開(kāi)放存取環(huán)境下的高校檔案信息資源共享

陳 中

以“自由、開(kāi)放、共享”思想為理念基礎(chǔ)的“開(kāi)放存取”(open access,OA),自在西方國(guó)家一出現(xiàn),就受到廣泛的認(rèn)同和支持,并迅速蔓延和發(fā)展。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展,網(wǎng)絡(luò)信息的“開(kāi)放存取”正逐漸興起,并呈加速發(fā)展趨勢(shì)。開(kāi)放存取在實(shí)踐上給高校檔案信息資源共享拓展了思路,為實(shí)現(xiàn)高校信息資源共享奠定了基礎(chǔ)。

一、高校檔案信息資源共享的必要性

高校檔案管理工作是整個(gè)國(guó)家檔案事業(yè)的重要組成部分,高校檔案管理工作的目的就是開(kāi)發(fā)檔案信息資源,提供檔案材料,為高校的教學(xué)、科研和黨政管理等項(xiàng)工作服務(wù),為社會(huì)公眾提供利用服務(wù)。

1、社會(huì)公眾信息知情權(quán)和公平權(quán)的必然要求。信息資源共享,是國(guó)家代表社會(huì)公共文化利益,保證社會(huì)信息主體實(shí)現(xiàn)知情權(quán)和利用權(quán)的重要舉措。高校檔案信息資源屬于公共信息資源,公共信息資源應(yīng)該向所有的信息權(quán)利人平等地開(kāi)放、利用。高校檔案信息資源共享是對(duì)高校的各種檔案信息資源進(jìn)行合理配置,使社會(huì)不同的信息主體都能夠在平等的信息環(huán)境下獲取所需要的知識(shí)信息,最大限度地體現(xiàn)“信息面前人人平等”,最大限度地促進(jìn)檔案信息資源的社會(huì)共享,保證社會(huì)成員平等地享有信息資源權(quán)利。

2、 信息需求廣泛化和社會(huì)化的需要。網(wǎng)絡(luò)為用戶打開(kāi)了認(rèn)識(shí)世界、共享信息的窗口,使網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中信息交流日益頻繁,極大地滿足了人們交流、獲取、共享信息的需求。而且隨著全球信息化和網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展,傳統(tǒng)的信息獲取方式已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足人們信息需求飛速增長(zhǎng)的要求,網(wǎng)絡(luò)的普及極大地推動(dòng)了社會(huì)信息化的發(fā)展進(jìn)程,使得信息更新周期大大縮短,社會(huì)信息總量急劇增加,越來(lái)越多的用戶已經(jīng)或正在成為網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)的利用者。社會(huì)中每一位成員都將是信息和知識(shí)的需求者。用戶信息需求的廣泛化和社會(huì)化,客觀上提出了信息資源社會(huì)化共享的問(wèn)題。

3、高校檔案在信息社會(huì)中的戰(zhàn)略地位。隨著高校各項(xiàng)事業(yè)的蓬勃發(fā)展,迫切要求信息資源能實(shí)現(xiàn)充分共享,為領(lǐng)導(dǎo)決策提供全方位的信息決策支持,為學(xué)校教學(xué)、科研、管理等中心工作服務(wù),形成一個(gè)良好的公共服務(wù)體系。高校檔案作為一種重要的信息資源,有著舉足輕重的地位和無(wú)可替代的作用,它具有一般信息可傳遞、可共享的屬性,檔案信息實(shí)現(xiàn)共享,將改變現(xiàn)時(shí)封閉、局限的服務(wù)方式,把單一、分散、封閉的檔案信息轉(zhuǎn)化為綜合、集中、開(kāi)放、跨越時(shí)空界限的多元化、社會(huì)化的檔案信息,從而達(dá)到加強(qiáng)高等學(xué)校檔案的科學(xué)管理,促進(jìn)整體業(yè)務(wù)建設(shè)的深化,充分發(fā)揮高校檔案的作用,及時(shí)準(zhǔn)確反映高校職能活動(dòng)的新情況、新特點(diǎn),更好地為高校工作和社會(huì)主義建設(shè)服務(wù)的目標(biāo)。

二、“開(kāi)放存取”與檔案信息資源共享的相通之處

高校檔案信息資源共享是高校檔案事業(yè)適應(yīng)社會(huì)發(fā)展要求的必然趨勢(shì)。通過(guò)對(duì)“開(kāi)放存取”與檔案信息資源共享的比較,可以發(fā)現(xiàn)兩者在產(chǎn)生的社會(huì)背景、秉持的理念及特性等方面有著諸多類似之處,這也成為“開(kāi)放存取”在高校檔案信息資源共享構(gòu)建中能被引以為鑒的可行性因素。

1、社會(huì)時(shí)代背景的相似性。計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展改變了世界,也為信息的傳輸開(kāi)辟了一條嶄新通道。人們對(duì)信息的索取向不受時(shí)空限制、面對(duì)信息源直接檢索而獲取信息的方向發(fā)展,極大地加快了速度,降低了成本,信息的傳遞變得極為便捷?！伴_(kāi)放存取”就是在上述條件下出現(xiàn)的利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行運(yùn)作的傳播學(xué)術(shù)信息資源的運(yùn)動(dòng)。計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)改變著世界,當(dāng)然也改變著檔案領(lǐng)域,使網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案信息資源共享成為可能,改變了檔案在實(shí)體形態(tài)中多為孤本、傳遞信息功能低、靠直接讀取原件獲得信息的方式導(dǎo)致檔案信息的效用存在很大局限的狀況。網(wǎng)絡(luò)信息以其開(kāi)放的、互動(dòng)的新型信息結(jié)構(gòu)取代傳統(tǒng)信息的封閉的、自上而下的傳遞模式,大大拓展了檔案信息傳播范圍,提高了檔案信息的傳播效率。

2、理念的一致性。開(kāi)放存取倡導(dǎo)免費(fèi)、開(kāi)放的理念,以求借助網(wǎng)絡(luò)將各個(gè)學(xué)科和領(lǐng)域的信息資源及時(shí)迅速、無(wú)障礙、高效率地傳送給每一個(gè)需求者。而在當(dāng)今社會(huì)發(fā)展速度加快,經(jīng)濟(jì)步入知識(shí)時(shí)代的形勢(shì)下,自由無(wú)障礙地、完整地利用信息也正是檔案信息資源共享所追求的核心目標(biāo)。檔案領(lǐng)域正需要借助“開(kāi)放存取”這樣的理念來(lái)指導(dǎo)自身的實(shí)踐,真正樹(shù)立為全社會(huì)提供全面信息服務(wù)的開(kāi)放的檔案管理思想,大力開(kāi)發(fā)檔案信息資源,使隱性知識(shí)轉(zhuǎn)化為顯性效益,實(shí)現(xiàn)其存在價(jià)值,促進(jìn)人類的進(jìn)步與發(fā)展。

3、特征上的共同性?！伴_(kāi)放存取”信息資源主要有以下幾個(gè)方面的基本特征:(1)在信息交流內(nèi)容方面,開(kāi)放存取提供學(xué)術(shù)交流平臺(tái),對(duì)具體交流的信息只有質(zhì)量上的控制,而沒(méi)有內(nèi)容和形式上的嚴(yán)格限制。(2)在獲取途徑方面,強(qiáng)調(diào)開(kāi)放傳播,為此要使同一文獻(xiàn)可以以多種途徑檢索與閱覽,交流范圍覆蓋整個(gè)互聯(lián)網(wǎng),各系統(tǒng)間具有良好的互操作性,以免費(fèi)或收取少量費(fèi)用的方式減少獲取障礙。(3)在文獻(xiàn)的使用權(quán)限方面,極大地?cái)U(kuò)充了讀者對(duì)文獻(xiàn)的使用權(quán)限,可以為教學(xué)、研究、學(xué)習(xí)等目的而公開(kāi)復(fù)制、打印、利用、擴(kuò)散、傳遞和演示。(4)在交流方式與交流效率方面,重視提高信源、信宿交流的直接性和互交性,可以實(shí)現(xiàn)作者、讀者、編輯之間一對(duì)一、一對(duì)多、多對(duì)多的交互模式,重視提高學(xué)術(shù)交流的時(shí)效性,增進(jìn)文獻(xiàn)處理自動(dòng)化程度,縮短出版周期。而“開(kāi)放存取”的這些特性正契合了人們期望檔案信息資源共享中系統(tǒng)所擁有的特性。

三、基于“開(kāi)放存取”理念實(shí)現(xiàn)高校檔案信息資源共享的探索

1、樹(shù)立高校檔案信息資源共享的服務(wù)新理念

(1)樹(shù)立“信息共享”的服務(wù)理念。隨著高校教學(xué)、科研工作的發(fā)展,高校師生挖掘信息需求也在日益增長(zhǎng)。這就客觀上要求高校檔案館信息資源服務(wù)的出發(fā)點(diǎn)與落腳點(diǎn),都必須堅(jiān)持以人為本,形成“信息共享”的理念,在開(kāi)展檔案信息服務(wù)過(guò)程中,注重解決問(wèn)題、滿足信息需求,發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)環(huán)境優(yōu)勢(shì),達(dá)到“信息共享”的基本要求。

(2)樹(shù)立“公平、主動(dòng)、開(kāi)放”的服務(wù)理念。隨著信息公開(kāi)的推進(jìn),高校檔案部門(mén)面臨的將是頻繁利用檔案的公眾,這決定了檔案的服務(wù)性、公共性和開(kāi)放性功能需要日益增強(qiáng)。要做好檔案信息資源共享工作,使之充滿生機(jī)和活力,檔案部門(mén)應(yīng)樹(shù)立主動(dòng)服務(wù)意識(shí)和超前服務(wù)意識(shí),本著“一切為了群眾,一切方便群眾”的原則,建立更為便民利民的檔案信息開(kāi)放與共享機(jī)制。

(3)樹(shù)立“以利用者為中心”的服務(wù)理念?！耙岳谜邽橹行摹本褪且獫M足利用者的利用需求。利用者的利用需求是多種多樣的,檔案部門(mén)就需要以利用者的需求為導(dǎo)向,樹(shù)立“以利用者為中心”的理念。改變以往在檔案的保護(hù)、開(kāi)發(fā)與利用服務(wù)中一貫采取的以檔案為中心的思路,轉(zhuǎn)而采取以檔案利用者為中心的思維方式和行為準(zhǔn)則。

2、整合高校檔案信息資源,加強(qiáng)特色資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

高校檔案信息資源建設(shè)是檔案資源實(shí)現(xiàn)共享的基礎(chǔ)。離開(kāi)這一基礎(chǔ),檔案信息資源共享就成了“無(wú)源之水”。對(duì)于各個(gè)高校檔案館來(lái)說(shuō),加快檔案資源建設(shè),要把好檔案收集關(guān),擴(kuò)大征集檔案的范圍。既要內(nèi)容全面,又要注意特色,既要注意當(dāng)前需要,又要兼顧長(zhǎng)遠(yuǎn)利用,保證庫(kù)藏檔案資源充足、有效、高質(zhì),為檔案信息資源共享做好貯備工作。更重要的一點(diǎn)是在優(yōu)化傳統(tǒng)檔案管理與服務(wù)工作的基礎(chǔ)上,加強(qiáng)特色資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。

(1)建立數(shù)字化館藏檔案基本目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。根據(jù)學(xué)校各類檔案基本情況,通過(guò)著錄標(biāo)引,建立起以原始保存狀態(tài)為編目單位的各種檔案基本目錄數(shù)據(jù)庫(kù),即傳統(tǒng)手工案卷目錄和卷內(nèi)目錄的數(shù)字化,且能通過(guò)計(jì)算機(jī)檢索與編目。

(2)建立學(xué)生成績(jī)學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)庫(kù)。從新生網(wǎng)上錄取的那刻開(kāi)始,就將學(xué)生的基本情況錄入學(xué)籍庫(kù)。有了對(duì)應(yīng)的高水平檔案主頁(yè),就能通過(guò)高校的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),在學(xué)生成績(jī)產(chǎn)生的同時(shí)直接轉(zhuǎn)為學(xué)生成績(jī)數(shù)據(jù),一旦學(xué)生畢業(yè),學(xué)生成績(jī)和學(xué)籍庫(kù)就同時(shí)建立起來(lái),成為學(xué)生真實(shí)情況的反映。滿足畢業(yè)生走入社會(huì)找工作、考研、出國(guó)深造出具檔案證明材料的需要,以及為甄別學(xué)生畢業(yè)證、學(xué)位證的真?zhèn)翁峁┐_切的證據(jù)。

(3)建立教師業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。每位教師自參加教學(xué)工作起,他的學(xué)識(shí)水平、教學(xué)實(shí)績(jī) 、技術(shù)職務(wù)、科研成果,都在不斷地變化,也在不斷地增加和豐富。通過(guò)建立教師業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù),可以歷史地、全面地記載下教師在教學(xué)、科研中的工作成績(jī),客觀地、綜合地反映教師業(yè)務(wù)能力、學(xué)術(shù)水平和工作實(shí)績(jī)。而且通過(guò)對(duì)教師業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的動(dòng)態(tài)訪問(wèn)利用,也是構(gòu)建人才信息庫(kù),為領(lǐng)導(dǎo)全面了解教師隊(duì)伍狀況、培養(yǎng)與使用教師、提高師資隊(duì)伍的整體水平和教育質(zhì)量提供依據(jù)。

(4)建立科研技術(shù)成果動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)庫(kù),這樣既可以了解學(xué)校的科研動(dòng)態(tài),也可以為科研物化和推廣提供軟件支持。建立完善的科研成果動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)庫(kù),將科研成果在網(wǎng)上公布,就可以為科研成果的轉(zhuǎn)化創(chuàng)造更多的機(jī)會(huì)。

(5)建立名人檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。高校是科技精英和文化精英薈萃的地方,這些知名人士在教學(xué)、科研、管理和社會(huì)活動(dòng)中產(chǎn)生的材料,具有十分重要的保存價(jià)值,對(duì)于了解高校的歷史變遷、學(xué)科沿革、學(xué)術(shù)思想的發(fā)展有著重要的參考和查證作用。名人檔案中記載了名人多年辛勤耕耘的成果,嚴(yán)謹(jǐn)治學(xué)的業(yè)績(jī),為祖國(guó)科教事業(yè)的崛起而頑強(qiáng)拼搏、無(wú)私奉獻(xiàn)的精神風(fēng)范,是師生學(xué)習(xí)的榜樣,是啟迪和激勵(lì)年輕一代不可多得的生動(dòng)教材。高校檔案館建立名人檔案就可以把這些材料收集整理,建立系統(tǒng)、完整的名人檔案數(shù)據(jù)庫(kù),從而豐富了館藏,傳承了文化。

3、積極拓展檔案信息資源共享的新途徑

高校檔案部門(mén)應(yīng)積極研究“開(kāi)放存取”中信息資源建設(shè)思路,拓展檔案信息資源共享的新途徑,更好地為學(xué)校和社會(huì)以及公眾服務(wù)。

(1)各高校間建立檔案信息集成系統(tǒng)。為了進(jìn)一步推動(dòng)本校信息化的快速發(fā)展,各個(gè)高等院校都加快了信息化建設(shè)的步伐,建立了適合本校信息共享的硬件平臺(tái)、軟件平臺(tái)以及應(yīng)用系統(tǒng),初步實(shí)現(xiàn)了教務(wù)、科研和各項(xiàng)工作的計(jì)算機(jī)網(wǎng)上管理。但是,由于各個(gè)高校信息化建設(shè)采用的硬件平臺(tái)、軟件平臺(tái)和應(yīng)用系統(tǒng)等不相同,而且不同的檔案部門(mén)或同一檔案部門(mén)的不同的信息化業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)會(huì)采用不同的多種多樣的信息技術(shù),使用不同的管理軟件,這樣就形成了信息資源共享的技術(shù)壁壘。因此,各高校間的檔案部門(mén)無(wú)法形成信息互訪機(jī)制,給檔案館接收數(shù)字檔案并有效整合信息資源帶來(lái)了極大的困難,難以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的充分共享。聯(lián)合各高校構(gòu)建檔案信息集成系統(tǒng),聯(lián)合各個(gè)異構(gòu)的應(yīng)用系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的整合、加工和綜合利用,就能夠形成一個(gè)互相融合的整體和功能最強(qiáng)、效果最優(yōu)的系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)高校檔案信息資源共享。

(2)利用信息推送技術(shù)提供信息資源共享的個(gè)性化服務(wù)。所謂推送技術(shù)是與有關(guān)媒體合作,利用其信息推送軟件,向因特網(wǎng)的廣大用戶主動(dòng)地發(fā)布、推送各種所需信息。用戶可先向系統(tǒng)輸入自己的信息需求,然后系統(tǒng)就能主動(dòng)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)等資源進(jìn)行有針對(duì)性的搜索,并利用智能化手段挖掘顯性信息中的隱性知識(shí),從而得到讀者所需要的學(xué)科知識(shí)、專業(yè)細(xì)化的知識(shí)、面向課題的知識(shí)等等。并定期將有關(guān)信息推送至讀者的主機(jī)上,使讀者一次輸入請(qǐng)求,就能定期的、不斷的接收到定制的最新知識(shí)。

(3)通過(guò)信息挖掘技術(shù)開(kāi)發(fā)高校檔案信息資源。傳統(tǒng)的簡(jiǎn)單調(diào)閱、淺層次的檔案利用顯然不能滿足學(xué)校和社會(huì)對(duì)高校檔案資源的利用需求。網(wǎng)絡(luò)信息挖掘是指在大量訓(xùn)練樣本的基礎(chǔ)上,得到數(shù)據(jù)對(duì)象間的內(nèi)在特征,并以此為依據(jù)進(jìn)行有目的的信息提取。網(wǎng)絡(luò)信息挖掘技術(shù)具有采集動(dòng)態(tài)網(wǎng)頁(yè)的功能,可以自動(dòng)辨別網(wǎng)頁(yè)的內(nèi)容,通過(guò)網(wǎng)站提供的查詢接口對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息進(jìn)行閱歷和分析整理,提取相關(guān)信息導(dǎo)入信息庫(kù),可以達(dá)到擴(kuò)大利用面、優(yōu)化利用效果、全面實(shí)現(xiàn)高校檔案信息資源共享的目的。

對(duì)于“開(kāi)放存取”環(huán)境下“高校檔案信息資源共享”研究既具有學(xué)術(shù)理論研究的價(jià)值, 又具有實(shí)踐運(yùn)用的價(jià)值。在理論研究上, 它不僅符合檔案學(xué)學(xué)科體系建設(shè)與拓展的新趨勢(shì), 有利于學(xué)科知識(shí)體系的完善, 而且對(duì)于已有的檔案學(xué)關(guān)于檔案信息屬性、檔案開(kāi)發(fā)利用、館際協(xié)作、資源整合等專題的進(jìn)一步研究也有促進(jìn)作用。從實(shí)踐運(yùn)用上, 它不僅為檔案信息資源的共建共享提供理論指導(dǎo), 尋求更合理有效的實(shí)現(xiàn)模式, 而且有利于在更大信息資源范圍內(nèi)與其他資源類型實(shí)現(xiàn)共通。

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作者單位:福建省廈門(mén)市集美大學(xué)檔案館