企業(yè)人事檔案管理的現(xiàn)狀及發(fā)展方向和管理設(shè)想

【中圖分類(lèi)號(hào)】C93 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】B 【文章編號(hào)】1673-8209(2009)9-0082-02

【摘要】人事檔案是企業(yè)員工信息的重要載體，歷史全面地記載著員工的基本情況，反映著每一個(gè)員工個(gè)人經(jīng)歷、能力和德才的綜合表現(xiàn)。準(zhǔn)確、齊全、完整的員工人事檔案是企業(yè)全面考察了解、正確評(píng)價(jià)和使用人才的重要依據(jù)。是促進(jìn)人才合理流動(dòng)、合理配置和合理使用，保證人才隊(duì)伍素質(zhì)的重要措施，特別是對(duì)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員職稱(chēng)晉升、干部選拔方面有著重要的意義。人事檔案具有法律效用。認(rèn)真搞好人事檔案管理，就能為企業(yè)決策者提供準(zhǔn)確、齊全、完整情況。應(yīng)該說(shuō)人事檔案管理在現(xiàn)階段和今后一個(gè)相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)期，無(wú)論對(duì)單位和個(gè)人都有不可替代的作用。本文就如何在新形勢(shì)下搞好人事檔案管理工作提出一些思路和想法。

【關(guān)鍵詞】企業(yè);人事檔案;發(fā)展方向及管理設(shè)想

人事檔案是企業(yè)人事管理活動(dòng)中形成的，以個(gè)人為單位組合起來(lái)，以備考察的文字材料。人事檔案是企業(yè)員工信息的重要載體，歷史、全面、真實(shí)地記載和反映著員工個(gè)人經(jīng)歷、能力和德才的綜合表現(xiàn)。人事檔案包括員工的經(jīng)歷、家庭情況、社會(huì)關(guān)系、成長(zhǎng)歷史，員工在工作調(diào)動(dòng)、職務(wù)提升、思想品德、業(yè)務(wù)才能所作的鑒定和評(píng)價(jià)材料;學(xué)歷和評(píng)聘專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)材料;政治歷史情況的審查材料;參加中國(guó)共產(chǎn)黨、共青團(tuán)及民主黨派的材料;各種獎(jiǎng)勵(lì)、處分材料;錄用、任免、聘用、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、待遇、出國(guó)、退(離)休、退職材料(包括工人的招用、勞動(dòng)合同、調(diào)動(dòng)、復(fù)員退伍、保險(xiǎn)福利待遇等材料)等十多項(xiàng)內(nèi)容。就企業(yè)而言，準(zhǔn)確、齊全、完整的員工人事檔案管理管理工作人事檔案是全面考察了解、正確評(píng)價(jià)和使用人才的重要依據(jù)。是促進(jìn)人才合理流動(dòng)、合理配置和合理使用，保證人才隊(duì)伍素質(zhì)的重要措施，特別是對(duì)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員職稱(chēng)晉升、干部選拔方面有著重要的意義。就人力資源部門(mén)而言，認(rèn)真審閱接收、收集整理員工人事檔案管理就能為企業(yè)決策者提供準(zhǔn)確、齊全、完整情況，為合理配置人力資源提供有力依據(jù)。就企業(yè)員工個(gè)人而言，檔案反映的是人生的歷程。是記載人生軌跡的重要依據(jù)。它真實(shí)記錄著每個(gè)人在學(xué)習(xí)、工作中的成就及過(guò)失。是評(píng)價(jià)一個(gè)人供最基本、最權(quán)威的證明材料，，具有法律效用，實(shí)行養(yǎng)老保險(xiǎn)社會(huì)統(tǒng)籌之后，參加養(yǎng)老保險(xiǎn)統(tǒng)籌還須通過(guò)人事檔案管理中記載的工齡來(lái)確認(rèn)，因此，人事檔案管理在現(xiàn)階段和今后一個(gè)相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)期，無(wú)論對(duì)單位和個(gè)人都有不可替代的作用。

目前企業(yè)人事檔案管理工作，還存在不少問(wèn)題，主要表現(xiàn)在: 隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，工作中心的轉(zhuǎn)移，組織人事政審工作相對(duì)減少，原來(lái)計(jì)劃經(jīng)濟(jì)用人單位招人時(shí)遵循的是“先審閱人事檔案管理后決定是否接收”的思維定式和工作套路，在人才流動(dòng)頻繁的今天被逐漸打破，許多單位用人不再審檔，認(rèn)為人事檔案“沒(méi)什么用了”、“作用低了”，特別是私營(yíng)民營(yíng)企業(yè)等沒(méi)有人事主管權(quán)的非公有制單位，懷著一種要不要人事檔案管理無(wú)所謂的態(tài)度，根本就沒(méi)有設(shè)立檔案管理部門(mén)。對(duì)人事檔案管理的要求有所松動(dòng)。有些企業(yè)盡管有人事檔案管理部門(mén)，但由于負(fù)責(zé)管理負(fù)責(zé)的是企業(yè)的組織或人事部門(mén)，這些部門(mén)不能為企業(yè)帶來(lái)直接的經(jīng)濟(jì)效益，所以企業(yè)決策者對(duì)人事檔案管理工作不十分重視，在管理制度、管理手段、管理模式、管理人員等方面存在許多問(wèn)題:不嚴(yán)格執(zhí)行《人事檔案管理材料收集歸檔規(guī)定》，沒(méi)有形成自己的實(shí)施細(xì)則和制度，在執(zhí)行過(guò)程中存在不嚴(yán)格現(xiàn)象;有些企業(yè)因辦公用房緊張，人事檔案管理室一直和辦公室在一起。企業(yè)減員增效，人事管理人員編制不足，人事管理工作量大，人事檔案管理都是其他非專(zhuān)業(yè)人員兼管，在人事檔案管理手段上，因?yàn)闆](méi)有單獨(dú)的計(jì)算機(jī)和人事檔案管理軟件，管理人員還一直采取手工編輯、檢索，致使人事檔案管理材料不能及時(shí)歸檔整理，存在人事檔案管理資料不完整、收集、歸檔工作被動(dòng)、不及時(shí);有些企業(yè)管檔人員在管理上流于形式，僅充當(dāng)人事檔案管理“保管員”的角色，對(duì)接收到的員工人事檔案，只是在原人事檔案管理袋上直接編號(hào)就萬(wàn)事大吉;這種不規(guī)范的操作導(dǎo)致了人事檔案管理內(nèi)容不全、管理混亂等問(wèn)題，影響了人事檔案管理工作的嚴(yán)肅性，降低了人事檔案管理工作作用，更談不上為企業(yè)決策者提供第一手資料了了。上述這些對(duì)人事檔案管理欠缺的認(rèn)識(shí)和做法，勢(shì)必會(huì)影響人事檔案管理在人才資源開(kāi)發(fā)中所起的作用。

新時(shí)期員人事檔案管理工作的思路及對(duì)策什么?企業(yè)究竟如何管理利用好人事檔案，讓它發(fā)揮出應(yīng)有的作用，這是需要探討的問(wèn)題。筆者認(rèn)為應(yīng)從以下幾方面入手:

1 提高企業(yè)決策者對(duì)人事檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)

一是加強(qiáng)宣傳力度，提高企業(yè)決策者對(duì)員工人事檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)。利用多種渠道向企業(yè)決策者宣傳有關(guān)人事檔案管理的管理知識(shí)，要讓企業(yè)決策者充分認(rèn)識(shí)到，人事檔案理是反映員工綜合素質(zhì)的一個(gè)重要方面，是企業(yè)或用人單位選賢舉能的重要依據(jù)，是對(duì)員工本人進(jìn)行定位的重要參考，人事檔案管理并不是可有可無(wú)的，它對(duì)員工今后的就業(yè)、生活方面都有著極其重要的影響。我們經(jīng)常在講要建立企業(yè)完善的企業(yè)人力資源管理系統(tǒng)，這其中中就包含著企業(yè)人事檔案管理的整體管理水平的完善和提高。

2 人事檔案管理工作要制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化

隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，人事制度改革和人員模式改變，也給人事檔案管理的管理模式提出了要求。檔案管理是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性、政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作。作為企業(yè)的人力資源管理部門(mén)或組織部門(mén)，應(yīng)該把當(dāng)代管理學(xué)中的科學(xué)理論和方法與企業(yè)的人事檔案管理工作實(shí)際相結(jié)合，形成一套適合企業(yè)人事檔案管理制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理方法，制定一些列管理制度，如:企業(yè)人事檔案管理管理?xiàng)l例、檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)、人事檔案保管制度的基本內(nèi)容、歸檔制度、檔案保管制度、檔案借閱制度、人事檔案管理的查閱、借用和轉(zhuǎn)遞應(yīng)遵守有關(guān)規(guī)定;人事檔案管理材料的收集、鑒別、整理、歸檔工作的規(guī)定等，使人事檔案管理的管理制度更加完善、嚴(yán)謹(jǐn)和行之有效。通過(guò)制定和貫徹各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，保證人事檔案管理工作在企業(yè)人力資源管理中取得最佳的效益。

傳統(tǒng)意義上人事檔案管理現(xiàn)代化主要是指人事檔案管理庫(kù)房、人事檔案管理設(shè)施設(shè)備等現(xiàn)代化以及人事檔案管理載體保管保護(hù)水平的現(xiàn)代化。如:在硬件上配置一些空調(diào)、除濕機(jī)、設(shè)置防火、防盜的自動(dòng)監(jiān)控系統(tǒng)。我們提倡的人事檔案管理現(xiàn)代化是建立在先進(jìn)的技術(shù)、嚴(yán)密的分工和廣泛協(xié)作的基礎(chǔ)上的人事檔案管理工作現(xiàn)代化。隨著人事檔案管理事業(yè)的不斷發(fā)展，人事檔案管理的種類(lèi)和數(shù)量急劇增長(zhǎng)，給保管和利用帶來(lái)一系列問(wèn)題。同時(shí)，利用者也對(duì)人事檔案管理工作提出了更高的要求，人事檔案管理工作現(xiàn)代化、就是利用計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代通訊設(shè)備，將使人事檔案管理信息的處理傳遞的時(shí)間大大縮短，把最現(xiàn)代信息處理技術(shù)的新型載體用于人事檔案管理，如機(jī)讀人事檔案管理、聲像人事檔案管理、電子人事檔案管理等有效提高查全率，節(jié)約利用者查閱人事檔案管理的時(shí)間，提高服務(wù)質(zhì)量。，檔案管理信息的記錄和存儲(chǔ)也可用有磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等不同形式。這些都需要大量資金投入，引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)和人事檔案管理管理硬件設(shè)備，引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理軟件，建立人事檔案管理的信息存儲(chǔ)和檢索系統(tǒng)。利用縮微技術(shù)，將人事檔案管理的體積縮小，以計(jì)算機(jī)輸出縮微膠卷(片)的形式提供人事檔案管理材料，能確保人事檔案管理原件不受損壞，使之“延年益壽”。把輸出輸出縮微膠卷(片)制成光盤(pán)，從計(jì)算機(jī)顯示屏幕上可速查閱到所需的人事檔案管理材料，獲得所需的復(fù)制本，給利用人事檔案者創(chuàng)造極為方便的條件。

3 人事管理要信息化，資源共享化

信息化是人事檔案管理工作的重要管理平臺(tái)和技術(shù)支撐，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息資源的社會(huì)共享是人事檔案的發(fā)展方向。檔案管理信息化是以檔案原始資料信息為基礎(chǔ)，開(kāi)發(fā)一些信息軟件，利用現(xiàn)代化工具使人事檔案管理資源信息化;即通過(guò)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段，建立起各類(lèi)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、可共享的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化和人事檔案管理信息資源的共享化、提高人事檔案管理的使用價(jià)值，為企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供必要的服務(wù)。我所在的單位2005年開(kāi)發(fā)建立一套人力資源管理系統(tǒng)軟件管理系統(tǒng)，這套系統(tǒng)就是依據(jù)員工的原始檔案信息，建立起員工的基本情況，學(xué)歷及學(xué)位、專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)、行政、黨派職務(wù)勞動(dòng)合同、崗位變化、教育培訓(xùn)、職業(yè)技能鑒定、從事工種情況、家庭成員及社會(huì)關(guān)系、離休退休情況、薪酬和職工五項(xiàng)保險(xiǎn)、住房公積金等二十幾個(gè)大項(xiàng)內(nèi)容，特別增加了員工實(shí)踐能力、思想品德、政治素質(zhì)等方面的材料，還將其培訓(xùn)進(jìn)修登記、科研成果、論文發(fā)表等新記錄也作為人力資源管理信息的一部分，內(nèi)容更加完整、準(zhǔn)確。通過(guò)采集、核對(duì)、錄入、調(diào)整、這套人事信息綜合系統(tǒng)已正式上線(xiàn)運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)了全集團(tuán)公司員工的人事信息共享，企業(yè)管理者可以不用在較短時(shí)間內(nèi)，迅速查閱到所需員工的所有人事檔案信息，提高了工作效率。這套系統(tǒng)還可自動(dòng)生成若干人力資源方面的統(tǒng)計(jì)報(bào)表，基本實(shí)現(xiàn)了人事管理從傳統(tǒng)的管理方式向現(xiàn)代化的信息化管理方式的過(guò)渡。

4 人事檔案的專(zhuān)職人員要專(zhuān)業(yè)知識(shí)、知識(shí)化

由于設(shè)備的現(xiàn)代化和管理的科學(xué)化，需要建設(shè)一支具有現(xiàn)代化科技知識(shí)和業(yè)務(wù)知識(shí)的人事檔案管理專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍。他們不僅要具有較高的政治素養(yǎng)、敬業(yè)精神和積極進(jìn)取的精神，還應(yīng)懂得電子計(jì)算機(jī)的基本理論和基本技能，能夠進(jìn)行技術(shù)操作和管理，在人事檔案管理專(zhuān)業(yè)有較深的造詣和較高的文化和歷史知識(shí)，這樣才能適應(yīng)人事檔案管理工作現(xiàn)代化的需要。檔案管理人員的用人要通過(guò)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，擇優(yōu)錄用，競(jìng)聘上崗，把真正優(yōu)秀的人才選拔到人事檔案管理崗位上來(lái)。要經(jīng)常對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高人事檔案管理管理人員的專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平，培養(yǎng)具有“創(chuàng)造型、復(fù)合型、協(xié)作型”多素質(zhì)人才。要將人事檔案管理人員的培養(yǎng)納入企業(yè)人才培養(yǎng)計(jì)劃，關(guān)心他們的職稱(chēng)晉升和工作業(yè)績(jī)，使他們的辛勤勞動(dòng)得到公正回報(bào)。

綜上所述，在新形勢(shì)下做好員工人事檔案管理工作，既是企業(yè)發(fā)展的需要，也是企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展的一個(gè)堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。人力資源管理部門(mén)要充分認(rèn)識(shí)人事檔案管理現(xiàn)代化、信息化建設(shè)的重大意義，遵循人事檔案管理工作的客觀規(guī)律，站在新的起跑點(diǎn)，用新思路、新方法去研究和處理工作的各種問(wèn)題，使人事檔案工作管理方法科學(xué)化、管理機(jī)構(gòu)高效化，管理工作現(xiàn)代化，人事檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化，為企業(yè)在人才培養(yǎng)、職稱(chēng)晉升、干部聘用等方面的提供完整性、準(zhǔn)確性、公正性的第一手資料。

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