企業(yè)檔案管理創(chuàng)新之我見

余小茹

（梅州市路燈管理處，廣東 梅州 514000）

1 創(chuàng)新是企業(yè)檔案事業(yè)快速發(fā)展的關(guān)鍵

所謂創(chuàng)新，就是人們根據(jù)預(yù)定的目的，調(diào)動已知信息、已有知識，開展創(chuàng)新思維，產(chǎn)生出某種新穎、獨(dú)特、有社會價(jià)值的新概念，或者新設(shè)想、新理論、新技術(shù)、新工藝、新產(chǎn)品、新成果的智力活動過程。也可以說，創(chuàng)新是使創(chuàng)新思維變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)成果的過程。企業(yè)檔案部門結(jié)合自己的工作實(shí)際，推動企業(yè)檔案事業(yè)的發(fā)展創(chuàng)新，江澤民同志在報(bào)告中指出，“創(chuàng)新是民族進(jìn)步的靈魂，是一個國家興旺發(fā)達(dá)的不竭動力”，同樣，沒有創(chuàng)新，企業(yè)檔案工作就不可能在新的世紀(jì)贏得更大的發(fā)展；沒有創(chuàng)新，企業(yè)檔案工作就沒有生機(jī)和活力。

1.1 創(chuàng)新是企業(yè)檔案管理部門適應(yīng)新形勢發(fā)展的客觀需要。企業(yè)檔案事業(yè)的創(chuàng)新是一個系統(tǒng)工程，在檔案事業(yè)中最為關(guān)鍵，處于核心地位。作為重要信息收集、貯存和開發(fā)利用的檔案部門，面臨著信息網(wǎng)絡(luò)化、檔案信息資源開發(fā)利用多樣化和管理現(xiàn)代化、以及文檔一體化等多方面的挑戰(zhàn)。要適應(yīng)新的形勢，我們企業(yè)檔案管理部門必須深刻認(rèn)識創(chuàng)新的重要性，并加強(qiáng)對創(chuàng)新和創(chuàng)新能力及創(chuàng)新服務(wù)的研究，培養(yǎng)創(chuàng)新意識，啟發(fā)創(chuàng)新思維，提高創(chuàng)新能力，勇于創(chuàng)新實(shí)踐，用創(chuàng)新拓展企業(yè)檔案管理發(fā)展空間，適應(yīng)新時(shí)代對檔案工作的需要。企業(yè)檔案管理部門只要堅(jiān)持創(chuàng)新，就能取得新的成績，得到新的發(fā)展。

1.2 創(chuàng)新將有利于提高企業(yè)檔案管理人員的研究能力和業(yè)務(wù)素質(zhì)。創(chuàng)新是一個過程，是一種能力的體現(xiàn)。能力是人的素質(zhì)在實(shí)踐中表現(xiàn)出來的實(shí)際本領(lǐng)、能量和熟練水平等，如檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用、編研，以及檔案管理現(xiàn)代化設(shè)備的操作能力等等。創(chuàng)新能力與人的思維方式、認(rèn)識水平、人格素質(zhì)有著密切關(guān)系。當(dāng)今社會和經(jīng)濟(jì)生活處于快速發(fā)展時(shí)期，新的行業(yè)和領(lǐng)域不斷形成，這些對企業(yè)檔案業(yè)務(wù)的管理、服務(wù)等各項(xiàng)工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)。企業(yè)檔案管理人員只有自身素質(zhì)提高了，才有創(chuàng)新的愿望和追求，才有創(chuàng)新的智慧和本領(lǐng)。

2 增強(qiáng)企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新意識

2.1 企業(yè)檔案工作管理思路的創(chuàng)新

創(chuàng)新行為，首先要有創(chuàng)新意識，有強(qiáng)烈的創(chuàng)新欲望，也只有如此才能有創(chuàng)新動力?？萍家獎?chuàng)新，體制要創(chuàng)新，企業(yè)檔案工作也要創(chuàng)新。長期單調(diào)而枯燥的工作方式、傳統(tǒng)而落后的工作方法，使得許多企業(yè)檔案工作者缺少創(chuàng)新意識和創(chuàng)新欲望，他們墨守陳規(guī)，按傳統(tǒng)辦事，日常檔案工作也只是滿足于每年立卷歸檔多少案卷，提供利用服務(wù)多少卷人次，而對于市場需要哪方面的檔案材料，企業(yè)檔案工作是否適應(yīng)當(dāng)前形勢和社會發(fā)展需要等等，卻一無所知，更談不上企業(yè)檔案工作如何主動、超前服務(wù)于市場，服務(wù)于社會。而服務(wù)的落伍，必將使企業(yè)檔案工作失去生存的活力和市場。因此要改變企業(yè)檔案工作既無動力，又無目標(biāo)的狀況，應(yīng)努力使企業(yè)檔案部門變成先行者，形成企業(yè)檔案工作由事后搜集材料變?yōu)槭虑敖槿?、事中參與的新的檔案管理工作理念。企業(yè)檔案工作只有日日思變、天天求新，才能以超前的意識贏得利用者的滿意。因此，要使企業(yè)檔案管理部門創(chuàng)新成功，必須培養(yǎng)創(chuàng)新思維，只有具備了創(chuàng)新思維，才能為創(chuàng)新打下基礎(chǔ)。

2.2 企業(yè)檔案工作管理模式的創(chuàng)新

我國企業(yè)檔案工作有一些傳統(tǒng)做法已不再適應(yīng)當(dāng)前社會發(fā)展的需要，必須進(jìn)行創(chuàng)新。其中包括檔案工作環(huán)節(jié)和一些具體的操作手段的革新。要在立卷制度上更新，在工作手段上改進(jìn)，盡量簡化檔案部門長期推行的一些繁瑣、呆板的操作步驟。如從組卷的形式到裝訂的手段上考慮，怎樣做到既不影響日后調(diào)檔利用，又能盡快完成歸檔程序，取消一些繁瑣的不必要的過程、環(huán)節(jié)、步驟，盡量縮短立卷歸檔周期，這樣也便于推行部門立卷工作。就是在平時(shí)的抄抄寫寫、裝裝訂訂的工作中，檔案工作者也要善于思考，多動腦筋。目前許多企業(yè)檔案部門都將計(jì)算機(jī)應(yīng)用于檔案管理，但多數(shù)僅限于各類檔案目錄的輸入、輸出或檢索，而在檔案管理其它方面的應(yīng)用則較少。其實(shí)，我們只要肯觀察，就不難發(fā)現(xiàn)在我們?nèi)粘n案管理工作中，還有許多工作可以利用現(xiàn)代化技術(shù)來提高我們的工作效率，這種借助計(jì)算機(jī)來完成本來較繁瑣的手工操作的方法應(yīng)該是很多的，因?yàn)闊o論是企業(yè)檔案的業(yè)務(wù)工作，還是企業(yè)檔案的管理工作以及檔案信息的交流，都可以應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行現(xiàn)代化管理，幫助解決具體問題，提高管理效率和管理水平。

2.3 要不斷地加強(qiáng)企業(yè)檔案服務(wù)機(jī)制的創(chuàng)新

企業(yè)檔案服務(wù)機(jī)制的創(chuàng)新，不僅要在服務(wù)手段、服務(wù)方式、服務(wù)范圍上有新的發(fā)展，同時(shí)還應(yīng)探索檔案工作體制上、工作方法上的創(chuàng)新。日常的企業(yè)檔案服務(wù)只局限在做好為本企業(yè)查閱利用檔案，而對本企業(yè)檔案如何主動為外單位、為社會服務(wù)，怎樣利用外單位檔案為本單位服務(wù)做得就很不夠，考慮得也很少。企業(yè)檔案部門要一改坐在家里等人上門查檔的現(xiàn)狀，變被動等待服務(wù)為積極主動上門服務(wù)，企業(yè)檔案部門還應(yīng)拓展服務(wù)方式和服務(wù)領(lǐng)域，充分開發(fā)所看管的檔案財(cái)寶。

2.4 創(chuàng)新應(yīng)以信息為基礎(chǔ)

信息是人們財(cái)富的標(biāo)志，信息也是創(chuàng)新的材料和依據(jù)。企業(yè)檔案的現(xiàn)代化應(yīng)與企業(yè)的信息化同步，企業(yè)檔案必須適應(yīng)信息化要求，把電子文件妥善保管起來。企業(yè)檔案部門還要建立上下左右的暢通信息網(wǎng)絡(luò)，運(yùn)用現(xiàn)代化手段獲得社會上其他廣博信息，為創(chuàng)新提供依據(jù)。要努力實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案裝備技術(shù)現(xiàn)代化，解決手工操作運(yùn)轉(zhuǎn)速度慢、效率低的問題，積極運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)碼技術(shù)、影像技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)和手段，來提高企業(yè)檔案工作技術(shù)含量和水平，使企業(yè)檔案管理手段由“舊”變“新”通過網(wǎng)絡(luò)搞信息化建設(shè)，因?yàn)槠髽I(yè)沒有信息化建設(shè)，就很難與外界交往。利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)提供遠(yuǎn)程服務(wù)，網(wǎng)上信息量大、傳遞速度快的優(yōu)勢，與其它檔案機(jī)構(gòu)聯(lián)網(wǎng)，共享檔案信息資源，使服務(wù)范圍由“窄”變“寬”，服務(wù)層次由“淺”變“深”。信息化的迫切要求及飛速發(fā)展，對企業(yè)檔案部門提出了更高的要求。

我們正處在一個偉大變革的時(shí)代，與時(shí)俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新，是時(shí)代賦予我們的崇高使命，是企業(yè)檔案工作者永不放棄的努力，是企業(yè)檔案工作者鍥而不舍的追求。企業(yè)檔案工作者要繼續(xù)弘揚(yáng)創(chuàng)新精神，銳意進(jìn)取，創(chuàng)造出更多無愧于我們這個偉大時(shí)代的業(yè)績。只有不斷地創(chuàng)新，檔案工作才能有高度、有特色，企業(yè)檔案事業(yè)才能真正實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。因此，企業(yè)檔案部門無論是在業(yè)務(wù)工作方面，還是在管理服務(wù)工作方面，都要要從本部門的檔案工作的實(shí)際出發(fā)，不斷研究新問題，探索新思路，采取新舉措，進(jìn)一步拓展工作思路，牢固樹立服務(wù)第一和創(chuàng)新第一意識，勇于突破前人，突破自我，將企業(yè)檔案工作提高到一個新水平。

[1]龐然.淺議企業(yè)檔案管理創(chuàng)新發(fā)展[J].山西建筑，2008-05-10.

[2]楊瑾輝.論新形勢下企業(yè)檔案部門服務(wù)機(jī)制創(chuàng)新[J].平頂山工學(xué)院學(xué)報(bào)，2008-05-15.

[3]鞏穎勤.企業(yè)檔案管理創(chuàng)新工作的思考[J].河南理工大學(xué)學(xué)報(bào) (社會科學(xué)版)，2008-07-25.