新形勢(shì)下高校二級(jí)學(xué)院辦公室工作芻議

王同亮

【摘 要】本文結(jié)合筆者工作實(shí)踐,對(duì)新時(shí)期、新形勢(shì)下高校二級(jí)學(xué)院辦公室工作的主要職能進(jìn)行了闡述分析,并通過(guò)研判當(dāng)前高校二級(jí)學(xué)院辦公室工作中不適應(yīng)科學(xué)發(fā)展要求的顯著問(wèn)題,提出了提高當(dāng)前辦公室工作的若干建議?！娟P(guān)鍵詞】高校 學(xué)院 辦公室工作隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入,我國(guó)高等教育進(jìn)入了前所未有的大發(fā)展時(shí)期。從1999年開(kāi)始,高校擴(kuò)招穩(wěn)步推進(jìn),高校學(xué)生和教師數(shù)量不斷增加,教學(xué)任務(wù)、專業(yè)設(shè)置、學(xué)生管理等方面的工作均發(fā)生了很大的變化,許多高校紛紛將原系級(jí)建制改為二級(jí)學(xué)院建制,從整體管理架構(gòu)上全面適應(yīng)高等教育發(fā)展的要求。二級(jí)學(xué)院作為高?；鶎訂挝?是高校教學(xué)、科研、后勤管理等工作的具體化延伸,其辦公室則是各項(xiàng)具體事務(wù)的直接組織管理部門(mén),處在承上啟下、協(xié)調(diào)左右、保證行政管理工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的樞紐位置,其工作內(nèi)容涵蓋教學(xué)、科研、行政、檔案、圖書(shū)設(shè)備、財(cái)務(wù)、公務(wù)接待等諸多方面。因此,高校辦公室管理水平的高低,直接影響學(xué)校教育、科研、管理工作的效率。在新形勢(shì)下,實(shí)事求是地根據(jù)二級(jí)學(xué)院的新特點(diǎn),研究辦公室的管理和建設(shè)工作就顯得十分重要。一、 高校二級(jí)學(xué)院辦公室工作職能高校二級(jí)學(xué)院辦公室是一個(gè)綜合職能部門(mén),更是一個(gè)服務(wù)機(jī)構(gòu),是學(xué)院運(yùn)轉(zhuǎn)是否順暢、成效是否優(yōu)良的關(guān)鍵。結(jié)合工作實(shí)際,筆者認(rèn)為,辦公室的工作職能主要體現(xiàn)在輔助、協(xié)調(diào)、服務(wù)三個(gè)層面。1、服務(wù)職能“服務(wù)”應(yīng)該是辦公室工作最顯著和最重要的職能,為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù),為老師服務(wù),為學(xué)生服務(wù),不論事大事小,不論輕重緩急,辦公室的工作時(shí)時(shí)處處皆是服務(wù)。辦公室是一個(gè)學(xué)院對(duì)內(nèi)工作的樞紐,對(duì)外工作的窗口,歸根結(jié)底其服務(wù)職能是為教學(xué)科研服務(wù),是高校教學(xué)研究、服務(wù)社會(huì)的集中體現(xiàn)。2、輔助職能在高校二級(jí)學(xué)院擔(dān)任領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)的人員大多是某學(xué)科的主要學(xué)術(shù)帶頭人,他們不但要承擔(dān)大量的教學(xué)科研任務(wù),還要負(fù)責(zé)學(xué)院行政領(lǐng)導(dǎo)工作。辦公室作為學(xué)院的“中樞”,應(yīng)當(dāng)做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手,為領(lǐng)導(dǎo)的決策和執(zhí)行提供輔助,保證整個(gè)學(xué)院工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。3、協(xié)調(diào)職能“協(xié)調(diào)”在《現(xiàn)代漢語(yǔ)詞典》中的解釋為:“配合得適當(dāng)”,具體到辦公室工作中,就是使涉及到學(xué)院工作的各個(gè)方面要有機(jī)結(jié)合,和諧運(yùn)轉(zhuǎn)。作為基層行政單位,辦公室承擔(dān)著綜合性、整體性的協(xié)調(diào)職能。其中包括學(xué)校和學(xué)院的協(xié)調(diào),學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和教職員工、學(xué)生的協(xié)調(diào),與校內(nèi)其他學(xué)院的協(xié)調(diào),而且還包括學(xué)院與外界單位的協(xié)調(diào)等等,上下、內(nèi)外、左右互通互融,對(duì)在新形勢(shì)、新時(shí)期下出現(xiàn)的各種問(wèn)題做出快速、合適的反應(yīng),保障各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展。二、當(dāng)前高校二級(jí)學(xué)院辦公室工作中存在的顯著問(wèn)題毋庸置疑,隨著經(jīng)濟(jì)的持續(xù)快速發(fā)展和社會(huì)的全面進(jìn)步,特別是在高校擴(kuò)大辦學(xué)規(guī)模、加快教學(xué)科研發(fā)展水平和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的新形勢(shì)下,高校二級(jí)學(xué)院辦公室工作面臨著新的挑戰(zhàn),存在一些不適應(yīng)發(fā)展要求的顯著問(wèn)題。1、對(duì)辦公室工作的職能定位認(rèn)識(shí)不足長(zhǎng)期以來(lái),雖然辦公室是作為“中樞系統(tǒng)”在開(kāi)展工作,但是更多的是承擔(dān)一些事務(wù)性的工作,工作主動(dòng)性強(qiáng)但創(chuàng)新性不夠,工作常規(guī)性強(qiáng)但務(wù)實(shí)性欠缺,工作繁瑣但效率不高。高校二級(jí)學(xué)院辦公室要發(fā)揮其最大功效,為領(lǐng)導(dǎo)和師生提供一流的服務(wù),在高校改革中起到更大的作用,就必須將辦公室工作融入到社會(huì)大變革和教育大發(fā)展的氛圍之中,用科學(xué)發(fā)展觀指導(dǎo)具體工作實(shí)踐,用動(dòng)態(tài)的眼光發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,用創(chuàng)新的思維考慮問(wèn)題,用發(fā)展的舉措解決問(wèn)題。2、辦公室工作人員的整體素質(zhì)有待提升人才是辦公室管理中最重要的資源,時(shí)代在發(fā)展,社會(huì)在進(jìn)步,辦公室人員的素質(zhì)也理應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)。但現(xiàn)實(shí)情況是,高校對(duì)辦公室人員存在“重使用,輕培訓(xùn)”的傾向,辦公室人員參與學(xué)習(xí)與培訓(xùn)的機(jī)會(huì)很少,在思想、業(yè)務(wù)方面與現(xiàn)代化高校管理需求還存在一定差距。同時(shí),一些高校將不承擔(dān)教學(xué)、科研任務(wù)的人員安排在辦公室工作,其中有些人員文化水平不高,有的對(duì)高校行政管理了解不夠,容易出現(xiàn)“官本位”、工作效率低下等情況,造成辦公室工作人員的整體素質(zhì)不高的情況。三、新形勢(shì)下提升高校二級(jí)學(xué)院辦公室工作水平的幾點(diǎn)建議二級(jí)學(xué)院辦公室在高校基層管理中起著舉足輕重的作用,積極提高二級(jí)學(xué)院辦公室工作水平刻不容緩。筆者結(jié)合工作實(shí)踐,對(duì)提升辦公室工作水平提出以下幾點(diǎn)建議:1、提高工作認(rèn)識(shí),強(qiáng)化協(xié)調(diào)服務(wù)意識(shí)提高認(rèn)識(shí)觀念是行動(dòng)的先導(dǎo)。作為高校管理的基層部門(mén)要認(rèn)真分析研判當(dāng)前高校辦公室工作中面臨的新形勢(shì)與新問(wèn)題,明確其新的職能定位與具體業(yè)務(wù)內(nèi)容,明確辦公室人員的具體職責(zé),這就要求辦公室人員不斷學(xué)習(xí)新的管理觀念和業(yè)務(wù)內(nèi)容,只有這樣才能順利完成新形勢(shì)下的新任務(wù)。在辦公室的工作中,要著重強(qiáng)調(diào)協(xié)調(diào)與服務(wù)職能。學(xué)院辦公室工作綜合繁雜,沒(méi)有協(xié)調(diào)意識(shí)或者協(xié)調(diào)意識(shí)淡薄都不可能保障工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)。增強(qiáng)協(xié)調(diào)意識(shí),才能做到順利溝通上下、暢通聯(lián)系左右、和諧處理內(nèi)外。同時(shí),學(xué)院辦公室工作人員要明確“服務(wù)”是第一職能。要樹(shù)立以教師為本、學(xué)生為本的服務(wù)理念,讓辦公室工作從偏重于簡(jiǎn)單照章辦事轉(zhuǎn)變?yōu)樵诠ぷ髦胁粩鄤?chuàng)新;從單純地收發(fā)傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榧仁瞻l(fā)傳遞又綜合處理信息;從憑經(jīng)驗(yàn)辦事轉(zhuǎn)變?yōu)閷?shí)行科學(xué)化管理,徹底改變那種只當(dāng)“傳達(dá)室”、“收發(fā)室”的傳統(tǒng)工作方式,用改革創(chuàng)新精神不斷提升辦公室的服務(wù)職能、服務(wù)質(zhì)量與服務(wù)水平。2、規(guī)范制度建設(shè),提升工作的科學(xué)性辦公室工作千頭萬(wàn)緒,瑣碎繁雜,這就要求在制度建設(shè)上做到科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)、有序、規(guī)范。辦公室要根據(jù)新的形勢(shì)需要制定一些新的規(guī)章制度,如《工作人員行為準(zhǔn)則》、《財(cái)務(wù)管理規(guī)定》、《車輛管理規(guī)定》、《辦公室服務(wù)承諾》等,要在原有的各項(xiàng)常規(guī)工作的規(guī)章制度基礎(chǔ)上,結(jié)合新情況不斷進(jìn)行修訂和完善。要通過(guò)規(guī)定崗位職責(zé),實(shí)行目標(biāo)管理,形成分工合理、職責(zé)明確的運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制,處理好分工與協(xié)作的關(guān)系,做到分時(shí)各盡其職,合時(shí)齊心協(xié)力,使各項(xiàng)工作都能落到實(shí)處。用規(guī)章制度和崗位職責(zé)引導(dǎo)各項(xiàng)工作流暢運(yùn)轉(zhuǎn), 有效避免閑時(shí)無(wú)所事事、忙時(shí)手忙腳亂的現(xiàn)象,不斷提高辦公室的整體運(yùn)轉(zhuǎn)效率。3、抓好隊(duì)伍建設(shè),強(qiáng)化人員素質(zhì)與技能辦公室人員素質(zhì)的高低,是能否做好服務(wù)工作的前提和基礎(chǔ)。每一位辦公室工作人員代表的都是整個(gè)辦公室乃至整個(gè)學(xué)院的形象。在注重團(tuán)隊(duì)協(xié)作的同時(shí)也要注意培養(yǎng)好每個(gè)工作人員,要通過(guò)學(xué)習(xí)、崗前培訓(xùn)和在崗培訓(xùn)等,抓好隊(duì)伍建設(shè),不斷加強(qiáng)工作人員的理論修養(yǎng)和業(yè)務(wù)素質(zhì)。同時(shí),作為辦公室工作人員,在努力工作的同時(shí),也要注重主動(dòng)學(xué)習(xí)與主動(dòng)提高。首先應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)政治理論學(xué)習(xí),提高思想認(rèn)識(shí)水平,增強(qiáng)服務(wù)意識(shí),從而有效地提高辦公室的工作水平、質(zhì)量和績(jī)效。其次,辦公室工作人員應(yīng)當(dāng)提高文化素質(zhì),只有全方位地提高文化素質(zhì),才能全面提高組織協(xié)調(diào)能力、綜合分析能力、處理突發(fā)事件的應(yīng)變能力、操作現(xiàn)代化辦公設(shè)備的能力。第三,辦公室工作人員還必須提高業(yè)務(wù)素質(zhì),這是順利完成崗位工作任務(wù)的根本保證。4、加強(qiáng)信息化建設(shè),逐步實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展,信息化管理和辦公自動(dòng)化成為現(xiàn)代高校辦公室工作的基本訴求。學(xué)院辦公室要充分認(rèn)識(shí)到辦公自動(dòng)化對(duì)提升學(xué)院整體形象,提高工作效率與服務(wù)水平等方面的顯著作用,擺脫長(zhǎng)期以來(lái)基于紙質(zhì)的傳統(tǒng)辦公方式,逐步實(shí)現(xiàn)向依托計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和電子數(shù)據(jù)的無(wú)紙化辦公的根本性轉(zhuǎn)變,實(shí)現(xiàn)辦公室工作事務(wù)的信息化、自動(dòng)化、系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化。用方便、快捷、高效的現(xiàn)代化辦公手段提高辦公室工作的效率,用工作實(shí)效樹(shù)立辦公室的良好形象。參考文獻(xiàn):[1] 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