關(guān)于鐵路建設(shè)檔案信息化建設(shè)的若干思考

閆學謙

（山東省招遠市鐵路建設(shè)服務(wù)中心，山東 招遠 265400）

檔案的作用在于記錄相關(guān)信息，具有社會學、實效性、價值性和教育性，對任何企業(yè)或者企業(yè)主管部門來說，檔案管理均具有重要的意義?，F(xiàn)如今鐵路建設(shè)成飛速發(fā)展的趨勢，鐵路的檔案信息化建設(shè)也是鐵路發(fā)展的重要組成部分之一?，F(xiàn)如今鐵路建設(shè)相關(guān)工作，如前期環(huán)評、征遷、規(guī)劃等各項手續(xù)辦理工作，協(xié)調(diào)工作，服務(wù)項目建設(shè)，需要管理的檔案資料繁多，因此加強鐵路檔案信息化建設(shè)十分重要。保證檔案管理工作的科學合理性，為鐵路建設(shè)單位提供更好的服務(wù)。

1 檔案信息化建設(shè)概述

1）含義。檔案信息化指的是檔案管理工作模式的更新，傳統(tǒng)模式下檔案管理工作的中心在于對實體檔案的保存，而信息化建設(shè)的目標便是實現(xiàn)對數(shù)字檔案的保存。通過數(shù)字化信息技術(shù)，為企業(yè)提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。檔案信息化建設(shè)需要對檔案信息進行數(shù)字化及網(wǎng)絡(luò)化處理，完成信息的共享[1]。檔案信息化建設(shè)的過程中，工作人員需要使用多種先進技術(shù)方法，例如數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、掃描技術(shù)等，將傳統(tǒng)紙質(zhì)文件以電子的形式儲存在系統(tǒng)中，建立相應(yīng)的檔案信息庫。

2）可行性?，F(xiàn)如今科技發(fā)展迅速，信息技術(shù)得到了各行各業(yè)的廣泛應(yīng)用，這也為提高管理水平，加快信息化建設(shè)提供了捷徑?，F(xiàn)如今，幾乎所有的企業(yè)都具備計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，工作人員也可以進行相關(guān)操作，完成相應(yīng)的檔案處理工作。越來越多的企業(yè)開始進行檔案信息化建設(shè)，為檔案管理工作提供經(jīng)驗。信息化技術(shù)是檔案信息化建設(shè)的技術(shù)保障，有助于保證檔案管理工作的規(guī)范化，促進企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展。目前我國也出臺了諸多檔案管理條例，提高了企業(yè)對檔案信息化建設(shè)的重視度，有助于促進檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

2 當前鐵路建設(shè)檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

1）鐵路檔案管理存在的問題。（1）檔案管理模式滯后。傳統(tǒng)鐵路檔案管理模式的主要實現(xiàn)形式多為文本及聲像資料，例如如果需要使用鐵路建設(shè)征遷手續(xù)辦理相關(guān)檔案，利用項目規(guī)劃資料辦理相關(guān)用地手續(xù)等等，都需要在檔案室進行查詢，對相關(guān)文本進行打印。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展以及環(huán)境的變化，信息更加注重實效性，人們習慣通過信息系統(tǒng)快捷地得到相關(guān)信息，對其進行使用。傳統(tǒng)鐵路檔案管理模式對檔案使用的快捷性造成一定的影響。（2）缺乏對檔案管理工作的重視。對鐵路系統(tǒng)來說，很多企業(yè)、企業(yè)主管單位缺乏對檔案管理工作的重視，工作人員的責任意識明顯不足。鐵路站段整合后嚴重忽視檔案管理工作。在新時代的大背景下，全新的載體、門類及領(lǐng)域等檔案不斷涌出，對工作人員的能力也提出了更高的要求，但是一些工作人員綜合素質(zhì)低下，業(yè)務(wù)操作不熟練，無法落實檔案管理工作，工作主動性不佳，對檔案管理信息化建設(shè)造成嚴重阻礙[2]。（3）不具備相應(yīng)的激勵制度。鐵路企業(yè)均為國有企業(yè)，在市場經(jīng)濟飛速發(fā)展的趨勢下，管理體制沒有緊跟時代發(fā)展潮流。檔案管理工作不具備相應(yīng)的激勵機制，靈活性不佳，并且工作人員的薪酬待遇不佳，對其工作積極性造成一定的影響。

2）鐵路建設(shè)檔案信息化建設(shè)存在的問題。（1）管理制度滯后。鐵路檔案信息化建設(shè)需要有效的制度保障，但是結(jié)合現(xiàn)狀分析，目前檔案管理制度相對落后，很多企業(yè)或者企業(yè)主管單位仍使用傳統(tǒng)制度，不符合時代發(fā)展需求，不利于開展檔案信息化建設(shè)，對檔案管理工作的質(zhì)量和效率造成嚴重影響，并且在信息化建設(shè)過程中，開發(fā)和使用檔案沒有相應(yīng)的控制標準體系，阻礙信息化建設(shè)的發(fā)展。（2）人才和資金的匱乏。信息化建設(shè)勢必需要大量的專業(yè)人才，人才質(zhì)量也決定信息化建設(shè)的水平。但是鐵路檔案管理工作人才匱乏，主要原因在于領(lǐng)導層的不重視以及相應(yīng)培訓機制的缺失，直接導致檔案管理工作人員素質(zhì)參差不齊，并且工作人員流動性較強，不符合管理人才的要求。除此之外，工作人員缺乏系統(tǒng)全面的教育培訓，綜合素質(zhì)參差不齊，不符合信息化建設(shè)的要求。因此，檔案管理工作人員不僅需要具備充足的檔案管理經(jīng)驗，同時還需要全面掌握相關(guān)信息技術(shù)的使用方法，能夠在工作中熟練應(yīng)用。但是鐵路部門缺乏對工作的重視，資金投入力度明顯不足，對信息化建設(shè)的發(fā)展形成阻礙[3]。

3 鐵路建設(shè)檔案信息化建設(shè)措施

1）強化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。檔案信息化建設(shè)的前提便是完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，對鐵路企業(yè)、鐵路建設(shè)管理單位來說，需要加強對檔案信息化建設(shè)的重視，就要加大資金支持力度，強化硬件設(shè)施建設(shè)，營造安全高效的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。首先需要配備檔案數(shù)字化設(shè)備，結(jié)合鐵路建設(shè)服務(wù)情況，引進容量較高、運行速率較高的服務(wù)器，為檔案工作管理的開展提供技術(shù)保障，提高信息處理速度，確保各類電子檔案文件得到合理的管理和應(yīng)用。同時需要優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)體系，保證信息資源的實時共享。最后需要強化檔案信息安全建設(shè)，確保鐵路系統(tǒng)檔案網(wǎng)絡(luò)平臺的安全性，保證數(shù)字檔案信息的安全性，不僅需要在軟硬件設(shè)施上做好安全保障工作，還需要建立完善的安全管理機制。

2）建立數(shù)字檔案資源。鐵路建設(shè)檔案信息化建設(shè)的重心在于檔案信息資源的建設(shè)，并且檔案信息資源建設(shè)是一項長期系統(tǒng)性工作。檔案部門在接收實體檔案的過程中也需要接收電子檔案。對檔案歸檔的過程中，明確實體檔案及電子檔案的儲存期限、順序等，提高管理水平。檔案信息資源建設(shè)過程中，需要提高電子檔案收集水平，做好數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作，全面更新和轉(zhuǎn)換傳統(tǒng)工作模式，提高鐵路建設(shè)檔案的信息化管理水平。

3）完善管理體系。傳統(tǒng)檔案管理模式相對落后，因此，鐵路企業(yè)和鐵路建設(shè)主管單位需要完善管理體系，為鐵路建設(shè)檔案信息化建設(shè)提供保障?，F(xiàn)如今檔案載體呈飛速發(fā)展，致使管理方法也變得更加現(xiàn)代、先進，信息化建設(shè)有助于提高檔案管理工作質(zhì)量。鐵路企業(yè)需要結(jié)合電子文件特點，使電子檔案管理工作規(guī)范化，明確工作人員的職責，確保相關(guān)工作的順利進行，提高檔案管理科學化水平[4]。

4）建立專門的系統(tǒng)和服務(wù)平臺。檔案管理系統(tǒng)需要具備收集、管理、保存及應(yīng)用幾項基本功能，并且還需要保證數(shù)據(jù)的恢復及備份、日志管理、權(quán)限管理及安全維護等功能。系統(tǒng)能夠接受電子文件及相關(guān)數(shù)據(jù)，收集關(guān)鍵信息，實現(xiàn)檔案管理工作的數(shù)字化發(fā)展，保證資料的真實性和完整性。對于鐵路系統(tǒng)中的電子檔案，需要對其進行及時脫機歸檔，同時移交電子及紙質(zhì)版檔案，合理保存[5]。

4 結(jié)語

綜上所述，在新時代的大背景下，檔案管理工作無論是對企業(yè)管理主管單位來說，還是對鐵路企業(yè)來說變得愈發(fā)重要。鐵路企業(yè)需要加強對檔案管理工作的重視，促進鐵路建設(shè)檔案的信息化建設(shè)，進一步提高鐵路企業(yè)檔案管理工作的質(zhì)量及效率。企業(yè)建設(shè)服務(wù)主管單位要注重檔案信息化、規(guī)范化、制度化管理，建立起從項目規(guī)劃、立項、用地、征遷、建設(shè)、開通運營等閉環(huán)式檔案資料數(shù)據(jù)庫。首先最重要的就是工作人員需要及時發(fā)現(xiàn)檔案管理工作及信息化建設(shè)過程中存在的問題，全面分析問題，采取有效的解決措施解決問題，保證檔案管理工作的有序開展，促進其信息化建設(shè)。