新形態(tài)下事業(yè)單位文書檔案管理工作優(yōu)化分析

蒙天池

（國家廣播電視總局無線電臺管理局，北京 100866）

一、事業(yè)單位進行文書檔案管理工作的重要性

文書檔案主要是做文書材料的立卷、文書檔案的收集、整理、縮微、鑒定、檢索、保護、利用、信息和統(tǒng)計等環(huán)節(jié)的工作。這些環(huán)節(jié)之間既相互連接，又相互制約，而利用則是諸環(huán)節(jié)中的中心環(huán)節(jié)，其他環(huán)節(jié)都為利用服務，為利用打基礎和創(chuàng)造條件。做好文書檔案工作，為本部門、本單位的中心工作服務，是辦公室人員的重要工作之一。

事業(yè)單位主要就是指的公益性比較強的單位，而事業(yè)單位的文書檔案管理就是對于本單位在一定的發(fā)展時期內(nèi)所產(chǎn)生的文書和檔案進行分類整理，當然也要對事業(yè)單位的重大事件進行記錄。文書檔案管理工作的規(guī)范進行既可以使本事業(yè)單位更好的總結(jié)工作經(jīng)驗，更好的創(chuàng)新工作方式，同時也可以更好地向國家機關反映工作。實際上，我國事業(yè)單位一直在進行著文書檔案管理工作，但是實際上它的發(fā)展現(xiàn)狀并不算是十分優(yōu)良，那么接下來我們對于工作過程中所存在的具體問題進行簡單的分析：

我國并沒有將文書檔案管理工作于事業(yè)單位的發(fā)展聯(lián)系起來，然而，這樣一來的話，當然，即便是我國事業(yè)單位文書檔案管理工作進行的并不規(guī)范也難以發(fā)現(xiàn)，當然，也不會為文書檔案管理工作設置專門的管理制度，這樣一來的話，嚴重影響文書檔案的真實性以及實用性。

就目前而言，我國事業(yè)單位進行文書檔案管理工作的人員，不管是在專業(yè)技能還是在職業(yè)道德上都并不具備極高的素質(zhì)，首先是在專業(yè)技能上，事業(yè)單位在招聘工作人員時要求相對較低，并且當工作人員進入工作后很少再進行定期的專業(yè)培訓；另外，對于他們的職業(yè)道德，他們并未意識到文書檔案管理工作保密的重要性，有時會發(fā)生泄露現(xiàn)象。

二、新形態(tài)下事業(yè)單位文書檔案管理的優(yōu)化策略

（一）構(gòu)建規(guī)模化、系統(tǒng)化、統(tǒng)一化的檔案管理平臺

雖然信息化建設已推進多年，但許多事業(yè)單位文書檔案管理信息化建設依然存在分散化甚至碎片化的問題。比如檔案管理平臺無法與其他管理子系統(tǒng)間無縫對接，或是由于接入標準不統(tǒng)一，或是存在信息壁壘等。

因此，信息化背景下事業(yè)單位文書檔案管理的優(yōu)化首先需要構(gòu)建規(guī)模化、系統(tǒng)化、統(tǒng)一化的檔案管理平臺。比如要打通檔案管理平臺和其他子系統(tǒng)的接口，建立統(tǒng)一接入標準；消除信息壁壘實現(xiàn)充分的信息共享；將檔案管理平臺納入單位信息化管理整體構(gòu)建等。總之，要全力避免文書檔案管理平臺成為信息孤島，更不能滿足于局部化、碎片化的平臺建設現(xiàn)狀。

（二）完善管理機制

要構(gòu)建更加優(yōu)良、完備的管理平臺，文書檔案需在形成之初就具備統(tǒng)一標準，才能使原始檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)據(jù)檔案后可類比、可對照。這就需要在頂層設計環(huán)節(jié)完善管理機制。事業(yè)單位應當就文書檔案信息化管理出臺《信息化細則》、《操作標準》或《管理規(guī)章》等正式文件，要求每個部、科、室等子系統(tǒng)嚴格遵照執(zhí)行。

而為了確保管理機制盡快成型、成熟，文書檔案管理就應當與全員績效考核與評價形成關聯(lián)關系。比如將文書檔案原始材料呈遞列入考核名錄，就形制、內(nèi)容、時間等制定考核要求；各子系統(tǒng)的集體考核評價中也要納入檔案管理項目，采取直接得分或加權(quán)平均等方式以量化手段進行考核。

（三）提高安全水平

與書面文字不同，數(shù)字化檔案因傳播介質(zhì)及網(wǎng)絡技術等眾多原因而在安全性方面相對特殊。尤其是各類創(chuàng)新信息技術不斷推陳出新的狀態(tài)下，安全漏洞始終是制約信息化發(fā)展的最主要因素之一。因此，提高信息管理的安全水平至關重要。

從源頭加強防治是提高文書檔案信息化管理安全水平的要務。比如分級或分組管理、差異化權(quán)限設置、多重安防手段綜合應用等。一般情況下針對文書檔案管理可以采取三級分類法。即保密級、重要級和普通級。保密級檔案通常為不公開檔案，權(quán)限也僅限于高層管理者、系統(tǒng)管理員和特定檔案管理員。重要級的檔案視情況部分公開，權(quán)限發(fā)放人數(shù)適當增加、條件適當放寬，但會定期更新密鑰或設置至少兩重安檢關口。只有普通級檔案完全對外開放，一般不需要特殊登陸口令即可瀏覽查詢。

（四）加強教育培訓，提升人員素質(zhì)

信息化是基于網(wǎng)絡技術的現(xiàn)代科技，需要具備一定理論知識與實踐技能。作為專業(yè)的檔案管理人員，熟練的掌握計算機操作技術只能是入門基礎，信息化背景下，事業(yè)單位還需要加強教育培訓，提升人員素質(zhì)。

在不少大型企業(yè)單位中，首席安全官已經(jīng)成為常設職位，其不僅對內(nèi)部信息化建設與網(wǎng)絡安全負總責，也承擔著教育和培訓各子、分機構(gòu)人員網(wǎng)絡與信息技術的任務。事業(yè)單位可以借鑒企業(yè)的做法，在內(nèi)部設置類似于安全員的管理崗位。此崗位由兼具網(wǎng)絡信息專業(yè)知識和技術及一定管理水平的專業(yè)人士擔任。一方面，安全員在構(gòu)建內(nèi)部信息化管理平臺過程中起著總指導和總策劃的作用；另一方面，安全員也可充當培訓師，就文書檔案信息化管理在內(nèi)的平臺管理理論與技術進行定期的教育和培訓。

總結(jié)：

事業(yè)單位要想得到更好的、有規(guī)劃性的發(fā)展，就必須要做好各方面工作的總結(jié)工作，也就是在本文中我們所探究的主題，即事業(yè)單位文書檔案管理工作的優(yōu)化。通過本文的分析，我們通過對于我國現(xiàn)階段事業(yè)單位的文書檔案管理工作的具體探究，我們針對性其發(fā)展現(xiàn)狀提出了一些優(yōu)化策略，希望通過這些策略的實施可以使我國事業(yè)單位的文書檔案管理工作更加規(guī)范、有用。