學(xué)校檔案利用工作點(diǎn)滴談

毛正玉

（桂林市衛(wèi)生學(xué)校，廣西 桂林541003）

檔案的生命在于它的有用性，學(xué)校檔案也不例外。 學(xué)校檔案是學(xué)校發(fā)展過(guò)程中學(xué)校工作活動(dòng)的記錄， 它反映著學(xué)校各個(gè)時(shí)期的面貌。對(duì)于學(xué)校編史修志、行政管理、教學(xué)、科研、維護(hù)學(xué)?；驇熒鷨T工的利益，有著重要而特殊的參考、憑證、借鑒作用。 尤其是不同歷史時(shí)期的珍貴史料，對(duì)于發(fā)展教育事業(yè)，服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)具有很高開(kāi)發(fā)利用價(jià)值。檔案的利用工作對(duì)整個(gè)檔案管理工作具有檢驗(yàn)和推動(dòng)作用。隨著社會(huì)的加速發(fā)展，檔案利用的重要性正日益顯現(xiàn)出來(lái)，檔案工作重心已從“檔案保管”轉(zhuǎn)入到“檔案利用服務(wù)”上來(lái)。 所以，做好檔案利用服務(wù)工作是學(xué)校檔案綜合管理的最終目的。如何把學(xué)校檔案建立好、利用好，發(fā)揮學(xué)校檔案價(jià)值，為學(xué)校、社會(huì)服務(wù)，是每個(gè)檔案工作者需要思考和實(shí)踐的一個(gè)重要問(wèn)題。 本文根據(jù)筆者根據(jù)實(shí)踐中的點(diǎn)滴感受，談幾點(diǎn)體會(huì)。

1 做好檔案收集，豐富檔案信息資源

豐富館藏、優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，是做好檔案利用服務(wù)的前提。學(xué)校的文件材料是否收集齊全、歸檔完整，能否全面、真實(shí)地反映學(xué)校的工作狀況和歷史面貌，能否在實(shí)際工作中提供快速有效的服務(wù)，關(guān)鍵是做好收集歸檔工作。 那么，確保檔案收集效果,檔案工作人員要從以下幾個(gè)方面努力。

1.1 做好宣傳工作，爭(zhēng)取各方面的支持

利用全校教職工大會(huì)宣傳檔案法律法規(guī)，提高全校教職工檔案意識(shí)，明確做好檔案材料的收集工作是學(xué)校各部門及每個(gè)教職員工份內(nèi)的工作。 增強(qiáng)教職工收集移交檔案的自覺(jué)性，尤其要爭(zhēng)取校領(lǐng)導(dǎo)的支持，只要領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)提高了，對(duì)檔案工作重視支持了，那么檔案收集工作中遇到的一切問(wèn)題就可順利得以解決。

1.2 檔案人員要有責(zé)任心

作為檔案管理人員，一定要在思想上認(rèn)識(shí)到收集檔案資料的重要性，關(guān)心檔案館資源，養(yǎng)成收集的職業(yè)習(xí)慣，做有心人。要有不怕麻煩、不辭辛苦的精神。不要因?yàn)樵跈n案收集工作中碰到一些困難就開(kāi)始產(chǎn)生厭煩情緒，甚至畏縮不前，而是應(yīng)該積極主動(dòng)地想辦法去解決困難；走出去，主動(dòng)收集。改變過(guò)去那種坐等被動(dòng)接收的辦法，主動(dòng)與各有關(guān)部門加強(qiáng)聯(lián)系。 要有強(qiáng)烈的情報(bào)意識(shí)，善于捕捉信息，找準(zhǔn)檔案與社會(huì)、學(xué)校的結(jié)合點(diǎn)，開(kāi)發(fā)檔案信息資源。

同時(shí)，還要對(duì)進(jìn)館的檔案數(shù)量有調(diào)查有預(yù)測(cè)，掌握今后一定時(shí)間內(nèi)可能進(jìn)館的檔案資料的來(lái)源、數(shù)量、門類，做到心中有數(shù)，避免盲目性。 達(dá)到有計(jì)劃、有目的、有準(zhǔn)備地接收。 確保資料的齊全完整。 為學(xué)校歷史站好崗，為學(xué)校今天搞好服務(wù)，為學(xué)校明天積累好精神財(cái)富。

1.3 制定收集制度,明確收集范圍

學(xué)校檔案館要認(rèn)真編寫本單位的檔案歸檔范圍，并以文件形式下發(fā)，使大家都知道自己在工作中形成的需歸檔的文件材料必須移交檔案部門統(tǒng)一集中保管，使之具有約束力。 在內(nèi)容上要涵蓋所有載體檔案，措施上要做到公開(kāi)和落實(shí)，促使每個(gè)職能部門都能自覺(jué)遵守這一工作制度。

1.4 建立檔案收集網(wǎng)絡(luò)

在學(xué)校各部門內(nèi)設(shè)立一名兼職檔案員，學(xué)校綜合檔案館工作人員要經(jīng)常與各部門兼職檔案員保持聯(lián)系，充分發(fā)揮兼職檔案員最清楚本部門工作活動(dòng)情況的優(yōu)勢(shì)，調(diào)動(dòng)他們的工作積極性，使之自覺(jué)地做好其負(fù)責(zé)工作資料收集與歸檔工作。檔案館工作人員還要進(jìn)行一年一度的集中定期收集， 以確保學(xué)校檔案各門類和內(nèi)容的齊全與完整。

1.5 確保收集渠道暢通，信息靈敏

在日常工作中，學(xué)校檔案工作人員要有參與意識(shí)，隨時(shí)關(guān)注學(xué)校大事，積極了解各項(xiàng)工作的開(kāi)展情況，做到“三勤”：一是嘴勤，每當(dāng)校領(lǐng)導(dǎo)或各部門負(fù)責(zé)人外出開(kāi)會(huì)回來(lái)，檔案管理人員要及時(shí)詢問(wèn)他們有沒(méi)有帶回來(lái)要?dú)w檔的文件，隨時(shí)收集，防止遺失。 二是手勤，校領(lǐng)導(dǎo)或上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)在會(huì)議上的講話稿要及時(shí)收集，必要時(shí)做好講話記錄。 三是腿勤，對(duì)學(xué)校重大活動(dòng)形成的材料，待活動(dòng)結(jié)束后，要主動(dòng)收集歸檔。

1.6 收集要向多元化發(fā)展

豐富館藏，要突破傳統(tǒng)的收集工作定勢(shì)。要從學(xué)校、社會(huì)需要的角度出發(fā)，為檔案的開(kāi)發(fā)利用創(chuàng)造一個(gè)廣闊的空間。 不僅要收集好教學(xué)資料、科研資料、學(xué)生管理資料，還要注重特色檔案和新載體、新門類的檔案材料的收集。只有這樣才能真正建立起館藏豐富，結(jié)構(gòu)合理、富有特色的檔案信息資源保障體系，從而為檔案信息資源的有效利用奠定良好的基礎(chǔ)。

2 檔案工作人員的素質(zhì)

檔案工作人員必須具備良好的素質(zhì)，才能勝任檔案工作。

2.1 愛(ài)崗敬業(yè)

作為一名從事檔案管理工作人員，首先應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到檔案工作是一種責(zé)任重大、最光榮的職業(yè)。只有熱愛(ài)本職工作，具有堅(jiān)定的信念和立場(chǎng)， 具備強(qiáng)烈的責(zé)任心和敬業(yè)奉獻(xiàn)精神以及崇高的職業(yè)道德修養(yǎng)。才有可能把檔案工作做好。 檔案利用工作是一項(xiàng)服務(wù)性工作，因此檔案工作人員要明確服務(wù)方向和服務(wù)對(duì)象。端正態(tài)度，提高服務(wù)質(zhì)量，必須嚴(yán)守國(guó)家秘密，恪守職業(yè)道德和執(zhí)業(yè)紀(jì)律，不要由于利用而泄密。不斷地從學(xué)校檔案的特點(diǎn)和功能出發(fā)，選好服務(wù)角度，找準(zhǔn)服務(wù)的切入點(diǎn)，使檔案工作與學(xué)校發(fā)展建設(shè)的要求合拍，檔案工作才有生機(jī)、有實(shí)效。

2.2 熟悉家底

熟悉家底是做好利用工作的第一步驟，就是要求檔案工作人員要熟悉學(xué)校檔案館保存的各種檔案的門類、 內(nèi)容以及存放庫(kù)存位置，練就“一問(wèn)清” 、“一拿準(zhǔn)” 、 “問(wèn)不倒”的過(guò)硬本領(lǐng)。才能迅速準(zhǔn)確地為利用者提供所需資料。這對(duì)提高查找檔案的效率具有決定的意義。譬如，當(dāng)利用者說(shuō)出查檔內(nèi)容時(shí)，檔案工作人員能及時(shí)判斷出這類檔案的有與無(wú)。 有的，在哪個(gè)全宗，存放在何處，基本上做到心中有底。 沒(méi)有的，也要說(shuō)出原委。只有熟悉了館藏檔案內(nèi)容，才能快速提取案卷，提高工作效率。 熟悉檔案的方法有：①通過(guò)整理、編目熟記一部分檔案；②利用調(diào)卷機(jī)會(huì)熟記一些檔案；③利用空余時(shí)間閱讀一些重要檔案。

2.3 具備溝通能力

檔案利用工作過(guò)程，也是一個(gè)人際互助的過(guò)程。 檔案人員對(duì)利用者的認(rèn)識(shí)、詢問(wèn)問(wèn)題、提供資料利用是通過(guò)雙方有效的交流與溝通來(lái)實(shí)現(xiàn)的。在溝通過(guò)程中，檔案工作人員起著重要的作用，所以溝通能力是檔案工作人員必備的基本功。所以，在檔案利用服務(wù)時(shí)，要求檔案工作人員樹(shù)立“愛(ài)事業(yè)、愛(ài)檔案、愛(ài)查檔利用者”的思想，樹(shù)立“以利用者為中心”的服務(wù)宗旨。在利用者與檔案人員溝通過(guò)程中，深入了解利用者的心理需求，讓對(duì)方感受到被尊重，用鼓勵(lì)和提醒等方式進(jìn)行交流，建立起良好的檔案信息供給與需求的關(guān)系， 營(yíng)造一種和諧友好的氣氛，獲得理想的溝通效果，使查檔利用者愿意來(lái)我們檔案館利用檔案資料。

2.4 提高自身素質(zhì)

檔案是最直接、最原始、最準(zhǔn)確的知識(shí)載體，檔案工作決不只是查查翻翻那樣簡(jiǎn)單，而是一門技術(shù)性、研究性很強(qiáng)的工作。這就要求檔案工作人員，要緊跟時(shí)代和科技發(fā)展的步伐，樹(shù)立終身學(xué)習(xí)思想，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，補(bǔ)充新知識(shí)、新技能，不斷給自己“充電” ，以滿足檔案工作現(xiàn)代化的需要。

3 堅(jiān)持“以人為本,服務(wù)至上”的服務(wù)理念

在提供檔案利用服務(wù)中， 檔案工作人員要有一顆為人民服務(wù)、熱愛(ài)檔案事業(yè)的心。 時(shí)時(shí)把利用者的需要當(dāng)作自己的需要，處處把利用者的困難當(dāng)作自己的困難，設(shè)身處地為利用者著想，要以“以人為本，服務(wù)至上”的服務(wù)理念為工作宗旨。 樹(shù)立以利用者需求為導(dǎo)向的服務(wù)思想，用“四心”貼近利用者。 這樣才能把檔案利用服務(wù)工作做好。

3.1 熱心

對(duì)待來(lái)檔案館利用檔案的同志要熱心，無(wú)論他們職位高低，生人熟人，在檔案利用權(quán)利上他們應(yīng)該是平等的。 檔案工作人員都應(yīng)一視同仁，以平等的態(tài)度熱情接待；對(duì)于需要查找的資料，無(wú)論好找還是難找，都要百找不厭；對(duì)于那些在本檔案館查不到的利用者，也要熱心幫助他們分析所查閱檔案的應(yīng)歸屬哪個(gè)部門。

3.2 細(xì)心

在查找檔案時(shí)要細(xì)心。查閱利用的檔案涉及到的時(shí)間、內(nèi)容、名稱等方面，檔案人員都要細(xì)心詢問(wèn)，不能有半點(diǎn)馬虎。

3.3 耐心

由于利用者不了解檔案工作，特別是對(duì)于那些表達(dá)不清楚自己查閱何種檔案的利用者，檔案工作人員更要主動(dòng)聽(tīng)、用耐心地傾聽(tīng)去消除利用者內(nèi)心的顧慮，準(zhǔn)確無(wú)誤地掌握利用者的需要，讓利用者“帶著問(wèn)題來(lái)，帶著結(jié)果去”。 對(duì)待利用者提出的要求和問(wèn)題要耐心解答。 如有的利用者看了正文，還想看附件；有的要抄錄、有的要復(fù)印等。 工作人員要根據(jù)具體情況給予解決，解決不了的要耐心說(shuō)明原因，使利用者“高興而來(lái)，滿意而去”。

3.4 真心

對(duì)于“急于求成”的利用者，要以誠(chéng)相待，先想辦法穩(wěn)住他們的情緒，幫助他們?cè)谧疃痰臅r(shí)間內(nèi)找到檔案證明材料，以解決他們的燃眉之急；只有真心真意的服務(wù)，才能讓利用者滿意。

4 善于運(yùn)用語(yǔ)言藝術(shù)

在檔案用工作中，檔案工作人員與利用者之間的交往，語(yǔ)言運(yùn)用至關(guān)重量。 其語(yǔ)言溝通意味著雙方進(jìn)行平等交流，體現(xiàn)了一種合作精神。 它從一個(gè)側(cè)面反映出學(xué)校檔案館的綜合形象和服務(wù)觀念、服務(wù)能力及服務(wù)水平。真誠(chéng)、關(guān)切的語(yǔ)言能拉近管理人員和利用者的距離，態(tài)度冷淡生硬，勢(shì)必造成心理上的對(duì)立情緒。在實(shí)際工作中我體會(huì)到，檔案管理人員的重要職責(zé)是：既要熟悉館藏，掌握組卷方法，分析資料的屬性，又要了解利用者，能夠根據(jù)不同類型利用者的利用心理有針對(duì)性的進(jìn)行服務(wù)。不僅要有豐富的專業(yè)知識(shí)，還要善于運(yùn)用語(yǔ)言藝術(shù)。強(qiáng)化利用者服務(wù)語(yǔ)言的人文關(guān)懷，是提升學(xué)校檔案館服務(wù)品質(zhì)的重要一環(huán)。

4.1 語(yǔ)言規(guī)范、準(zhǔn)確

作為檔案工作人員, 其工作語(yǔ)言的基本要求是使用規(guī)范的普通話，避免使用聽(tīng)不懂的方言。 語(yǔ)言表達(dá)要準(zhǔn)確、恰當(dāng)。

4.2 語(yǔ)言簡(jiǎn)潔、得體

與利用者交談的內(nèi)容要言簡(jiǎn)意賅,一步到位。 向利用者解答問(wèn)題時(shí),運(yùn)用恰當(dāng)?shù)皿w的語(yǔ)調(diào),表現(xiàn)出友好、真誠(chéng)的態(tài)度,這樣才能很好地與利用者交流。

4.3 親切的招呼語(yǔ)言

來(lái)有迎聲,問(wèn)有答聲,這是檔案館服務(wù)語(yǔ)言的基本要求。 當(dāng)利用者走進(jìn)檔案館時(shí)要主動(dòng)多用尊敬、謙虛等文明禮貌語(yǔ)言。 如“您好”、“請(qǐng)出示有效證件”、“查檔請(qǐng)登記”、“請(qǐng)稍等”等等。

禁止使用“不知道”“沒(méi)有”等生硬用語(yǔ)或不禮貌用語(yǔ)。

4.4 重視語(yǔ)速、語(yǔ)調(diào)、語(yǔ)氣的使用

語(yǔ)速太快、太慢都容易引起利用者心理上的不易接受；在口氣表達(dá)上多采用和藹商量的語(yǔ)調(diào)，切忌生硬的口氣；多使用親切、委婉、征詢、肯定、啟發(fā)式、協(xié)商式的語(yǔ)氣,禁止使用審問(wèn)式語(yǔ)氣。

4.5 言語(yǔ)內(nèi)容上應(yīng)圍繞利用者查閱方面， 不得涉及與此無(wú)關(guān)的誹謗污蔑別人的問(wèn)題。

5 健全用檔制度

在利用過(guò)程中，常會(huì)出現(xiàn)對(duì)檔案利用中的權(quán)限盲區(qū)問(wèn)題，有的利用者，對(duì)一些憑證式、會(huì)議記錄等檔案原件材料要求復(fù)?。挥械娜舜瞬樵兂煽?jī)和開(kāi)具學(xué)歷證明， 有的為了找人而查詢其登記表中的地址、家庭電話，針對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題，在提供資料同時(shí)，既要積極提供檔案，又不漏機(jī)密，如何解決好利用者與管理者之間矛盾，我認(rèn)為是建立健全規(guī)范化用檔制度。

5.1 建立用檔范圍，有章可循

利用者只能利用與其工作相關(guān)檔案資料，超出工作范疇要經(jīng)過(guò)申請(qǐng)批準(zhǔn)，否則檔案管理人員有權(quán)拒絕調(diào)用。如教師業(yè)務(wù)檔案、黨委及行政會(huì)議記錄、畢業(yè)生驗(yàn)印材料等,只允許在一定范圍內(nèi)利用。

5.2 建立外借手續(xù)

在提供利用時(shí)，對(duì)利用頻繁的案卷盡可能是提供復(fù)印件，以減少對(duì)檔案原件的損壞。利用制度上要明確指出外借檔案一般不提倡借用原件，最好用復(fù)印件，消除利用者的摸糊認(rèn)識(shí)，提高他們對(duì)檔案的保護(hù)意識(shí)。

5.3 建立催還制度

要有嚴(yán)格的用檔時(shí)間限制，提高檔案使用的周轉(zhuǎn)率。

6 不斷創(chuàng)新檔案利用服務(wù)機(jī)制

傳統(tǒng)檔案利用工作服務(wù)機(jī)制，主要形式有：以檔案原件提供利用、以檔案復(fù)制品提供利用、利用檔案內(nèi)容書寫檔案證明提供利用。 服務(wù)方式內(nèi)容主要包括：就地閱覽、檔案借閱、復(fù)制供應(yīng)、檔案咨詢、檔案展覽、目錄交流等。檔案利用服務(wù)工作多數(shù)以閉門守?cái)偅却谜呱祥T的被動(dòng)服務(wù)為主。其服務(wù)的方式、方法、手段都顯得被動(dòng)、內(nèi)容單一、服務(wù)面窄。 難以體現(xiàn)檔案工作的價(jià)值，檔案工作傳統(tǒng)的服務(wù)機(jī)制已不適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求。因此，必須不斷創(chuàng)新學(xué)校檔案工作服務(wù)機(jī)制，因?yàn)樗切畔⒒瘯r(shí)代對(duì)學(xué)校檔案管理工作提出的必然要求。應(yīng)開(kāi)發(fā)更多實(shí)用性的檔案服務(wù)形式。將傳統(tǒng)型與現(xiàn)代型服務(wù)方式相結(jié)合，主動(dòng)地、有針對(duì)性地、形式多樣地將信息傳遞給利用者，擴(kuò)大服務(wù)范疇實(shí)現(xiàn)全方位、多功能滿足利用者信息需求。 向利用者提供靈活的服務(wù)。 如：開(kāi)展送檔上門服務(wù)、傳真送達(dá)服務(wù)、有償服務(wù)、專題性服務(wù)、電話服務(wù)、信函查詢、延長(zhǎng)接待工作時(shí)間、通過(guò)網(wǎng)絡(luò)化開(kāi)展查詢服務(wù)、建立計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)等等多種服務(wù)形式。

7 積極采用現(xiàn)代化科技手段

當(dāng)今信息社會(huì)，采取現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)作為檔案服務(wù)創(chuàng)新手段是完全可行的。 檔案服務(wù)部門要不斷更新檔案技術(shù)設(shè)備和服務(wù)設(shè)施，使服務(wù)技術(shù)更加先進(jìn)，服務(wù)手段更加現(xiàn)代化。

第一，借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)擺脫自我封閉，走向社會(huì)。檔案館可以依托學(xué)校網(wǎng)站建立檔案信息網(wǎng)，開(kāi)展檔案信息網(wǎng)上服務(wù)，由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)可以不受距離限制，能快速準(zhǔn)確地提供信息的查詢，克服了資源利用上的時(shí)空障礙。 這種服務(wù)方式起點(diǎn)高、見(jiàn)效快，影響大。

第二，采用先進(jìn)計(jì)算機(jī)檔案信息管理系統(tǒng)，在檢索工具上多下功夫，運(yùn)用標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、高質(zhì)量、易操作、全方位的計(jì)算機(jī)檢索途徑，取代手工檢索，從而有效地提高學(xué)校檔案利用工作標(biāo)準(zhǔn)化和信息化程度。

第三，開(kāi)展機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。近年來(lái)，衛(wèi)生學(xué)校教學(xué)檔案中的學(xué)生學(xué)籍類檔案成了利用率最高的門類。 為此，建立學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將畢業(yè)生姓名、籍貫等多種信息輸入計(jì)算機(jī)，開(kāi)展學(xué)籍檔案查詢服務(wù)，這樣既方便利用者進(jìn)行學(xué)籍查詢，同時(shí)也有力地打擊假冒文憑現(xiàn)象，通過(guò)學(xué)籍檔案的依據(jù)憑證功能，維護(hù)學(xué)校的形象。這種服務(wù)方式容量大、利用便捷。

第四，運(yùn)用計(jì)算機(jī)多媒體信息技術(shù)，對(duì)學(xué)校的教研檔案信息進(jìn)行深層次開(kāi)發(fā)，將檔案原件中的信息資源轉(zhuǎn)換成新的載體形式，擴(kuò)大學(xué)校教研檔案信息的共享性， 使廣大教職工和學(xué)生可以在不同地點(diǎn)、不同條件下共享學(xué)校檔案信息，從而提高教學(xué)檔案信息的服務(wù)功能。

8 注重編研，服務(wù)利用

學(xué)校檔案中的原始材料是教師在教學(xué)活動(dòng)、學(xué)生在學(xué)習(xí)生活和教學(xué)管理活動(dòng)中形成的真實(shí)記錄，是開(kāi)展學(xué)校檔案利用的基礎(chǔ)。 由于這些第一手材料的原始性，信息內(nèi)容分散不成系統(tǒng)，給利用工作帶來(lái)不便。 只有經(jīng)過(guò)歸納、綜合、篩選等一系列加工和提煉編成編研成品，才能向利用者提供準(zhǔn)確、系統(tǒng)、優(yōu)質(zhì)的檔案信息，提供高層次的檔案信息服務(wù)工作。 因此，檔案工作人員應(yīng)根據(jù)學(xué)校館藏檔案的特點(diǎn)以及了解利用者需求的基礎(chǔ)上，有選擇、有目的地編制多種檢索工具，形成全方位、多角度、多形式的檢索體系，將檔案編研信息集中系統(tǒng)地提供給學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、教職工和學(xué)生利用，以節(jié)省他們查找時(shí)間和精力，減少搜尋之苦，使他們有更多精力和時(shí)間投入到教學(xué)、科研和學(xué)習(xí)之中。如選編校史資料、往屆優(yōu)秀畢業(yè)生的業(yè)績(jī)檔案,對(duì)師生進(jìn)行傳統(tǒng)教育和提高社會(huì)知名度；將本校歷年來(lái)的優(yōu)秀教案匯編成專題匯集，對(duì)提高教師教學(xué)水平,交流教學(xué)經(jīng)驗(yàn)，使學(xué)生得到最佳的教育。 從而了發(fā)揮教學(xué)檔案作用。 還可編制 《大事記匯編》、《學(xué)校榮譽(yù)匯編》、《學(xué)校規(guī)章制度匯編》、《教學(xué)科研成果匯編》等等編研材料。

9 做好檔案利用信息服務(wù)反饋

學(xué)校檔案館通過(guò)各種途徑將信息傳遞給利用者，此時(shí)檔案服務(wù)活動(dòng)并沒(méi)用結(jié)束，為了了解檔案的服務(wù)行為、服務(wù)項(xiàng)目在學(xué)校和社會(huì)服務(wù)活動(dòng)中的效果，還需要做好檔案利用信息服務(wù)的反饋工作。 信息服務(wù)效果的反饋，是指導(dǎo)檔案利用信息服務(wù)不斷調(diào)整,更好地運(yùn)行的科學(xué)手段。其目的就是通過(guò)對(duì)利用信息服務(wù)所產(chǎn)生的反饋信息進(jìn)行分析研究并及時(shí)采取措施。從中發(fā)現(xiàn)檔案在收集、整理、鑒定等基礎(chǔ)工作中的缺陷。及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，促進(jìn)改善學(xué)校檔案服務(wù)工作，從而提高工作效率。學(xué)校檔案利用部門要針對(duì)提供利用過(guò)程中出現(xiàn)的各類情況向整個(gè)檔案工作提供反饋信息。 例如，在利用過(guò)程中查全率、查準(zhǔn)率不高，是否是檔案收集不全、檢索渠道的不通暢；利用效果不理想是否是因?yàn)榉诸惙椒ú豢茖W(xué)；服務(wù)中發(fā)生爭(zhēng)執(zhí)是否與利用手續(xù)過(guò)于繁鎖；以及利用者對(duì)現(xiàn)存檔案實(shí)際利用的評(píng)價(jià)滿意程度等等。檔案部門如果能及時(shí)主動(dòng)收集、整理、分析各種反饋信息，通過(guò)因果互動(dòng)的反饋機(jī)制，就可避免在服務(wù)工作中的盲目性，使檔案信息服務(wù)走向良性發(fā)展的軌道。

以上所述是我對(duì)提高檔案利用率的幾點(diǎn)看法。在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢(shì)下，檔案管理利用工作有其新要求、新內(nèi)容、新特點(diǎn)和新方法。 作為學(xué)校檔案管理人員應(yīng)不懈努力、與時(shí)俱進(jìn)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，要多方位地了解學(xué)校在不同時(shí)期對(duì)檔案的需求，強(qiáng)化檔案館的社會(huì)功能，從而探索出利用工作的新規(guī)律。轉(zhuǎn)變觀念，積極主動(dòng)參與到學(xué)校各項(xiàng)工作中去，強(qiáng)化責(zé)任心，提高檔案的利用率，更好地為學(xué)校及社會(huì)服務(wù)。