shí)代的企業(yè)檔案管理[J].閩西職業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)，2004-09-30.