新形勢下檔案管理的挑戰(zhàn)與對策

黃慶文

（大埔縣科技開發(fā)中心，廣東 大埔 514200）

1 引言

檔案管理事業(yè)作為人類的記憶工程，擁有豐富的信息資源，既是傳統(tǒng)的知識產(chǎn)業(yè)，也是知識經(jīng)濟的一個重要支柱，既是推動知識經(jīng)濟發(fā)展的重要動力，又是受知識經(jīng)濟影響比較直接的領(lǐng)域之一。在新形勢下，檔案事業(yè)將面臨嚴峻的挑戰(zhàn)和極其難得的發(fā)展機遇，同時新的時代必將給檔案管理帶來許多新的觀念和新的課題。

2 新形勢下檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)

對傳統(tǒng)檔案管理工作觀念的挑戰(zhàn)：傳統(tǒng)的檔案管理“重藏輕用”。新世紀(jì)對知識的評價標(biāo)準(zhǔn)是知識經(jīng)濟的變度，檔案工作者只有將所掌握的檔案知識和資源轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，才能得到社會的認可。因此要改變“重藏輕用”的觀念，積極主動開發(fā)信息資源，使“死檔案”變成“活信息”，轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念，大力開發(fā)檔案信息資源為社會和發(fā)展知識經(jīng)濟服務(wù)。

對傳統(tǒng)檔案管理手段和方式的挑戰(zhàn)：當(dāng)前，大部分的檔案工作仍然沿用傳統(tǒng)的檔案管理手段和方式。雖然有些單位使用了計算機，部分也實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化，但是網(wǎng)絡(luò)上并沒有多少可以傳輸?shù)臋n案信息，難以達到傳輸?shù)母咄炕途W(wǎng)絡(luò)化，難以形成新的知識生長點，也難以為知識經(jīng)濟發(fā)展的服務(wù)和供社會共享。因此，變革檔案管理手段，加速檔案現(xiàn)代化進程是檔案工作在新形勢下所面臨的重大課題。

對檔案工作者自身素質(zhì)提出的挑戰(zhàn)：新形勢下，勞動密集型的社會結(jié)構(gòu)將被知識密集型的社會結(jié)構(gòu)所取代。要想在新形勢下有所作為，必須具備一定的理論知識和專業(yè)技巧，否則將被這個時代所淘汰。因此運用來傳播知識，促進經(jīng)濟發(fā)展，使檔案中的知識轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實的生產(chǎn)力，成為新的經(jīng)濟增長點是檔案工作者義不容辭的責(zé)任和義務(wù)。

3 面對新形勢下檔案管理應(yīng)采取的對策

要建立適應(yīng)新形勢檔案管理的新思路和新方法。

要樹立新的管理思想。在過去很長一段時間里，由于長期傳統(tǒng)環(huán)境下工作形成的思維和方法上的定式，檔案工作者在思想觀念上難以將現(xiàn)代化管理引入到檔案工作中。近幾年，信息技術(shù)的迅速發(fā)展和對社會生活的巨大影響，已經(jīng)讓工作者認識到計算機，網(wǎng)絡(luò)等已成為檔案管理工作不可缺少的技術(shù)和工具之一。只有不斷解放思想，更新觀念，實現(xiàn)檔案管理思想的現(xiàn)代化，才能抓住機遇，開拓進取，以開放的視角，積極尋求檔案工作的生長點，在較高層面上來籌劃檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)方略。

要引入新方法的新手段。檔案管理工作現(xiàn)代化，不能簡單地理解為買計算機，編程或買一分軟件，輸入微機三部曲。檔案管理現(xiàn)代化是一個系統(tǒng)工程，它包括檔案的整理，著錄標(biāo)引，數(shù)據(jù)輸入和為它們服務(wù)的分類法，詞表等檔案管理工作現(xiàn)代化的基礎(chǔ)工作。檔案原件是信息資源，是資源就有一個開發(fā)過程，計算機管理檔案不能只停留在目錄檢索那種初步的不充分的信息開發(fā)階段，而應(yīng)更深入地發(fā)掘檔案信息資源，變被動等待檢索利用為主動提供各類信息服務(wù)，這就提高了開發(fā)檔案的檔次。同時，社會的需求與承認也公大大促進檔案事業(yè)的發(fā)展。在市場經(jīng)濟條件下充分開發(fā)檔案信息資源變得愈來愈重要。這就要求我們檔案工作者積極探索行之有效的規(guī)范化的科學(xué)管理模式，改變封閉的現(xiàn)行管理方式為向外的“開放型”管理方式，使檔案服務(wù)由內(nèi)向型轉(zhuǎn)為外向型，直接面向經(jīng)濟，面向公眾和社會的需求。

要積極拓展檔案館藏的新資源。檔案資源的現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)，數(shù)據(jù)庫的建立則是檔案資源現(xiàn)代化的標(biāo)志。因此，檔案部門要把數(shù)據(jù)庫建設(shè)作為信息建設(shè)的基礎(chǔ)工程和核心任務(wù)來抓?，F(xiàn)行檔案館的館藏檔案多以紙質(zhì)、音像、聲像材料為主要載體，電子文件和數(shù)字信息非常少，勢必影響到檔案館信息的傳輸和信息的提供利用，造成信息停滯和利用需求的阻斷。因此，加快檔案館原始信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)換進程和電子文件的積累，保證可傳輸數(shù)字信息的數(shù)量，并不斷補充，更新和完善是檔案工作滿足社會需求，保持旺盛生命力的必不可少的一環(huán)。

要大力推進檔案管理的信息化和化進程。

建立“需求-開發(fā)-利用”的科學(xué)開發(fā)機制：首先，要立足自身資源，增加傳統(tǒng)的編研力度，建立特色數(shù)據(jù)庫，開展定向?qū)ｎ}信息服務(wù)。其次，信息資源開發(fā)應(yīng)充分分析并滿足用戶需求，檔案信息資源開發(fā)應(yīng)充分分析并滿足用戶需求，檔案信息資源開發(fā)反映出檔案信息由保管向利用的一種高層次轉(zhuǎn)化，這將是一項以實現(xiàn)檔案價值為目的的信息服務(wù)工作，因此必須要處理好“需求”、“開發(fā)”、“利用”三者之間的關(guān)系。

以電子文件歸檔為管理重點。當(dāng)前，檔案數(shù)字化相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)尚不完善，在此情況下大量開展數(shù)字化工作存在風(fēng)險，有可能影響到今后的數(shù)字信息資源整合與共享。另外，盡早開展電子文件歸檔管理工作，有利于檔案工作與電子政務(wù)盡早接軌，為機關(guān)單位提供有效服務(wù)的同時，又能抓住機遇依托電子政務(wù)平臺推進檔案信息化的進程。

有效整合檔案信息資源。合理整合檔案信息資源是充分發(fā)揮信息利用價值的有效途徑之一，也是深化檔案信息資源開發(fā)工作的必須。檔案信息化建設(shè)作為一項新興事業(yè)，并無多少經(jīng)驗可循，理論指導(dǎo)又一向滯后于實踐，這就使得很多檔案部門在信息資源開發(fā)時難免各自為政，缺乏溝通，出現(xiàn)信息資源開發(fā)的“孤島”現(xiàn)象。

要為檔案管理人員建立多元化的繼續(xù)教育培養(yǎng)體系。

繼續(xù)教育是全體在職檔案管理人員不斷調(diào)整知識結(jié)構(gòu)，適應(yīng)知識經(jīng)濟時代新要求的手段。面對檔案管理信息化建設(shè)的緊迫形勢，大部分在職人員是不可能有時間和機會到高校進行系統(tǒng)學(xué)習(xí)的，而繼續(xù)教育采取專題講座，實習(xí)培訓(xùn)，現(xiàn)場研討等方式，具有時間短、效率高、內(nèi)容專一、形式靈活等特點，因而成為在職檔案管理人員及時提高信息素養(yǎng)，培養(yǎng)信息技能的有效途徑。

繼續(xù)教育必須多元化、規(guī)范化。一方面要因材施教，充分利用各種教學(xué)資源，靈活開展各種形式，多個層次的檔案管理繼續(xù)教育，另一方面要嚴格和監(jiān)管開展檔案信息化繼續(xù)教育的機構(gòu)，統(tǒng)一繼續(xù)教育的內(nèi)容體系，教學(xué)材及實驗環(huán)境，制定規(guī)范統(tǒng)一的分級、分類考評體系，建立“學(xué)考結(jié)合”的專業(yè)考核制度。

[1]姜之茂.資源共享與檔案館﹒中國檔案.1999，12.

[2]孫桂秀.信息檔案管理面臨的挑戰(zhàn)及對策﹒科技信息，2007，（35）