我參與的奧運(yùn)檔案工作

張彥清

2007年9月,我受北京市檔案局(館)委派,來到奧組委秘書行政部負(fù)責(zé)奧運(yùn)檔案管理、服務(wù)利用、檔案收集、整理等工作。

全力以赴,做好保管與利用服務(wù)工作

來到奧組委后,檔案利用服務(wù)方式由后臺間接服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)榍芭_直接服務(wù)。我工作的位置被安排在奧運(yùn)大廈B樓。離辦公室不遠(yuǎn)處,便是存放驗(yàn)收后的奧運(yùn)檔案庫房。而未驗(yàn)收的檔案則存放在離B樓300米的奧運(yùn)大廈主樓12層的檔案室里。這樣,給利用服務(wù)工作帶了諸多不便,經(jīng)常是兩樓之間來回跑。有時(shí)利用者需要的檔案在奧運(yùn)大廈主樓時(shí),我就讓他先填好調(diào)卷單然后集中在奧運(yùn)大廈主樓12層辦公室等候,我就用最快的速度奔向主樓為其調(diào)檔,這樣才有效地減少了利用者等待時(shí)間。但經(jīng)常是剛回到B樓就有人打電話利用奧運(yùn)大廈主樓的檔案,我就再次快速返回為其調(diào)檔提供利用。時(shí)間久了,無論是午飯或下班時(shí)間,我都以快捷方便、準(zhǔn)確無誤的服務(wù),讓利用者體會到檔案移交給他們帶來的便利。

奧運(yùn)會開幕的日子臨近了,辦公用房趨于緊張。我們的辦公室與檔案庫房被用作奧運(yùn)服裝的發(fā)放地,我們被安排在奧運(yùn)大廈主樓12層一間擁擠的辦公室里,而檔案被安置在地下三層車庫一角臨時(shí)搭建的庫房里。由于是車庫電量負(fù)荷有限,沒法安裝電腦、復(fù)印機(jī)等辦公設(shè)備。庫房低矮潮濕,車庫通風(fēng)條件有限,汽車進(jìn)出繁忙,尾氣排放嚴(yán)重,在這樣的環(huán)境下,我沒有半點(diǎn)怨言,依然堅(jiān)守在這個(gè)屬于自己的陣地上。當(dāng)利用者利用檔案時(shí),我就樓上樓下的來回跑。在這期間,奧運(yùn)檔案資料和實(shí)物的接收、清點(diǎn)、登記、上架、調(diào)閱、裝箱、運(yùn)送等一系列工作都是在這時(shí)完成的。

克服困難,堅(jiān)守檔案服務(wù)工作崗位

2007年底,我母親病危住院治療。在近四個(gè)月時(shí)間里,醫(yī)院要求病人家屬一刻不能離開。而此時(shí)咨詢和利用檔案人員突增,實(shí)物檔案的移交數(shù)量也在增加,特別是奧運(yùn)特許商品、樣品的寄送等工作也在緊鑼密鼓地進(jìn)行著。我曾考慮請假照顧母親,但又一想,自己的請假,就會給他人帶來困難,特別是此時(shí)不能影響查閱檔案和奧運(yùn)特許商品樣品的寄送等工作,我最終選擇了堅(jiān)持。就這樣,我白天堅(jiān)守在自己的工作崗位上,以微笑面對著利用者,下班后匆忙趕往醫(yī)院照顧母親。秘書行政部的領(lǐng)導(dǎo)得知此事后,多次讓我每個(gè)星期休息一、兩天來照顧母親,那時(shí),自己身體也不好,就加大服藥劑量,以保證當(dāng)天的工作。母親去世后,辦完母親的后事,我馬上回到崗位繼續(xù)默默地奉獻(xiàn)自己微薄的力量。

兢兢業(yè)業(yè),做好實(shí)物檔案收集工作

根據(jù)奧組委對實(shí)物檔案收集的相關(guān)規(guī)定,各部門產(chǎn)生的實(shí)物檔案都納入收集范圍。

收集實(shí)物檔案中也碰到了一些困難,經(jīng)過不懈的努力,奧運(yùn)實(shí)物收集工作逐步順利展開。那時(shí),某部門有兩件非常重要的實(shí)物,而保存人不知道應(yīng)移交到哪里,因此就一直保存在本部門內(nèi)。當(dāng)我上門到這個(gè)部門收集其他實(shí)物檔案時(shí)正巧碰上,她對我說:“我一直不知道這兩件實(shí)物應(yīng)交給誰,一直保存在這里總是擔(dān)心。這回好了,交給你我就放心了”。辦理了交接手續(xù),我們收下了這兩件非常珍貴的實(shí)物檔案。就這樣,在各部門領(lǐng)導(dǎo)的支持與自己的努力下,奧組委機(jī)關(guān)內(nèi)各部門應(yīng)移交的實(shí)物檔案悉數(shù)接收進(jìn)館。

盡職盡責(zé),圓滿完成檔案的運(yùn)送任務(wù)

運(yùn)送各種載體檔案也是一件不輕松的工作,每次運(yùn)送前,都要對各載體檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對、裝箱、貼標(biāo)識,以保證檔案不遺失。有時(shí)趕上三四家同時(shí)搬運(yùn)貨物,稍不注意就可能造成無法挽回的損失。每次搬運(yùn)前,還要樓上樓下的跑,隨時(shí)提醒本組搬運(yùn)人員的高度注意,保管好自己搬運(yùn)的貨物。這樣才使檔案搬運(yùn)和運(yùn)送中沒有發(fā)生一件遺漏或損壞的事情。有一次,在清點(diǎn)完整車的檔案后,就立刻坐上送往北京市檔案館的車子。途中汽車突然熄火,司機(jī)查看一番后回答:“需要兩個(gè)小時(shí)才能修好”。我開始著急了,此處有些偏僻,感覺很不安全。當(dāng)時(shí),為確保奧運(yùn)檔案萬無一失,我握緊手機(jī),在汽車前后左右地轉(zhuǎn)悠,準(zhǔn)備隨時(shí)處置突發(fā)事情。終于,盼來了維修人員,很快把汽車修好,我跳上開動(dòng)的汽車,才算松了一口氣。就這樣圓滿地完成了這次奧運(yùn)檔案的運(yùn)送任務(wù)。

在奧組委一年多的時(shí)間里,我完成了14萬卷(件)檔案原件與復(fù)印件的保管,1萬多件實(shí)物檔案的收集、1萬多冊資料的收集整理與登記工作,近20車次各種載體檔案的運(yùn)送任務(wù)。

難忘的奧運(yùn)之年,難忘的日日夜夜,我們經(jīng)歷了太多的艱辛卻收獲了一生難忘的快樂。

作者單位:北京市檔案館