高校圖書(shū)館中文圖書(shū)采購(gòu)招標(biāo)質(zhì)量控制研究

李大林

關(guān)鍵詞:高校圖書(shū)館;中文圖書(shū);采購(gòu)招標(biāo);采訪模式;質(zhì)量控制

摘 要:高校圖書(shū)館采用公開(kāi)招標(biāo)形式采購(gòu)中文圖書(shū),規(guī)范了圖書(shū)購(gòu)買市場(chǎng)、節(jié)約了圖書(shū)購(gòu)書(shū)經(jīng)費(fèi)、也提升了采訪工作效率。但也使得圖書(shū)館難以入藏部分有特色的、優(yōu)質(zhì)的、專業(yè)的圖書(shū),一定程度上影響了圖書(shū)館的館藏質(zhì)量。本文分析了招標(biāo)采購(gòu)方式對(duì)中文圖書(shū)采訪質(zhì)量的影響情況,并從科學(xué)的組織招標(biāo)、獲得完善的書(shū)目信息、改變傳統(tǒng)的采訪模式等方面探討了對(duì)中文圖書(shū)采訪質(zhì)量進(jìn)行控制的措施。

中圖分類號(hào):G253.1文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A 文章編號(hào):1003-1588(2009)04-0086-03

中文圖書(shū)采訪是高校圖書(shū)館館藏建設(shè)中的重要組成部分,是圖書(shū)館工作的基礎(chǔ)和核心環(huán)節(jié),中文圖書(shū)采訪的質(zhì)量直接影響著館藏資源建設(shè)的質(zhì)量。隨著圖書(shū)市場(chǎng)的繁榮發(fā)展,發(fā)行渠道的增多,高校中文圖書(shū)采購(gòu)大都采用了招標(biāo)形式,這給圖書(shū)館圖書(shū)采訪工作帶來(lái)了一系列的變化。招標(biāo)采購(gòu)可使圖書(shū)館充分利用市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的激勵(lì)機(jī)制,在節(jié)約圖書(shū)采購(gòu)經(jīng)費(fèi)的同時(shí),得到較高水平的服務(wù)。但中間商從自身利益出發(fā),使得書(shū)目信息不完整、不準(zhǔn)確,不從出版社訂購(gòu)那些利潤(rùn)低而圖書(shū)館又需要的特色的、優(yōu)質(zhì)的、專業(yè)的圖書(shū),從而嚴(yán)重影響了圖書(shū)采訪的質(zhì)量和館藏質(zhì)量。如何確保高校中文圖書(shū)的采訪質(zhì)量,使圖書(shū)采購(gòu)經(jīng)費(fèi)得到充分的利用,是當(dāng)前高校圖書(shū)館應(yīng)重點(diǎn)研究的課題之一。

1 采購(gòu)招標(biāo)對(duì)中文圖書(shū)采訪質(zhì)量的影響

招標(biāo)委員會(huì)是由學(xué)校招標(biāo)辦組織的有學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、圖書(shū)館領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)和紀(jì)檢部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)組成的機(jī)構(gòu)。由于評(píng)標(biāo)專家對(duì)圖書(shū)館運(yùn)作缺乏較深入的了解,容易出現(xiàn)低價(jià)中標(biāo)的現(xiàn)象。供應(yīng)商是以盈利為目的,對(duì)一些大宗的、利潤(rùn)較大的訂單,他們會(huì)積極地去做,而對(duì)一些小宗的書(shū)單,利潤(rùn)較少的,就不想做甚至不做。從而對(duì)中文圖書(shū)的采訪質(zhì)量造成了不利的影響。

1.1 書(shū)目信息不完整、不準(zhǔn)確

全國(guó)每年出版的新書(shū)在10余萬(wàn)種,任何一個(gè)供應(yīng)商都不可能提供完整的書(shū)目信息。加之有些供應(yīng)商出于利益考慮向圖書(shū)館推薦、供應(yīng)積壓圖書(shū),而對(duì)那些質(zhì)量高、利益較少的圖書(shū),不向圖書(shū)館提供書(shū)目及信息。即使提供圖書(shū)的開(kāi)本、內(nèi)容、讀者對(duì)象等信息,往往也是不完整、不準(zhǔn)確的,使得圖書(shū)到館時(shí)才發(fā)現(xiàn)所訂圖書(shū)不符合館藏要求。有些出版信息中途發(fā)生了改變,致使實(shí)際到書(shū)時(shí)重要的采訪信息如書(shū)名、ISBN、價(jià)格等與征訂時(shí)有所不同,也給采訪和驗(yàn)收工作帶來(lái)不便。

1.2 特色、優(yōu)質(zhì)、專業(yè)性強(qiáng)的圖書(shū)難以入藏

圖書(shū)館急需的特色藏書(shū),是圖書(shū)館采購(gòu)的重點(diǎn)之一。此類圖書(shū)的采購(gòu)具有一定的特殊性,一般由特定圖書(shū)供應(yīng)商為圖書(shū)館供貨,而這些供應(yīng)商往往由于綜合實(shí)力欠佳等原因,中標(biāo)機(jī)會(huì)甚微,這在一定程度上給圖書(shū)館采購(gòu)急需的特色圖書(shū)帶來(lái)了困難。

對(duì)于出版發(fā)行量小的專著等出版物,供應(yīng)商從出版社進(jìn)貨時(shí)的價(jià)格有可能高于中標(biāo)價(jià)格,他們?cè)诶骝?qū)動(dòng)下,有可能以各種理由拒絕配送該類圖書(shū)[1]。即使是現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu),展廳所陳列的圖書(shū)也是供應(yīng)商根據(jù)市場(chǎng)的銷售情況所選定的,以銷售營(yíng)利為基本目的。如此就有可能無(wú)法采購(gòu)到符合需求的專業(yè)性強(qiáng)的圖書(shū)。

1.3 到書(shū)率低、時(shí)效性差

由于招投標(biāo)制度的不健全和經(jīng)驗(yàn)的缺乏,致使某些供應(yīng)商在投標(biāo)時(shí)以價(jià)格優(yōu)勢(shì)中標(biāo),這樣就沒(méi)有足夠的經(jīng)費(fèi)維持其正常的運(yùn)作,其結(jié)果是簡(jiǎn)化服務(wù)流程,或者僅提供高折扣的圖書(shū)。部分質(zhì)優(yōu)價(jià)高的科技類圖書(shū)、優(yōu)秀出版社的圖書(shū),在招標(biāo)后因價(jià)格的原因遲遲不能到貨,影響圖書(shū)館的到書(shū)率。

在圖書(shū)提供過(guò)程中,還有的供應(yīng)商故意拖延圖書(shū)到達(dá)時(shí)間,其原因是他們從出版社拿到的圖書(shū)折扣,是隨著圖書(shū)出版的周期逐漸遞增的。因此,一些時(shí)效性強(qiáng)的計(jì)算機(jī)類、考試類圖書(shū),半年甚至更長(zhǎng)時(shí)間后才能到館,使藏書(shū)質(zhì)量和時(shí)效性均受到影響。

2 中文圖書(shū)采訪質(zhì)量控制措施

2.1 科學(xué)的組織招標(biāo)

中文圖書(shū)的采購(gòu)招標(biāo),與一般設(shè)備物資的采購(gòu)招標(biāo)不同。圖書(shū)采購(gòu)具有采購(gòu)品種多、單個(gè)品種數(shù)量少的特點(diǎn),且采購(gòu)任務(wù)是持續(xù)的、分批次進(jìn)行的,不可能一次完成。因此,建議招標(biāo)周期為2～3年比較合理。

2.1.1 組建合理的招標(biāo)委員會(huì)

學(xué)校的招標(biāo)小組一般由招標(biāo)辦和相關(guān)職能部門(mén)負(fù)責(zé)組織,招標(biāo)委員會(huì)對(duì)圖書(shū)館這一特殊招標(biāo)方式理解得不是太透徹。專家較多地考慮供應(yīng)商的優(yōu)惠幅度,對(duì)其他服務(wù)考慮則較少,容易造成圖書(shū)質(zhì)量的下降。因此,在圖書(shū)采購(gòu)的招標(biāo)過(guò)程中,圖書(shū)館資源建設(shè)人員、采訪工作人員必須參加,且不得少于成員總數(shù)的2/3。

2.1.2 采用合適的招標(biāo)方式

僅采用公開(kāi)招標(biāo)的方式,有可能導(dǎo)致實(shí)力較弱的供應(yīng)商采取惡性競(jìng)爭(zhēng)的方式參與到招標(biāo)工作中來(lái),從而給圖書(shū)館采購(gòu)工作帶來(lái)負(fù)面影響。采用邀請(qǐng)招標(biāo)的方式就可以有效地避免這一現(xiàn)象的產(chǎn)生。因?yàn)樵谘?qǐng)招標(biāo)中,圖書(shū)館已經(jīng)做了大量前期準(zhǔn)備工作,對(duì)參與招標(biāo)活動(dòng)的供應(yīng)商有所了解,將不符合本館中文圖書(shū)采購(gòu)需求的供應(yīng)商排除在招標(biāo)范圍之內(nèi),確保參與投標(biāo)的供應(yīng)商能滿足圖書(shū)館采購(gòu)需要,而最終的中標(biāo)供應(yīng)商也都能提供符合本館需求的采購(gòu)服務(wù)[2]。

2.1.3 實(shí)行滾動(dòng)招標(biāo)方式

高校圖書(shū)館購(gòu)書(shū)量大、品種多,任何一家供應(yīng)商都是難以滿足的。加之圖書(shū)館文獻(xiàn)采購(gòu)對(duì)連續(xù)性供貨的要求,這就需要確定5~6家實(shí)力強(qiáng)的圖書(shū)供應(yīng)商來(lái)參與圖書(shū)采購(gòu)。為了保證館藏資源建設(shè)質(zhì)量和圖書(shū)館工作的連續(xù)性,有必要實(shí)行滾動(dòng)招標(biāo)方式進(jìn)行圖書(shū)采購(gòu)。即從上次中標(biāo)的供應(yīng)商中確定1~2家直接滾動(dòng)到下一周期作為圖書(shū)館的供應(yīng)商,而其余份額則通過(guò)公開(kāi)招標(biāo)方式另行確定[3]。

2.1.4 避免過(guò)度低價(jià)中標(biāo)現(xiàn)象

影響圖書(shū)折扣的因素是多方面的,裝幀、用紙及印數(shù)、暢銷書(shū)與滯銷書(shū)等,都可以在價(jià)格的折扣上有著不同的體現(xiàn)。高校圖書(shū)館收藏的專業(yè)性強(qiáng)的圖書(shū),出版發(fā)行量很小,折扣空間也很小,籠統(tǒng)地規(guī)定一個(gè)最低標(biāo)的,給圖書(shū)館實(shí)際購(gòu)書(shū)和訂到率會(huì)帶來(lái)不利影響。

評(píng)標(biāo)人員不能盲目地看待折扣。如果僅把購(gòu)書(shū)折扣作為重要的選擇指標(biāo),而不考慮圖書(shū)質(zhì)量、到書(shū)時(shí)間、到書(shū)率及其他服務(wù),那將顧此失彼。實(shí)行采購(gòu)招標(biāo)的主要目的是,選擇最合適的代理商,購(gòu)來(lái)最有價(jià)值的圖書(shū)。因此,對(duì)折扣應(yīng)該規(guī)范在一個(gè)合理的范圍,提供一個(gè)平均折扣。

2.1.5 只招資格標(biāo)

圖書(shū)采購(gòu)不是一次性的行為,招標(biāo)時(shí)不可能像采購(gòu)其它設(shè)備物資一樣提供具體的采購(gòu)清單,它僅提供學(xué)科專業(yè)目錄,也就是說(shuō)采購(gòu)的是“非固定標(biāo)的物”,它只能按時(shí)間段或年度、圖書(shū)采購(gòu)總碼洋進(jìn)行控制。招標(biāo)只是確定中間商的供貨資格,招的是“資格標(biāo)”。至于具體的購(gòu)買品種需視當(dāng)年的出版情況而定[4]。供應(yīng)商的數(shù)量應(yīng)根據(jù)具體情況選擇3～5家較為合適。

2.2 多渠道獲得出版信息和書(shū)目信息

采訪人員必須密切關(guān)注出版發(fā)行動(dòng)態(tài),通過(guò)各種渠道收集出版信息,主要有以下渠道:(1)電子書(shū)目。根據(jù)供應(yīng)商實(shí)力,有針對(duì)性的從中標(biāo)的供應(yīng)商網(wǎng)站上下載電子書(shū)目。(2)通過(guò)書(shū)市、圖書(shū)展銷會(huì)、訂貨會(huì)等現(xiàn)場(chǎng)收集書(shū)目信息。(3)根據(jù)館藏特色,有針對(duì)性的與大型、對(duì)口出版社直接聯(lián)系,索取最新出版信息。(4)傳統(tǒng)書(shū)目報(bào)和出版社提供的紙版書(shū)目。

2.3 書(shū)目訂購(gòu)與現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)相結(jié)合

通過(guò)圖書(shū)館配商書(shū)目訂購(gòu)和現(xiàn)購(gòu)圖書(shū)是高校圖書(shū)館中文圖書(shū)采訪的主要方式?，F(xiàn)購(gòu)圖書(shū)到書(shū)率和到書(shū)的速度都有保證,對(duì)于現(xiàn)采無(wú)法滿足需要的圖書(shū),只能利用收集的各種書(shū)目信息進(jìn)行書(shū)目訂購(gòu)。

以書(shū)目訂購(gòu)為主,現(xiàn)采為輔,兩種方式優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)。同時(shí),現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)不僅使采訪人員能及時(shí)了解市場(chǎng)形勢(shì),切身感受圖書(shū)文化潮流,準(zhǔn)確把握?qǐng)D書(shū)出版動(dòng)態(tài),而且能直接翻閱圖書(shū),了解主要內(nèi)容,從而提高圖書(shū)采購(gòu)的準(zhǔn)確性。

2.4 多種采訪模式作為補(bǔ)充

2.4.1 在線采選

在線采選也稱網(wǎng)絡(luò)采選,是圖書(shū)采訪人員以計(jì)算機(jī)為工具,以網(wǎng)絡(luò)為平臺(tái),以數(shù)字化出版信息為工作對(duì)象的一種中文圖書(shū)采選方式[5]。

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展,電子商務(wù)開(kāi)始應(yīng)用于圖書(shū)采購(gòu)領(lǐng)域。由于網(wǎng)上書(shū)店具有快捷方便、信息量大、書(shū)目信息提供比較詳細(xì)等優(yōu)點(diǎn),使得采購(gòu)人員可以足不出戶就能了解到所需圖書(shū)的概貌。網(wǎng)上書(shū)店所提供的書(shū)訊品種數(shù)量多、品種全、檢索便捷,可以通過(guò)網(wǎng)上圖書(shū)訂購(gòu)作為購(gòu)書(shū)的補(bǔ)充渠道,特別是絕版圖書(shū),多卷書(shū)的補(bǔ)卷,十分有效。

2.4.2 自主采購(gòu)

各高校都有其重點(diǎn)專業(yè)、特色專業(yè),由于自身學(xué)科設(shè)置所限,某些專業(yè)圖書(shū)選擇范圍較為狹窄。此類圖書(shū)可選擇與專業(yè)有關(guān)的出版社直接合作,保證相關(guān)專業(yè)出版社提供全品種書(shū)目,避免供應(yīng)商提供書(shū)目的不完整。

圖書(shū)館不通過(guò)中標(biāo)的供應(yīng)商,每年在預(yù)算的采購(gòu)經(jīng)費(fèi)中劃出一部分,如總經(jīng)費(fèi)的1/4～1/3,直接與出版社聯(lián)系購(gòu)買圖書(shū)。根據(jù)本校所設(shè)學(xué)科、專業(yè)的具體情況,選擇若干個(gè)實(shí)力強(qiáng)、信譽(yù)好、出版方向與本校專業(yè)對(duì)口、學(xué)術(shù)層次和質(zhì)量較高的專業(yè)出版社作為長(zhǎng)期合作伙伴。

2.4.3 集團(tuán)采購(gòu)

集團(tuán)采購(gòu)是近年來(lái)興起的一種新的采購(gòu)方式,是指若干個(gè)圖書(shū)館聯(lián)合起來(lái),組建購(gòu)買集團(tuán),同供應(yīng)商進(jìn)行價(jià)格、質(zhì)量、服務(wù)等方面的談判。參加集團(tuán)購(gòu)買的圖書(shū)館可以節(jié)省采購(gòu)經(jīng)費(fèi),降低同賣方談判的成本而獲得更多的利益[6]。對(duì)于大眾化的圖書(shū),可以嘗試采用此種采購(gòu)方式。

2.5 動(dòng)員全員采訪

由于圖書(shū)出版市場(chǎng)高速發(fā)展,出版發(fā)行形式與方法的多元化、圖書(shū)內(nèi)容學(xué)科的多樣性、圖書(shū)信息來(lái)源分散性等,決定了僅依靠圖書(shū)采訪人員很難完全承擔(dān)所有的圖書(shū)采訪任務(wù)。而且任何一位采訪人員都會(huì)由于的知識(shí)和視野的局限性,不可能對(duì)學(xué)校各個(gè)專業(yè)設(shè)置的課程都有較深入的了解,必然需要其他相關(guān)人員提供足夠的相關(guān)信息才能有針對(duì)性地進(jìn)行圖書(shū)采購(gòu)。

2.5.1 專家選書(shū)制度

學(xué)科帶頭人、骨干教師對(duì)本學(xué)科的規(guī)劃、發(fā)展方向比較了解,對(duì)學(xué)科發(fā)展具有超前意識(shí)。采訪人員定期、不定期將圖書(shū)訂購(gòu)書(shū)目送發(fā)至各相關(guān)部門(mén),請(qǐng)專家挑選書(shū)目,最后由圖書(shū)采訪人員進(jìn)行匯總、整理、訂購(gòu)。

2.5.2 教師現(xiàn)采與購(gòu)買

組織專題書(shū)目請(qǐng)相關(guān)學(xué)科的教師選訂,組織教師參加各種類型書(shū)展進(jìn)行圖書(shū)現(xiàn)采,也可委托有機(jī)會(huì)接觸這些資料的教師,利用出差、參加學(xué)術(shù)交流會(huì)的機(jī)會(huì)隨時(shí)購(gòu)買。

2.5.3 讀者推薦與選訂

在圖書(shū)館主頁(yè)上設(shè)立圖書(shū)推薦專欄,書(shū)目信息定期放到圖書(shū)館專欄上,讀者可參與推薦選擇圖書(shū)。圖書(shū)館各部門(mén)工作人員要隨時(shí)了解讀者需求,并將有關(guān)信息傳達(dá)采訪人員。

2.5.4 學(xué)科館員參與采訪

學(xué)科館員能利用自己的專業(yè)知識(shí)很好的與對(duì)口學(xué)院的師生進(jìn)行溝通,做好資源需求的動(dòng)態(tài)調(diào)查和統(tǒng)計(jì),收集讀者訂購(gòu)書(shū)目的建議。學(xué)科館員參與圖書(shū)采訪是非常有效的手段。

2.6 努力提高采訪館員的綜合素質(zhì)

圖書(shū)采訪工作是一項(xiàng)學(xué)術(shù)性很強(qiáng)的工作,需要采訪人員有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德素養(yǎng),還要有良好的采訪意識(shí)。要根據(jù)本館的資源建設(shè)要求,及時(shí)了解本館所在地區(qū)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會(huì)發(fā)展、文化特色或所屬學(xué)校的教學(xué)或科研情況,關(guān)注本館所在地區(qū)或?qū)W校的發(fā)展動(dòng)態(tài)。

采訪人員必須具有良好的敬業(yè)精神,熱愛(ài)自己的工作。堅(jiān)決按圖書(shū)采訪的原則辦事,廉潔奉公、團(tuán)結(jié)協(xié)作,不以個(gè)人喜好或關(guān)系來(lái)對(duì)供應(yīng)商,不收受禮品禮金等。

3 結(jié)語(yǔ)

中文圖書(shū)的采購(gòu)招標(biāo)有利于圖書(shū)市場(chǎng)的良性競(jìng)爭(zhēng),供應(yīng)商與學(xué)校都獲得了利益,可以使采購(gòu)經(jīng)費(fèi)得到充分有效的應(yīng)用,是高校圖書(shū)館中文圖書(shū)采購(gòu)的必然趨勢(shì)。但是,由于經(jīng)驗(yàn)不足和客觀條件的限制等,對(duì)中文圖書(shū)采訪質(zhì)量的確有一定影響,究其主要原因是過(guò)度低價(jià)中標(biāo)所致。為此,高校必須總結(jié)經(jīng)驗(yàn),加強(qiáng)組織招標(biāo)、科學(xué)招標(biāo),避免過(guò)度低價(jià)中標(biāo)現(xiàn)象出現(xiàn)。同時(shí)圖書(shū)館還要制定合理的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃和短期采購(gòu)計(jì)劃,科學(xué)運(yùn)用各種采購(gòu)模式優(yōu)勢(shì)互補(bǔ),針對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題,及時(shí)采取補(bǔ)救措施。如此,才能確保高校圖書(shū)館中文圖書(shū)采訪工作的質(zhì)量,更好地為學(xué)校的教學(xué)、科研服務(wù)。

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