摘要:精細(xì)化管理的含義是非常廣泛的,對(duì)某一工作領(lǐng)域來(lái)說(shuō),關(guān)鍵是要找準(zhǔn)切入點(diǎn)。最近幾年,長(zhǎng)沙市城建檔案館大力加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè),實(shí)行了館藏檔案的數(shù)字化、檔案接收的數(shù)字化、業(yè)務(wù)操作的數(shù)字化和人員管理的數(shù)字化,精細(xì)化管理不斷走向深化,成績(jī)顯著。本文通過(guò)理論和實(shí)踐兩方面的論證,確立了數(shù)字化是城建檔案工作精細(xì)化管理的最佳途徑的觀點(diǎn)。
關(guān)鍵詞:數(shù)字化;城建檔案工作;精細(xì)化管理;途徑
中圖分類(lèi)號(hào):G275.3
文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:B
文章編號(hào):1008-0422(2009)12-0106-02
1概述
精細(xì)化管理理念最早是在企業(yè)管理中提出來(lái)的,是企業(yè)管理從粗放式向集約化、規(guī)?;芾戆l(fā)展過(guò)程中提出并推廣應(yīng)用的一系列新的管理理念和管理方法。目前,精細(xì)化管理已引入企業(yè)、事業(yè)、社團(tuán)和政府機(jī)構(gòu)管理等方方面面。精細(xì)化管理要求對(duì)工作主體、目標(biāo)對(duì)象、操作流程和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)等都實(shí)行精確和細(xì)致的管理?;诰_和細(xì)致本身就是相對(duì)的概念,“沒(méi)有最好,只有更好”,因此精細(xì)化管理代表的是一種理念、一種追求,一種管理思維,一種持續(xù)創(chuàng)新、持續(xù)改進(jìn)、永不止步、永不懈怠的管理實(shí)踐,其管理成果符合人們需求永恒增長(zhǎng)這一客觀事實(shí),對(duì)企業(yè)持續(xù)改善產(chǎn)品,事業(yè)、社團(tuán)和政府機(jī)構(gòu)持續(xù)改進(jìn)服務(wù)有著非常重要的指導(dǎo)意義。因此,我們研究精細(xì)化管理,一個(gè)重要的方法就是找到精細(xì)化管理的切入點(diǎn),即精細(xì)化管理的實(shí)現(xiàn)途徑,找到了這一途徑,精細(xì)化管理的方法和措施也就水到渠成了。根據(jù)我們的實(shí)踐和思考,數(shù)字化就是城建檔案工作精細(xì)化管理的最佳途徑。
2城建檔案工作的發(fā)展現(xiàn)狀及特點(diǎn)
我國(guó)城建檔案工作興起于上世紀(jì)70年代末、80年代初,與改革開(kāi)放后經(jīng)濟(jì)建設(shè)全面發(fā)展同步;2000年以來(lái),隨著我國(guó)掀起新一輪城市建設(shè)高潮,城建檔案工作也進(jìn)入了一個(gè)新的高速發(fā)展時(shí)期。至今,全國(guó)660多個(gè)設(shè)市城市中,已建立了近500個(gè)城建檔案館,區(qū)(縣)城建檔案室達(dá)1000多個(gè),館藏量在4000萬(wàn)卷以上。在具體工作上,各城建檔案館主要是收集城市建設(shè)活動(dòng)中,特別是各項(xiàng)建設(shè)工程中形成的具有保存價(jià)值的各種技術(shù)資料,加以整理、入庫(kù)、保管,并提供查閱和復(fù)制利用。對(duì)人的管理、對(duì)工作過(guò)程的管理和對(duì)工作對(duì)象(即各種技術(shù)文件、圖紙、影像資料)的管理,還是以原始手工方式為主。城建檔案工作的核心就是城建檔案,一切工作和活動(dòng)都是圍繞著城建檔案展開(kāi)的。而城建檔案的本質(zhì)不是其外在的形態(tài),而是內(nèi)在的技術(shù)內(nèi)容,是信息。如果我們能用現(xiàn)代信息處理技術(shù)手段對(duì)城建檔案進(jìn)行處理,那么城建工作管理模式就會(huì)發(fā)生根本的變革。長(zhǎng)沙市城建檔案館從2000年以來(lái),不斷加大城建檔案收集工作力度,進(jìn)館檔案逐年增長(zhǎng),達(dá)到了30000多卷/年,如果按照原來(lái)的管理模式,檔案整理跟不上,檔案查閱利用越來(lái)越困難,檔案存放也是一個(gè)大難題,庫(kù)房空間嚴(yán)重超負(fù)荷,多次倒架騰庫(kù),仍是應(yīng)付不了檔案迅猛增長(zhǎng)的局面。我們把檔案的信息特征從紛繁復(fù)雜的檔案形態(tài)中抽取出來(lái),實(shí)行數(shù)字化,就能掙脫檔案實(shí)體的桎梏,使檔案的收集、管理、利用都拋離了檔案的實(shí)體,完全在信息的流轉(zhuǎn)中完成,這就為城建檔案工作精細(xì)化管理的實(shí)踐開(kāi)辟了一個(gè)全新的途徑。
3數(shù)字化在城建檔案工作精細(xì)化管理應(yīng)用的幾個(gè)方面
數(shù)字化在城建檔案工作中的應(yīng)用是多方面的。事實(shí)上,數(shù)字化是一種技術(shù)手段和工作機(jī)制,它既可以變革原來(lái)的城建檔案工作內(nèi)容和模式,還可能創(chuàng)新出城建檔案工作一系列新的業(yè)態(tài),這就為城建檔案工作精細(xì)化管理提供了一個(gè)技術(shù)平臺(tái),使城建檔案工作對(duì)象、工作流程和工作成果控制能在現(xiàn)代信息處理技術(shù)幫助下精確計(jì)劃、精密控制、精心操作、精準(zhǔn)落實(shí),從而真正實(shí)現(xiàn)最佳效果的精細(xì)化管理。具體地講有以下幾個(gè)方面:
3.1 檔案接收的數(shù)字化
傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的接收是指工作人員對(duì)建設(shè)工程過(guò)程中形成的文件材料和圖紙,按照城建檔案管理有關(guān)規(guī)范要求進(jìn)行收集、初步整理,在工程竣工后向城建檔案館移交的過(guò)程。實(shí)現(xiàn)檔案接收的數(shù)字化,首先是要按照城建檔案管理規(guī)范要求,建立建設(shè)工程電子檔案報(bào)送系統(tǒng),然后由工作人員根據(jù)建設(shè)工程進(jìn)展,將建設(shè)工程信息(文件材料和圖紙信息)同步錄入該系統(tǒng),最后以光盤(pán)等形式直接報(bào)送數(shù)字化打包信息。工作人員將按系統(tǒng)程序要求,一步步、一項(xiàng)項(xiàng)、一條條地完成建設(shè)工程信息的錄入,避免了紙質(zhì)接收模式的那種隨意性導(dǎo)致檔案缺項(xiàng)漏項(xiàng)或重復(fù)冗余,也杜絕了工作人員集中在事后補(bǔ)制檔案導(dǎo)致檔案不真實(shí)。數(shù)字化接收在檔案接收質(zhì)量檢驗(yàn)環(huán)節(jié)也體現(xiàn)了精細(xì)化管理的優(yōu)勢(shì),可以用質(zhì)量檢驗(yàn)軟件對(duì)檔案信息包進(jìn)行檢驗(yàn),避免了人工檢驗(yàn)的主觀性。數(shù)字化接收的最大優(yōu)勢(shì)還是工作效率,對(duì)很多類(lèi)似的信息,我們可以用復(fù)制的方式,不用再重復(fù)打印出文件或圖紙,大大提高錄入工作效率,降低了工作成本。
3.2 館藏檔案的數(shù)字化以及檔案保管的數(shù)字化
傳統(tǒng)的檔案保管都是基于檔案實(shí)體,檔案實(shí)物的搬運(yùn)擺放、庫(kù)房空間的占用調(diào)整以及檔案的保管防護(hù)是主要的日常工作。數(shù)字化的模式從兩個(gè)方面對(duì)這一過(guò)程進(jìn)行革新,一是原有館藏的數(shù)字化掃描錄入,對(duì)已完成掃描的檔案實(shí)行真空包裝后永久封存,非特殊情況不用再開(kāi)包調(diào)用;另一方面是新進(jìn)檔案接收數(shù)字化信息,直接并入檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù);這樣日常管理的操作對(duì)象就是虛擬的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)而不是檔案實(shí)體。這對(duì)檔案實(shí)體是一種保護(hù),而且,檔案信息實(shí)行計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)管理的優(yōu)勢(shì)是多方面,包括可以方便地制作多個(gè)備份,異地存放,防止突發(fā)災(zāi)害對(duì)檔案信息的破壞。當(dāng)然,原來(lái)的各種物理活動(dòng),如清理、搬運(yùn)、消毒、溫濕度控制等都不存在了,檔案日常管理的內(nèi)容與方式就發(fā)生了質(zhì)的轉(zhuǎn)變,更少的人、更少的空間、更少的投入,可以完成更加高效的工作,這正是精細(xì)化管理所追求的核心目標(biāo)之一。
3.3 檔案查閱利用的數(shù)字化
檔案查閱利用的數(shù)字化應(yīng)該是最能展示精細(xì)化管理成果的方面。與傳統(tǒng)檔案查閱方式相比,數(shù)字化查閱可以真正實(shí)現(xiàn)查全、查準(zhǔn)。多年來(lái),在檔案利用中我們有一個(gè)難以明說(shuō)的事實(shí),就是檔案查不到并不是因?yàn)闄n案不在庫(kù)房中,我們往往只好回答說(shuō),“這個(gè)檢索的條件可能不準(zhǔn)確,再找找看看。”我們的館藏量是如此之大,如果單憑人工的手段,或者只是錄入了檔案的目錄信息,要查準(zhǔn)、查全的確是勉為其難的事情。如果我們實(shí)現(xiàn)了全部檔案的數(shù)字化,情況就完全不同了,我們可以深入到檔案的內(nèi)部去挖掘檔案的每一個(gè)信息點(diǎn),而且這一個(gè)過(guò)程是由計(jì)算機(jī)來(lái)完成,在這種條件下,即使是“大海撈針”,也只是舉手之勞。數(shù)字化查閱的另一個(gè)優(yōu)勢(shì)是,在檔案查閱出來(lái)后,目標(biāo)信息的閱讀、摘錄、下載、拷貝、打印都是十分方便的,因?yàn)槲覀兊睦梅绞酵耆珤仐壛藱n案實(shí)物,是一種完全的數(shù)字環(huán)境,就好像我們?cè)诨ヂ?lián)網(wǎng)上用GOOGLE搜索信息后游覽與下載一樣方便;當(dāng)然,我們可以肯定的是,目前所有的檔案館數(shù)字化信息量與互聯(lián)網(wǎng)信息量相比只不過(guò)是“滄海一粟”,而且我們的檔案信息都是集中管理,所以對(duì)它的查閱利用肯定比GOOGLE還要來(lái)得快,來(lái)得方便得多。
3.4 業(yè)務(wù)工作數(shù)字化
主要是開(kāi)發(fā)辦公自動(dòng)化系統(tǒng),以數(shù)字化的辦公平臺(tái)替代過(guò)去的人工模式和有紙辦公方式。業(yè)務(wù)工作數(shù)字化一是可以提高工作效率,二是可以規(guī)范工作流程。這兩個(gè)方面都是我們實(shí)行精細(xì)化管理所追求的核心目標(biāo)。數(shù)字化辦公將由網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)各種工作流程進(jìn)行界定和標(biāo)注,既不能越位,對(duì)時(shí)間上的延誤也記錄得非常精確、細(xì)致,對(duì)工作人員本身進(jìn)行了管理和約束,是一種陽(yáng)光工作模式。當(dāng)然,系統(tǒng)設(shè)置的各種督促提醒或提示還會(huì)起到人工管理根本達(dá)不到的效果,在現(xiàn)實(shí)管理中,督促提醒或提示一是不能保持經(jīng)常性和充分性,另一方面也礙于情面,而辦公自動(dòng)化系統(tǒng),可以由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)預(yù)設(shè)的機(jī)制來(lái)完成這一工作,工作中有延誤、有松懈、有差錯(cuò)等都可以由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)發(fā)出警告,并自動(dòng)生成工作日志,這使精細(xì)化管理中的考核環(huán)節(jié)變得非常容易。
3.5永不下班的城建檔案館——互聯(lián)網(wǎng)上的城建檔案館
數(shù)字化可以徹底改變城建檔案館傳統(tǒng)的辦公模式,使城建檔案館走上互聯(lián)網(wǎng),實(shí)行全時(shí)上班開(kāi)放,擴(kuò)大城建檔案的社會(huì)影響,提升城建檔案的利用效果。當(dāng)然,我們首先要對(duì)數(shù)字化城建檔案信息進(jìn)行分類(lèi),檔案信息是有保密規(guī)定及密級(jí)劃分的,能在互聯(lián)網(wǎng)上發(fā)布的當(dāng)然是可公開(kāi)的部分,這是一個(gè)精細(xì)區(qū)分和精細(xì)控制的過(guò)程,而且需要一定的行政授權(quán)。但數(shù)字化為我們提供了這么一個(gè)技術(shù)條件,使城建檔案館在互聯(lián)網(wǎng)的時(shí)代揚(yáng)帆前行。
3.6 基于城建檔案信息的綜合平臺(tái)
城建檔案信息的內(nèi)容是非常廣泛的,其利用潛力也是巨大的。通過(guò)數(shù)字化,城建檔案信息就成為了一個(gè)基礎(chǔ)的信息源和信息庫(kù),結(jié)合GIS、GPS、RS和MIS等各種技術(shù)工具就可以建立各種綜合平臺(tái),對(duì)城市建設(shè)變遷、歷史文化保護(hù)、建筑設(shè)計(jì)、規(guī)劃設(shè)計(jì)以及城市動(dòng)態(tài)管理等等展開(kāi)應(yīng)用研究并投入管理實(shí)踐運(yùn)用。這是一個(gè)發(fā)展前景非常廣闊的領(lǐng)域,將使城建檔案的信息價(jià)值發(fā)揮到極致。我們?cè)谙旅鎸⒁蚤L(zhǎng)沙市城建檔案館數(shù)字化實(shí)踐為基礎(chǔ),列舉出多個(gè)這方面的應(yīng)用實(shí)例。
4長(zhǎng)沙市城建檔案館數(shù)字化工作的實(shí)踐及精細(xì)化管理成果
從2000年開(kāi)始,長(zhǎng)沙市城建檔案館就開(kāi)始探索檔案數(shù)字化和數(shù)字城建檔案館的建設(shè),開(kāi)發(fā)了基于目錄的城建檔案檢索系統(tǒng),解決了檔案數(shù)量比較大時(shí),人工檢索工作量非常大、效率非常低、經(jīng)常出現(xiàn)漏查的問(wèn)題;開(kāi)發(fā)了館內(nèi)網(wǎng)站,初步實(shí)現(xiàn)了檔案遠(yuǎn)程檢索和建設(shè)信息發(fā)布;但這些工作數(shù)字化水平還比較低,不足以改變城建檔案工作管理模式。2005年以來(lái),隨著“長(zhǎng)沙市地下管線(xiàn)信息化工程”項(xiàng)目被長(zhǎng)沙市發(fā)改委科技立項(xiàng)和財(cái)政的不斷投入,長(zhǎng)沙市城建檔案館數(shù)字化工作得到全面推進(jìn),共有五大數(shù)字化系統(tǒng)(項(xiàng)目)啟動(dòng)開(kāi)發(fā)、建設(shè)和運(yùn)行,目前總投資已超過(guò)2100萬(wàn)元,長(zhǎng)沙市城建檔案館正朝著真正意義上的數(shù)字城建檔案館目標(biāo)邁進(jìn),取得了豐碩的精細(xì)化管理成果。
4.1 長(zhǎng)沙市地下管線(xiàn)信息化工程(地下管線(xiàn)GIS)
該工程項(xiàng)目是長(zhǎng)沙市城建檔案館數(shù)字化的主體工程,也是最早實(shí)施的數(shù)字化工程。2005年就開(kāi)始調(diào)研,2006年開(kāi)始實(shí)施,2007年通過(guò)驗(yàn)收。該工程對(duì)城建檔案信息中最重要的部分——地下管線(xiàn)工程檔案信息——實(shí)行全數(shù)字化管理。其基本原理是采用GIS技術(shù),對(duì)長(zhǎng)沙市城市規(guī)劃區(qū)范圍內(nèi)的各種管線(xiàn)的三維矢量信息和各種文本屬性信息與三維數(shù)字化地圖建立對(duì)應(yīng)關(guān)系,實(shí)現(xiàn)查閱、計(jì)算、修改和動(dòng)態(tài)更新等功能。在實(shí)施過(guò)程中,我們一方面與長(zhǎng)沙市勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院用光纜專(zhuān)線(xiàn)連接,保證管線(xiàn)及地圖信息動(dòng)態(tài)更新;另一方面,我們把建設(shè)工程數(shù)字化檔案與三維數(shù)字化地圖也建立對(duì)應(yīng)關(guān)系,從而在這一個(gè)綜合平臺(tái)上也實(shí)現(xiàn)了檔案查閱利用功能。這兩個(gè)方面是這一系統(tǒng)最大的技術(shù)優(yōu)勢(shì),也使它成為了國(guó)內(nèi)最先進(jìn)的地下管線(xiàn)GIS系統(tǒng)。目前,該系統(tǒng)成為了長(zhǎng)沙數(shù)字城市建設(shè)的基礎(chǔ)平臺(tái),為城市規(guī)劃、建設(shè)和管理的精細(xì)化提供了極大幫助。
4.2 城建檔案數(shù)字化掃描管理系統(tǒng)
該系統(tǒng)從2007年著手開(kāi)發(fā),2008年全面投入運(yùn)行,主要包括檔案掃描數(shù)字化錄入、質(zhì)量檢驗(yàn)、入庫(kù)管理和掃描作業(yè)控制等功能。目前,共有40多名工作人員正在加班加點(diǎn)地工作,數(shù)十臺(tái)計(jì)算機(jī)、高速文件掃描儀、工程圖紙掃描儀、條碼打印及識(shí)別儀、激光打印機(jī)等設(shè)備設(shè)施正在高速運(yùn)轉(zhuǎn);已完成檔案掃描20萬(wàn)余卷,圖紙50萬(wàn)余張,檔案數(shù)字化入庫(kù)信息量已達(dá)到1200G。該系統(tǒng)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了與地下管線(xiàn)GIS的對(duì)接,數(shù)字化檔案信息的查閱利用已經(jīng)實(shí)現(xiàn)。
4.3 長(zhǎng)沙市城建檔案館業(yè)務(wù)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)
該系統(tǒng)2008年著手開(kāi)發(fā)并投入試運(yùn)行,2009年起已經(jīng)在業(yè)務(wù)辦公中使用,在使用過(guò)程中,針對(duì)各科室工作需求,又進(jìn)行了一系列的修改、補(bǔ)充和完善。目前,全館一室五科(辦公室和五個(gè)業(yè)務(wù)科室)的日常業(yè)務(wù)工作,包括檔案的接收、驗(yàn)收、整理、入庫(kù)、人事、行政等事務(wù)處理都在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中得到了實(shí)現(xiàn),長(zhǎng)沙市城建檔案館內(nèi)部管理的技術(shù)條件飛躍提升,精細(xì)化管理水平大大提高。
4.4 長(zhǎng)沙市城建檔案聲像媒資管理系統(tǒng)
聲像檔案是城建檔案的重要組成部分,對(duì)聲像檔案進(jìn)行數(shù)字化管理其成效是非常顯著的。長(zhǎng)沙市城建檔案館在雄厚的聲像檔案工作基礎(chǔ)之上,經(jīng)廣泛考察、調(diào)研和論證,2008年以來(lái)共投入300多萬(wàn)元資金,與在媒資管理領(lǐng)域頗有建樹(shù)的北京中科大洋科技發(fā)展股份有限公司合作,聯(lián)合開(kāi)發(fā)了“長(zhǎng)沙市城建檔案館聲像媒資(檔案信息)管理系統(tǒng)”,2009年6月已通過(guò)驗(yàn)收并投入運(yùn)行。該系統(tǒng)采用“雙碼流”技術(shù),不但較好地解決了聲像檔案海量存儲(chǔ)和高速訪問(wèn)的問(wèn)題,還實(shí)現(xiàn)了與現(xiàn)有的地下管線(xiàn)GIS的對(duì)接,針對(duì)聲像檔案的多種來(lái)源,統(tǒng)一歸檔渠道,實(shí)現(xiàn)了對(duì)聲像檔案的全程管理,總體功能包括:收集整理及審核、關(guān)鍵信息提取分析、格式轉(zhuǎn)換、編目審核、檢索瀏覽、下載輸出、編輯利用、數(shù)據(jù)交換、存儲(chǔ)管理、系統(tǒng)管理、業(yè)務(wù)管理,為全國(guó)城建聲像檔案數(shù)字化管理開(kāi)創(chuàng)了成功的范例。
4.5 長(zhǎng)沙市建設(shè)信息中心網(wǎng)站
從1996年起,長(zhǎng)沙市城市建設(shè)檔案館就加掛了“長(zhǎng)沙市建設(shè)信息中心”的牌子,實(shí)行“三塊牌子,一套人馬”的管理體制(長(zhǎng)沙市城市建設(shè)檔案館、長(zhǎng)沙市城建檔案管理處、長(zhǎng)沙市建設(shè)信息中心),但建設(shè)信息中心的職能落實(shí)缺乏有效機(jī)制。從2005年開(kāi)始,隨著數(shù)字化工作全面開(kāi)展,建設(shè)信息中心的職能不斷健全,對(duì)全市建設(shè)系統(tǒng)信息化工作實(shí)行精細(xì)化管理的條件不斷成熟。在數(shù)字化城建檔案館基礎(chǔ)之上,2007年,我們?nèi)娓陌媪恕伴L(zhǎng)沙市建設(shè)信息中心網(wǎng)站”,承擔(dān)了建設(shè)信息收集和發(fā)布、建設(shè)系統(tǒng)部門(mén)聯(lián)動(dòng)、行業(yè)監(jiān)督管理和投訴在線(xiàn)辦理等職能,發(fā)揮了長(zhǎng)沙市建委政府門(mén)戶(hù)網(wǎng)站的作用。正是基于長(zhǎng)沙市城建檔案館數(shù)字化成果日益豐碩、長(zhǎng)沙市建設(shè)信息中心網(wǎng)站影響日益擴(kuò)大,在多年的努力下,“長(zhǎng)沙市建設(shè)信息中心”機(jī)構(gòu)終于2009年11月由市編委下文批準(zhǔn)正式成立,全市建設(shè)系統(tǒng)信息化工作精細(xì)化管理就有了強(qiáng)有力的法定工作機(jī)制。
5結(jié)語(yǔ)
城建檔案工作的實(shí)質(zhì)是在城市建設(shè)的環(huán)境中做好檔案工作,而檔案的核心就是信息,從數(shù)字化的角度看,城建檔案工作實(shí)際上就是建設(shè)信息的管理工作。這一種解讀,不僅提升了我們對(duì)城建檔案工作的認(rèn)識(shí),也為城建檔案工作在新的技術(shù)條件下打開(kāi)了發(fā)展的空間。我們所處的時(shí)代是一個(gè)數(shù)字化的時(shí)代,信息技術(shù)已進(jìn)入生活的方方面面,以提供信息服務(wù)為主要目標(biāo)的城建檔案工作更應(yīng)該走在數(shù)字化的前列,只有城建檔案工作管理實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化,城建檔案信息資源才能整合到社會(huì)網(wǎng)絡(luò)之中。在這種背景下探討數(shù)字化,不僅是城建檔案工作精細(xì)化管理的最佳實(shí)現(xiàn)途徑,而且是城建檔案工作發(fā)展的必由之路。目前,數(shù)字化已成為了全國(guó)各城市城建檔案館共同努力的方向,數(shù)字化在管理上的優(yōu)勢(shì)和成果將不斷地顯現(xiàn)出來(lái)。