檔案管理質(zhì)量穩(wěn)步提高的途徑

孫麗茹

（哈爾濱市社會主義學院，黑龍江 哈爾濱 150000）

1 檔案質(zhì)量管理的含義和特點

檔案質(zhì)量管理就是單位領(lǐng)導檔案工作人員以科學方法為手段，充分發(fā)揮科學管理和專業(yè)技術(shù)的作用，建立一套貫穿于檔案形成全過程的質(zhì)量保障體系從而保證高質(zhì)量的檔案。其核心是強調(diào)提高檔案工作水平，以保證檔案的高質(zhì)量。它具有以下幾個特點:

全體人員參加。檔案全面質(zhì)量管理要求檔案形成過程中的所有人員，如各處(室)所的領(lǐng)導、文件起草人員、定稿人員、檔案員等等人員的密切配合，嚴格按照有關(guān)標準和要求共同完成公文處理和文件的歸檔及檔案管理工作。樹立"檔案質(zhì)量，人人有責"的觀念。只有這樣，才能保證檔案的完整性、統(tǒng)一性，也才能保證電子文檔的及時傳輸和電子文檔的及時歸檔。全過程控制。從公文的起草、審核、印制、傳遞、執(zhí)行到檔案的收集、整理、歸檔、編研、開發(fā)利用的整個過程都實行質(zhì)量管理?？茖W的手段。采用數(shù)理統(tǒng)計方法、現(xiàn)代科學技術(shù)和現(xiàn)代管理科學來解決檔案的質(zhì)量問題，不斷提高檔案質(zhì)量和檔案工作管理水平。

2 建立檢查檔案管理制度

2.1 提高檢查人員全員檔案質(zhì)量管理意識

提高檔案管理的認識是保證檢查檔案質(zhì)量的前提。檢查檔案包括的內(nèi)容比較多，一般包括:檢查準備階段資料:檢查通知書、檢查實施方案、檢查提綱等;檢查實施階段資料:檢查工作底稿及其附件、詢問筆錄、檢查報告、檢查報告送達通知、送達回執(zhí)、被檢查單位的書面意見或說明、相關(guān)的調(diào)研資料等;檢查結(jié)論及總結(jié)資料:檢查結(jié)論及處理決定、處罰告知書、檢查工作總結(jié)、檢查情況匯總表、有關(guān)請示及回復文件等;檢查整改資料:入庫單、調(diào)賬憑證復印件及檢查問題和管理建議的整改情況等。

檢查檔案的形成是由每一個環(huán)節(jié)中的資料匯集而成的，是一項全面、細致的工作。一項檢查工作從檢查內(nèi)容的確定，檢查方案的制定，檢查通知書的下發(fā)，檢查工作的開展，到檢查報告的撰寫、處理決定的落實、違紀違規(guī)問題的整改等，整個過程都必須有嚴格的工作規(guī)則來制約。因此，提高檢查人員全員檔案質(zhì)量管理意識，是做好檔案管理工作的前提。

2.2 全員參與、分工負責，是保證檔案質(zhì)量的重要手段

檢查檔案質(zhì)量與業(yè)務工作質(zhì)量緊密相連，統(tǒng)一檔案整理、裝訂工作的規(guī)范要求，更能夠提高檢查人員遵守檢查規(guī)則的意識，高質(zhì)量地完成檢查工作。實踐證明，建立具體檢查人員負責檔案整理、專職檔案管理人員再進行復核的工作制度，是保證檢查檔案質(zhì)量的有效方法。檢查人員一般對違紀問題比較清楚，掌握檢查的整體情況，能夠全面、及時的完成從資料取舍到檔案整理的一系列工作，既保證檢查資料的完整性，又保證其相關(guān)性。

2.3 加強檢查檔案質(zhì)量的事中控制與管理，是提高檔案質(zhì)量的制度保障

檢查檔案的管理水平是隨著一定時期檢查工作的內(nèi)容和檢查方式的變化以及檢查規(guī)則制度的完善而逐步提高的。為了能夠適應檢查工作發(fā)展要求，檢查檔案管理工作重心也應由事后控制與管理轉(zhuǎn)變?yōu)槭轮锌刂婆c管理。只有在檢查過程中及時發(fā)現(xiàn)和解決影響檔案質(zhì)量的問題，加強檢查檔案質(zhì)量的事中控制與管理，不斷發(fā)現(xiàn)、研究和解決新問題，才能不斷適應監(jiān)督檢查工作的發(fā)展要求，保證檢查檔案的質(zhì)量。

2.4 積極推進信息化進程，是提高檔案管理質(zhì)量的必然要求

隨著辦公自動化技術(shù)的普及，財政檢查機關(guān)檔案管理的現(xiàn)代化顯得尤為迫切。利用計算機進行保存、檢索、編目、借閱等，不僅能減輕檔案工作人員的勞動強度，提高工作效率，還可以節(jié)省存放空間。如果采用人工和計算機相結(jié)合的方法管理檢查檔案，則既可以使案卷整齊規(guī)范，查找時一目了然，又能夠為查閱者提供迅速、準確、快捷的查找方式，有利于提高檔案工作質(zhì)量。

3 完善檔案管理自身制度

3.1 必須牢固樹立檔案質(zhì)量意識

檔案質(zhì)量的提高，與工作人員的質(zhì)量意識有著密切關(guān)系。其中，領(lǐng)導的檔案質(zhì)量意識最為關(guān)鍵，領(lǐng)導通知必須提高認識，轉(zhuǎn)變觀念，認清檔案管理的重要性，認清檔案數(shù)字化是大勢所趨，要高度重視本單位檔案網(wǎng)絡信息化、數(shù)字化建設(shè)，因此要求從事檔案工作的人員，特別是各級領(lǐng)導，要牢固樹立檔案質(zhì)量意識，用較高的工作質(zhì)量來促進檔案質(zhì)量。

3.2 建立內(nèi)部人員的制約機制

要不斷提高檔案人員素質(zhì)，加強管理，完善規(guī)章制度，建立內(nèi)部人員的制約機制。良好的政治思想素質(zhì)和業(yè)務素質(zhì)是搞好各項工作的基礎(chǔ)。從事檔案工作的人員要有良好的政治思想素質(zhì)。具體來說，就是要有強烈的事業(yè)心和高度的責任感，要有良好的服務意識，要有默默無聞、無私奉獻的檔案人精神。檔案工作又是一項業(yè)務性比較強的工作，檔案人員業(yè)務素質(zhì)的高低，對檔案質(zhì)量起著至關(guān)重要的作用。檔案工作人員要從搞好檔案工作、提高檔案質(zhì)量的角度來加強自身的業(yè)務學習。領(lǐng)導要給從事專兼職檔案工作的人員創(chuàng)造業(yè)務學習和培訓的機會，使他們的業(yè)務知識能更好地適應新時期檔案工作的要求。

3.3 運用計算機檔案管理系統(tǒng)

計算機檔案管理系統(tǒng)一般具有輸入、輸出、修改、插入、打印、統(tǒng)計、檢索、查詢、刪除等功能，同時計算機還具有判別、診斷、篩選的功能，利用這些功能可進行檔案的鑒定工作。運用計算機進行檔案的現(xiàn)代化管理具有占用空間小、儲存信息量大、應用能力強、傳輸速度快等特點，能及時、大量地提供檔案信息，提高了工作效率，是檔案管理史上的一大飛躍。電子文件作為一種新型的信息載體出現(xiàn)在檔案領(lǐng)域，以磁性材料和光學材料為載體的電子檔案，將逐步替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案載體，在檔案領(lǐng)域占主導地位，給檔案工作注入生機和活力。

總之，檔案工作者肩負著歷史的職責，提高檔案管理人員的意識，檔案科學管理，用豐富科技信息資源，推動檔案事業(yè)的發(fā)展。實踐證明，只有好工作思路和方法，才能確保檔案管理質(zhì)量穩(wěn)步提高。

[1]徐擁軍.檔案管理與知識管理的關(guān)系研究[J].山西檔案，2008.1.

[2]林敏.淺析檔案管理的優(yōu)化[J].蘭臺世界，2008，(20).