會計電算化在企業(yè)中的問題與對策解析

[摘 要] 自上個世紀80年代會計電算化在我國啟動以來，會計電算化發(fā)展迅速，深受企業(yè)的青睞，大大提高了企業(yè)的會計工作效率和財務(wù)管理水平。本文以會計電算化的運用為出發(fā)點，思考了會計電算化在實際應(yīng)用中仍存在的問題，并找出了解決問題的對策。

[關(guān)鍵詞] 會計電算化 運用 問題 對策

一、會計電算化的應(yīng)用及發(fā)展概述

會計電算化是以電子計算機為主的當代電子信息技術(shù)應(yīng)用到會計實際工作中的簡稱。它主要是用電子計算機處理代替人工會計核算，實現(xiàn)財務(wù)數(shù)據(jù)分析和判斷是我計算機處理。隨著計算機信息技術(shù)的在會計核算和財務(wù)管理中應(yīng)用發(fā)展，會計工作從手工賬本時代已逐漸轉(zhuǎn)變到計算機賬套時代，會計電算化已被廣泛的運用到我國各企業(yè)中。就實際應(yīng)用來看，目前我國的企業(yè)會計電算化的運用主要是集中在會計核算系統(tǒng)這一模塊，是將傳統(tǒng)會計的記賬、算賬、報賬等融為一體，構(gòu)成了一個完整的會計核算系統(tǒng)。

會計電算化在我國的起步較晚，上個世紀80年代才正式啟動，1988年中國會計學會在吉林長春市召開了首屆會計電算化學術(shù)討論會，就會計化的通用化和規(guī)范化問題進行了討論。同年12月，我國第一家專業(yè)從事商品化會計軟件開發(fā)的高科技企業(yè)“用友電子財務(wù)技術(shù)有限公司”成立。1996年6月10日，財政部發(fā)布了《會計電算化工作規(guī)范》。該規(guī)范對個企業(yè)在會計工作中如何配備電子計算機和會計軟件，如何替代手工記賬，如何建立會計電算化內(nèi)部管理制度方面提出了具體的要求，為企業(yè)會計電算的實行提供了操作指導。

由于會計電算化獨有的特點，深受各大中小型企業(yè)的青睞，盡管我國會計電算化在企業(yè)中的應(yīng)用起步較晚，但發(fā)展很快，主要表現(xiàn)在兩方面，一方面企業(yè)的電算化程度越來越高。企業(yè)不僅利用會計電算化取代了傳統(tǒng)的手工記賬，在對財務(wù)模型的建立、數(shù)據(jù)的分析上都有很廣泛的利用，特別是在一些大的集團公司里。另一方面是通用財務(wù)軟件的發(fā)達。自1988年第一個財務(wù)軟件公司——“用友”成立以來，至今全國已有專業(yè)的財務(wù)軟件公司數(shù)百個，全國各地服務(wù)于企業(yè)財務(wù)軟件的專門機構(gòu)更是數(shù)以千記。各種通用的財務(wù)軟件層出不窮，如用友、金蝶、管家婆、三門等等。這些財務(wù)軟件操作簡單、個性化設(shè)置靈活、功能齊全、價格逐漸走低。會計電算化獨有的新穎、方便、快捷、高效的特點給企業(yè)的會計工作帶來很大的便利，但是實際運用中還存在一些問題。

二、會計電算化在企業(yè)應(yīng)用中的實際問題及分析

1.電算化會計人才缺乏

會計電算化人才不足的問題一直是制約會計電算化的關(guān)鍵問題，會計電算化不僅需要專業(yè)的會計知識，更需要有足夠的計算機知識。在中小城市大多數(shù)會計會人員基本上都不會操作計算機，更談不上對會計軟件維護、會計電算化系統(tǒng)的分析和設(shè)計，也談不上獨立排除計算機的常見故障。雖然有企業(yè)內(nèi)部組織培訓，但由于培訓時間、個人精力、基礎(chǔ)工作水平等因素的制約，效果往往達不到預(yù)期的效果。

企業(yè)的會計電算化是通過財務(wù)軟件來實現(xiàn)的，經(jīng)過培訓，通用財務(wù)軟件的操作問題一般是可以解決的，因為如今的操作簡單，智能程度較高。操作財務(wù)軟件并不表示運用會計電算化的能力就強，會計人員工作的計算機保養(yǎng)維護、財務(wù)軟件的系統(tǒng)信息的設(shè)置、維護也非常重要，而其事實上每當遇到電腦故障或是軟件系統(tǒng)設(shè)置故障時會計人員一般都無法獨立的排解故障，輕則嚴重影響工作效率，重則造成會計信息數(shù)據(jù)的遺失。如果這些問題動輒請專業(yè)的計算機人員來處理，不僅不利于工作效率的提高，也不利于財務(wù)信息的安全。

2.會計電算化給企業(yè)會計信息的真實性帶來了不利的因素

實行會計電算化后，會計核算的速度加快，準確性也有到很大的提高，但是由于機制核算的死板也易給企業(yè)會計信息的真實性帶來了不利的因素。實現(xiàn)會計電算化后，傳統(tǒng)意義上的審批手續(xù)部分被省略，增加了錯誤產(chǎn)生的風險。相關(guān)審核監(jiān)督環(huán)節(jié)的減少，給企業(yè)會計信息的錯敝帶來了更多的可能。而在傳統(tǒng)的手工帳下，對于一項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的每個環(huán)節(jié)都要經(jīng)過某些具有相應(yīng)權(quán)限人員的簽章，層層復核、道道把關(guān)，具有嚴格的審核和復查機制。實現(xiàn)會計電算化后，大部分處理由計算機完成，電算化功能的高度集中導致了職責的集中，使得某些人員既可以從事數(shù)據(jù)的輸入，又可以負責數(shù)據(jù)的輸出和報送，從而加大了出現(xiàn)錯誤和舞弊的風險。

3.會計電算化給企業(yè)的財務(wù)信息安全帶來了新的問題

會計電算化本身就是依賴計算機平臺建立的會計工作方式，而計算機安全問題一直以來就受到各方面的影響，計算機安全事件的報道不斷涌現(xiàn)。目前流行的幾種財務(wù)軟件工作方式，一是網(wǎng)絡(luò)版、二是單機版，這兩種方式都安全隱患。網(wǎng)絡(luò)版財務(wù)軟件實現(xiàn)了會計資源的共享，對一些分支機構(gòu)較多的集團企業(yè)的會計核算及財務(wù)管理帶來了方便，但同時也將自身暴露于網(wǎng)絡(luò)安全風險之中，容易遭受病毒襲擊和黑客侵襲。在一些中小企業(yè)，較多的采用的為單機版財務(wù)軟件。這類軟件本身就在保密設(shè)計上不是很好，沒有設(shè)置操作密碼的強制要求，不設(shè)密碼也能登陸操作使用，這就給了財務(wù)軟件被其他人員操作的機會，同時單機版的賬套備份文件也是保存在該電腦之中，在企業(yè)內(nèi)部的局域網(wǎng)中，其它的辦公室的電腦可以登陸到會計人員的電腦中移動，賬套備份文件。在會計電算化中，一些計算機操作人員對整個局域網(wǎng)系統(tǒng)及控制措施比較了解，系統(tǒng)內(nèi)部人員彼此也相互熟悉，往往不能嚴格執(zhí)行一些安全保密措施，使得會計人員的計算機處于不安全的狀態(tài)之中，財務(wù)信息也會受到安全威脅。

4.會計電算化的企業(yè)財務(wù)管理作用發(fā)揮不夠

目前，我國會計電算化還處于會計核算電算化的水平，電算化還不是完整意義的電算化。因為企業(yè)會計包括財務(wù)會計核算，也要包括企業(yè)財務(wù)管理，而目前我國的企業(yè)通常理解的會計電算化工作僅停留在會計賬務(wù)處理這一層面，沒有認識到賬務(wù)處理、財務(wù)管理、管理會計的全面電算化。企業(yè)應(yīng)在實現(xiàn)財務(wù)會計電算化的基礎(chǔ)上不失時機地逐步推進企業(yè)財務(wù)管理電算化，解決財務(wù)管理手工操作難的問題，真正實現(xiàn)電算化軟件的會計核算功能、財務(wù)管理功能和控制、決策功能，最大限度的發(fā)揮會計電算化的功能，更好的服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展。

三、完善會計電算化應(yīng)用發(fā)展的建議

會計電算化的存在和發(fā)展給企業(yè)的會計工作帶來了極大的便利，提高了企業(yè)的會計工作水平，但也產(chǎn)生了上述所述的一些問題。要使企業(yè)會計電算化工作又好又快的發(fā)展，促進企業(yè)會計工作水平的更大提高，必須結(jié)合當前會計電算化工作的實際，認真分析，找出問題，找到突破問題的對策。

1.加大會計電算化人才的培養(yǎng)力度

針對企業(yè)會計電算化的實際工作中會計人員的電算化操作技能上的問題，必須要盡快培養(yǎng)一批高素質(zhì)的電算化會計人員。培訓要立足企業(yè)實際，以企業(yè)現(xiàn)有的會計人員為基礎(chǔ)。大致思路有分為“兩步走”。第一步是從現(xiàn)有的會計人員中挑選電算業(yè)務(wù)能力強、工作態(tài)度認真負責且上進好學的人員，將其選派至高校進行會計電算化的進修?；蚵?lián)合通用財務(wù)軟件的服務(wù)商，對其進行有重點的財務(wù)軟件的維護設(shè)計學習培訓，在學習時間、培訓強度上要有保證。讓這部分人迅速成長起來，能夠熟練掌握電算化的日常操作和系統(tǒng)維護設(shè)計的技能，成為企業(yè)會計電算化的中堅力量。第二步，就是用先進帶動后進，充分發(fā)揮第一部分成長起來的會計人員的幫扶作用，幫助其他會計人員先掌握基本的財務(wù)軟件的系統(tǒng)維護處理，再教授一些計算機的故障排除技能使企業(yè)所有會計人員都能掌握財務(wù)軟件的賬務(wù)處理、報表處理、系統(tǒng)維護與設(shè)置、與之相關(guān)的計算機常見故障排除方法。企業(yè)的會計人員的電算化技能水平的提高，直接影響到企業(yè)的會計電算化工作水平的提高，進而能促進企業(yè)財務(wù)管理整體水平的提升。

2.重視會計電算化的基礎(chǔ)工作

重視會計電算化的基礎(chǔ)工作要從兩方面入手，一是重視會計電算化的數(shù)據(jù)錄入，二是重視會計電算化操作中不同操作員之間的權(quán)限監(jiān)督。對使用計算機的數(shù)據(jù)輸入人員加以控制，包括初始化設(shè)置和日常的經(jīng)濟業(yè)務(wù)的錄入。系統(tǒng)初始化是一個非常關(guān)鍵的工作，初始化的好壞直接影響到日后會計工作的處理效率和水平。初始化設(shè)置要指定會計人員中電算化業(yè)務(wù)能力強的人員負責實施，初始化方案應(yīng)由全體會計人員共同討論，以確保初始化工作最大的有力于日后的會計工作實施。錄入的經(jīng)濟業(yè)務(wù)由計算機處理之前必須經(jīng)過適當?shù)氖跈?quán)和審批，從而防止操作人員違規(guī)操作，減少應(yīng)會計信息錯敝的出現(xiàn)。

在財務(wù)軟件中對不同的會計人員設(shè)置不同的權(quán)限非常重要，然而實際工作的疏忽特別是在一些管理欠規(guī)范的中小企業(yè)操作權(quán)限往往沒有得到重視，所有操作員都具有相同的全部或部分權(quán)限。在實際工作中一定要將系統(tǒng)中不相容的職責進行分離，以通過設(shè)立一種相互稽核、相互監(jiān)督和相互制約的機制來保障會計信息的真實、可靠，減少發(fā)生錯誤和舞弊的可能性。如將業(yè)務(wù)審核與經(jīng)濟業(yè)務(wù)的錄入相分離、數(shù)據(jù)輸入與的數(shù)據(jù)輸出相分離、會計檔案的保管與財務(wù)數(shù)據(jù)的錄入、輸出相分離等等。隨著計算機技術(shù)的飛速發(fā)展和電算化信息系統(tǒng)的普及運用，企業(yè)管理層對由計算機產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù)、報表等會計信息的依賴程度越來越大，這些會計信息的產(chǎn)生只有在嚴格的控制下，才能保證其可靠性和準確性。

3.加強會計電算化的財務(wù)信息安全管理

實行會計電算化之后，企業(yè)的財務(wù)信息安全問題更易受到威脅，但是只要方法得當，安全是能夠保障的。具體說來要從兩個方面來實施安全防護。

一是加強對財務(wù)軟件的信息安全管理，主要是財務(wù)軟件的操作上嚴格實施程序，嚴防數(shù)據(jù)的丟失。在日常操作中，財務(wù)信息的輸出要有專人負責，設(shè)置單獨的權(quán)限，賬套數(shù)據(jù)的保管應(yīng)及時備份，集中由專人保存。各相關(guān)操作員必須單獨設(shè)置賬號密碼，賬號密碼的不得相互借用。若財務(wù)電算化是在單獨的局域網(wǎng)中進行，還要指派誠實可靠的會計主管人員專人維護服務(wù)器，確保服務(wù)器的安全運行。二是最好會計電算化相關(guān)環(huán)境的安全工作，如計算機的安全。大致包括計算機的保管好計算機的賬號密碼，做好計算機的病毒防護等工作。

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