在檔案管理中縮微與光盤技術(shù)的對比分析及發(fā)展前景

王微

（長春廣播電視大學，吉林 長春 130000）

1 檔案利用工作中縮微技術(shù)與光盤技術(shù)的對比分析

1.1 檔案檢索與信息輸出

縮微技術(shù)：檢索較慢，輸出費時。一般情況下，膠片是以張或卷為單位進行編目，這樣查閱時必然要翻閱大量的卡片，效率很低?？s微的輸出是利用顯示閱讀器和還原復(fù)印等設(shè)備，費時，費力。

光盤技術(shù)：檢索快速、準確，輸出靈活、方便。利用計算機對光盤進行檔案數(shù)據(jù)的檢索，可謂快速、準確、方便。利用快速檢索功能，可以在幾秒鐘之內(nèi)，對幾萬數(shù)據(jù)進行查詢。在查詢中，可以根據(jù)自己的需求，提出查詢的具體名稱，也可提出需查詢的大致名稱，或幾個名稱進行組合?？蛇M行模糊檢索，使檢索變得更加靈活、方便。

光盤的輸出更加方便、準確。存在光盤中的文件和圖紙可利用計算機很方便地輸出，對一些數(shù)據(jù)還可以進行統(tǒng)計后打印輸出。輸出可以利用各種輸出設(shè)備，如針式打印機、噴墨打印機、激光印字機等?，F(xiàn)在由于采用了高質(zhì)量噴墨打印機而不是繪圖儀，使輸出圖紙的精度和速度大為提高。

1.2 憑證作用與法律效力

縮微技術(shù)：縮微品具有法律效力，可作憑證使用?！稒n案法實施辦法》對檔案縮微品的法律地位作了規(guī)定：“各級各類檔案館提供利用的檔案，應(yīng)當逐步實現(xiàn)以縮微品代替原件。檔案縮微品和其它復(fù)制形式的檔案，載有檔案收藏單位法定代表人的簽名或者印章標記的，具有與檔案原件同等的效力?！笔澜缟嫌行﹪液偷貐^(qū)，允許縮微品作為法律上的原始證據(jù)，如：日本、美國、澳大利亞、加拿大、英格蘭、蘇格蘭、德國、意大利等國。

光盤技術(shù)：法律效力有待探討，限制光盤取代檔案原件。光盤的法律效力目前處于探討階段。有人認為光盤技術(shù)是將原件上的文字、圖像經(jīng)處理后以數(shù)字形式存儲，容易在輸入輸出時被刪改，故光盤存儲的檔案不具有法律憑證效力。正如美國國家檔案與文件管理局《關(guān)于數(shù)字圖像與光盤數(shù)據(jù)貯存系統(tǒng)的報告》中所說：“聯(lián)邦法院更愿意接受機構(gòu)在日常事物處理過程中形成的檔案原件作為證據(jù)”。加拿大的有關(guān)章程也提到，數(shù)字圖像版本的可信度與檔案原件本身并非完全一致。美國大多數(shù)政府檔案館限制數(shù)字圖像技術(shù)用于永久保存的公共檔案。

2 檔案存儲工作中縮微技術(shù)與光盤技術(shù)的對比分析

2.1 設(shè)備投資與技術(shù)要求

縮微技術(shù)：設(shè)備投資大，使用技術(shù)復(fù)雜。一套完整的縮微設(shè)備需要投資約一百多萬元，用房面積約近100平方米?？s微工作中，拍照、成像、閱讀、拷貝等工序要求技術(shù)高、精度高，需要專業(yè)技術(shù)人員或經(jīng)專門培訓過的工作人員才能操作。

光盤技術(shù)：設(shè)備簡單，易推廣普及。光盤技術(shù)對設(shè)備的要求不高，在一般檔案館現(xiàn)有計算機設(shè)備上再附加一些設(shè)施即可。光盤管理系統(tǒng)具有很強的實用性，其功能設(shè)計完全可以依據(jù)檔案工作的實際需要及人們利用檔案的習慣，整個系統(tǒng)可以緊密結(jié)合實際。光盤管理系統(tǒng)使用方便，采用菜單式人機對話方式，操作人員稍加培訓，即可按照提示進行操作。

2.2 復(fù)制存儲與成品保存

縮微技術(shù)：復(fù)制工藝過程復(fù)雜，縮微品保存條件要求苛刻。縮微拍攝的工藝過程較為復(fù)雜，要求很高，需要工作人員長時間的操作練習。在復(fù)制過程中，人、設(shè)備、材料、操作方法、環(huán)境等因素及每一個環(huán)節(jié)都影響縮微膠片質(zhì)量。從理論上來說，縮微品可以長期保存，但縮微品保存條件要求相當苛刻?？s微品庫房環(huán)境溫濕度必須保持在一定范圍內(nèi)，還要定期卷片防止發(fā)生粘連。

光盤技術(shù)：錄入快速、精確，保管方便、簡單。光盤技術(shù)的復(fù)制錄入較為簡單，只需稍加培訓就可操作。目前錄入手段應(yīng)用較多的是光電掃描儀。它可以將檔案原件以圖象方式輸入到光盤中去。掃描儀最大的特點是快速、精確。

光盤存儲密度高，體積小，對環(huán)境要求不高，抗惡劣環(huán)境能力強，即使在平常環(huán)境下也能長期保管。

3 縮微技術(shù)與光盤技術(shù)的發(fā)展前景

縮微技術(shù)在保存期限、法律效力、標準化等方面優(yōu)于光盤技術(shù)，具有頑強的生命力。

與光盤技術(shù)相比，縮微技術(shù)是一項成熟的應(yīng)用技術(shù)，已實現(xiàn)標準化、規(guī)范化，不少國家不僅用它管理檔案、資料、圖書、情報，它還被廣泛應(yīng)用于辦公室工作和出版發(fā)行等工作。

縮微品的保存期限較長。據(jù)有關(guān)材料記載：“國外有關(guān)試驗結(jié)果表明，在一定的條件下，縮微膠片壽命可達500年以上”，也有的說一般可保存100到150年。光盤技術(shù)發(fā)展至今，對其保存期限說法不一。有人斷言其壽命為10－20年，有人稱可長期保存。但多數(shù)專家認為光盤保存信息期限為10年以上。不同種類的光盤壽命也不盡相同。所以，在今后一段時間內(nèi)，縮微技術(shù)還將因存儲方面的優(yōu)越性繼續(xù)存在下去，和光盤技術(shù)一起促進我國檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展。

現(xiàn)在35mm卷式縮微品多采用編碼法。16mm卷式縮微品的檢索方式大多采用閃現(xiàn)法、編碼法和光點法。閃現(xiàn)法就是拍攝時在案卷與案卷之間利用空格及案卷號標識分隔指示，可供手工檢索使用；編碼法是將全盤縮微品的影像用大流水號編排，既可供手工檢索也可供機器自動檢索使用；而全部采用單光點，每一光點對應(yīng)一個編號，指示一幅影像，專供機器自動檢索使用。目前使用的16mm縮微攝影機主要是美能達DR1600、佳能CF100、貝爾好三種，它們都具有光點和數(shù)據(jù)檢索系統(tǒng)。由于光點檢索需要專門的設(shè)備，所以一般采用閃現(xiàn)法和編碼法進行檢索較為適宜。我們利用檔案的檢索工具和詳盡、準確的拍攝記錄，在案卷目錄、卷內(nèi)目錄和機檢目錄上分別注明縮微號，以此作出方便快捷的縮微品檢索工具。另外，我們還可以視具體情況編制新的檢索工具，以滿足縮微品提供利用的需要。

如果條件成熟，即擁有計算機輔助檢索縮微品設(shè)備和完備的計算機索引目錄，我們就可以利用CAR系統(tǒng)進行縮微品的檢索，就是通過計算機提供的膠片存儲地址，從膠片存儲器內(nèi)提取膠片，在檢索閱讀機上進行膠片影像的檢索，從而實現(xiàn)縮微品的自動檢索。

光盤技術(shù)發(fā)展咄咄逼人，應(yīng)用前景廣闊。光盤技術(shù)的技術(shù)優(yōu)越性是縮微技術(shù)無法與之相提并論的。目前，光盤技術(shù)的技術(shù)優(yōu)勢正以咄咄逼人之勢迅猛發(fā)展。

光盤是兼有數(shù)字記錄和模擬記錄優(yōu)點的存儲介質(zhì)，不僅可以記錄數(shù)據(jù)，還可以記錄聲音、圖像等各類檔案，不僅可以存儲檔案目錄，而且可以存儲檔案全文、檔案原件 如照片、圖片、錄像帶、錄音帶等，能很好地解決對聲像等不同載體檔案的一體化管理，可節(jié)省人、財、物，還可加大開發(fā)利用檔案信息的廣度和深度。

光盤技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，可實現(xiàn)檔案信息的海量存儲、隨機快速檢索、網(wǎng)際交流、遠距離傳輸及檔案工作的現(xiàn)代化管理?？梢詫n案實行原文管理，在不動用原文的情況下，實現(xiàn)檔案的查詢、復(fù)制和利用。能保持檔案原貌，掃描后的圖紙能夠無失真的顯示和輸出，且在頁碼上也和原檔案一致。檢索快速準確、靈活多樣，且可實現(xiàn)模糊檢索。統(tǒng)計功能齊全，可進行各種館藏統(tǒng)計和檔案利用統(tǒng)計。能夠輸出檔案管理所需的各類卡片、目錄及報表圖等。

光盤的應(yīng)用將加速檔案管理現(xiàn)代化進程，實現(xiàn)對不同載體檔案的一體化管理，有利于檔案管理、開發(fā)和利用。隨著現(xiàn)代計算機技術(shù)日新月異的發(fā)展，光盤技術(shù)的更高密度、小型化和降低價格是不可逆轉(zhuǎn)的趨勢。其長壽耐用、統(tǒng)一標準問題也可望逐步解決?？傊獗P技術(shù)是一種很有發(fā)展前途的現(xiàn)代信息存儲和利用技術(shù)，它在檔案管理現(xiàn)代化進程中有廣闊的應(yīng)用前景。

[1]《中華人民共和國檔案法》

[2]《中華人民共和國檔案法實施辦法》

[3]《檔案館業(yè)務(wù)建設(shè)與管理》.檔案出版社1993年出版，盛彥主編.