會計電算化系統(tǒng)管理員崗位設(shè)置探討

[摘 要] 系統(tǒng)管理員負責(zé)整個會計電算化信息系統(tǒng)的正常運行，如系統(tǒng)軟件、硬件的維護，系統(tǒng)數(shù)據(jù)保存，網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫的口令等等。系統(tǒng)管理員的工作內(nèi)容決定了其崗位的特殊性、重要性，重新定位系統(tǒng)管理員的角色，合理設(shè)置系統(tǒng)管理崗位，正確配置系統(tǒng)管理員的權(quán)限，必將有效提高電算化會計信息系統(tǒng)的運行效率。

[關(guān)鍵詞] 電算化系統(tǒng) 管理員 超級用戶 角色 權(quán)限

會計電算化系統(tǒng)是一個較為復(fù)雜的人機系統(tǒng)，它的應(yīng)用與維護需要運用較為復(fù)雜的信息技術(shù)、會計知識。它首先需要有一支既熟悉計算機技術(shù)，又精通會計業(yè)務(wù)的隊伍，在這支隊伍中，最重要的組成人員是保證系統(tǒng)正常運行、解決系統(tǒng)運行中出現(xiàn)這樣或那樣問題的系統(tǒng)維護與管理人員，即系統(tǒng)管理員。由于信息技術(shù)發(fā)展異常迅速，會計工作規(guī)范化進程的不斷發(fā)展與完善，無論計算機方面的新技術(shù)，還是會計業(yè)務(wù)的新要求，都對會計電算化工作不斷地提出更高要求，這就需要系統(tǒng)管理員首先掌握、理解會計電算化的各項新要求，及時地調(diào)整、更新系統(tǒng)，從而更好地服務(wù)于會計電算化工作。系統(tǒng)管理員的工作內(nèi)容決定了其崗位的特殊性、重要性。系統(tǒng)管理員負責(zé)整個會計電算化信息系統(tǒng)的正常運行，如系統(tǒng)軟件、硬件的維護，系統(tǒng)數(shù)據(jù)保存，網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫的口令等等?？蓮囊欢ǔ潭壬险f，基層單位會計電算化實施的效果好壞，決定于系統(tǒng)管理員的工作水平高低。

一、會計電算化系統(tǒng)管理員現(xiàn)狀與基本要求

實現(xiàn)會計電算化以后，會計信息加工工具改變了，由原來的手工操作方式轉(zhuǎn)變?yōu)槿谙到y(tǒng)工程技術(shù)、電子計算機技術(shù)和現(xiàn)代會計理論與方法為一體的現(xiàn)代會計信息系統(tǒng)，這使得會計信息系統(tǒng)的運行環(huán)境發(fā)生了巨大的變化。必須按照會計電算化系統(tǒng)所要求的方式建立相應(yīng)的會計電算化工作崗位責(zé)任制，劃清責(zé)任，尤其是統(tǒng)管理員的任務(wù)，以保證會計電算化信息系統(tǒng)的正常運行并按照需要發(fā)展和提高。

1.會計電算化現(xiàn)狀分析，主要在于以下兩個方面:(1)一些會計軟件本身就允許賦予系統(tǒng)管理員全部工作權(quán)限，支持系統(tǒng)管理，員享有所謂的“超級用戶”權(quán)力;(2)一些單位對系統(tǒng)管理員的崗位職責(zé)認識不清楚，混淆了會計主管與系統(tǒng)管理員的崗位界限，往往將二者混為一談。需要軟件開發(fā)商依照《會計電算化工作規(guī)范》，加強對系統(tǒng)管理員權(quán)限的約束，摒棄只圖用戶使用“方便”，而不顧會計制度要求的不嚴(yán)肅商業(yè)行為。更需要會計人員進一步學(xué)習(xí)體會在會計電算化條件下的崗位分工，澄清概念，明確職責(zé)。

2.系統(tǒng)管理員崗位基本要求。系統(tǒng)管理員工作壓力大、責(zé)任重，會計人員對系統(tǒng)管理員的要求是事事必會，出現(xiàn)問題能夠徹底解決;當(dāng)應(yīng)用程序出現(xiàn)不干活、報表數(shù)據(jù)計算錯誤或者系統(tǒng)死機了，會計人員首先想到的是找系統(tǒng)管理員，而不是去問其他技術(shù)人員，因為他們認為系統(tǒng)管理員應(yīng)該能夠解決一切問題的，究其原因在于他們不能判斷是系統(tǒng)方面的原因，還是計算機硬件或網(wǎng)絡(luò)方面的原因，這無形中提高了對系統(tǒng)管理員工作的要求。這就要求系統(tǒng)管理員首先應(yīng)該掌握基本的會計知識，熟悉會計業(yè)務(wù)，了解會計軟件的各項功能及其結(jié)構(gòu)聯(lián)系，尤其是網(wǎng)絡(luò)版軟件的功能設(shè)置。其次，要求系統(tǒng)管理員掌握會計法、會計制度及財經(jīng)紀(jì)律的各項規(guī)定。第三，系統(tǒng)管理員必須知道計算機硬件方面的基本知識，單機條件下應(yīng)熟悉基本的計算機硬件，如軟驅(qū)、硬盤等，出現(xiàn)硬件的小問題，知道錯誤在何處及解決辦法;網(wǎng)絡(luò)條件下的系統(tǒng)管理員還必須掌握網(wǎng)絡(luò)方面的基本硬件知識。第四，系統(tǒng)管理員必須熟悉本單位主要業(yè)務(wù)情況，了解主要工作流程。最后，要求系統(tǒng)管理員具有良好的職業(yè)道德、個人品德修養(yǎng)。鑒于系統(tǒng)管理員崗位的重要性、特殊性，其工作涉及整個系統(tǒng)的會計數(shù)據(jù)、重要工作口令等，故而要求系統(tǒng)管理員應(yīng)忠于職守、誠信自律，具有良好的道德品質(zhì)、職業(yè)信念。

二、系統(tǒng)管理員的職責(zé)與權(quán)限

會計電算化主管又稱會計電算化系統(tǒng)管理員。會計電算化主管負責(zé)協(xié)調(diào)整個會計電算化系統(tǒng)的運 行工作，應(yīng)該具備會計和計算機相應(yīng)知識以及相關(guān)的會計電算化組織管理的經(jīng)驗。電算化主管可由會計主管兼任。采用中小型計算機和計算機網(wǎng)絡(luò)會計軟件的單位，應(yīng)設(shè)立此崗位。系統(tǒng)管理員的總體要求是保護計算機軟件系統(tǒng)、硬件系統(tǒng)的正常運行，管理機內(nèi)會計數(shù)據(jù)。

1.系統(tǒng)管理員的首要任務(wù)是，負責(zé)會計軟件運行環(huán)境的建立以及系統(tǒng)建立時的各項初始化工作。會計軟件運行環(huán)境的建立包括系統(tǒng)軟件、應(yīng)用軟件的使用，并要結(jié)合本單位實際情況建立科目體系、憑證類型、會計核算方式等。值得一提的是，在會計信息系統(tǒng)建立的過程中，系統(tǒng)管理員非常有必要積極主動地參與系統(tǒng)建賬等初始化工作，盡早熟悉本單位財務(wù)運行情況和工作流程，結(jié)合財務(wù)軟件功能、特點和運行要求等等提出適宜的實施方案。

2.系統(tǒng)管理員要負責(zé)會計軟件日常運行管理工作，監(jiān)督并保證系統(tǒng)的有效、安全、正常運行。系統(tǒng)自身的安全運行主要涉及系統(tǒng)各項運行日志的管理維護、防病毒的措施等。系統(tǒng)運行日志主要是指會計人員上機的操作日志管理，包括機制日志和手工日，志。加強對操作日志的管理，應(yīng)成為系統(tǒng)管理員日常的一項重要而又必要的工作。計算機病毒對系統(tǒng)攻擊的破壞性比以往任何時候都嚴(yán)重得多，預(yù)防與清除計算機病毒已成為會計電算化工作中應(yīng)加以重視的問題。系統(tǒng)自身的安全性日益成為首要考慮的問題，系統(tǒng)管理員有責(zé)任監(jiān)督檢查系統(tǒng)的抗病毒能力，堅決杜絕病毒可能入侵的機會。

3.系統(tǒng)管理員應(yīng)負責(zé)系統(tǒng)定期的正確性、安全性檢測，保證系統(tǒng)軟件、硬件、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫的正常運行;負責(zé)在系統(tǒng)發(fā)生故障時，及時組織有關(guān)人員恢復(fù)系統(tǒng)的正確運行，針對系統(tǒng)事故找到系統(tǒng)事故原因。

4.對系統(tǒng)各類人員進行分工、管理操作，協(xié)調(diào)他們之間的工作關(guān)系。對用戶的管理，必須及時掌握新任成員的增加注冊，離崗成員的處理操作，人員分工權(quán)限的授權(quán)管理等。

5.系統(tǒng)管理員應(yīng)對系統(tǒng)的安全性負責(zé)，尤其是做好系統(tǒng)災(zāi)難預(yù)防與恢復(fù)工作。災(zāi)難包括數(shù)據(jù)庫受到嚴(yán)重的意外破壞，由于計算機病毒造成系統(tǒng)崩潰或機器受損，因為意外情況，如火災(zāi)、水災(zāi)、失盜、電源問題等造成系統(tǒng)、數(shù)據(jù)受到嚴(yán)重破壞。這里特別將災(zāi)難預(yù)防單獨說明，原因就在于會計數(shù)據(jù)的重要性、會計信息系統(tǒng)自身的特點。預(yù)防災(zāi)難的措施中主要包括會計軟件、系統(tǒng)軟件和各項會計數(shù)據(jù)、各項網(wǎng)絡(luò)參數(shù)的備份等。會計數(shù)據(jù)易受到人為篡改、不正確操作、計算機病毒的刪改以及意外情況的破壞，系統(tǒng)管理員應(yīng)及時備份會計數(shù)據(jù)，監(jiān)視和發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中的一些不正確操作。系統(tǒng)中的會計數(shù)據(jù)在受到攻擊或破壞后能夠在最短時間內(nèi)恢復(fù)到系統(tǒng)最近狀況，這應(yīng)當(dāng)作為考核系統(tǒng)管理員工作合格與否的一個重要方面。系統(tǒng)管理員的權(quán)限，一般來說主要有:網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的管理(口令)、數(shù)據(jù)庫的操作(口令)、會計數(shù)據(jù)的及時備份(歷史數(shù)據(jù)和當(dāng)期數(shù)據(jù))、系統(tǒng)運行及維護的記錄管理、基層單位系統(tǒng)管理員的授權(quán)和管理、依照主管會計的人員崗位分工分配會計人員工作權(quán)限、新舊會計人員的注冊與注銷等。還有一點需要著重提出的是:對于自主開發(fā)的專用軟件，系統(tǒng)管理員是不允許由軟件開發(fā)人員擔(dān)任或兼任的。

三、會計電算化工作中系統(tǒng)管理員崗位設(shè)置上存在的問題

電算化條件下的會計主管主要負責(zé)組織和管理本單位會計電算化工作，確定會計人員的崗位安排、分工權(quán)限，總體負責(zé)單位會計電算化的數(shù)據(jù)安全、保密工作，本部門工作進度，系統(tǒng)的穩(wěn)定、可靠，數(shù)據(jù)的安全，協(xié)調(diào)計算機及會計軟件系統(tǒng)運行工作。系統(tǒng)管理員負責(zé)單位會計電算化的具體技術(shù)管理工作，包括會計軟件系統(tǒng)所涉及到的軟件、硬件的使用、管理、維護等。在一般情況下，會計主管和系統(tǒng)管理員應(yīng)由兩人分別擔(dān)當(dāng)，尤其是實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)條件的會計軟件，從軟件的規(guī)模、電算化工作的強度與會計業(yè)務(wù)的工作量上都要求由專門的系統(tǒng)管理員負責(zé)。

1.選擇使用通過財政部審驗的，對系統(tǒng)管理員職權(quán)設(shè)置符合分工要求的商品化軟件，選擇信用好，有技術(shù)能力，售后服務(wù)好的公司購買財務(wù)軟件。

2.進一步加強財務(wù)人員的電算化培訓(xùn)，尤其要花大力氣對一批有潛能的會計人員進行專門的高層次的系統(tǒng)管理員的培訓(xùn)。

3.有效利用現(xiàn)有人才資源，對一些非財務(wù)的具有計算機技術(shù)的人員，進行基本的財務(wù)知識培訓(xùn)，兼任系統(tǒng)管理員，完成系統(tǒng)管理員最主要的職能一一保證計算機系統(tǒng)安全、穩(wěn)定工作。

4.充分利用社會服務(wù)機構(gòu)提供的會計電算化服務(wù)。我區(qū)多數(shù)單位所在地一般都有經(jīng)營電腦和財務(wù)軟件的公司，對他們充分考察試用確認誠信可靠之后，可以聘請擔(dān)任本單位的會計電算化系統(tǒng)管理員。劃分系統(tǒng)管理員與會計主管的崗位，有條件的單位應(yīng)設(shè)置專職人員擔(dān)任系統(tǒng)管理員，系統(tǒng)管理員不能進行具體的會計業(yè)務(wù)的處理。

在會計電算化系統(tǒng)中，會計信息以集中處理為主，任何一個崗位的差錯，都會影響到整個系統(tǒng)的安全會計電算化工作中，系統(tǒng)管理員一般由具備條件的部門負責(zé)人或會計主管擔(dān)任，也可指定專人擔(dān)任。但人們往往將系統(tǒng)管理員與數(shù)據(jù)管理員、網(wǎng)絡(luò)管理員混為一談，造成工作中職責(zé)不明、權(quán)限不清。表現(xiàn)最為突出的問題是系統(tǒng)管理員的權(quán)力過大，相當(dāng)多的單位在賦予系統(tǒng)管理員權(quán)限時，都能夠調(diào)用系統(tǒng)的所有功能，有時甚至完全超過了會計主管的權(quán)限。系統(tǒng)管理員與系統(tǒng)維護員的目標(biāo)比較一致、職責(zé)交叉，有時很難絕對劃分。在同時設(shè)立系統(tǒng)管理員與系統(tǒng)維護員的配置下，需要分清管理員與維護員的不同責(zé)任。會計主管是本單位的業(yè)務(wù)總負責(zé)人，系統(tǒng)管理員應(yīng)服從會計主管的工作安排，系統(tǒng)管理員的權(quán)限并不是無限大的，其所做各項工作都應(yīng)對會計主管負責(zé)。

參考文獻:

[1]馮永榮:會計電算化工作中的系統(tǒng)管理員[J].山西煤炭管理干部學(xué)院學(xué)報，2002，2

[2]任福海:會計電算化工作中存在的問題及改進措施[J].會計之友，2004(10)