新形勢(shì)下的單位檔案管理初探

鄧毅

（云南省有色地質(zhì)局三一七隊(duì)，云南 曲靖 655000）

1 傳統(tǒng)檔案管理模式及面臨的挑戰(zhàn)

單位檔案是指一個(gè)單位從過(guò)去到現(xiàn)在，在從事建設(shè)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、科研等活動(dòng)中，直接形成的、對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。

1.1 隨著社會(huì)的發(fā)展，許多單位也不斷壯大，成立了眾多下屬公司。而檔案工作多，很難做到集中統(tǒng)一管理。下屬單位的各個(gè)部門(mén)為了利用方便，很多檔案重復(fù)保管、造成資源浪費(fèi)、信息共享程度低。在這種情況下檔案所能起到的作用只有兩個(gè)，一是檔案機(jī)構(gòu)保存了不少"歷史記錄"，供回顧過(guò)去；二是"保存"現(xiàn)有信息，以備將來(lái)回顧之用。大部分人已習(xí)慣了這種意義的"檔案"概念。已經(jīng)歸檔的材料，常常是指相關(guān)工作已經(jīng)結(jié)束，這些材料在現(xiàn)行工作中已不太有什么用處。而事實(shí)上，新時(shí)期新的經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域和社會(huì)領(lǐng)域不斷產(chǎn)生，拓展了具有社會(huì)意義和現(xiàn)實(shí)意義的檔案產(chǎn)生領(lǐng)域，如信用檔案、誠(chéng)信檔案、知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案等新型檔案層出不窮。因此，檔案工作的內(nèi)涵和外延也必須隨之拓展。檔案不僅僅是歷史記錄，具有維護(hù)歷史真實(shí)面貌的作用，也是人類(lèi)文化遺產(chǎn)，具有資政襄政、繁榮科研、發(fā)展經(jīng)濟(jì)、宣傳教育等社會(huì)功能。

1.2 落后的管理方式與信息社會(huì)的特點(diǎn)不相適應(yīng)。傳統(tǒng)的檔案查閱必須到檔案保管現(xiàn)場(chǎng)，還要在書(shū)"山"文"海"中撈"針"，雖然有一些索引查閱的工具，仍然是耗時(shí)費(fèi)力，想要了解檔案收藏情況等更是難上加難，這也直接導(dǎo)致了社會(huì)公眾對(duì)利用檔案的認(rèn)知程度越來(lái)越低。隨著電子文件的產(chǎn)生，標(biāo)志著人類(lèi)記錄信息、傳達(dá)信息、留存信息的方式發(fā)生了革命。這場(chǎng)革命是紙張產(chǎn)生以來(lái)，文件、檔案工作領(lǐng)域最劇烈的一次變革，直接影響著檔案的管理方式，現(xiàn)行的檔案管理方式必須盡快適應(yīng)信息化的特點(diǎn)和要求。

2 目前檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，信息社會(huì)對(duì)單位管理的范圍、內(nèi)容、力度和方式提出了新的要求，檔案管理也同樣面臨著拓展管理內(nèi)涵、改進(jìn)管理方式、優(yōu)化運(yùn)行機(jī)制等方面的挑戰(zhàn)。目前檔案管理在發(fā)展過(guò)程中呈現(xiàn)出以下四個(gè)趨勢(shì)：

2.1 文件檔案一體化。文件生命周期理論指出，文件的整個(gè)運(yùn)動(dòng)過(guò)程可劃分為四個(gè)階段，即文件制作階段、文件現(xiàn)實(shí)使用階段、文件暫時(shí)保存階段和文件永久保存階段，文件按照這四個(gè)階段作線(xiàn)性運(yùn)動(dòng)。我國(guó)檔案管理通過(guò)歸檔口的設(shè)置將文件的第一、二階段作為文件，將第三、四階段作為檔案，而文件與檔案并未采取統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和方法進(jìn)行管理，這樣使文件運(yùn)動(dòng)的不同階段相對(duì)獨(dú)立，造成文檔分離，不利于文檔的有效利用。目前國(guó)外的基本做法是：將各機(jī)關(guān)相對(duì)分散獨(dú)立的文件管理和檔案管理統(tǒng)一成一個(gè)有機(jī)整體進(jìn)行管理，即實(shí)現(xiàn)文檔一體化。與文檔一體化相適應(yīng)的是成立文件中心，這在西方國(guó)家很普遍，因?yàn)樗垢鳈C(jī)構(gòu)無(wú)須專(zhuān)設(shè)文件保管部門(mén)，為各機(jī)構(gòu)節(jié)省文件保管費(fèi)用；同時(shí)它還可以有效地聯(lián)接文件形成機(jī)構(gòu)與檔案部門(mén)，確保文件轉(zhuǎn)化為檔案的質(zhì)量，有效地整合和利用文檔信息資源。

2.2 檔案信息電子化。要按照《國(guó)家檔案局國(guó)務(wù)院國(guó)有資產(chǎn)監(jiān)督管理委員會(huì)關(guān)于印發(fā)〈關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)中央單位檔案工作的意見(jiàn)〉的通知》（檔發(fā)〔2009〕6號(hào)）以及有關(guān)規(guī)定和要求，加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)管理，抓好檔案的歸檔、查詢(xún)、編研等，開(kāi)展檔案信息化建設(shè)工作，不斷提高檔案管理為中心工作服務(wù)的能力和水平。就需要對(duì)檔案管理實(shí)行計(jì)算機(jī)輔助管理，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將檔案資料整理輸入計(jì)算機(jī)，通過(guò)相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，可以利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，直至供人們利用，這就使檔案信息呈現(xiàn)電子化趨勢(shì)。

2.3 檔案利用多層次化。檔案利用服務(wù)是檔案工作存在的理由，發(fā)展的動(dòng)力，生命的靈魂。隨著檔案管理的全程化、規(guī)范化、集約化和現(xiàn)代化水平不斷提升，其中的科技含量日益提高，檔案利用呈現(xiàn)多層次化趨勢(shì)。檔案的利用價(jià)值也從單純的參考、憑證等方面向教育和宣傳等功能延伸。

2.4 檔案服務(wù)多元化。隨著檔案服務(wù)利用方式的擴(kuò)展，除了提供紙質(zhì)檔案閱覽的傳統(tǒng)方式之外，檔案宣傳已經(jīng)成為一種頗具特色的服務(wù)利用方式，網(wǎng)上檔案存檔也越來(lái)越成為提供檔案服務(wù)利用的重要途徑。

3 單位檔案工作的出路和對(duì)策

3.1 全面覆蓋、高效管理，加快檔案信息化進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)資源共享。檔案管理的目的是為了更有效地利用檔案。隨著信息化技術(shù)的推廣深入，單位檔案信息化的進(jìn)程也在加快。許多單位已成功使用檔案管理系統(tǒng)，按照"整體規(guī)劃，統(tǒng)一管理"的要求，建立全公司范圍內(nèi)的統(tǒng)一的檔案管理體系，統(tǒng)一檔案管理平臺(tái)，建起包括公司總部、二級(jí)單位和三級(jí)的數(shù)字檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，并適應(yīng)下屬單位的專(zhuān)業(yè)化要求，達(dá)到公司之間的無(wú)縫連接，實(shí)現(xiàn)檔案信息在線(xiàn)實(shí)時(shí)采集，在公司局域網(wǎng)、各站點(diǎn)可分類(lèi)檢索、跨類(lèi)檢索、全文檢索，有效解決檔案重復(fù)立檔、共享度低等問(wèn)題，提高檔案信息的傳遞速度，使檔案管理工作同單位生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)緊密結(jié)合，為單位改革和發(fā)展提供豐富的檔案信息服務(wù)。

3.2 積極創(chuàng)新，樹(shù)立檔案的知識(shí)意識(shí)。檔案管理應(yīng)該將文件、檔案視為單位重要的知識(shí)資源，將檔案管理的關(guān)注點(diǎn)從文件、檔案實(shí)體轉(zhuǎn)向文件、檔案所蘊(yùn)含的知識(shí)，關(guān)注文件、檔案及其他類(lèi)型知識(shí)的情報(bào)性?xún)r(jià)值、現(xiàn)實(shí)價(jià)值與利用價(jià)值。應(yīng)用先進(jìn)的知識(shí)管理技術(shù)方法，創(chuàng)新、拓展文件、檔案的收集、整理、鑒定和服務(wù)等各項(xiàng)活動(dòng)，挖掘單位檔案的知識(shí)價(jià)值，為單位價(jià)值創(chuàng)造活動(dòng)服務(wù)，從而提升檔案管理的價(jià)值，提高檔案管理的地位。

3.3 轉(zhuǎn)變觀(guān)念，提升檔案工作的商品、經(jīng)濟(jì)價(jià)值。過(guò)去，檔案系統(tǒng)總以清水衙門(mén)自居，以默默無(wú)聞為榮，甘心做個(gè)配角，給人的印象是只進(jìn)不出，但默默無(wú)聞對(duì)于適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制是絕無(wú)益處的。檔案部門(mén)應(yīng)轉(zhuǎn)變的觀(guān)念，提升檔案工作的商品、經(jīng)濟(jì)價(jià)值。

(1)檔案部門(mén)完全可以改變只出不進(jìn)的這種觀(guān)念。檔案部門(mén)在為單位內(nèi)部管理和經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供有效憑證和參考時(shí)，這種服務(wù)完全可以作經(jīng)常性的公開(kāi)量化處理、以引起合理的有效的關(guān)注。如在設(shè)備的改造中查閱檔案資料，則減少了由制造廠(chǎng)家現(xiàn)場(chǎng)測(cè)量的大筆費(fèi)用，這一減少的費(fèi)用應(yīng)算在檔案部門(mén)創(chuàng)造的頭上。檔案部門(mén)應(yīng)自己站出來(lái)，要求在分?jǐn)偖a(chǎn)品成本時(shí)，把檔案部門(mén)在這方面的付出計(jì)入成本，在計(jì)算利潤(rùn)時(shí)也同樣應(yīng)有檔案部門(mén)一份，這樣一來(lái)多少可以打消一些員工心中檔案部門(mén)只出不進(jìn)的傳統(tǒng)觀(guān)念。

(2)單位的檔案部門(mén)完全可以以合理的方式向外提供有償服務(wù)。我們的單位早已面向社會(huì)，單位的檔案部門(mén)也應(yīng)以積極的態(tài)度和行動(dòng)面向社會(huì)、走向社會(huì)。面對(duì)競(jìng)爭(zhēng)和壓力，我們這些單位檔案人不得不思考一些檔案利用方面的問(wèn)題。

4 幾個(gè)有待解決的問(wèn)題

4.1 現(xiàn)在單位信息化程度加快，能否建立一個(gè)跨應(yīng)用系統(tǒng)。將其他信息化軟件與檔案系統(tǒng)軟件的進(jìn)行無(wú)縫連接，使收集工作有了切實(shí)保障，并能在線(xiàn)實(shí)時(shí)歸檔?但很多系統(tǒng)都沒(méi)和檔案軟件進(jìn)行接口，不能實(shí)時(shí)轉(zhuǎn)換成檔案利用，而只能第二年收集紙質(zhì)檔案，影響文件利用的時(shí)效，也影響檔案系統(tǒng)的充分利用。

4.2 在將檔案知識(shí)化時(shí)，也就是將檔案資料共享、進(jìn)行歸納、加工成第二次文獻(xiàn)時(shí)應(yīng)考慮單位的知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保密，如何在將檔案知識(shí)化時(shí)做好檔案的保密工作?

4.3 單位的檔案部門(mén)首先為單位服務(wù)，包括為單位賺錢(qián)。雖然我們的有償服務(wù)都未與檔案的直接交換相關(guān)聯(lián)，但這里有一個(gè)很重要的問(wèn)題：?jiǎn)挝坏臋n案有沒(méi)有可能成為商品?如何成為商品?有沒(méi)有條件?

4.4 單位是否只承擔(dān)單位檔案利用價(jià)值部分的職責(zé)。隨著單位的不斷改制，檔案工作的重心發(fā)生了變化：?jiǎn)挝粰n案的單位利用價(jià)值和單位檔案的社會(huì)價(jià)值并存，單位檔案部門(mén)該如何承擔(dān)其應(yīng)盡的社會(huì)職責(zé)。

5 結(jié)束語(yǔ)

社會(huì)在變，單位在變，為了更好地適應(yīng)單位發(fā)展的需求，單位的檔案部門(mén)、檔案人員也要不斷地變革。我們既要尊重歷史發(fā)展的需要，使單位的檔案管理充滿(mǎn)活力，給以更多的自主權(quán)，同時(shí)又要使單位的檔案管理遵循檔案專(zhuān)業(yè)發(fā)展的整體要求，努力使單位檔案工作在法律法規(guī)允許的范圍內(nèi)進(jìn)行，使單位檔案工作既有活力又有序變革。

[1]張軍利.增強(qiáng)檔案意識(shí)提高高校檔案管理水平[J].科技情報(bào)開(kāi)發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2009-06-15.