高等院校人事檔案管理的探討

韓如珠 蘇學(xué)勇 石 峻

關(guān)鍵詞:高等院校;人事檔案;管理

中圖分類號(hào): G472.4;G472.3 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼: B 文章編號(hào): 1008-2409(2009)05-0964-02

人事檔案是人才信息的重要載體,人事檔案能歷史全面地記載個(gè)人經(jīng)歷、業(yè)務(wù)能力、工作實(shí) 績等信息[1]。人事檔案管理工作是人事管理工作不可缺少的重要組成部分,是人 事工作的基 本條件之一,它在人才的選擇、培養(yǎng)、使用和考核等工作中發(fā)揮著巨大作用[2]。 隨著高等教育事業(yè)不斷發(fā)展,高校人事制度改革不斷深入,人事檔案管理工作在高校人 力資源管理中顯得越來越重要,如何有效進(jìn)行高校人事檔案管理,是當(dāng)前工作中必須解 決的問題。

1 人事檔案管理工作的重要性

檔案是第一手資料,是歷史事件進(jìn)行過程中形成的文件,檔案記載了當(dāng)事人親身經(jīng)歷和德 才表現(xiàn),它直接反映保存的原始記錄[3]。人事檔案是個(gè)人必不可少的身份證明材 料,它反映 了個(gè)人成長的工作經(jīng)歷、思想品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作狀況及所受獎(jiǎng)勵(lì)、處罰等方面的記 錄[4];對(duì)教職員工提升、晉級(jí)、調(diào)轉(zhuǎn)工作、失業(yè)、再就業(yè)乃至退休都有十分重要 的作用。

1.1 人事檔案是評(píng)估考查高校教職員工的依據(jù)

檔案是歷史的真憑實(shí)證,是第一 手參考材料,它客觀地紀(jì)錄了歷史的情況。在干部考核和教師評(píng)估中,首先要對(duì)過去的工 作進(jìn)行評(píng)判;因此,離不開人事檔案。同時(shí),只有用人事檔案作為支撐材料,才能全面客觀 地衡量高校教職員工的工作表現(xiàn)、道德品德、文化素養(yǎng)、業(yè)務(wù)能力。

1.2 加強(qiáng)人事檔案管理是強(qiáng)化監(jiān)督管理的重要舉措

高校的發(fā)展離不開人才,隨著 社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的建立,各級(jí)高校要在激烈的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中立于不敗之地,必須重視人才的 培養(yǎng)和人才的管理,人事檔案管理工作是高校人力資源管理的一個(gè)組成部分,人事檔案管理 工作的好壞,直接影響著高校人力資源管理的工作效率和質(zhì)量,加強(qiáng)人事檔案管理,就可以 健全和完善高校的人才管理機(jī)制,有效地促進(jìn)高校人事制度規(guī)范化建設(shè),提高工作效能, 同時(shí),為高校的可持續(xù)性發(fā)展提供有力的保證。

1.3 加強(qiáng)人事檔案管理是高校維護(hù)職工合法權(quán)益的需要

知情權(quán)是每一位公民所享有的基本 權(quán)利,檔案真實(shí)地記錄教職工的個(gè)人信息,加強(qiáng)人事檔案管理,不僅適合科學(xué)發(fā)展觀的要求 ,樹立以人為本的管理理念,使教職工掌握自己的基本信息,維護(hù)自己的合法權(quán)益;同時(shí), 檔案管理工作,可為教職工進(jìn)步提供良好的服務(wù),促進(jìn)人類社會(huì)的和諧發(fā)展。

1.4 加強(qiáng)人事檔案管理是高校人事制度改革的需要

隨著社會(huì)的發(fā)展和變革,我國的教育 體制發(fā)生了深刻的變化,高等院校要建設(shè)一支具有良好的政治業(yè)務(wù)素質(zhì)、結(jié)構(gòu)合理、相對(duì)穩(wěn) 定的教職工隊(duì)伍,必須重視人力資源管理,深化人事制度改革。人事制度改革的落腳點(diǎn)就是 以人為本,構(gòu)建與社會(huì)發(fā)展相適應(yīng)的人事制度管理體系,人事檔案管理工作,可以為人事制 度改革提供第一手的支撐材料,是人事制度改革的信息資源庫。

2 人事檔案管理工作的基本思路

隨著高校人事制度改革不斷深入,高校人事檔案管理工作水平也有不同程度發(fā)展和提高 。但是,高校的人事檔案管理工作還存在著許多不足,如:機(jī)構(gòu)不健全、制度不完善等,已 經(jīng) 不能夠適應(yīng)高校人事制度改革的需求。要加強(qiáng)人事檔案管理工作應(yīng)著力從以下幾個(gè)方面入手 。

2.1 提高認(rèn)識(shí),樹立以人為本的檔案管理理念

為了使人事檔案管理工作更好地為學(xué)校的 人事管理和中心工作以及學(xué)生的就業(yè)服務(wù),人事檔案管理工作要沖破傳統(tǒng)的人事檔案管理模 式,把人事檔案管理部門建設(shè)成為人才工作、干部工作的信息庫和參謀部;同時(shí),檔案管理 人員要與時(shí)俱進(jìn),突出檔案管理的信息服務(wù)功能,立足于高校人事檔案資源的開發(fā)利用,強(qiáng) 化創(chuàng)新意識(shí),牢固樹立以人為本的檔案管理理念,建立“信息檔案、信息服務(wù)”的管理模式 。

2.2 工作落實(shí),進(jìn)一步完善高校人事檔案工作制度

首先,建立健全人事檔案工作的各項(xiàng) 規(guī)章制度,保證人事檔案全面完整、準(zhǔn)確無誤。其次,嚴(yán)格人事檔案工作程序,做好檔案的 收集、匯總、歸檔工作,并定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、督促,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決 。第三,要建立人事檔案管理達(dá)標(biāo)升級(jí)考核機(jī)制,對(duì)人事檔案工作實(shí)行定性定量考核,分級(jí) 分類指導(dǎo),并按等級(jí)升降動(dòng)態(tài)管理,進(jìn)一步推進(jìn)人事檔案工作制度化、規(guī)范化和科學(xué)化建設(shè) 。最后,做好人事檔案的服務(wù)工作,進(jìn)一步改進(jìn)高校人事檔案管理的工作方法,提高人事檔 案管理的服務(wù)質(zhì)量和工作效能。

2.3 改革創(chuàng)新,加快人事檔案管理工作現(xiàn)代化步伐

首先,要解決檔案管理人員的現(xiàn)代化 ,引進(jìn)和培養(yǎng)一批專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)扎實(shí)、創(chuàng)新意識(shí)強(qiáng)、政治覺悟高、法制觀念強(qiáng)并熟悉掌握現(xiàn) 代信息技術(shù)的復(fù)合型人才,為人事檔案工作現(xiàn)代化做好充分準(zhǔn)備。其次,要把好檔案內(nèi)容的 信息化關(guān),長期以來人事檔案沒有一套可供利用的科學(xué)、穩(wěn)定、高效的檢索工具,管理人員 需要相關(guān)人事信息則要查看原始檔案,影響和制約著檔案的利用速度和效率,根據(jù)信息化的 要求,對(duì)檔案科學(xué)的歸類和統(tǒng)計(jì),可以使管理人員更加方便、快捷地查閱人事信息。此外, 還應(yīng) 利用現(xiàn)代信息技術(shù),開發(fā)人事檔案信息資源庫,建立人事檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái),真正實(shí)現(xiàn) 人事檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、智能化。

總之,高校人事檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程。作為一名檔案管理人員,必須不斷解放思 想,更新觀念,刻苦鉆研業(yè)務(wù)知識(shí),熟練掌握先進(jìn)科學(xué)技術(shù),才能使檔案管理工作發(fā)揮效益 ,落到實(shí)處,更好地為高校發(fā)展、建設(shè)服務(wù)。

參考文獻(xiàn):

[1] 王曉燕.高校人事檔案管理的思考[J].民營科技,2009,(4):92.

[2] 李飛虹.高校人事檔案信息化的信息化管理[J].才智,2008,(8): 80-81.

[3] 夏郁.試論高校人力檔案管理工作存在的問題與對(duì)策[J] .安徽職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào),2009,(1):69-71.

[4] 吳金桐,馬青艷.淺析人事檔案管理工作[J].經(jīng)濟(jì)研究導(dǎo)刊,2009,(12) :131-132.

(收稿日期: 2009-08-15)

[責(zé)任編輯 王慧瑾 鄧德靈]