淺談錄取通知書的制作方法

萬(wàn) 琪

[摘要]本文主要介紹利用office里的Word成功實(shí)現(xiàn)了高校錄取通知書的自動(dòng)套打。利用錄取學(xué)生的數(shù)據(jù)庫(kù),采用Word制作錄取通知書的模板以及Word里面的“郵件合并”功能將錄取學(xué)生的數(shù)據(jù)導(dǎo)入指定位置,同時(shí)在此基礎(chǔ)上詳細(xì)介紹了通過(guò)應(yīng)用域代碼插入照片圖片及條形碼,進(jìn)一步完善通知書的方法,順利完成上千張的通知書自動(dòng)打印。

[關(guān)鍵詞]通知書 郵件合并 域代碼

全國(guó)高校招生錄取工作現(xiàn)都已實(shí)行遠(yuǎn)程網(wǎng)上錄取,減少了高校招生錄取成本,提高了工作效率,同時(shí),導(dǎo)出的投檔單也為后續(xù)的工作提供了電子數(shù)字資料,“電子檔案”的出現(xiàn)使得人們脫離了繁重的人工“建檔”和“提檔”的困惑,杜絕了人為操作中不可必免的失誤,也使高招更加透明化。錄取操作比較簡(jiǎn)單,關(guān)鍵是對(duì)錄取系統(tǒng)的應(yīng)用,網(wǎng)上錄取結(jié)束后,學(xué)校要進(jìn)行通知書的制作和打印,如果發(fā)放錄取通知書是通過(guò)書寫的方式進(jìn)行的,這個(gè)工作量很大,采用Visual Foxpro報(bào)表或者Word中的郵件合并來(lái)制作,就簡(jiǎn)單方便快捷得多了。

一、通知書自動(dòng)套打的制作原理

通知書自動(dòng)套打中主要運(yùn)用到的是WORD的兩大功能,郵件合并和域代碼?！班]件合并”這個(gè)名稱最初是在批量處理“郵件文檔”時(shí)提出的。具體地說(shuō)就是在郵件文檔( 主文檔) 的固定內(nèi)容中, 合并與發(fā)送信息相關(guān)的一組通信資料( 數(shù)據(jù)源: 如Excel 表、Access 數(shù)據(jù)表等),從而批量生成需要的郵件文檔, 因此大大提高工作的效率,“郵件合并”因此而得名。

域代碼是由域特征字符、域類型、域指令和開(kāi)關(guān)組成的字符串;域結(jié)果是域代碼所代表的信息。域特征字符是指包圍域代碼的大括號(hào)“{}”, 它不是從鍵盤上直接輸入的, 按“CTRL+F9”鍵可插入這對(duì)域特征字符。域類型就是WORD域的名稱, 域指令和開(kāi)關(guān)是設(shè)定域類型如何工作的指令或開(kāi)關(guān)。例如, 域代碼{DATE \* MERGEFORMAT}在文檔中每個(gè)出現(xiàn)此域代碼的地方插入當(dāng)前日期, 其中“DATE”是域類型,“\* MERGEFORMAT”是通用域開(kāi)關(guān)。

使用Word域可以實(shí)現(xiàn)許多復(fù)雜的工作。如:自動(dòng)編頁(yè)碼、圖表的題注、腳注、尾注的號(hào)碼; 按不同格式插入日期和時(shí)間;通過(guò)鏈接與引用在活動(dòng)文檔中插入其他文檔的部分或整體; 實(shí)現(xiàn)無(wú)需重新鍵入即可使文字保持最新?tīng)顟B(tài);自動(dòng)創(chuàng)建目錄、關(guān)鍵詞索引、圖表目錄; 插入文檔屬性信息;實(shí)現(xiàn)郵件的自動(dòng)合并與打印等。

二、通知書的制作方法

1.設(shè)置主文檔。新建一個(gè)Word 文檔, 根據(jù)通知書的要求格式來(lái)設(shè)計(jì)模版,設(shè)計(jì)通知書的固定的內(nèi)容,如學(xué)校名稱、入學(xué)時(shí)間、祝賀詞等。

2.制作考生信息的數(shù)據(jù)源。高校所需考生信息絕大部份都在考生投檔單中(T_TDD.DBF)。而考生投檔單中除考生號(hào)、考號(hào)、姓名、家庭地址、郵政編碼、收件人等信息可直接使用外,其它字段均用代碼表示,篩選保留下需要的記錄,由于導(dǎo)出的信息數(shù)據(jù)庫(kù)都是DBF格式,將它轉(zhuǎn)換為Excel工作表。

3.選擇數(shù)據(jù)源加入主文檔。在菜單欄中,選擇“工具”菜單中的“信函與郵件”,在下級(jí)菜單中選擇“郵件合并”命令。工作窗口右側(cè)跳出“郵件合并”任務(wù)窗格,選擇文檔類型為“信函”,點(diǎn)擊“下一步: 正在啟動(dòng)文檔”。右側(cè)再次跳出的窗格中選擇“使用當(dāng)前文檔”(主文檔) ,然后“下一步: 選取收件人”,在“選擇收件人”視圖中,點(diǎn)擊“使用現(xiàn)有列表”(數(shù)據(jù)源) ,然后單擊“瀏覽”按鈕,在選取數(shù)據(jù)源對(duì)話框中按路徑選擇并打開(kāi)要合并的數(shù)據(jù)源文件。設(shè)置好之后選擇下一步“撰寫信函”。撰寫信函是一個(gè)比較關(guān)鍵的步驟,只有正確的插入了數(shù)據(jù)(Word 中稱合并域) ,才可以正確的顯示每個(gè)對(duì)象的內(nèi)容,將插入點(diǎn)移到需要插入合并域的地方,在“郵件合并”工具欄條上單擊“插入合并域”按鈕,顯示“插入合并域”列表框,從列表框中雙擊要添加的域名,主文檔中將出現(xiàn)用尖括號(hào)“《》”括住的合并域。

4.將數(shù)據(jù)合并到主文檔中。合并數(shù)據(jù)源,這些合并域?qū)⒂脭?shù)據(jù)源中的域值(記錄) 代替。合并后,就可準(zhǔn)備打印了。合并方法用“郵件合并”工具欄最為簡(jiǎn)單,選“合并到新文檔” 按鈕將合并結(jié)果保存到一個(gè)新文檔中,Word 會(huì)將其命名為“字母1”?！白帜?”是一個(gè)獨(dú)立的文件,與主文檔及數(shù)據(jù)源沒(méi)有任何關(guān)聯(lián),修改主文檔及數(shù)據(jù)源不會(huì)影響“字母1”;選“合并到打印機(jī)”按鈕,合并結(jié)果可以立即打印出來(lái)。

5.添加照片。為了使通知書更加嚴(yán)密,起到身份驗(yàn)證的作用,可以在其中加入每個(gè)考生的照片,通過(guò)Word中的域代碼知識(shí)來(lái)實(shí)現(xiàn)這項(xiàng)操作。只需要在郵件合并的主文檔中插入INCLUDEPICTURE域,并在它的“FileName”參數(shù)中插入包含圖片地址的合并域便可,如照片的地址如下:

C: \\photo\\z09361313153024. jpg

C: \\photo\\z09361313153025. jpg

C: \\photo\\z09361313153026. jpg

……….

因?yàn)閳D片名是以“Z”+準(zhǔn)考證號(hào)的形式命名的,將域代碼和插入合并域相結(jié)合的方法填寫路徑,插入命令為{INCLUDEPICTURE“C:/…/PHOTOS/Z《ksh》.jpg”\ * MERGEFORMATINET },( MERGEFORMAT用來(lái)保存對(duì)域結(jié)果進(jìn)行的格式修改)按F9刷新照片就出現(xiàn)在主文檔中了。如果需要靈活的定位,可以考慮插入一個(gè)文本框,去掉邊框等屬性,并在這個(gè)文本框里通過(guò)使用INCLUDEPICTURE域代碼插照片,調(diào)文本框的位置即可更好的調(diào)整照片的大小和位置。

6.插入條形碼。還可以在通知書上加入一條代表著準(zhǔn)考證號(hào)的條形碼,那么新生報(bào)到注冊(cè)時(shí),只需通過(guò)掃描就可以達(dá)到電子注冊(cè)的目的。大大提高入學(xué)報(bào)到的準(zhǔn)確性和提升統(tǒng)計(jì)速度的作用,加入條形碼最好用專業(yè)的軟件和儀器, 以達(dá)到數(shù)字編號(hào)的準(zhǔn)確性。不過(guò)利用WORD 同樣也有兩種比較常用的方法:

方法一是通過(guò)“控件工具箱”中的“Microsoft BarCode Control 9.0”;

方法二是更為直接的安裝條形碼字體庫(kù), 字體庫(kù)可以在網(wǎng)上直接下載, 裝入字體庫(kù)后在橫向文本框中插入事先在數(shù)據(jù)源中編好的學(xué)籍號(hào)“合并域”就能實(shí)現(xiàn)批量加入。如果要求生成的條形碼中含有類似下標(biāo)的數(shù)字, 在數(shù)字的最前面或最后面添加“@”或“#”符號(hào)便可。生成的條件碼如果能和財(cái)務(wù)交費(fèi)、圖書管理甚至食堂就餐等學(xué)校各部門的職能聯(lián)網(wǎng)使用的話, 將會(huì)達(dá)到更好的效果。

使用上述的方法可以較好的完成通知書的打印工作,提高工作效率,減輕工作強(qiáng)度,設(shè)計(jì)通知書的方法很多,但是遵循的原則是不變的,那就是它的嚴(yán)密性和唯一性,就像居民身份證一樣。隨著時(shí)代的前進(jìn), 對(duì)于設(shè)計(jì)方法的研究也應(yīng)該更加深入, 大膽的創(chuàng)新。

參考文獻(xiàn):

[1]郝彥彬,郭文利. 用Excel 和Word 郵件合并打印證書[J].中國(guó)計(jì)量,2005,(2):75.

[2]張惠萍. Word 郵件合并的應(yīng)用技巧[J].職業(yè)教育研究,2004,(4):90-91.