試論高校二級學院辦公室主任角色定位與素質(zhì)構(gòu)成

姚海洪

【摘 要】本文結(jié)合新時期高等學校二級學院辦公室工作面臨的環(huán)境與特點,分析了高校二級學院辦公室主任在工作中的角色定位與素質(zhì)構(gòu)成。合格的辦公室主任應(yīng)該做好服務(wù)員、協(xié)調(diào)員、信息員、宣傳員,并具有較強的政治素質(zhì)、文化素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)?！娟P(guān)鍵詞】高校 二級學院 辦公室主任 角色 素質(zhì)隨著我國社會經(jīng)濟的持續(xù)快速發(fā)展特別是科教興國戰(zhàn)略的深入推進,高等學校的發(fā)展也駛?cè)肓丝燔嚨馈＝逃蟀l(fā)展要求高等學校必須適應(yīng)經(jīng)濟與社會發(fā)展的需要,調(diào)整思路,創(chuàng)新理念,與時俱進地促進辦學模式、管理體制的變革,不斷提升人才培養(yǎng)、科學研究、社會服務(wù)的質(zhì)量與水平。在高校管理構(gòu)架中,二級學院是教學、科研、管理的第一線,是高校人文精神、辦學水平的集中體現(xiàn)。高校二級學院辦公室作為學院的中樞機構(gòu),承擔著承上啟下、溝通左右、協(xié)調(diào)內(nèi)外的重要職責,是學院整體工作正常有序開展的有力保障。辦公室工作具有頭緒多、要求高、難度大的特點,這就對辦公室工作負責人——辦公室主任提出了較高的要求。本文將結(jié)合高校二級學院辦公室工作的特點,闡釋辦公室主任的角色定位與素質(zhì)構(gòu)成,以期對提升高校二級學院辦公室整體工作水平有所裨益。一、 高校二級學院辦公室主任的角色定位角色,在《現(xiàn)代漢語詞典》中的解釋為:戲劇或電影中,演員扮演的劇中人物,泛言之,角色即一個人在特定環(huán)境或特定組織中的具體身份以及所處地位、所負擔的工作、該履行的職責等。高校二級學院辦公室作為高?；鶎有姓挝?既是上級領(lǐng)導及管理部門的助手和參謀,又是面向教職員工和學生開展教學、科研、后勤工作的服務(wù)機構(gòu),作為辦公室主任,自然在辦公室的各項工作中扮演者重要的角色。因此,作為辦公室主任,應(yīng)該對自己的角色定位有充分的認識,自覺使自身素質(zhì)、工作技巧符合角色內(nèi)涵的要求,這對發(fā)揮辦公室職能作用,提升辦公室工作效率與服務(wù)水平具有至關(guān)重要的意義。1.在學院整體工作中,辦公室主任充當著服務(wù)員的角色。辦公室的核心工作就是服務(wù)。辦公室主任主要服務(wù)于四個對象:首先是為學院領(lǐng)導提供直接參謀和助手的服務(wù),為領(lǐng)導進行管理和制定決策提供依據(jù),成為得力的“左膀右臂”;其次是為學校各行政職能部門服務(wù),傳達并完成其布置的各項任務(wù);第三是為本學院教職員工服務(wù),為大家安排好教學、科研工作,準備職稱評審工作,年度考核,獎金發(fā)放等各項工作;第四是為學院學生服務(wù),大到學生的學習、生活、社會實踐安排,小到為他們寫證明、辦證件、蓋章等。這四類服務(wù)事無巨細,繁瑣而單調(diào),在服務(wù)中最能體現(xiàn)辦公室的人文精神、文化素養(yǎng)與工作作風。2.在學院的日常工作中,辦公室主任塑造著協(xié)調(diào)員的角色。學院辦公室工作聯(lián)系上下,溝通內(nèi)外,接觸面廣,工作對象層次多,既包括學院領(lǐng)導、教職員工、學生以及他們的親屬,還包括主管部門與其它兄弟學院,更包括了兄弟院校和其它相關(guān)企事業(yè)單位,涉及到教學、科研、宣傳、后勤管理以及公共關(guān)系等方方面面。作為綜合協(xié)調(diào)部門,辦公室既要為學院的持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造良好的外界環(huán)境,又要為正常運轉(zhuǎn)營造良好的內(nèi)部氛圍。因此,在日常工作運行中,協(xié)調(diào)能力是最能體現(xiàn)辦公室主任工作水平的能力之一。3.在學院的行政管理活動中,辦公室主任充當著信息員的角色。信息是行政管理活動開展的基礎(chǔ)和前提。辦公室主任身處學院內(nèi)外溝通的節(jié)點,有條件掌握和了解國內(nèi)外高校相關(guān)專業(yè)的教育教學發(fā)展動態(tài)和趨勢,為學院領(lǐng)導提供準確可靠的信息依據(jù),為教職員工開展教學科研工作提供前沿新穎的學術(shù)動態(tài)。由此可見,辦公室主任應(yīng)該具備敏銳的信息意識,廣泛搜集各類資料,增加信息儲備,為做好辦公室管理工作奠定基礎(chǔ)。4.在對外交流過程中,辦公室主任塑造著宣傳員的角色。隨著經(jīng)濟社會的快速發(fā)展,學校、學院與社會各界的交流合作日益廣泛和密切,學院與外部各種關(guān)系的協(xié)調(diào)依賴于自身有效的對外宣傳。辦公室主任一方面要及時、準確、全面地收集來自外部的信息;另一方面,也要充分發(fā)揮 “宣傳窗口”作用,恰當?shù)貙W院相關(guān)信息進行對外宣傳,展現(xiàn)教學成果,宣傳建設(shè)成就,提升學術(shù)地位,擴大社會影響,從而取得社會各界對學院工作的關(guān)注與支持。二、 高校二級學院辦公室主任的素質(zhì)構(gòu)成1.政治素質(zhì)1.1具有堅定的政治立場政治素質(zhì)主要是指辦公室主任應(yīng)當具有堅定的政治方向、政治立場、政治品質(zhì)和政治思想,政治素質(zhì)是高校學院辦公室主任的核心素質(zhì), 也是搞好辦公室各項工作的首要條件。具體來講, 就是學院辦公室工作必須堅持依靠毛澤東思想、鄧小平理論和“三個代表”重要思想及科學發(fā)展觀指導工作,牢固樹立全心全意為師生服務(wù)的思想,用強烈的事業(yè)心和高度的工作責任感為學院的各項工作服務(wù)。1.2具有良好的品質(zhì)作風作風是在工作中形成的對人、對事的態(tài)度、情緒、方法及習慣, 是人的政治素質(zhì)在日常工作中的體現(xiàn)。辦公室主任要堅持把“服務(wù)”作為辦公室工作的根本宗旨,在工作中要有高度的政策觀念, 與人為善,實事求是;對人謙虛誠懇、熱情正直,杜絕“門難進、臉難看、事難辦、架子大”的現(xiàn)象;對工作認真負責, 任勞任怨, 盡心盡責, 不謀私利,展現(xiàn)自身的高尚情操與人格魅力,不斷增強工作的積極性、主動性和創(chuàng)造性。2.文化素質(zhì)教育大發(fā)展的不斷推進,新興學科不斷涌現(xiàn),學科之間的交叉、滲透的趨勢進一步增強,高等教育改革的不斷深化和高校內(nèi)部運行機制的不斷變革, 這些都對高校管理人員在教育管理的方式和手段上提出了更高的要求。高校二級學院辦公室主任的文化素質(zhì)是做好學院辦公室工作的必要條件。一個合格的辦公室主任必須具備真才實學, 才能適應(yīng)形勢的發(fā)展和高校工作的要求, 博學多識才能在工作中取得更大的主動。2.1具有較高的文化素質(zhì)作為一名學院辦公室主任,只有具備較高的文化素質(zhì)和管理技能,才能更好地適應(yīng)教育大發(fā)展的要求。辦公室主任要善于通過自身的學習和積累形成一定的文化修養(yǎng)和知識內(nèi)涵, 要具備碩士研究生及其以上學歷,要具備較強的文字能力和語言表達能力,以及辦公自動化能力等。2.2具有一定的教育管理專業(yè)素質(zhì)為了適應(yīng)高等教育改革的不斷深入,高校學院辦公室主任要有計劃地學習和掌握高等教育管理、教育學、學校管理等專業(yè)知識,只有具備一定的管理素質(zhì),在管理工作中才能做到協(xié)調(diào)自如、有的放矢,逐步使辦公室工作由經(jīng)驗管理向科學管理發(fā)展, 由過程管理向目標管理轉(zhuǎn)化。3.業(yè)務(wù)素質(zhì)3.1具有恰當?shù)膮⒄o助能力參政輔助能力對于學院辦公室工作而言,主要是指辦公室主任實際地參與政務(wù), 參與輔助重大問題的研究與決策, 參與輔助各項方針政策的貫徹與實施, 真正成為領(lǐng)導的參謀和助手。為領(lǐng)導的決策進行必要的調(diào)查研究, 提供有價值的參考意見、可靠的信息與可行性方案,并協(xié)助領(lǐng)導督促和檢查決策的落實實施情況, 及時進行追蹤反饋。同時在此過程中要嚴格把握度, 絕不能越權(quán)與包辦。3.2具有較強溝通協(xié)調(diào)能力溝通是組織與組織之間, 人與人之間傳達思想、觀念、態(tài)度、感情或交換情報的過程。協(xié)調(diào)是指為了有效地完成組織計劃所規(guī)定的任務(wù)以便順利實現(xiàn)目標, 對管理諸要素加以調(diào)節(jié)的活動?，F(xiàn)代管理的核心是溝通和協(xié)調(diào),具體地說, 就是高校學院辦公室主任必須善于傳達思想、情感、信息, 善于處理上下左右, 內(nèi)內(nèi)外外各種關(guān)系,為辦公室創(chuàng)造良好寬松的外部環(huán)境和和諧團結(jié)的內(nèi)部氛圍,確保各項工作的順利推進。3.3具有能夠開拓創(chuàng)新的精神創(chuàng)新是一個民主進步的靈魂, 是一個國家興旺發(fā)達的不竭動力,創(chuàng)新也是高校學院辦公室工作得以科學、健康、和諧、持續(xù)發(fā)展的源泉。因此, 高校辦公室主任在工作中要有開拓創(chuàng)新精神, 不能因循守舊、墨守成規(guī), 要認真研判當前高等教育發(fā)展面臨的新形式與新情況,認真面對辦公室工作中的出現(xiàn)新情況和新問題,要善于結(jié)合自己的工作實踐不斷推進工作機制創(chuàng)新,管理模式創(chuàng)新,辦公方式創(chuàng)新,讓辦公室工作能夠更加適應(yīng)形式發(fā)展的要求。3.4具有自我約束能力自我約束能力是高校二級學院辦公室主任做好工作的客觀保證。自我約束,即指人的自控能力,就是控制好性格、情緒與欲望,使自己的言行符合道德標準、社會規(guī)范、黨紀國法,符合一個辦公室主任的職責要求和人格內(nèi)涵。這就要求辦公室主任要嚴于律己,樹立正直的形象,嚴格遵守政治紀律、工作紀律和組織紀律,嚴格按照制度和程序辦事,要把組織約束和群眾監(jiān)督當成對自己最大的愛護,努力做到淡泊名利,不為物役。