淺析住房公積金貸款檔案的數(shù)字化

宋李娜

檔案數(shù)字化是指“利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段,將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)的文件和已歸檔保存的電子檔案系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫”。住房公積金貸款檔案是住房公積金管理機(jī)構(gòu)在住房公積金貸款工作中形成的具有查考和利用價(jià)值的歸檔保存的合同、文件及其他相關(guān)資料,對其進(jìn)行數(shù)字化具有重要的意義。

一、住房公積金貸款檔案數(shù)字化的意義

1、實(shí)現(xiàn)了住房公積金貸款檔案的實(shí)時(shí)跨地域查找利用。住房公積金貸款檔案主要是滿足公積金管理機(jī)構(gòu)日常業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)查詢服務(wù)、逾期訴訟服務(wù)和數(shù)據(jù)分析服務(wù),對規(guī)避、化解住房公積金貸款風(fēng)險(xiǎn)具有重要的作用,這些利用目的使得住房公積金貸款檔案利用具有頻率高、利用時(shí)限性強(qiáng)的特點(diǎn),而檔案利用的時(shí)限性與檔案數(shù)量的膨脹性矛盾給庫房檔案調(diào)閱利用增加了壓力,手工調(diào)閱原件的傳統(tǒng)利用手段,難以滿足利用者的利用需求。而檔案數(shù)字化很好地解決了這一矛盾,利用者不再礙于原件利用的局限,檔案查閱利用不再受時(shí)間、地點(diǎn)限制,實(shí)現(xiàn)了多次、重復(fù)利用,住房公積金管理機(jī)構(gòu)的所屬管理部門和營業(yè)網(wǎng)點(diǎn)可以實(shí)時(shí)在線瀏覽和查閱,檔案利用方便、快捷、高效。

2、有利于住房公積金貸款檔案的長久安全保管。隨著近幾年房價(jià)的迅猛上漲,住房公積金貸款金額上調(diào),貸款年限增長,住房公積金貸款檔案的保存年限也隨之變長。通過直接查閱掃描件,可以減少原件調(diào)閱對檔案造成的損害,防止檔案原件利用過程中的散落、遺失、涂改和更換,同時(shí)以光盤等載體方式備份,可應(yīng)對突發(fā)意外所造成的損失。

3、有利于推進(jìn)住房公積金管理機(jī)構(gòu)的檔案信息化建設(shè)。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程,涉及到檔案工作的方方面面,住房公積金貸款檔案作為住房公積金管理機(jī)構(gòu)的一項(xiàng)重要檔案,實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化掃描能夠加快住房公積金管理機(jī)構(gòu)檔案信息化整體建設(shè)的步伐,同時(shí),檔案數(shù)字化作為檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)工程,建立檔案全文數(shù)據(jù)庫和檔案目錄數(shù)據(jù)庫,能夠?yàn)闄n案信息化整體建設(shè)提供寶貴經(jīng)驗(yàn)。

二、住房公積金貸款檔案數(shù)字化存在的主要問題

1、住房公積金貸款檔案基礎(chǔ)工作不健全。規(guī)范化是檔案數(shù)字化工作的基本要求。當(dāng)前,各地住房公積金管理機(jī)構(gòu)的住房公積金貸款檔案整理狀況參差不齊,基礎(chǔ)不一,很多地方缺少科學(xué)規(guī)范的檔案收集要求和整理歸檔標(biāo)準(zhǔn),檔案整理質(zhì)量不高,統(tǒng)一管理水平低,這直接影響了檔案數(shù)字化掃描工作的開展。

2、數(shù)據(jù)安全缺少技術(shù)保障。安全是檔案數(shù)字化工作不能突破的一道防線,數(shù)據(jù)安全直接受技術(shù)水平和技術(shù)手段的影響,需要配備過硬的軟件、硬件設(shè)施和專業(yè)的技術(shù)維護(hù)人員。隨著信息技術(shù)的突飛猛進(jìn),入侵與反入侵的技術(shù)較量日益激烈,如何確保數(shù)據(jù)的安全、可靠,成為檔案數(shù)字化工作面臨的一個(gè)重要問題。

3、缺少統(tǒng)籌規(guī)劃。住房公積金貸款檔案的數(shù)字化工作是涉及到檔案部門、信息技術(shù)部門、利用部門的一項(xiàng)綜合性工程,從檔案數(shù)字化平臺的建設(shè)、應(yīng)用到維護(hù),需要各方共同參與,統(tǒng)籌考慮,全面規(guī)劃,軟硬件齊下。很多公積金管理機(jī)構(gòu)在開展檔案數(shù)字化掃描時(shí),把檔案數(shù)字化掃描當(dāng)成一蹴而就的工作,只著眼于當(dāng)前,缺少長期規(guī)劃和統(tǒng)籌安排,尤其是軟件、硬件環(huán)境搭建與公積金業(yè)務(wù)系統(tǒng)的兼容性等方面欠缺考慮,或者是在開發(fā)設(shè)計(jì)時(shí)只考慮了檔案部門的管理需要,忽視了與管理部及營業(yè)網(wǎng)點(diǎn)的溝通,缺少對業(yè)務(wù)利用部門多層次利用需求的考慮,導(dǎo)致事倍功半,掃描成果難以有效利用。

4、檔案人員信息化素質(zhì)不高。檔案數(shù)字化對檔案人員的綜合素質(zhì)提出了較高的要求。目前,很多公積金管理機(jī)構(gòu)的檔案人員都是兼職,專職檔案人員少,檔案工作大多停留在手工管理階段,檔案信息化意識淡薄,檔案信息化知識欠缺,這些使得在檔案管理中難以從檔案信息化工作的角度去開展工作,給檔案的數(shù)字化工作增加了難度。

三、住房公積金檔案數(shù)字化應(yīng)把握的重點(diǎn)內(nèi)容

1、以一筆住房公積金貸款業(yè)務(wù)形成的檔案資料為立卷單位進(jìn)行掃描,保持單筆借款人貸款檔案資料的完整性和獨(dú)立性。住房公積金貸款檔案按“單筆貸款”為一個(gè)案卷立卷,因此在掃描時(shí)應(yīng)保持單筆貸款檔案資料的獨(dú)立性。

2、制定規(guī)范,明確標(biāo)準(zhǔn)。這是保證掃描質(zhì)量的重要步驟,包括整理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化和圖像掃描技術(shù)規(guī)范化兩方面。整理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化是指掃描前需制定住房公積金貸款檔案規(guī)范化整理操作規(guī)范,包括著錄格式、目錄格式、文件排放順序、編頁方式、拆裝方法、文本類型即原件與復(fù)印件的區(qū)分,重復(fù)件、多余件的識別與剔除,卷內(nèi)文件目錄與檔案實(shí)體的一致性等,這些內(nèi)容都必須在掃描工作開始前進(jìn)行規(guī)范、核查并實(shí)施。

掃描技術(shù)規(guī)范化主要是為了確保掃描電子圖像的完整、清晰、無誤,保證圖像和檔案實(shí)體的一一對應(yīng),圖像掃描技術(shù)規(guī)范主要是明確掃描方式、掃描色彩模式、掃描分辨率、存儲格式等。

3、確定索引信息。索引信息的選擇直接影響到掃描成果的檢索利用。住房公積金貸款檔案索引信息應(yīng)具有通用性和開放性,能夠滿足公積金貸款管理機(jī)構(gòu)各相關(guān)部門的多種需要,索引信息可以從借款人信息和檔案目錄信息兩個(gè)角度綜合考慮,一方面以檔案編號、借款申請人證件號、借款申請人姓名等惟一性信息項(xiàng)目作為索引信息,檢索一筆住房公積金貸款的全部檔案資料。另一方面可以以檔案中留存的固定文件名稱建立索引信息。住房公積金貸款檔案根據(jù)房屋性質(zhì)的不同,形成的檔案材料雖存有部分差異,但仍存在大量的同類歸檔文件,如貸款委貸合同、委托貸款通知單、還款賬戶確認(rèn)書、電話委托服務(wù)協(xié)議、用于還款的銀行卡或存折、借款申請表、借款合同、購房合同等,這些共同材料可以作為索引信息,以滿足查找多筆檔案中某一種文件的利用需要。

4、做好掃描系統(tǒng)與其他相關(guān)系統(tǒng)的順利對接。由于住房公積金貸款檔案數(shù)量多,動輒上萬筆,掃描工作多是外包給專業(yè)的掃描公司來完成,因此存在不同系統(tǒng)的對接問題。對數(shù)據(jù)信息而言,可以通過檔案編號、借款申請人證件號、借款申請人姓名等關(guān)鍵項(xiàng)進(jìn)行數(shù)據(jù)匹配,在檔案管理系統(tǒng)及公積金貸款業(yè)務(wù)系統(tǒng)設(shè)立全文瀏覽模塊,共享全文數(shù)據(jù)庫,檔案部門及各營業(yè)網(wǎng)點(diǎn)的業(yè)務(wù)人員可以在各自的操作系統(tǒng)中使用全文數(shù)據(jù)。針對全文數(shù)據(jù)安全,應(yīng)采用先進(jìn)的信息安全技術(shù),主要包括防火墻技術(shù)、攻擊檢測技術(shù)、虛擬專用技術(shù)和數(shù)據(jù)恢復(fù)技術(shù)等。同時(shí),制定住房公積金貸款檔案數(shù)字成果安全利用與管理的相關(guān)措施,建立身份認(rèn)證,設(shè)定用戶角色和訪問權(quán)限,進(jìn)行訪問控制,通過技術(shù)手段避免全文數(shù)據(jù)在各應(yīng)用系統(tǒng)遭到人為或非人為的破壞、更改或泄漏。

5、重視掃描過程控制。住房公積金貸款檔案的數(shù)字化從工作流程上主要有檔案出庫、檔案清點(diǎn)、接收、組卷、檔案整理、檔案掃描、排序索引、質(zhì)量檢查、裝訂還原、圖像上傳歸檔、檔案回庫。對其中的每一個(gè)環(huán)節(jié)都要嚴(yán)格審查,責(zé)任落實(shí)到人。在檔案提檔、歸檔環(huán)節(jié)認(rèn)真清點(diǎn)登記;接收環(huán)節(jié)做到檔案有序存放;整理環(huán)節(jié)嚴(yán)格按照操作規(guī)范整理檔案,案卷內(nèi)文件有序拆裝,目錄頁文件按序統(tǒng)一排放;掃描環(huán)節(jié)應(yīng)保證案卷內(nèi)文件歸檔正確,杜絕串檔,保證掃描圖像規(guī)整清晰;嚴(yán)把質(zhì)檢環(huán)節(jié),檢查原始檔案的完整性、裝訂是否合格、文件的排放順序等,確保原始檔案的完好無損。

6、加強(qiáng)監(jiān)管。檔案數(shù)字化是一項(xiàng)集信息、技術(shù)于一體的工作,需要公積金管理機(jī)構(gòu)下檔案部門、信息技術(shù)部門與外包公司的緊密合作,加強(qiáng)掃描各階段的監(jiān)督管理對保證掃描質(zhì)量和掃描工作的順利完成非常重要,應(yīng)引入掃描項(xiàng)目負(fù)責(zé)人聯(lián)絡(luò)制度和項(xiàng)目管理例會制度,明確聯(lián)絡(luò)對象、聯(lián)絡(luò)方式和職責(zé)內(nèi)容。通過項(xiàng)目管理例會,履約各方溝通情況、交流信息、協(xié)調(diào)處理和研究解決存在問題,項(xiàng)目例會主要把握四方面內(nèi)容,一是當(dāng)前掃描進(jìn)展情況;二是對以前發(fā)現(xiàn)的問題,報(bào)告處理結(jié)果;三是根據(jù)需求方的最新要求討論形成決議;四是匯總相關(guān)方需要協(xié)作解決的問題。通過建立項(xiàng)目監(jiān)督管理制度,達(dá)到最終的掃描目標(biāo)。

7、提高檔案人員的信息化管理水平。檔案數(shù)字化要求檔案人員必須與時(shí)俱進(jìn),要用檔案信息化知識武裝自己,更新自己的知識結(jié)構(gòu),檔案人員要適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展, 抓好知識的更新、引進(jìn)和消化,要學(xué)會利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和多媒體技術(shù)對檔案信息進(jìn)行存儲、檢索和開發(fā)利用,檔案管理部門要加大對檔案人員的信息化管理培訓(xùn)力度,加快檔案人員知識結(jié)構(gòu)的變革,多途徑、多層次地培養(yǎng)人才,如此才能適應(yīng)檔案數(shù)字化工作的需要,保障檔案數(shù)字化管理工作的有效開展。

參考文獻(xiàn):

1、馮惠玲、張輯哲:《檔案學(xué)概論》,北京:中國人民大學(xué)出版社,2001年版,76～77頁。

2、張銳:《檔案數(shù)字化建設(shè)的障礙、原則與策略》,《黑龍江檔案》, 2009年第1期。

3、王春霞:《檔案數(shù)字化助力民營企業(yè)信息化建設(shè)》,《北京檔案》,2008第7期。

作者單位:北京住房公積金管理中心