基于工作流的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)與實(shí)現(xiàn)

[摘要] 在分析傳統(tǒng)辦公模式不足的基礎(chǔ)上，提出建立功能強(qiáng)大的網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，提高辦公效率和信息決策，是各單位進(jìn)行信息化建設(shè)的必由之路。重點(diǎn)介紹了系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的工具和關(guān)鍵技術(shù)，闡述了系統(tǒng)結(jié)構(gòu)、系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)。

[關(guān)鍵詞]OAB/SC/S工作流

一、引言

隨著信息時(shí)代和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，無(wú)論是企業(yè)、高校還是政府機(jī)關(guān)，都需要處理大量的文案，安排復(fù)雜的工作流程，決策者需要依據(jù)各種信息做出重要的決定。而傳統(tǒng)辦公模式存在以下的弊端:員工工作計(jì)劃、日志缺乏管理，管理層很難根據(jù)工作實(shí)際情況合理安排工作任務(wù)。公司政策、通知都必須打印傳閱，文件下達(dá)速度慢、大量紙張被浪費(fèi)。請(qǐng)假銷假、報(bào)銷不僅要填寫(xiě)專用單據(jù)，而且審批程序復(fù)雜，報(bào)批效率低。辦公用品、圖書(shū)資料以及固定資產(chǎn)缺乏系統(tǒng)化管理，稍有不慎即可導(dǎo)致公共資產(chǎn)流失。因此擁有一套自動(dòng)化的辦公系統(tǒng)，對(duì)辦公人員和企業(yè)決策者來(lái)說(shuō)，工作效率上的提高是顯而易見(jiàn)的。依托網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)還可以實(shí)現(xiàn)不同地理位置、不同單位或部門(mén)之間的協(xié)同辦公。作為高效率、低消耗的辦公自動(dòng)化(OA)系統(tǒng)必將成為各企事業(yè)單位現(xiàn)代化建設(shè)的必然選擇。

二、系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)工具及關(guān)鍵技術(shù)

1.開(kāi)發(fā)工具

網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)采用B/S和C/S混合模式，利用局域網(wǎng)、Internet技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)開(kāi)發(fā)，在開(kāi)發(fā)工具中選擇使用對(duì)系統(tǒng)要求不高且易于開(kāi)發(fā)的ASP(Active Server Pages)作為開(kāi)發(fā)語(yǔ)言，使用 VBScript 、JavaScript腳本，以當(dāng)前最流行的功能強(qiáng)大并且安全性較高、易于操作和維護(hù)的SQL2000作數(shù)據(jù)庫(kù)。

2.系統(tǒng)開(kāi)發(fā)關(guān)鍵技術(shù)

(1)安全技術(shù):一個(gè)系統(tǒng)的安全性主要取決于三個(gè)方面:一是數(shù)據(jù)庫(kù)的安全管理，這個(gè)由數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)保障;另一個(gè)是應(yīng)用安全管理，采用用戶和用戶組相組合作為管理單元，進(jìn)行權(quán)限管理。根據(jù)不同的級(jí)別設(shè)置不同的權(quán)限，該項(xiàng)工作由專門(mén)的系統(tǒng)管理員完成，沒(méi)有授權(quán)的人員不能隨意對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行拷貝，更不能進(jìn)行刪除和修改操作;再一個(gè)是文件傳輸?shù)陌踩珕?wèn)題，在技術(shù)上使用較為先進(jìn)的ActiveX控件，來(lái)構(gòu)筑包括從與用戶交互和適應(yīng)COM的事務(wù)處理監(jiān)視器到Web服務(wù)器，全部實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化。

(2)數(shù)據(jù)訪問(wèn)技術(shù):Microsoft對(duì)應(yīng)用程序訪問(wèn)各種各樣的數(shù)據(jù)源所使用的方法采用OLEDB，OLEDB介于ODBC層和應(yīng)用程序之間。在用戶的ASP頁(yè)面中，ActiveX Data Objects (ADO) 是介于OLEDB之上的“應(yīng)用程序”，如圖1所示，顯示了OLEDB、ADO與應(yīng)用程序和數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的相互關(guān)系。OLEDB是一套組件對(duì)象模型(COM)接口，但它是相當(dāng)復(fù)雜的，可以利用ADO來(lái)實(shí)現(xiàn)應(yīng)用程序和OLEDB的連接。

(3)B/S結(jié)構(gòu)模式:只安裝維護(hù)一個(gè)服務(wù)器(Server)，而客戶端采用瀏覽器(Browse)運(yùn)行軟件如IE，服務(wù)器端采用SQL2000數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)和ASP組件來(lái)構(gòu)成網(wǎng)絡(luò)自動(dòng)化管理系統(tǒng)的應(yīng)用服務(wù)系統(tǒng)，如圖2所示。客戶端采用瀏覽器來(lái)完成網(wǎng)絡(luò)辦公的全過(guò)程，同時(shí)可進(jìn)行遠(yuǎn)程系統(tǒng)維護(hù)和管理。

(4)C/S結(jié)構(gòu)模式:在C/S結(jié)構(gòu)下，應(yīng)用系統(tǒng)被一分為二，前臺(tái)客戶機(jī)完成用戶的交互任務(wù)，后臺(tái)服務(wù)器負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)管理，減少了網(wǎng)絡(luò)傳輸量，降低了對(duì)數(shù)據(jù)控制管理的難度，提高了整個(gè)系統(tǒng)的吞吐量和響應(yīng)速度。

(5)工作流技術(shù):工作流是一類能完全或部分自動(dòng)執(zhí)行的經(jīng)營(yíng)過(guò)程，根據(jù)一系列過(guò)程規(guī)則、文檔、信息或任務(wù)能在不同的執(zhí)行者之間傳遞、執(zhí)行。采用工作流管理器進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，并提供了若干工作流模板，用戶可根據(jù)具體業(yè)務(wù)進(jìn)行修改，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)過(guò)程邏輯與信息支撐系統(tǒng)的分離。

三、系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

1.系統(tǒng)設(shè)計(jì)目標(biāo)

(1)信息集成。OA系統(tǒng)應(yīng)將各部門(mén)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)很好的集成，使相關(guān)的人員能夠有效地獲得整體的信息，提高整個(gè)企業(yè)辦公的效率和決策能力。

(2)實(shí)現(xiàn)分布式辦公。這就是要支持多分支機(jī)構(gòu)、跨地域的辦公模式以及移動(dòng)辦公?，F(xiàn)在來(lái)講，地域分布越來(lái)越廣，移動(dòng)辦公和跨地域辦公成為很迫切的一種需求。

(3)建立內(nèi)部的通信平臺(tái)，使組織內(nèi)部的通信和信息交流快捷通暢。

(4)建立信息發(fā)布的平臺(tái)。在內(nèi)部建立一個(gè)有效的信息發(fā)布和交流的場(chǎng)所，使員工能夠了解企業(yè)的發(fā)展動(dòng)態(tài)。

(5)實(shí)現(xiàn)工作流程的自動(dòng)化。這牽涉到流轉(zhuǎn)過(guò)程的實(shí)時(shí)監(jiān)控、跟蹤，解決多崗位、多部門(mén)之間的協(xié)同工作問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)高效率的協(xié)作。

(6)實(shí)現(xiàn)文檔管理的自動(dòng)化。實(shí)現(xiàn)各類文檔(包括各種文件、知識(shí)、信息) 電子化，按權(quán)限進(jìn)行保存、共享和使用，并有一個(gè)方便的查找手段。

2.工作流過(guò)程定義設(shè)計(jì)

以WFMC工作流管理系統(tǒng)參考模型為基礎(chǔ)，在設(shè)計(jì)辦公工作流系統(tǒng)時(shí)采用圖2所示的3層結(jié)構(gòu)模型。將整個(gè)工作流系統(tǒng)劃分為3個(gè)邏輯層次，分別為用戶界面層、商業(yè)邏輯層和數(shù)據(jù)服務(wù)層。(1)用戶界面層實(shí)現(xiàn)用戶同工作流系統(tǒng)的交互，向用戶提供同工作流系統(tǒng)進(jìn)行交互的工具。工作流過(guò)程定義工具和工作流客戶端構(gòu)成了用戶界面層;(2)商業(yè)邏輯層用于為工作流系統(tǒng)的運(yùn)行提供服務(wù)。包括過(guò)程定義格式轉(zhuǎn)化工具、工作項(xiàng)列表生成器、工作流流轉(zhuǎn)控制機(jī)、工作流實(shí)例監(jiān)控工具和工作流系統(tǒng)互連接口;(3)數(shù)據(jù)服務(wù)層用于存儲(chǔ)工作流運(yùn)行所使用數(shù)據(jù)。

3.系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

現(xiàn)在的網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)可以說(shuō)百家爭(zhēng)鳴，各有所長(zhǎng)，一般采用傳統(tǒng)的B/S結(jié)構(gòu)系統(tǒng)。經(jīng)過(guò)多年的應(yīng)用，B/S體系結(jié)構(gòu)也暴露出了許多不足地方，具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:(1)由于瀏覽器只是為了進(jìn)行WEB瀏覽而設(shè)計(jì)的，當(dāng)其應(yīng)用于WEB應(yīng)用系統(tǒng)時(shí)，許多功能不能實(shí)現(xiàn)或?qū)崿F(xiàn)起來(lái)比較困難。(2)復(fù)雜的應(yīng)用構(gòu)造困難。雖然可以用ActiveX、Java等技術(shù)開(kāi)發(fā)較為復(fù)雜的應(yīng)用，但是相對(duì)于發(fā)展已非常成熟C/S的一系列應(yīng)用工具來(lái)說(shuō)，這些技術(shù)的開(kāi)發(fā)復(fù)雜，并沒(méi)有完全成熟的技術(shù)供使用。(3)HTTP可靠性低有可能造成應(yīng)用故障，特別是對(duì)于管理者來(lái)說(shuō)，采用瀏覽器方式進(jìn)行系統(tǒng)的維護(hù)是非常不安全與不方便的。(4)WEB服務(wù)器成為對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的唯一的客戶端，所有對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的連接都通過(guò)該服務(wù)器實(shí)現(xiàn)。WEB服務(wù)器同時(shí)要處理與客戶請(qǐng)求以及與數(shù)據(jù)庫(kù)的連接，當(dāng)訪問(wèn)量大時(shí)服務(wù)器端負(fù)載過(guò)重。(5)由于業(yè)務(wù)邏輯和數(shù)據(jù)訪問(wèn)程序一般由Javascript、VBscript等嵌入式小程序?qū)崿F(xiàn)，分散在各個(gè)頁(yè)面里，難以實(shí)現(xiàn)共享，給升級(jí)和維護(hù)也帶來(lái)了不便。同時(shí)由于源代碼的開(kāi)放性，使得商業(yè)規(guī)則很容易暴露。為克服以上不足，在原有B/S體系結(jié)構(gòu)基礎(chǔ)上，采用一種新的體系結(jié)構(gòu)，如圖3所示。

在該體系結(jié)構(gòu)中，一些需要用WEB處理的，滿足大多數(shù)訪問(wèn)者請(qǐng)求的功能界面(如信息發(fā)布查詢界面)采用B/S結(jié)構(gòu)。后臺(tái)只需少數(shù)人使用的功能應(yīng)用(如數(shù)據(jù)庫(kù)管理維護(hù)界面)采用C/S結(jié)構(gòu)。組件位于WEB應(yīng)用程序中，客戶端發(fā)出HTTP請(qǐng)求到webserver。webserver將請(qǐng)求傳送給WEB應(yīng)用程序。WEB應(yīng)用程序?qū)?shù)據(jù)請(qǐng)求傳送給數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器，數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器將數(shù)據(jù)返回WEB應(yīng)用程序。然后再由web server將數(shù)據(jù)傳送給客戶端。對(duì)于一些實(shí)現(xiàn)起來(lái)困難的功能或一些需要豐富的HTML頁(yè)面，通過(guò)在頁(yè)面中嵌入ActiveX控件來(lái)實(shí)現(xiàn)。

采用這種結(jié)構(gòu)優(yōu)點(diǎn)在于:(1)充分發(fā)揮了B/S與C/S體系結(jié)構(gòu)的優(yōu)勢(shì)，彌補(bǔ)了二者不足;(2)信息發(fā)布采用B/S結(jié)構(gòu)，保持了瘦客戶端的優(yōu)點(diǎn);(3)數(shù)據(jù)庫(kù)端采用C/S結(jié)構(gòu)，通過(guò)ODBC/JDBC連接;(4)對(duì)于原有基于C/S體系結(jié)構(gòu)的應(yīng)用，可以非常容易地升級(jí)到這種體系結(jié)構(gòu);(5)通過(guò)在瀏覽器中嵌入ActiveX控件可以實(shí)現(xiàn)在瀏覽器中不能實(shí)現(xiàn)或?qū)崿F(xiàn)起來(lái)比較困難的功能;(6)將服務(wù)器端劃分為WEB服務(wù)器和WEB應(yīng)用程序兩部分。WEB應(yīng)用程序采用組件技術(shù)實(shí)現(xiàn)三層體系結(jié)中的商業(yè)邏輯部分，達(dá)到封裝源代碼，保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的目的。Internet應(yīng)用程序采用組件技術(shù)。使得它的處理能力能夠隨著用戶數(shù)量、數(shù)據(jù)量所需性能的提高而增加。COM的無(wú)逢擴(kuò)展集COM+，有著如內(nèi)存數(shù)據(jù)庫(kù)、負(fù)載平衡等強(qiáng)大的功能。

4.系統(tǒng)模塊設(shè)計(jì)

(1)系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程圖設(shè)計(jì)。通過(guò)對(duì)系統(tǒng)的需求分析，及詳細(xì)調(diào)查后作出系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程圖，如圖4所示。

(2)系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)圖設(shè)計(jì)。根據(jù)需求分析和性能分析及業(yè)務(wù)流圖，對(duì)系統(tǒng)各功能進(jìn)行集中、分塊，按照結(jié)構(gòu)化程序設(shè)計(jì)的要求得到如圖5所示的系統(tǒng)總體功能結(jié)構(gòu)圖如下:

(3)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)

(4)系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程圖設(shè)計(jì)，如圖6所示。

(5)數(shù)據(jù)項(xiàng)和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

針對(duì)網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)的需求，通過(guò)對(duì)辦公過(guò)程的內(nèi)容和數(shù)據(jù)分析，設(shè)計(jì)如下所示的數(shù)據(jù)項(xiàng)和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu):

公告信息:包括的數(shù)據(jù)項(xiàng)有公告編號(hào)、公告主題、公布人、公布日期、公布內(nèi)容等。

回復(fù)議題:包括的數(shù)據(jù)項(xiàng)有回復(fù)編號(hào)、回復(fù)議題編號(hào)、回復(fù)標(biāo)題、回復(fù)人、回復(fù)時(shí)間、回復(fù)內(nèi)容等。

文件信息:包括的數(shù)據(jù)項(xiàng)有文件編號(hào)、文件名、文件大小、上傳人、以及上傳的時(shí)間等。

用戶信息:包括的數(shù)據(jù)項(xiàng)有用戶編號(hào)、用戶名、密碼、權(quán)限、職務(wù)、所屬部門(mén)、性別、電子郵件地址、聯(lián)系電話、住址、上站次數(shù)等。

私人信件信息:包括的數(shù)據(jù)項(xiàng)有信件編號(hào)、信件主題、收件人、發(fā)信人、收信時(shí)間、信件內(nèi)容、新舊等。

系統(tǒng)日志信息:包括的數(shù)據(jù)項(xiàng)有日志編號(hào)、使用者名稱、時(shí)間、所做的事件等。

議題討論信息:包括的數(shù)據(jù)項(xiàng)有議題編號(hào)、議題主題、提議人、提議時(shí)間、提議內(nèi)容、閱讀次數(shù)、回復(fù)次數(shù)等。

(6)數(shù)據(jù)庫(kù)概念結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

根據(jù)上面的設(shè)計(jì)所規(guī)劃出的實(shí)體有:公告信息實(shí)體、議題信息實(shí)體、文件實(shí)體、用戶實(shí)體、私人信件實(shí)體、系統(tǒng)日志實(shí)體，設(shè)計(jì)出的系統(tǒng)E-R圖(如圖7)如下。

四、結(jié)束語(yǔ)

本系統(tǒng)在此設(shè)計(jì)思路下，最終編程實(shí)現(xiàn)，并在某部門(mén)試用后，得到一致好評(píng)，認(rèn)為該系統(tǒng)的數(shù)據(jù)涉及到該部門(mén)辦公的各個(gè)方面，實(shí)現(xiàn)了各管理部門(mén)的無(wú)紙化辦公和信息系統(tǒng)資源的共享，查詢管理的便捷，通過(guò)數(shù)據(jù)集成和對(duì)各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為領(lǐng)導(dǎo)作出決策提供了依據(jù)。

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