淺談如何實(shí)現(xiàn)科技檔案館的信息化建設(shè)

李 楊

隨著科技進(jìn)步和信息化時代的到來,科技檔案館收集到的電子文件及其他新型檔案越來越多,科技檔案館的開放性要求越來越高,檔案工作的內(nèi)容越來越細(xì),科技檔案館的職能從單純的倉儲式保管科技檔案衍生到以計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為平臺的對科技檔案信息的采集、傳播與共享。傳統(tǒng)封閉型的檔案管理模式越來越難以適應(yīng)科技工作和信息技術(shù)形勢發(fā)展的需要,越來越不能滿足高效管理利用科技檔案和以服務(wù)性為目標(biāo)的開放性要求?？萍紮n案館由傳統(tǒng)管理模式向信息化建設(shè)轉(zhuǎn)變已勢在必行。本文就如何實(shí)現(xiàn)科技檔案館的信息化建設(shè)提出淺見。

一、信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

具有良好性能的信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是科技檔案館信息化建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ),也是信息化系統(tǒng)安全、穩(wěn)定、高效運(yùn)行的平臺和保證。信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)可分為三部分:

(一)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)

根據(jù)不同的服務(wù)對象,科技檔案館的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)可分為兩個層次:供科技檔案館內(nèi)部辦公的內(nèi)部網(wǎng)、面向科技機(jī)構(gòu)、科研單位提供服務(wù)的公眾網(wǎng)。

內(nèi)部網(wǎng)主要以科技檔案館為對象提供內(nèi)部服務(wù),其主要職能包括:收集科技檔案;將收集到的科技檔案進(jìn)行加工、組織與存儲;為其日常檢索提供信息服務(wù);向公眾網(wǎng)提供數(shù)據(jù)支持。公眾網(wǎng)以各科技機(jī)構(gòu)、科研單位為服務(wù)對象,其主要職能包括:采集科技檔案信息到信息采集與預(yù)處理系統(tǒng);向各類科技機(jī)構(gòu)、科研單位及有需要的社會公眾提供多種形式的技術(shù)咨詢、科技檔案資料查詢、瀏覽服務(wù)及一些個性化服務(wù)。

(二)硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

科技檔案館的信息化系統(tǒng)要實(shí)現(xiàn)其職能,必須要建設(shè)支持海量存儲的分布式檔案資源數(shù)據(jù)庫和支持大規(guī)模并發(fā)用戶的訪問服務(wù)器。這就需要配備一些硬件設(shè)備,主要包括:掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等輸入設(shè)備;計算機(jī)、交換機(jī)、路由器、防火墻、高性能服務(wù)器等網(wǎng)絡(luò)設(shè)備;SAN存儲器、NAS存儲器、光盤、磁帶等存儲設(shè)備。由于科技檔案固有的珍貴性和保密性,在科技檔案館信息化建設(shè)中,還必須考慮安全和保密的問題。必須對內(nèi)部網(wǎng)和公眾網(wǎng)實(shí)現(xiàn)物理分離,內(nèi)部網(wǎng)與公眾網(wǎng)通過脫機(jī)存儲設(shè)備來進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。

(三)軟件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

科技檔案館的信息化系統(tǒng)運(yùn)行必須要有相應(yīng)的軟件基礎(chǔ)作為支撐。軟件可以分為系統(tǒng)軟件與應(yīng)用軟件兩大類。系統(tǒng)軟件包括:計算機(jī)的監(jiān)控管理程序、數(shù)據(jù)庫管理程序及操作系統(tǒng)。其中操作系統(tǒng)是整個信息化系統(tǒng)運(yùn)行的基礎(chǔ)。為保證科技檔案的真實(shí)、完整、安全、高效管理,應(yīng)遵循通用、可靠、成熟、方便維護(hù)等原則對操作系統(tǒng)進(jìn)行選型。應(yīng)用軟件是用戶為解決某些具體應(yīng)用問題而編制的程序。為實(shí)現(xiàn)科技檔案的信息化管理,科技檔案館要集中力量進(jìn)行科技檔案管理軟件、全文檢索軟件等數(shù)據(jù)庫與管理軟件的開發(fā)。

二、信息化資源建設(shè)

信息化資源建設(shè)是科技檔案館信息化建設(shè)的絕對基礎(chǔ)、核心和關(guān)鍵,也是衡量科技檔案信息化水平的重要標(biāo)志。沒有廣泛的科技檔案信息資源作為內(nèi)容,科技檔案館的信息化建設(shè)也就成了無源之水、無本之木。

科技檔案館的信息化資源建設(shè)主要包括兩個方面的重要內(nèi)容。一是存量科技檔案的數(shù)字化。就是將現(xiàn)存的大量各種傳統(tǒng)載體形式的科技檔案,應(yīng)用先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)轉(zhuǎn)換成計算機(jī)可識別的數(shù)據(jù),由計算機(jī)來管理、檢索、查詢、利用。主要包括目錄數(shù)字化、全文數(shù)字化以及音頻視頻檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換等。二是增量科技檔案的電子化。就是確保今后新增科技檔案是電子或數(shù)字形式的檔案,逐步取消紙質(zhì)文件與電子文件的歸檔雙軌制,徹底實(shí)現(xiàn)科技檔案的電子化、數(shù)字化。

在科技檔案館的信息化資源建設(shè)中,要注重拓寬科技檔案的采集視野,加大信息采集力度,不斷增大科技檔案信息資源的規(guī)模和覆蓋的廣度,要以檔案室為中心主動“輻射性”地而不是被動“集中式”地采集資源,把應(yīng)該屬于科技檔案范疇的信息全部采集到,不能局限于被動報送的封閉材料的范圍內(nèi),要把科技檔案信息資源深入挖掘出來,使科技檔案館成為科技檔案信息資源的集結(jié)地,確?？萍紮n案信息資源庫建立的完整、準(zhǔn)確、及時、科學(xué)。

三、信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)

信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè),是對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標(biāo)識、描述、存儲、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面,制定標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范,并指導(dǎo)實(shí)施的過程。檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范相當(dāng)于信息高速公路上的“交通規(guī)則”,對于確保計算機(jī)管理的檔案信息和網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的安全、暢通,具有十分重大的意義。信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)是確?？萍紮n案館信息化建設(shè)循序漸進(jìn)、有章可循的重要保障。如果沒有或者不遵循標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,那么文檔格式以及數(shù)據(jù)庫將是五花八門,無法開展管理,科技檔案館的信息化建設(shè)也將是一團(tuán)亂麻。

科技檔案館的信息化建設(shè)必須遵循以下三個方面的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范:

(一)管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是對電子文件、檔案信息進(jìn)行管理的一套規(guī)則,包括計算機(jī)安全法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn),數(shù)字檔案信息資源合法性的確認(rèn)等。目前,國務(wù)院及有關(guān)部門頒布了一系列計算機(jī)安全的法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn),如:《中華人民共和國計算機(jī)信息系統(tǒng)安全保護(hù)條例》、《計算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)國際聯(lián)網(wǎng)安全保護(hù)管理辦法》、《計算機(jī)病毒防治的辦法》等。

(二)業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是對電子文件、檔案業(yè)務(wù)處理的規(guī)范,其范圍包含電子文件、檔案的術(shù)語標(biāo)準(zhǔn)及管理規(guī)范。它包括與檔案信息化建設(shè)相關(guān)的術(shù)語標(biāo)準(zhǔn)、資源的標(biāo)識、描述數(shù)字檔案文件格式、元數(shù)據(jù)格式、對象數(shù)據(jù)格式等標(biāo)準(zhǔn)。目前國家已頒發(fā)了《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》、《電子文件歸檔及管理規(guī)范》等。

(三)技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范包括電子文件、檔案的數(shù)據(jù)存儲壓縮格式規(guī)范、數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、數(shù)據(jù)加密、水印技術(shù)規(guī)范等。目前已經(jīng)制定的標(biāo)準(zhǔn)有《信息交換用七位編碼字符集》、《信息交換用漢字編碼字符集》等。正在制定的標(biāo)準(zhǔn)有《電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)》、《電子文件管理細(xì)則》等。

此外,科技檔案館還要根據(jù)行業(yè)特點(diǎn),自主制定數(shù)字檔案信息的采集與存儲標(biāo)準(zhǔn)、科技檔案信息管理軟件標(biāo)準(zhǔn)、科技檔案信息安全標(biāo)準(zhǔn)等。

四、信息化人才隊伍建設(shè)

信息化人才隊伍建設(shè)是科技檔案館信息化建設(shè)的人力基礎(chǔ)和保障。沒有信息化人才對信息化建設(shè)的實(shí)踐和探索,科技檔案館的信息化建設(shè)就只能是一句空話。

在科技檔案館的信息化人才隊伍建設(shè)過程中,要注重發(fā)現(xiàn)和努力培養(yǎng)既掌握信息技術(shù),又了解檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型檔案管理人才。這些人才是檔案信息化的組織者、管理者,不僅是當(dāng)今科技檔案館信息化建設(shè)的需要,也是今后信息化條件下檔案工作各項(xiàng)管理的需要。這些人才不僅要熟悉檔案業(yè)務(wù)知識,具備良好的政治素質(zhì)、文化素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì),還要有信息素質(zhì),即快速獲取信息、準(zhǔn)確使用信息和正確評估信息價值的能力。此外,創(chuàng)新素質(zhì)也是必不可少的。沒有創(chuàng)新,檔案業(yè)務(wù)就會越來越萎縮,而失去其自身的價值。同時需要具有較高的科學(xué)決策和組織能力,能夠科學(xué)規(guī)劃和貫徹落實(shí)科技檔案館信息化建設(shè)的各項(xiàng)目標(biāo)和任務(wù),有效地組織將信息技術(shù)結(jié)合應(yīng)用于科技檔案工作領(lǐng)域,實(shí)現(xiàn)信息化條件下科技檔案工作的不斷創(chuàng)新。

總之,檔案信息化建設(shè)是檔案工作的一個十分重要的發(fā)展趨勢。科技檔案館必須從實(shí)際出發(fā),加快檔案信息化建設(shè)的步伐,以達(dá)到檔案管理自動化、檔案信息數(shù)字化、信息存儲海量化、信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化和信息利用共享化的目的。